Контроль роботи працівників

Головна мета будь-якого менеджера проста та зрозуміла – компанія має працювати максимально ефективно. Як цього досягти? Насамперед через тісну співпрацю зі співробітниками, адже ваш бізнес – це люди, які в ньому задіяні. Одним із ключових елементів кадрового менеджменту є ретельний контроль діяльності персоналу. У разі контроль – це моніторинг продуктивності виконання завдань, поставлених перед співробітниками компанії. Без правильно побудованого контролю неможливо досягти хороших результатів. Контролювати роботу персоналу необхідно однаково ретельно, незалежно від вашого бізнесу. У цій статті ми розповімо про те, як організувати систему контролю, яка підвищує ефективність праці на робочому місці та допомагає досягти поставлених бізнес-цілей.

Навіщо контролювати співробітників

Контроль роботи працівників – дієвий спосіб виявити сильні та слабкі сторони персоналу. Це важлива частина управління компанією, особливо якщо більшість роботи ведеться за комп'ютером, адже в таких умовах дуже легко імітувати бурхливу діяльність. Без контролю персоналу ви не знатимете, як виконуються ваші завдання. Це дозволить вам:

• Виявити несумлінних співробітників. Ви легко зможете визначити, хто і як ставиться до виконання своїх обов'язків. Ви дізнаєтеся, чим вони займаються в робочий час, які веб-ресурси відвідують і як часто залишають робоче місце, щоб перекусити, покурити, зателефонувати або поспілкуватися з колегами.
• Дисциплінувати свій персонал. Ви побачите, як часто співробітники порушують дисципліну, хто пізніше починає працювати або закінчує раніше терміну.
• Визначити втрати робочого часу. Знаючи, скільки часу фактично працюють ваші співробітники, буде зрозуміло, скільки часу витрачається марно, і це позитивно позначиться на часі управління проектом.
• Вчасно скоригувати план робіт і швидко усунути помилки, що виникли. Завдяки цьому результат робіт буде якіснішим, ніж якби помилки накопичувалися протягом усього робочого процесу.
• Підвищити відповідальність співробітників. Коли співробітники знають, що робота не пущена на самоплив, вони уважніше ставитимуться до своїх дій. Це допоможе підвищити продуктивність.
• Поліпшити репутацію та показники своєї компанії. Регулярний контроль за діяльністю персоналу дозволяє забезпечити ефективність та продуктивність, що позитивно відбивається на комерційному успіху компанії та підвищує її репутацію на ринку.

Організація контролю діяльність персоналу – це питання довіри чи недовіри. Треба розуміти, що це обов'язковий елемент управління, який має використовуватися навіть у найбільш лояльних до роботодавця колективах. Правильно збудований процес контролю роботи працівників – це систематичність та відсутність надмірності. Тотальний контроль може спрацювати не так, як ви розраховували. Він демотивує та руйнує стосунки в команді. Невдоволення співробітників найчастіше виникає, коли керівник:

• починає приділяти надто багато часу виявленню дрібних помилок у роботі персоналу;
• починає сумніватися у компетентності своїх фахівців і постійно втручається у їхню роботу;
• обіцяє перевірити роботу працівників, але не робить цього;
• не повідомляє співробітників про встановлення системи контролю персоналу, але повідомляє про це, якщо співробітник показав низькі результати.

Такий авторитарний стиль управління може значно знизити лояльність працівників до компанії, тому важливо знайти баланс.

Що буде за відсутності контролю персоналу

Відсутність контролю призводить до вкрай негативних наслідків. Ось лише деякі з них.

Співробітники перестануть працювати

Найочевидніший і зрозуміліший результат відсутності контролю можна описати однією приказкою – «кіт із дому – миші в танець». Якщо завдання можна проігнорувати, у багатьох виникає спокуса відкласти її потім. І як тільки менеджери перестають стежити за ситуацією, справи всередині компанії починають розвалюватися: співробітники затягують виконання завдань та втрачають мотивацію. Так, завжди є високомотивовані працівники, які чудово працюють без жодного зовнішнього контролю. Але вони не весь ваш персонал. Завжди знайдуться ті, кого треба контролювати, та загальна ефективність обов'язково знизиться.

Важко зрозуміти, хто працює добре, а хто погано

Без відстеження ходу виконання складно зрозуміти, хто працює на совість, а хто лінується. Через це у вас не буде розуміння можливостей ваших підлеглих, на що здатний кожен із них. Ця проблема стоїть особливо гостро у тих випадках, коли залучаються фахівці з боку чи персонал працює віддалено.

Незрозуміло, наскільки добре справляється керівник

Звичайна вертикаль управління має такий вигляд: генеральний директор – керівники підрозділів – підлеглі.У такому вертикальному ланцюжку топ-менеджери часто знають про пересічних співробітників лише те, що їм розповідають менеджери середньої ланки у звітах, службових записках. В результаті виходить так, що менеджер може щось навмисно приховувати, упереджено ставитись до співробітників, просто неякісно виконувати свою роботу.

Види контролю діяльності працівників

Види контролю можуть бути різними. Залежно від етапу виконання робіт традиційно виділяють попередній, періодичний, підсумковий, поетапний контроль діяльності працівників та моніторинг роботи вибіркового типу. Розглянемо їх докладніше:

• Попередній контроль провадиться до остаточного терміну виконання роботи. Не рекомендується використовувати такий вид контролю надто часто, але він корисний, якщо виконавець – новачок чи стажер.
• Періодичний контроль персоналу у компанії проводиться систематично та регулярно, у призначену дату, незалежно від етапу проведення робіт.
• Підсумковий контроль необхідний перевірки кінцевого виконання завдання та її відпрацювання практично.
• Поетапний контроль застосовується, коли роботу співробітника можна розбити кілька етапів. Виконання кожного етапу контролюється окремо.
• Моніторинг вибіркового типу. Керівник відстежує виконання роботи у будь-який час, без узгодженого заздалегідь плану.

Методи контролю роботи працівників

Методи контролю бувають різними, і вони можуть змінюватися в залежності від поставленої вами мети. Перелічимо найголовніші.

Методи контролю бувають різними, і вони можуть змінюватися в залежності від поставленої вами мети. Перелічимо найголовніші.

Звіти та збори

Незважаючи на банальність, звіти і збори можуть підвищити ефективність роботи персоналу. Завдяки їм начальник дізнається про результати роботи – що було зроблено, яких помилок було допущено, як їх було виправлено. Важливо не перестаратися, щоб робота персоналу не перетворилася на постійну звітність.

Аудіо та відеоспостереження

Такий контроль персоналу організовується за допомогою технічних засобів. Відеоспостереження дозволяє контролювати переміщення працівників, відстежувати порушення. Слід врахувати, що камери спостереження мають сліпі зони, також неможливо організувати такий контроль віддалених працівників.

Аудіозапис телефонних розмов дає можливість оцінити якість роботи співробітника та з'ясувати, хто має рацію, у разі конфлікту.

KPI

KPI (ключовий показник ефективності) показує результати працівників у цифрах. З його допомогою можна відповісти на запитання:

KPI також впливає на бонуси, які співробітник отримає разом із зарплатою. Він має можливість впливати на свої доходи. Недоліком KPI і те, що особистий KPI часто залежить від KPI всього колективу. Помилка однієї людини коштуватиме премії всьому персоналу. Це може вплинути на стосунки у команді або збільшити кількість звільнень.

Спеціальне програмне забезпечення

Описані вище методи часто працюють із працівниками з виробництва. Є багато людей, які працюють із комп'ютерами. Не всі відеокамери можуть детально відображати монітори комп'ютера. Для таких випадків розроблено спеціальне програмне забезпечення.

Існує програмне забезпечення різного призначення – для врахування робочого часу, забезпечення безпеки конфіденційних даних, моніторингу інтернет-активності співробітника, його листування з колегами, ефективності спілкування з клієнтами, використання ресурсів компанії тощо. буд. Щоб усе було зроблено згідно із законом, необхідно повідомити співробітників про те, що їхні дії відстежуються програмою.

Правила організації контролю роботи працівників

Для того, щоб контроль за співробітниками був максимально ефективним, вам необхідно дотримуватись наступних правил.

Прозорість

Кожен ваш співробітник повинен знати:

• про факт того, що його діяльність контролюють;
• інструменти, що використовуються для контролю;
• контрольні точки з метою оцінки ефективності;
• наслідки, що виникають внаслідок нагляду (премії/грошові штрафи).

Вам потрібні чіткі правила контролю за співробітниками, які визначають всі важливі аспекти контролю.

Передбачуваність

Це досить просто – дотримуйтесь правил. Створивши систему моніторингу своїх співробітників, дотримуйтесь її. Це допоможе створити відчуття стабільності, яке є вкрай важливим для ефективності роботи.

Не означає, що правила не можна час від часу доповнювати чи змінювати. Просто постарайтеся не змінювати правила гри надто часто. Більше уваги слід приділяти плануванню.

Об'єктивність

Правила мають бути однаковими для всіх. Ви повинні зберігати неупередженість. Це єдиний спосіб заслужити щиру повагу з боку підлеглих.Слід враховувати, що людина завжди упереджена, тому рекомендується використовувати об'єктивні засоби контролю, такі як модулі автоматичного збору даних про активність співробітників за комп'ютерами та аналізу отриманої інформації. Чим більшу частину моніторингу ви автоматизуєте, тим краще працюватиме вся система контролю.

Непомітність

Ефективний нагляд подібний до повітря – він всюди, але ніхто його не помічає. Ви повинні бути в курсі кожного кроку своїх підлеглих.

Результативність

Самі по собі дані про співробітників вам нічого не дадуть. Ви повинні вміти працювати з отриманою інформацією.

Послідовність

Як тільки ви почнете контролювати своїх співробітників, підтримуйте такий контроль постійно, протягом усього життєвого циклу проекту.

Ефективність

Контроль роботи співробітників – одне з основних завдань будь-якого керівника, але ні в якому разі не єдине Вам необхідно організувати систему контролю, щоб отримати максимальний результат за мінімальних витрат часу та сил.

Підіб'ємо підсумки

Вибір ефективної системи контролю співробітників для вашої компанії починається з розуміння структури вашої організації, стилю керівництва, характеру роботи та кадрового складу.Розглянувши ці чинники в сукупності, ви зможете зробити усвідомлений вибір методів та видів контролю.

Контроль роботи співробітників: основні методи та інструменти

Пам'ятаєте, як у 2020 році розпочався ковід і всі пішли працювати на віддалення? Це час – розквіт контролю роботодавців за своїми працівниками. Обмеження пішли, але бажання моніторити роботу працівників нікуди не поділося.

Згідно з даними дослідження, яке провели «Робота.ру» та «Сберпідбір», у березні 2024 року 50% опитаних компаній використали спеціальний софт, 54% вимагали регулярні звіти, 52% використовували планерки, а 42% працювали з програмами для планування завдань.

Чому контроль в організації - це важливо, які є методи і як контролювати співробітників з розумом - розуміємося на цій статті.

Навіщо потрібний контроль співробітників?

Пояснення зростання інтересу роботодавців до контролю співробітників дав Джош Берсін, HR-аналітик світового рівня. У доповіді HR Predictions for 2024: Global Search for Productivity він говорить про те, що багато компаній звикли грати за старими правилами: коли потрібно підвищити ефективність – наймають нових працівників, а коли грошей не вистачає – частину персоналу звільняють. Але така схема перестає працювати, каже Джош Берсін. Знайти хороші кадри стає все важче, а люди стали прискіпливіше оцінювати роботодавців. Тому, щоб підвищувати ефективність, потрібно працювати з колективом: розвивати, мотивувати і грамотно контролювати.

У Росії ж ситуація посилюється демографічними проблемами та відпливом кваліфікованих кадрів за кордон. Тому вітчизняні компанії теж дивляться у бік розвитку внутрішнього ресурсу компанії та підвищення результативності праці.

А правильний контроль підлеглих – один із ключових факторів ефективності. Результати будуть досягатися за рахунок зацікавленості працівників у результаті використання робочого часу з максимальною користю.

Ризики відсутності контролю роботи працівників

Не варто думати, що система контролю персоналу потрібна лише підвищення продуктивності. Якщо нехтувати контролем, можна зіткнутися з цілим букетом проблем.

Неможливість планування та розвитку

Якщо контролю немає, то незрозуміло, як багато ресурсів йде виконання завдань і що необхідно задля досягнення нових цілей.

Також неясно, де слабкі місця, а де сильні, отже, не вийде грамотно продумати план розвитку.

Зниження мотивації та лояльності

Якщо результати роботи команди оцінюються «в середньому по лікарні», то співробітники не мають мотивації працювати краще. Навіщо, адже старання все одно не помітять? Такі недооцінені співробітники захочуть піти туди, де їхні особисті успіхи відзначатимуть та заохочуватимуть.

Слабкі співробітники, навпаки, зможуть сховатись за спинами ефективних колег і в середньому гідним груповим результатом та продовжувати тягнути команду на дно.

Ґрунт для шахрайства

Не дуже старанна робота – це півбіди. Гірше, коли співробітник, що усвідомлює відсутність контролю, вирішить зливати інформацію конкурентам або почне обкрадати компанію.

Види контролю у організації

Види управлінського контролю в організації можуть класифікуватися за часом, ступенем охоплення, термінами проведення та формою здійснення.

Розберемо кожен вид докладніше.

За часом здійснення

Оцінка поточного стану справ, постановка завдань та розрахунок необхідних витрат часу та ресурсів.

Контролює дотримання термінів та досягнення проміжних цілей. Може здійснюватися постійно, періодично чи лише обраних заздалегідь етапах роботи.

Підбиття підсумків, оцінка результатів роботи та їх зіставлення з плановими показниками.

За рівнем охоплення

Встановлюється за всіма працівниками.

Встановлюється за конкретним відділом чи командою. Іноді окремий контроль вводять для однієї людини, наприклад, для новачка або працівника, що провинився.

За термінами проведення

Реалізується постійно та послідовно.

Включається лише у певний час. Наприклад, коли падають показники.

Вводиться у особливих випадках. Наприклад, під час підготовки вирішального проекту чи під час перевірки.

За формою здійснення

Пов'язаний із відстеженням показників прибутковості та витрат. Також включає контроль дій, пов'язаних з отриманням, розподілом і тратою грошей.

Передбачає перевірку роботи співробітників щодо відповідності нормам і стандартам, встановленим керівництвом.

Здійснюється через відеоспостереження, спеціальний софт та інші засоби технічного контролю.

Принципи грамотного контролю працівників

Щоб побудувати робочу систему контролю персоналу, потрібно дотримуватися кількох простих правил.

Прозорість

Співробітники повинні знати, що за їхньою роботою встановлено контроль керівництва. Людям треба пояснити, як саме контролюють їхню роботу і навіщо це робиться.

В іншому випадку засоби контролю все одно будуть виявлені та викличуть у персоналу тривогу та стрес.

Об'єктивність

Методи контролю та оцінки повинні бути однаковими для всіх. Якщо перевіряють листування одного менеджера, то потрібно аналогічно контролювати всіх.Якщо камеру встановили в одному офісі компанії, треба поставити і в інших.

Інакше співробітники, яких контролюють, відчуватимуть нерівність і стануть менш лояльними.

Простота

Чим простіше система контролю – тим краще.

Якщо система контролю буде погано оптимізована і не автоматизована, то контроль буде надто трудомістким.

Результативність

Методи контролю слід вибирати так, щоб вони вирішували завдання компанії.

Якщо практичної користі від контролю не буде – це просто марний контроль задля контролю.

Основні методи та інструменти контролю персоналу

Розберемо 8 найпопулярніших методів, використання яких можливе у більшості компаній.

CRM

CRM-система – це програма автоматизації взаємодії менеджерів з клієнтами.

Так керівник може будь-якої миті подивитися прогрес своїх підлеглих прямо у системі чи вивантажити зручний звіт.

Планерки

Планерка – це невеликі збори, на яких співробітники отримують нові завдання та звітують про виконану роботу.

Для співробітників на віддаленні можна проводити онлайн-дзвінки.

Таємний покупець

Таємний покупець – це спеціально підготовлений фахівець, який контактує із працівниками під виглядом клієнта. А керівник отримує докладний звіт, у якому вказується як той чи інший співробітник справляється зі своїми обов'язками.

KPI

KPI – це показники ефективності працівника. Наприклад, це може бути обсяг продажу, середній чек або кількість відмов. Як правило, норма розраховується на місяць.

Якщо співробітник справляється з KPI – його роботу визнають гарною та заохочують премією. Якщо ні – він отримує лише оклад.

Дошка мотивації

Дошка мотивації – це такий простір, де керівництво публікує завдання та досягнення для підлеглих. Це може бути як фізична магнітна дошка, так і віртуальна. Наприклад, у робочому чаті.

За допомогою такої дошки керівництво відстежує прогрес та розвиває здорову конкуренцію, а співробітники бачать, що їхня робота отримує заслужену увагу.

Програми та послуги обліку робочого часу

Тайм-трекер - це софт, який стоїть на комп'ютерах і фіксує, скільки часу пішло на вирішення того чи іншого завдання. Такі програми можуть керуватись працівником або автоматично.

У першому випадку старт і фініш завдання потрібно відзначати вручну, а у другому сервіс сам відстежує активність та тривалість робочого часу працівника.

Відеоспостереження

За допомогою камер можна не тільки простежити за тим, хто запізнюється або влаштовує тривалі перекури, але й запобігти крадіжці на складі або спробі винести документи, що містять комерційну таємницю.

Тільки потрібний співробітник, який стежитиме за моніторами.

Прослуховування дзвінків

Існують спеціальні програми та сервіси, які будуть записувати розмови ваших співробітників із клієнтами, контрагентами та колегами.

За допомогою таких записів можна перевірити якість роботи, вирішити конфліктну ситуацію чи навіть захистити себе у суді.

Юридичні аспекти контролю працівників

А чи законно взагалі встановлювати камери в офісі, записувати телефонні розмови чи стежити за робочим столом корпоративних ноутбуків? Розбираємось, як контролювати підлеглих не лише ефективно, а й законно.

Які закони регулюють контроль в організації

Є кілька правових актів, які роблять моніторинг працівників законним.

По-перше, на роботі не можна займатися особистими справами, а все, що робить людина в робочий час, належить компанії. Про це говорять статті 15, 16, 21 та 22 Трудового Кодексу та стаття 1295 Цивільного Кодексу.

По-друге, роботодавець має право відстежувати роботу своїх співробітників для перевірки якості праці та захисту інтересів компанії. Про це свідчить пункт 1 статті 86 Трудового кодексу.

Крім того, є ФЗ №149 «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації», який говорить про те, що все, що не відноситься до приватного життя, може використовуватися для досліджень, якщо це не суперечить іншим законам.

Але, як завжди, є нюанси.

Як законно організувати контроль за роботою персоналу. Покрокова інструкція

Щоб не мати проблем із законом, необхідно вчинити так:

Крок 1. Прописати умови контролю у внутрішніх документах компанії

Про цілі, методи та формати контролю підлеглих потрібно докладно написати в трудовому договорі та спеціальному положенні. Наприклад, у положенні про інформаційну безпеку.

Крок 2Отримати згоду працівників на обробку персональних даних

Письмова згода на збирання та обробку персональних даних співробітників необхідна, у тому числі для вибудовування системи контролю в компанії. Про це говорять 6 та 9 статті 152-ФЗ «Про персональні дані».

Крок 3. Повідомити співробітників

З колективом потрібно провести розмову, внаслідок якої кожен має зрозуміти:

• що можна робити на робочому місці, а що неприпустимо;
• навіщо і яким чином проводитиметься контроль;
• особисте життя залишається у недоторканності та безпеці.

Співробітники повинні підписати повідомлення та згоду з обраними методами контролю роботи.

Чого робити не можна

• Встановлювати камери та пристрої для підслуховування в туалетах, кімнатах для перевдягання, гардеробах, курилках і на кухнях.
• Використовувати особисту техніку працівників. Слухати дзвінки з особистого телефону або моніторити активність домашнього ноутбука не можна, навіть якщо вони використовуються для роботи.
• Встановлювати техніку та софт для стеження таємно від співробітників.

Як організувати моніторинг роботи дистанційних працівників?

Отже, ви вирішили відпустити співробітників на дистанцію, але боїтеся, що вони почнуть працювати за своїм графіком або взагалі займуться невідомо чим. Щоб бути впевненим, потрібно організувати віддалений контроль. Ось що для цього потрібно зробити.

Як оформити співробітників на дистанційну роботу: покрокова інструкція

Продумати систему контролю

Спочатку необхідно адаптувати існуючі способи контролю для віддаленої роботи. Наприклад, впровадити групові чи індивідуальні онлайн-дзвінки.

Також для видальників може знадобитися додати нові способи контролю.Наприклад, хорошим набором може стати: task-менеджер + обслуговування обліку часу + відеоконференції.

Внести необхідні зміни до документації

Для працівників на віддаленні можна підготувати додаткову угоду до договору, у якому прописати нові умови контролю.

Підготувати техніку

Перед тим як віддати ноутбук і телефон додому, встановіть софт. Пам'ятайте, що слідкувати можна лише за технікою компанії. Підглядати на монітор домашнього комп'ютера або прослуховувати особистий телефон незаконно!

Крім відстеження активності потрібно подбати про технічну безпеку, адже працівник користуватиметься своєю домашньою мережею або працюватиме з кафе чи коворкінгу, а це може призвести до злому та витоку даних.

Провести інструктаж

Необхідно ознайомити співробітника з правилами роботи на віддаленні, розповісти про засоби контролю та зафіксувати ознайомлення у документах.

Іноді запрошувати віддальників до офісу

Не варто забувати про працівників, які працюють із дому. У найважливіші періоди роботи над проектом їх можна викликати до офісу для спільних обговорень та отримання нових інструкцій.

Також під час таких зустрічей можна обговорити успіхи чи слабкі сторони співробітника, кар'єрне зростання та інші питання особистої ефективності.

Топ помилок у контролі та моніторингу роботи персоналу

Ми підготували чек-лист для керівників, які хочуть уникнути помилок під час побудови системи контролю персоналу.

Я контролюю своїх співробітників лише законними методами і не лізу в особисте життя.

Я відкрито і докладно розповів про те, навіщо і як контролюватиму своїх підлеглих.

Я не допускаю різких змін, вводжу нові інструменти контролю плавно та дбайливо.

Я використовую контроль не тільки для покарання, а й для заохочення.

Я не захоплений мікроменеджментом та бюрократією.

Я підібрав різні методи контролю для різних відділів. Для відділу реклами – одні, для менеджерів із продажу – інші, для працівників складу – треті.

Я запланував контрольні точки для різних проектів. Найважливіші справи перевіряю щодня, інші – раз на тиждень та рідше.

Я делегував частину повноважень щодо контролю підлеглим.

Мої співробітники не страждають від контролю. Він автоматизований і не заважає робочим процесам.

Я регулярно вивчаю результати перевірки та роблю висновки.

Якщо хоча б пара пунктів не про вас – можливо, у системі контролю вашої компанії є помилки. Але тепер ви знаєте, на що звернути увагу.

Як перевіряти претендентів та наймати благонадійних співробітників?

Жодні перевірки та правила не діють, якщо співробітник не готовий працювати сумлінно. Благо, як правило, виявити неблагонадійного члена команди можна ще на етапі підбору. Наприклад, за допомогою сервісу SpectrumData.

За допомогою нього ви буквально за 3 хвилини отримаєте звіт, з якого дізнаєтесь, чи немає у претендента на великі борги, темне минуле або зв'язки з компанією-конкурентом.

Завдяки комплексній перевірці від SpectrumData можна перевірити і співробітника, що вже діє, перед підвищенням, розширенням повноважень або переведенням на видалення. Також перевірка буде корисною, якщо система контролю помітила порушення трудової дисципліни та падіння показників у працівника, який нещодавно продуктивно працював.

Оцініть достовірність звітів з перевірки претендента від SpectrumData

Залишіть заявку на демодоступ та отримайте 4 тестові безкоштовні перевірки

Усі дані збираються відповідно до вимог ФЗ №152 «Про персональні дані», тож перевірка повністю законна. Відомості надходять із 70+ державних, відкритих та офіційних джерел.

Автор: Михайло Нохрін