Використання параметрів у запитах, формах та звітах

Якщо вам потрібно, щоб запит у Access під час запуску щоразу пропонував ввести параметри, створіть запит із параметрами.

Ви також можете створити форму для введення значень, які дозволяють обмежити кількість записів, що повертаються в запитах, формах і звітах. У цій статті розповідається, як за допомогою форм зробити простіше та зручніше роботу з параметрами у запитах, формах та звітах.

У цій статті

Огляд

За допомогою умов у запиті з параметрами Access можна обмежити набір записів, що повертаються запитом. Функціональності діалогових вікон у запиті з параметрами може бути недостатньо. У цьому випадку можна створити форму, яка краще підійде для введення параметрів у вашій ситуації. У цій статті розповідається, як налаштувати форму для введення параметрів запитів та звітів. Тут передбачається, що ви вже знайомі з принципами створення запитів та визначення параметрів у них. Перш ніж продовжувати, ознайомтеся як мінімум із процедурою створення запиту на вибірку.

У цій статті наведено приклади використання параметрів у запитах. Вона не містить повної довідкової інформації щодо настроювання умов.

• Щоб отримати додаткові відомості про створення запиту на вибірку, див. Створення простого запиту на вибірку.
• Щоб отримати додаткові відомості про запити, див. розділ Знайомство із запитами.
• Щоб отримати додаткові відомості про створення параметрів у запитах, див. розділ Використання параметрів для введення даних під час виконання запиту.
• Щоб отримати додаткові відомості про налаштування умов у запитах, див. Приклади умов запиту.

Використання параметрів у запитах

Використовувати у запиті параметр не складніше, ніж створити запит на основі умов. Запит можна налаштувати таким чином, щоб пропонувалося ввести певне значення, таке як артикул товару, або кілька значень, наприклад, дві дати. Для кожного параметра запит виводить окреме діалогове вікно, де пропонується ввести значення.

Додавання параметра до запиту

1. Створіть запит на вибірку та відкрийте його у конструкторі.
2. У рядку Умови поля, для якого потрібно застосувати параметр, введіть у квадратних дужках текст, який повинен відображатися у відповідному діалоговому вікні. Приклад: [Дата початку] Під час виконання запиту з параметрами цей текст з'явиться у діалоговому вікні без квадратних дужок. При запиті параметрів можна використовувати вирази. Приклад: Between [Дата початку]And[Дата закінчення]

Примітка: Для кожного параметра відображається окреме діалогове вікно. У другому прикладі з'являється два вікна: одне для дати початку, друге для дати закінчення.

За допомогою описаних вище дій можна додати параметр до запиту будь-якого з таких типів: вибірка, додавання, створення таблиці та оновлення, а також перехресний запит.

Крім того, за допомогою наведених нижче дій можна додати параметр до запиту на об'єднання.

1. Відкрийте запит на об'єднання SQL.
2. Додайте пропозицію WHERE, яка містить кожне поле, для якого потрібно ввести параметр. Якщо пропозиція WHERE вже існує, переконайтеся, що поля, для яких потрібно ввести параметри, вже є в цій пропозиції; в іншому випадку додайте їх.
3. Замість умови у пропозиції WHERE використовуйте запит параметра.

Вказує типи даних для параметра

Ви також можете вказати, дані якого типу дозволяється вводити як значення параметра. Тип даних можна налаштувати для будь-якого параметра, але особливо важливо зробити це для числових та грошових даних, а також значень дати та часу. Коли для параметра вказано тип даних, користувачі отримують більш осмислені повідомлення про помилки у разі введення значень неправильного типу (наприклад, текст замість грошових величин).

Примітка: Якщо параметр налаштовано для введення текстових даних, будь-яке введене значення буде розпізнаватись як текст, а повідомлення про помилку не буде виводитись.

Щоб встановити тип даних для параметра в запиті, виконайте наведені нижче дії.

1. Коли запит відкритий у конструкторі, на вкладці Конструктор у групі Показати або приховати натисніть кнопку Параметри.
2. У діалоговому вікні Параметри запиту у стовпці Параметр введіть запит на введення значення для кожного параметра, для якого потрібно вказати тип даних. Переконайтеся, що кожен із параметрів відповідає запиту, який використовується у рядку Умова відбору у бланку запиту.
3. У стовпці Тип даних Виберіть тип даних для кожного параметра.

Створення форми для введення параметрів

Хоча у запитах із параметрами є вбудовані діалогові вікна для введення значень, вони пропонують лише найпростіші функції. У той же час форма для введення параметрів підтримує наведені нижче додаткові можливості.

• Використання елементів керування для введення певних типів даних, наприклад календарів для дат.
• Збереження введених параметрів для використання інших запитів.
• Списки та поля зі списками для введення параметрів, що дозволяють вибирати значення із заздалегідь заданих наборів.
• Елементи керування для виконання інших функцій, таких як відкриття запиту або оновлення даних.

У наведеному нижче відео демонструється створення простої форми для введення параметрів запиту замість стандартних діалогових вікон.

Створення форми для введення параметрів звіту

Реалізувати цей сценарій можна кількома способами, але розглянемо варіант, у якому активно використовуються макроси. Створити форму для збирання параметрів звіту можна за допомогою наведеної нижче послідовності дій.

Крок 1. Створіть форму для введення значень

1. На вкладці Створення у групі Форми натисніть кнопку Конструктор форм.
2. У режимі конструктора натисніть F4, щоб відкрити сторінку властивостей, і вкажіть властивості форми, як показано в таблиці нижче.

Крок 2. Створіть блок коду, який перевіряє, чи завантажена форма параметрів

1. На вкладці Створення у групі Макроси та код натисніть кнопку Модуль. У редакторі Visual Basic з'явиться новий модуль.
2. Вставте в редакторі наступний код:

Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean Dim oAccessObject As AccessObject Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName) If oAccessObject.IsLoaded The If oAccessObject.

Крок 3. Створіть макрос, керуючий роботою форми та звіту

За допомогою функцій вкладеного макросу Access можна визначити всі кроки, які необхідно виконати в одному макросі. Для управління різними завданнями, необхідними для цієї процедури, ми створимо чотири підмакроси: "Відкрити діалог", "Закрити діалог", "ОК" та "Скасувати". Використовуючи наведений нижче знімок екрана як посібник, створіть макрос із наступними підмакросом та діями. Зверніть увагу, що у цьому прикладі форма параметра називається frmCriteria. Налаштуйте макрос відповідно до імені форми, створеної раніше. Щоб переглянути всі макрокоманди, потрібно також клацнути Показати всі дії на вкладці Конструктор .

Збережіть та закрийте макрос. Вкажіть для макросу ім'я, наприклад Макрос діапазону дат.

Крок 4. Додайте на форму кнопки "ОК" та "Скасувати"

1. Знову відкрийте форму параметрів, створених у режимі конструктора.
2. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування скасуйте вибір параметра Використовувати майстри.
3. На вкладці Конструктор у групі Елементи керування клацніть Кнопка.
4. Розташуйте курсор під полями на формі та мишею створіть кнопку ОК.
5. Якщо вікно властивостей не відображається, відкрийте його, натиснувши F4.
6. Вкажіть для кнопки ОК властивості згідно з наведеною нижче таблицею.

Крок 5. Використовуйте значення форми як умови запиту

1. Відкрийте запит, який ви створили в режимі конструктора.
2. Введіть умови даних. Використовуйте об'єкт Forms , ім'я форми та ім'я елемент управління:
   • Наприклад, у базі даних Access (ACCDB або MDB) для форми frmCriteria можна задати такий вислів, що посилається на елементи керування "Дата початку" та "Дата закінчення" у запиті: Between [Форми]![frmCriteria]![Дата початку] And [Форми]![frmCriteria]![Дата закінчення]

Крок 6. Додайте макрокоманди до подій звіту

1. Відкрийте потрібний звіт у режимі конструктора.
2. Якщо вікно властивостей не відображається, відкрийте його, натиснувши F4.
3. Переконайтеся, що для якості Джерело записів у звіті використовується запит із параметрами, які ми створили.
4. Вкажіть дві додаткові властивості звіту, як показано в таблиці нижче.

Крок 7. Перевірте форму у дії

Тепер, коли створено всі об'єкти Access, можна перевірити, як вони працюють. Відкрийте звіт у режимі звіту або поданні для друку та зверніть увагу, що перед відображенням звіту Access відображає форму введення параметрів у діалоговому режимі. Введіть необхідні умови у створені вами текстові поля та натисніть кнопку ОК на формі. Після цього Access приховає форму (виведення на екран - "Ні") і відобразить звіт, який містить лише ті дані, які відповідають вашим умовам.Це станеться завдяки тому, що запит із параметрами, на якому заснований звіт, використовує значення в елементах керування на прихованій формі. Коли ви закриєте звіт, Access також закриє форму параметрів.

Використання існуючих меню користувача та панелей інструментів

У цьому розділі описується поведінка панелей інструментів і рядків меню, створених у попередніх версіях Access, при відкритті старих баз даних у Access. У цьому розділі також пояснюється, як вимкнути стрічку, щоб можна було використовувати панелі інструментів і рядки меню.

Поведінка баз даних більш ранніх версій у Access 2010

Якщо у вас є MDB-файл, що містить панелі інструментів, що настроюються, рядки меню або настроювана поведінка при запуску, ці параметри застосовуються при відкритті бази даних більш ранньої версії в Access 2010 і при перетворенні бази даних більш ранньої версії в файл Access 2010 (accdb або ACCDE-файл). Наприклад, якщо ви відключили вбудовані панелі інструментів і замінили рядок меню за промовчанням у базі даних, створеній у Access 2003, ця поведінка залишиться в силі при відкритті бази даних у Access 2010.

Крім того, ви можете приховати стрічку при відкритті застарілих файлів (MDB, MDE та MDA-файлів) у Access 2010 та при створенні застарілих файлів, що неможливо зробити з файлами accdb і ACCDE. Ви можете визначити різні варіанти поведінки для застарілих файлів, так як формати баз даних раніше версій використовують іншу робочу модель, ніж нові ACCDB-файли і ACCDE-файли.Більш ранні версії Access відкривали кожен об'єкт у окремому вікні; на відміну від цього (за умовчанням) відкриває всі об'єкти в одному документі з вкладками та розділяє відкриті об'єкти вкладками.

Крім того, ви можете вимкнути стрічку для застарілої бази даних, задавши параметри для цієї бази даних у Access 2003 або встановивши глобальні параметри програми в . Далі в цьому розділі описано, як виконувати обидві задачі.

При відкритті застарілої бази даних і виборі відображення стрічки всі панелі інструментів, що настроюються, відображаються у вигляді груп на вкладці Надбудови . Кожна група на вкладці відповідає панелі інструментів користувача, і кожна група використовує ім'я, присвоєне початковій панелі інструментів. Однак панелі інструментів повинні бути помітні у застарілій базі даних або не відображаються на вкладці.

Щоб обійти поведінку користувача запуску, натисніть і утримуйте клавішу SHIFT при відкритті бази даних.

У наступній процедурі описується, як відкрити і використовувати базу даних, що містить одну або кілька панелей інструментів, що настроюються, як відкрити базу даних, яка використовує поведінку запуску, що настроюється, і як приховати стрічку.

Відкриття та використання бази даних більш ранньої версії, що містить панелі інструментів користувача

1. Перейдіть на вкладку Файл та натисніть кнопку Відкрити. Відкриється діалогове вікно Відкрити .
2. Використовуйте список Пошук у , щоб знайти застарілу базу даних (MDB- або MDE-файл), а потім натисніть кнопку Відкрити. Access 2010 відкриває базу даних більш ранньої версії. Об'єкти бази даних - таблиці, форми, звіти тощо. буд. - відображаються в області навігації.Якщо ви встановили форму, панель перемикання або інший об'єкт, який буде відображатися під час запуску, цей об'єкт також з'явиться в області навігації. вкладці Надбудови у вигляді однієї або декількох груп. Кожна група використовує ім'я, спочатку призначене для користувача панелі інструментів або рядку меню.
3. Перейдіть на вкладку Надбудови Користувацькі панелі інструментів відображаються у вигляді однієї або декількох груп, і їх можна використовувати, якщо це логічно. "Зв'язки друку Access не включає цю команду, доки не будуть відображені зв'язки для відкритої бази даних.

Якщо база даних не містить панель інструментів, що настроюється, вкладка Надбудови залишається прихованою.

Відкриття та використання бази даних більш ранньої версії з користувальницькою поведінкою запуску

У цих кроках передбачається, що у вас є база даних, створена в ранній версії Access, і ця база даних використовує параметри запуску, що настроюються. В іншому випадку ці дії можна ігнорувати.

1. Перейдіть на вкладку Файл та натисніть кнопку Відкрити. Відкриється діалогове вікно. Відкрити .
2. Використовуйте список Пошук у , щоб знайти і відкрити базу даних більш ранньої версії, відкриває базу даних і запускає всі параметри запуску.

Якщо база даних використовує код Visual Basic для програм (VBA), Access блокує код за промовчанням.

Відключення стрічки та використання настроюваних рядків меню

У наступній процедурі описується, як приховати стрічку, змінивши параметри в Access 2003 і Access 2010. Для виконання цих дій необхідно мати базу даних, створену в більш ранній версії Access, і ця база даних повинна містити рядок меню, що настроюється. Щоб отримати додаткові відомості про створення рядка меню, що настроюється, див. у довідці за більш ранньою версією Access.

Налаштування в Access 2003 використання настроюваних рядків меню

1. За допомогою Access 2003 відкрийте застарілу базу даних.
2. У меню Сервіс виберіть пункт Запуск. Відкриється діалогове вікно Запуск .
3. У списку Рядок меню виберіть рядок меню, що настроюється.

Налаштування access 2010 для використання настроюваних рядків меню

1. Відкрийте застарілу базу даних Access 2010.
2. Перейдіть на вкладку Файл та натисніть кнопку Параметри.
3. У діалоговому вікні Параметри доступу клацніть Поточна база даних.
4. У розділі Параметри стрічки та панелі інструментів зніміть прапорці Дозволити повні меню і Дозволити вбудовані панелі інструментів .
5. Натисніть кнопку ОК.

Підтримка та зворотний зв'язок

Є питання або відгуки щодо Office VBA або цієї статті? Посібник з інших способів отримання підтримки та надсилання відгуків див. у статті Підтримка Office VBA та зворотний зв'язок.