Створення повторно використовуваних фрагментів тексту

Уникайте повторного використання тексту в документах за допомогою автотексту та автозаміни.

Автотекст обробляє великі фрагменти тексту та зберігається разом із шаблоном Word.

Автозаміна може замінити кілька символів до 255 символів повнотекстового тексту і буде доступна у всіх програмах Office.

Створення та використання запису автотексту

1. Виділіть у документі текст, який ви хочете перетворити на багаторазово використовуваний фрагмент.
2. Натисніть клавіші ALT+F3.
3. Введіть необхідні дані у діалоговому вікні Створення нового стандартного блоку. Більшість значень за умовчанням гаразд, але, зокрема унікальне ім'я та опис, спрощує пошук та використання автотексту.

Використання автотексту

Щоб використати текст, перейдіть до розділу Вставка > швидких частин, > автотекст та виберіть потрібний запис.

Налаштування та використання запису автозаміни

1. У документі виберіть до 255 символів, які необхідно внести до фрагмента, що багаторазово використовується.
2. Перейдіть до розділ Параметри > файлів >правопису та виберіть Параметри автозаміни.
3. На вкладці Автозаміна встановіть прапорець Замінити текст у міру введення перевірка, якщо вона ще не встановлена.
4. У розділі Замінити введіть символи, які потрібно активувати автоматично. Текст, виділений у документі, має з'явитися у полі на.
5. Натисніть кнопку Додати, ОК і знову ОК .

Щоб використати текст, введіть символи, введені у поле Замінити . Натисніть клавішу ПРОБІЛ або ВВЕДЕННЯ, щоб замінити введені символи повторно використовуваним фрагментом.

Автотекст недоступний у веб-застосунку, і ця автозаміна не підтримує запису заміни тексту.

Для цього виберіть Відкрити в Word та змініть його.

Як зробити автозаміну або заміну у Ворді

MS Word має великий набір різних функцій, які здатні полегшити роботу користувача в ньому. І автозаміна входить до цього числа. Вона дозволяє користувачеві виправляти слова, написані помилками. Якщо ви друкуєте швидко, використовуючи десятипальцевий набір тексту, автозаміна допоможе виправити слова, в яких переплутані літери. Крім того, налаштувати її можна таким чином, щоб після набору певних комбінацій букв або цифр в текст вставлялися спеціальні знаки чи символи.

Тепер давайте докладно розглянемо, як зробити автозаміну в MS Word. Клацніть по кнопці «Файл» або по емблемі ворда в лівому верхньому кутку і виберіть з меню «Параметри» .

Далі перейдіть на вкладку «Правопис» та у розділі «Параметри автозаміни» клацніть по однойменній кнопці.

Відобразиться наступне діалогове вікно. У ньому відкрийте вкладку «Автозаміна» . Тепер поставте галочку у полі «Замінювати під час введення» . Нижче, у рядку «замінити» , напишіть потрібне слово, а в рядку «на» правильне слово, яке буде в документі.

Натискаємо на кнопку "Додати" і ставимо галочку в полі "Автоматично виправляти орфографічні помилки". Щоб зберегти налаштування, натисніть «OK» .

Як бачите, у вікні вже є різні слова та знаки, для яких також буде виконуватися автозаміна. Зазвичай там такі слова, в яких користувач може припуститися помилки або переплутати порядок літер. Ви можете поповнити цей перелік самостійно.

Якщо Вам не потрібні деякі із запропонованих варіантів, виділяйте їх мишкою по черзі та натискайте «Видалити» .

Якщо ви багато друкуєте, і в тексті часто повторюються однакові фрази або довгі слова, настройте автозаміну і для них. Для цього в полі «замінити» краще писати такі комбінації літер та цифр, які у мові не використовуються.

Наприклад, після того, як я надрукую «трм» і натисну пробіл, у тексті з'явиться словосполучення «тепер розглянемо».

Зробити автозаміну у Ворді можна і для спеціальних знаків. Наприклад, Ви часто використовуєте знак S у тексті. Відкриваємо знайоме нам вікно, і заповнюємо поля «замінити» та «на». Знак суми просто скопіювала з тексту документа. Зауважте, що в рядку «форматований текст» повинен стояти маркер.

Тепер, коли я наберу "*сум" і натисніть пробіл, у текст автоматично буде вставлено знак S (замість S має бути знак суми).

Якщо Ви скопіювали великий фрагмент тексту, а там стоять короткі тире або не ті лапки – можна зробити заміну слів або символів у Ворді.

Розглянемо з прикладу короткого фрагмента. Тут звичайні тире потрібно замінити на довгі, і прізвище Рібіна поміняти на Рибіна.

Натискаємо комбінацію клавіш Ctrl+H. Відкриється вікно «Знайти та замінити» . Перейдіть на вкладку "Замінити" . У полі «Знайти» вводимо неправильне прізвище, у полі «Змінити» – правильне. Натискаємо «Замінити все».

Тепер виконаємо заміну на тире. Замість короткого тире в документі можуть стояти дефіси, які використовуються у звичайних словах – так. Адже їх замінювати не потрібно. Але в таких словах не ставляться прогалини до дефісу і після нього.

Клацаємо по кнопці «Більше», відкриється вікно додаткових параметрів. У полі «Знайти» ставимо курсив та натискаємо на пробіл.Тепер натискаємо на кнопку "Спеціальний" і вибираємо зі списку "Коротке тире", воно відобразиться символами. Знову тиснемо прогалину.

У полі «Замінити на» робимо те саме, тільки у списку вибираємо «Довге тире». Натискаємо «Замінити все».

Текст після заміни виглядає так.

На цьому все. Налаштуйте параметри автозаміни у Ворд, або користуйтеся заміною у Ворді. Спочатку буде незвично, але згодом Ви звикнете, і працювати з документами буде набагато легше.