Перейменування організації - зразок запису у трудовій книжці

Запис у трудовій книжці про перейменування організації - зразок та порядок її внесення розглянемо у цій статті. Чи обов'язково вносити запис про зміну назви компанії у трудову книжку? Чи є особливості при перейменуванні організацій із різною формою власності? Відповіді на ці та інші питання дізнайтесь з матеріалу.

• У яких випадках відбувається зміна найменування юридичної особи?
• Підстави для внесення змін до трудової книжки
• Основні вимоги до внесення записів до трудової книжки
• Порядок внесення запису про зміну назви роботодавця до трудової книжки
• Нюанси внесення запису до трудової книжки про перейменування організації
• Часті помилки при внесенні запису про зміну найменування компанії
• Алгоритм виправлення допущених помилок
• Внесення змін через форму ЄФС-1 під час перейменування організації
• Підсумки

У яких випадках відбувається зміна найменування юридичної особи?

Відповідно до п. 3 ст. 1473 ГК РФ кожна організація повинна мати назву, яка вказується у статутних документах. Але іноді під час діяльності фірми виникають ситуації, коли їй доводиться змінювати найменування. Причини для цього можуть бути різними:

• реорганізація з виділенням нової юридичної особи чи, навпаки, злиття двох підприємств;
• бажання власника поміняти стару назву компанії на більш гучну;
• зміна організаційно-правової форми власності.

Незалежно від причини зміни назви насамперед необхідно внести зміни до ЄДРЮЛ та статутних документів — лише після цього компанія вважатиметься перейменованою.

Зміна назви тягне у себе необхідність зробити відповідні зміни у документах організації, зокрема і кадрових.

Як вести кадрове діловодство, покроково описано у статті.

Підстави для внесення змін до трудової книжки

Відповідно до Правил ведення трудових книжок, з 01.09.2021 затвердженим наказом Мінпраці від 19.05.2021 № 320н, у трудовій книжці кожного працівника має бути повне найменування організації та скорочений варіант (за наявності).

ВАЖЛИВО! Термін дії наказу Мінпраці від 19.05.2021 № 320н обмежено 1 вересня 2027 року.

Отже, після того, як підприємство, де працює співробітник, змінило свою назву, це потрібно відобразити у трудовій книжці.

Подробиці про порядок заповнення трудових книжок дізнайтесь тут.

Підставою для внесення змін до трудової книжки буде внутрішній розпорядчий документ про зміну назви. Це може бути протокол, постанова, рішення тощо. буд.

Тільки після видання цього документа можна вносити нові записи до трудової книжки.

Усі нюанси порядку заповнення трудових книжок дивіться у Готовому рішенні від КонсультантПлюс. Пробний доступ можна отримати безкоштовно.

З 01.01.2023 р. застосовуються трудові книжки нового зразка, затверджені наказом 320н. Чи треба обмінювати старих трудових працівників на нових і що робити з невитраченими до 2023 року бланками старого зразка, читайте тут.

Основні вимоги до внесення записів до трудової книжки

При внесенні змін до трудової книжки працівника необхідно керуватися Правилами щодо заповнення трудових книжок:

• Записи у трудовій книжці робляться світлодостойким чорнилом (пастою, фарбою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору; Використання інших кольорів неприпустиме. Також з 01.09.2021 записи можуть бути повністю або частково зроблені з використанням технічних засобів шляхом перенесення барвників або у вигляді відбитка штампу (друку). Під перенесенням барвників мається на увазі, що записи можуть бути надруковані на принтері (лист Мінпраці від 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976).
• Запис має бути зроблений розбірливим начерком, без фактичних та орфографічних помилок.
• Усі числові записи вносяться лише арабськими цифрами: число і місяць двозначними, рік чотиризначними.
• Усі записи вносять повністю, скорочення неприпустимі. Не допускається писати "пр." замість "наказ", "розп." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений".
• Не можна робити виправлення в записах шляхом закреслення або заштрихування помилки, не можна користуватися коректором.

Усі ці правила однаковою мірою відноситимуться і до внесення змін про найменування організації.

Як оформити вкладку в трудову книжку, читайте у нашому матеріалі.

Порядок внесення запису про зміну назви роботодавця до трудової книжки

Інформація вноситься в порожній рядок, який слідує після останнього запису, незалежно від того, що це за запис (наприклад, про прийом та звільнення з роботи із зовнішнього сумісництва).

При цьому графи 1 та 2 трудової книжки не заповнюються.

У третю графу трудової книжки, там, де вказуються відомості про роботу, вноситься запис про перейменування: "Організація (найменування, дата перейменування) перейменована (нове найменування організації)".

У графі 4 наводиться підстава перейменування – наказ (розпорядження) роботодавця чи інше рішення, його дата та номер.

Порядок запису інформації про внесення змін до трудової книжки за зміни найменування організації регламентується п. 13 Порядку ведення трудових книжок і залежить від форми власності організації.

Нюанси внесення запису до трудової книжки про перейменування організації

Залежно від того, чому сталася зміна найменування роботодавця, у деяких випадках змінювати записи треба буде не у всіх співробітників.

Відбулася реорганізація, і підприємство «Ромашка» приєднало до себе підприємство «Незабудка». Відповідно, нова юридична особа тепер носитиме найменування «Ромашка». необхідності, оскільки найменування їхнього роботодавця не змінилося.

Підприємство ТОВ "Незабудка" ліквідується. Всі працівники організації переходять у ТОВ "Ромашка". та прийомі на роботу.

Часті помилки при внесенні запису про зміну найменування компанії

При внесенні запису можуть бути допущені такі помилки:

• Проставлення в колонці 1 порядкового номера запису.10 Порядку випливає, що нумеруються лише записи, що містять відомості про роботу: прийом, переклад, присвоєння нової спеціальності та звільнення.
• Проставлення в колонці 2 дати внесення запису або дати зміни назви організації - в даному випадку дата перейменування буде вказана в колонці 3.
• Засвідчення запису печаткою — друк організації ставиться тільки при звільненні працівника.

Дані помилки не є грубими, і тому при їх допущенні виправлень не виконується.

До грубих помилок, які потрібно виправити, належать такі:

• фактична помилка у найменуванні старої чи нової назви організації;
• помилка у даті перейменування організації;
• помилка в записі про основу для внесення змін.

Ці помилки необхідно виправити відразу після виявлення.

Алгоритм виправлення допущених помилок

Порядок виправлення помилок у записі про перейменування організації:

• Неправильний запис не закреслюється, правильні дані вносяться нижче.
• У наступному незаповненому рядку вказується: «У найменуванні (записі) допущено помилку».
• Потім робиться правильний запис — повністю, навіть якщо помилку було допущено в реквізитах наказу.

Виправлення не засвідчують ні печаткою, ні підписом.

Зразок виправлення запису про прийом на роботу див. у добірці форм від КонсультантПлюс. Якщо у вас немає доступу до правової системи, отримайте безкоштовний онлайновий доступ.

Виправлення можна вносити на будь-якому етапі роботи, навіть якщо після запису, де було допущено помилку, вже зроблено інші записи.

Внесення змін через форму ЄФС-1 під час перейменування організації

Вище у статті йшлося про внесення змін до трудових книжок, оформлених по-старому, на паперовому носії.З 2021 року було здійснено перехід на електронні трудові книжки (ЕТК), які використовуються в обов'язковому порядку, навіть якщо збережено паперову трудову книжку. У ЕТК та паперову трудову книжку вносяться однакові відомості, тому інформацію про перейменування організації слід відобразити і в електронних трудових книжках.

Як вести електронні трудові книжки, розповіли експерти КонсультантПлюс. Оформіть пробний доступ до системи та переходьте в Готове рішення. Це безкоштовно.

З 2023 року відомості про трудову діяльність подаються до СФР у вигляді заповнення та здачі підрозділу 1.1 форми ЄФС-1. При перейменуванні організації підрозділ 1.1 форми ЄФС-1 подають до 25 числа місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася зміна назви.

Як заповнити форму рядково при перейменуванні:

• графа 1 – порядковий номер;
• графа 2 - дата перейменування (дата внесення запису до ЄДРЮЛ);
• графа 3 - "Перейменування";
• графа 5 - вносять запис аналогічний до запису в паперовій трудовій книжці ("Організація (найменування, дата перейменування) перейменована (нове найменування організації)";
• графи 8-10 - документ, дата та номер (протокол загальних зборів, на яких було прийнято рішення про перейменування).

У разі припущення помилки у зданому підрозділі 1.1 ЄФС-1 алгоритм дій такий:

1. Повторити рядок у підрозділі 1.1 ЄФС-1 з помилковою інформацією та у графі 11 "Ознака скасування запису" поставити знак "V".
2. За потреби заповнити ще один рядок вже з вірними даними.

Підсумки

При перейменуванні організації записи у трудових книжках працівників потрібно робити обов'язково. Це стосується як паперових трудових книжок, так і ЕТК.Зміни вносяться тільки після того, як нова назва буде зафіксована у статутних документах. Підставою для внесення запису до трудової книжки є внутрішній документ про перейменування.

Оформлення перейменування організації

Трапляється, що організація у процесі своєї діяльності з тієї чи іншої причини перейменовується. Запитання: Чи можна використати довіреність після зміни найменування організації?
Переглянути відповідь Чому засновники юридичної особи можуть зіткнутися з такою потребою? Як правильно провести процедуру зміни найменування? після зміни найменування організації?

Навіщо міняти ім'я організації

1. Бажання керівників. Якщо раптом з'явилася нова цікава та яскрава ідея, що найкраще відповідає діяльності організації, з чим згодні всі засновники, то чому б і не змінити застарілу назву?
2. Диктують ринкові тенденціїЕкономічні умови дуже динамічні, і їх зміни можуть вимагати зміни курсу, що може виражатися в тому числі і в назві.
3. Реорганізація. Компанія злилася з іншою, розділилася, змінила напрямок діяльності – у будь-якому випадку стара назва вже перестала відображати її сутність і потребує заміни.
4. Рішення суду. Іноді зміна назви може бути вимушеною, наприклад, якщо при її присвоєнні допущені помилки або вона схожа або тотожна з вже наявним ім'ям іншої організації.

Якою б не була причина перейменування, виробляти його слід по тому самому алгоритму.

Запитання: Працівника прийнято у 2009 р., за цей час організація кілька разів перейменовувалась. Яке найменування організації потрібно вказати при першій здачі СЗВ-ТД: останнє перейменування і те, що працівника прийнято у 2009 р., чи вказувати всі зміни найменування організації?
Переглянути відповідь

Думати, перш ніж називати

До назви організації існує низка законодавчих вимог, а поряд з ними – неписаних правил, дотримання яких дозволить не лише уникнути помилок під час реєстрації найменування, а й підвищити його ефективність.

Будь-яка організація має повне та скорочене найменування, що відрізняється розшифровкою її правової форми: ТОВ, ЗАТ, ГУП, МУП, ВАТ, АКБ та ін (ст. 54 ЦК України).

Деякі організації зобов'язані вказувати у своїй назві характер основний діяльності:

• кредитні організації – у назві треба використати слово «банк», «банківський» тощо, причому, якщо вона міститься в абревіатурі повної назви, наприклад АКБ, в ім'я її вставляти вже необов'язково;
• страхові компанії - потрібно вжити словоформи слів "страхування", "перестрахування", "страховий брокер" тощо;
• ломбарди, біржі – необхідно застосувати у назві дані слова та/або їх форми;
• некомерційні організації (релігійні, суспільні, споживчі та ін) своєю назвою повинні свідчити про те, чим вони займаються.

УВАГА! Слово «кліринг» у назві має право застосовувати виключно клірингові організації та жодні інші. Аналогічні вимоги до слова «біржа» та «мікрофінансова організація».

Не можна включати в назву:

• слова, що означають органи влади будь-якого рівня (крім організацій, що встановлені за участю держави);
• раніше зареєстровані найменування міжнародних та міжурядових об'єднань;
• слова та поєднання, що не відповідають вимогам моралі, гуманізму, інтересам суспільства.

Деякі слова для використання у назві вимагають оформлення спеціального дозволу.

Іменувати організацію потрібно виключно державною (російською) мовою. Ця вимога не виключає можливості використовувати іноземні слова, але лише у російській транскрипції.

ВАЖЛИВО! Найменування організації вважається зареєстрованим та «зайнятим» з правової точки зору з моменту внесення його до ЄДРЮЛ. Тільки з цього моменту його можна починати застосовувати за призначенням: вказувати в рекламі, на упаковці товарів, документації та ін.

Хто має право перейменувати організацію

Хто б не був ініціатором зміни найменування, власник, засновники або суд, має бути офіційно прийнято рішення уповноваженого органу управління фірмою, як це зазначено в установчій документації:

• загальні збори акціонерів;
• збори засновників;
• власник майна (для муніципальних чи унітарних юридичних осіб).

Алгоритм перейменування організації

Комплекс процедур, необхідних цього акта з погляду закону, передбачає кілька етапів:

1 крок. Коригування установчих документів. Це має бути зроблено або окремим папером (доповненням до пакету установчих документів), або прийнятим у новій редакції основним актом. Організація сама вирішує, який варіант їм віддати перевагу. Обов'язкове затвердження уповноваженим органом, який є таким у Статуті організації.

Голосування не обов'язково має бути одноголосним, для ухвалення рішення про перейменування достатньо 75% голосів «за», якщо інше не зазначено у Статуті. Якщо засновник один, він вирішує одноосібно.

ДОВІДКА! Редагувати установчі документи обов'язково, оскільки фірмове найменування прописується у Статуті компанії.

2 крок. Підтвердження змін на державному рівні. Після ухвалення рішення «на місці» його потрібно зареєструвати, тобто змінити дані в державному реєстрі (ЄДРЛ). Для цього дії потрібно зібрати та надати до податкової такі документи:

• заяву, написану формою Р13001;
• протокол рішення повноважного органу про зміну назви організації (нова редакція установчих документів чи доповнення до них);
• квитанція, яка свідчить про сплату державного мита у вигляді 800 крб.

У зазначеній формі зверніть особливу увагу на лист «А» – саме там потрібно буде вписати нову назву організації у повному та скороченому вигляді. Не забудьте заповнити титульний лист. У аркуші «М» слід зазначити інформацію про заявника, тобто директора організації. Його підпис має бути завірений нотаріусом, для чого потрібно надати наказ про його призначення, статут та копію рішення про перейменування (уточніть список необхідних паперів безпосередньо у нотаріуса).

3 крок. П'ятиденне очікування. Саме цей термін надається Законом для внесення змін щодо назви до ЄДРЮЛ, що дає дозвіл починати ним користуватися офіційно. Представники організації отримають на руки нове свідоцтво про реєстрацію.

4 крок. Інформування інших органів. Після того, як нове свідоцтво буде видано, потрібно надіслати повідомлення та отримати відгуки від:

• позабюджетних фондів РФ (Пенсійного, соціального страхування та обов'язкового медичного страхування);
• Росстату (потрібно буде отримати нові коди статистики, навіщо звернутися до територіального відділення – за своєю ініціативою цей орган їх не розсилає);
• ФСФР РФ – це необхідно лише акціонерним товариствам (повідомлення надсилається за спеціальною формою, наведеної у відповідних стандартах).

5 крок. Повідомлення контрагентів. Після офіційних органів новину про зміну найменування потрібно повідомити іншим заінтересованим сторонам: партнерам та особливо банківським організаціям. Часто така умова навіть включається до договору з організацією. У банку обов'язково потрібно поміняти картку, на якій знаходиться зразок друку та директорського підпису (друк також доведеться оновити).

6 крок. Оновлення дозволів та ліцензій. Щоб продовжити діяльність у колишньому форматі, потрібно наново отримати необхідні дозвільні папери, оформлені вже на нову назву. Виняток становлять права власності на нерухомість та транспортні засоби – їх перереєструвати не обов'язково, достатньо додати відповідну довідку про перейменування.

7 крок. внутрішні розпорядження. Після всіх зовнішніх кроків потрібно провести нове ім'я на самому підприємстві:

• видати наказ про скасування старого та присвоєння нової назви;
• повідомити про нього співробітників;
• організувати виготовлення фірмових бланків із новими реквізитами, печаток, штампів фірми та утилізацію старих.

8 крок. Редагування трудових договорів та книжок. Ці визначальні документи повинні бути приведені у відповідність до актуального стану фірми, адже вони були заведені на стару, вже не діючу назву. Інші умови при цьому зміні не підлягають, тому є прецеденти, які говорять про необов'язковість фіксації змін у трудових договорах. Організація самостійно обирає варіант дій:

• залишити трудовий договір незмінним, оскільки зміна назви фірми впливає трудові відносини сторін;
• внести зміни до основного тексту документа;
• оформити додаткову угоду.

У трудовій книжці запис має бути обов'язково змінено. Запис роблять у 3 графі розділу «Відомості про роботу» за схемою «Організація «старе ім'я» з дати змінити назву на «нове ім'я». Додатково у графі 4 пишуться реквізити наказу чи протоколу про перейменування (номер та дата).

ДО ВІДОМОСТІ! Порядковий номер цього запису не потрібен, тому перша і друга графи залишаються порожніми.

Важливі нюанси внесення змін до трудової книжки:

• співробітник, який заповнює її, повинен мати розбірливий почерк, що виключає різночитання;
• граматичні помилки, виправлення, перекреслення запису неприйнятні;
• для заповнення придатні лише синя або чорна паста, але не інші кольори;
• мова запису має бути виключно російською (або що належить республіці у складі РФ);
• перед внесенням змін до трудових книжок співробітників має бути виданий відповідний внутрішній наказ, який стане для цього прямою підставою (наказ саме про перейменування фірми, а не про перезапис у трудових книжках).

Зміна найменування організації ніяк не зачіпає умов трудової діяльності, тобто безпосередньо не стосується найманого персоналу.

Зразок запису у трудовій книжці

Інформацію потрібно занести до графи 3 розділу «Відомості про роботу». 2018 року перейменована на ТОВ «Обучалкино»».

У 4 графу заносяться реквізити документа, який став підставою для перейменування – номер наказу чи розпорядження керівництва, номер протоколу загальних зборів акціонерів тощо.

Запис про зміну найменування не нумерується, тому графи 1 та 2 слід залишити порожніми.

ВАЖЛИВО! Вносити цю інформацію до трудових книжок слід виключно після реєстрації змін до ЄДРЮЛ.

Перейменування організації: запис у трудовій книжці.

Працевлаштування працівника в обов'язковому порядку супроводжується відповідним записом у трудовій книжці.Перейменування організації супроводжується записом у трудовій книжці. Завантажити зразок запису у трудовій книжці про перейменування організації

Трудова книжка

• Правилами від 16 квітня 2003 року (далі – Правила);
• Інструкцією від 10 жовтня 2003 року (далі – Інструкція).

Запис у трудовій книжці про перейменування організації. Зразок

З статті 54 Цивільного кодексу РФ кожна організація має своє найменування (а комерційна організація має фірмове найменування).

Найменування та фірмове найменування відображаються в установчому документі та єдиному державному реєстрі юридичних осіб.

Будь-яка організація має право змінити своє найменування.

При перейменуванні організації слід враховувати, що такі реєстраційні дії не змінюють умови трудової діяльності працівників відповідної юридичної особи.

Отже, до трудового договору такі зміни не вносяться.

У той же час, пункт 3.2 Інструкції містить положення про необхідність внесення відповідного інформаційного запису до трудової книжки.

Таким чином, у разі зміни найменування організації слід надати своїм співробітникам інформацію про зміну, що відбулася, з внесенням запису до їх трудових книжок відповідно до пункту 3.2 Інструкції.

Зазначена Інструкція свідчить, що вищезазначена подія супроводжується наступним записом у графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки: «Організація така-то з такого числа перейменована на таку-то».

Крім цього, у графі 4 відображаються реквізити документа, який став підставою для зміни найменування, - наказу (розпорядження) чи іншого рішення роботодавця, його дата та номер.

Наприклад, якщо свою назву змінило акціонерне товариство та зміна відбулася на підставі рішення загальних зборів акціонерів відповідно до протоколу, то саме такий протокол відображатиметься у відповідному записі у трудовій книжці, т.к. таке рішення загальних зборів визнається рішенням роботодавця, оформленим протоколом.

Зміна найменування набуде чинності після внесення змін до єдиного державного реєстру юридичних осіб. Тому вносити відповідну інформацію до трудових книжок працівників організації слід лише після реєстрації змін у зазначеному реєстрі.

Крім цього слід пам'ятати, що такого запису порядковий номер не присвоюється, отже:

• графа 1 у разі не заповнюється;
• графа 2 також заповненню не підлягає;
• графа 3 має містити запис про перейменування;
• графа 4 повинна містити дату запису та реквізити документа-підстави.