Нумерація наказів: які правила має знати кадровик

У діловодстві будь-якої компанії не обійтися без наказів. Частина кадрові. Щоб відрізнити їхню відмінність від наказів з основний чи адміністративно-господарську діяльність, їх нумерують у порядку. У статті обговоримо правила нумерації наказів та на що звернути увагу.

Нумерація наказів у кадровому діловодстві

У відділі персоналу щодня оформлюють різні кадрові події: вносять записи у трудові книжки та особисті справи, розробляють локальні документи, видають накази прийоми, звільнення, відпустки чи відрядження. Такі накази називаються кадровими наказами та наказами за особовим складом, їх слід оформляти так, щоб можна було легко ідентифікувати серед інших адміністративно-господарських та основних наказів.

Кадровим розпорядженням надають номери згідно з певними правилами. Це потрібно, щоб:

• упорядкувати реєстрацію документів з кадрів;
• прискорити пошук необхідного наказу;
• полегшити класифікацію паперів, коли їх здають на зберігання;
• уникнути видання документів заднім числом.

Після підписання накази потрібно реєструвати у спеціальному журналі. На практиці це виходить не завжди, накази доводиться скасовувати та перевидавати інші з новою датою. Тому в багатьох компаніях на документах проставляють номер не під час друку, а потім від руки в спеціально залишеному місці, або реєструють їх у журналі не день у день, а наступного або через день.

Номери кадрових наказів зазвичай складаються з порядкового номера, до якого приєднується буквено-цифровий індекс.Його приєднують через дефіс, точку, косу межу, або якийсь інший символ, або можуть писати суцільним способом або через прогалину. Наприклад: №34-У-2023 – наказ на звільнення за 2023 рік №34.

У індекс також можна додати код структурного підрозділу великих компаній з розгалуженою мережею філій, чи іншу важливу інформацію, яка допоможе ідентифікувати документ.

Порядок нумерації наказів фіксують у локальному акті організації, наприклад, Інструкції з кадрового діловодства. З нею потрібно ознайомити під підпис усіх співробітників, які стосуються роботи з кадровими документами.

Важливо! Часті питання «нумерація кадрових наказів наскрізна чи ні? З нового року нова чи ні?». Важливо пам'ятати: накази нумеруються наскрізно. Кожен календарний рік нумерація починається наново. Виняток – освітні установи, нумерація кадрових документів у них розпочинається кожен навчальний рік, а не календарний, тобто із 1 вересня, а не січня.

Номери наказів по кадрах можна надавати з урахуванням терміну зберігання документів. Накази з основної діяльності зберігаються у компанії весь час її існування, а накази з кадрів мають свій термін зберігання. Тому їх доцільно поділити на кадрові накази: відпустки, дисциплінарка, відрядження та з особового складу (прийом, звільнення, переведення).

Накази з другої групи, які видали до 2003 року, зберігають 75 років, після 2003 року – 50 років. Виняток – короткострокові накази про щорічні та навчальні відпустки, відрядження, дисциплінарні стягнення, їх зберігають протягом трьох-п'яти років (ст. 22.1 закону від 22.10.2004) №125-ФЗ "Про архівну справу").

Так, наприклад, нумерація кадрових наказів тривалого зберігання може допускати букву "Д" в індексі, а ті, що зберігаються від трьох до п'яти років, можуть мати позначення "КР" або "КС". Або до номера можна додати цифру «5», «50» або «75», яка свідчить про кількість років обов'язкового архівного зберігання.

Для наказів у кадровій справі часто використовують літеру «К», або позначення, що відображають зміст документа, наприклад, «О» або «ВІД» для відпусток, «П» для премії або «СР» для понаднормової роботи. Це допоможе спростити архівування документів у майбутньому.

Зверніть увагу! Номер наказу в трудовій книжці повинен точно відповідати номеру на самому наказі, інакше запис буде вважатися недійсним.

Знання про розпорядчі документи та локально-нормативні акти, а також як їх формувати з урахуванням державних стандартів та норм законодавства, ви отримаєте в нашому курсі.

Як нумерувати накази з кадрів

Як нумерувати накази закон не встановлює. Але на практиці є негласні базові принципи, які використовують більшість фахівців кадрових служб:

• Якщо у компанії є затверджений локально-нормативний акт про діловодство, варто його дотримуватись;
• Нумерація кадрових документів має полегшувати пошук потрібного наказу, а чи не навпаки. Якщо у вас невелика компанія, то не варто включати багато символів до індексу, тим самим ускладнюючи його для запам'ятовування, в цьому сенсу немає. Коли в організації працює 10-15 осіб, можна взагалі обійтися без індексу, достатньо буде порядкового номера.
• У середніх компаніях нумерація наказів за особовим складом може виділятися в окрему групу з позначенням «ЛЗ», наприклад, перший рік наказ може виглядати так «1-2023/ЛЗ».
• Для великих компаній нумерація наказів по кадрах буде складніша залежно від її структури, але слід надавати документам номери не для краси, а щоб було легко орієнтуватися в них.
• За великої кількості працівників накази зручно збирати та зберігати за видами: на премії, на відрядження, на кадрові переміщення або розірвання трудового договору, наприклад, номер наказу про звільнення може бути таким «25/2023-У/СП Серпухов», де 25 – це порядковий номер наказу за 2023 рік, У – наказ на звільнення, далі назва структурного підрозділу;

• Якщо в компанії накази прийнято класифікувати з урахуванням терміну зберігання, то порядок присвоєння номерів не повинен суперечити закону про архівну справу від 22.10.2004 №125-ФЗ та наказу Росархіву від 20.12.2019 №236. Тобто тим документам, які мають зберігатися 50 років, не можна в індексі ставити цифру 3 або 5, і навпаки, короткостроковим документам писати в індексі «50» або «75», це буде невірно. Наприклад, номер наказу про прийом на роботу виглядав би так «14/ПР/2023/50», де остання цифра вказує на кількість років зберігання.

Якщо в невеликій компанії наказів з кадрів та особового складу дуже мало, то можна не вести спеціальний журнал їх обліку, а в середніх і великих організаціях без нього не обійтися.

Правила нумерації діють як для паперових, так і для електронних наказів, якщо компанія має ЕДО.

Щоб не тільки правильно нумерувати накази, а й складати їх коректно, скачайте нашу пам'ятку за посиланням.

Читайте на сайті статті на тему

Наказ про нумерацію наказів

Наказ про нумерацію наказів – важливий папір у діловодстві організації. Від її підписання залежить ухвалення системи нумерації відповідної документації.

• Бланк та зразок
• Онлайн перегляд
• Безкоштовне завантаження
• Безпечно

Значення

Ефективність функціоналу підприємства будь-якої величини визначається зокрема станом його діловодства. Неможливо працювати там, де немає порядку. Для того щоб запровадити нумерацію наказів, їх індексацію та здійснювати планомірну політику послідовного діловодства та існує наказ про нумерацію наказів. Співробітники, відповідальні за кадрове діловодство у фірмі, здійснюють:

• заповнення трудових книжок;
• формування особових справ, і навіть посадових інструкцій;
• складання наказів з особового складу;
• контроль за формуванням штатного розкладу та дотриманням графіка відпусток;
• зберігання документації, за потреби – здавання її до архівів;
• у разі потреби – внесення змін до існуючих паперів.

Різновиди наказів

Нумерація документів цього необхідна швидкої орієнтації у паперах компанії. Перевіряючі організації зазвичай цікавляться станом справ із нумерацією наказів, їх наявністю у своїх місцях та інші принципово важливими моментами діловодства.

Накази ділять з різних видів. Зокрема:

• За особовим складом. Для довгострокових – до 2003 року – 75 років, для короткострокових – 5 років. До короткострокових відносяться накази про догани, відпустки, відрядження та ін. А до довгострокової групи наказів відносять папери про прийняття на роботу, звільнення, зміну прізвища та інших персональних даних.
• По основній діяльності.У цю групу можна помістити всі інші розпорядження, які не вписуються в накази з особового складу.

Специфіка

Наказ про нумерацію наказів покликаний як документально зафіксувати, що організація розпочинає нумерації письмових розпоряджень керівника чи осіб із відповідними повноваженнями. Документ покликаний зафіксувати систему буквених індексів. Кожен з індексів при цьому має своє розшифрування, наприклад:

• "п" - співробітника приймають на роботу;
• "у" - відбувається звільнення;
• «ЛС» - накази з особового складу;
• "к" - відрядження, причому окремо "вк" - відрядження всередині організації і "зк" - закордонні відрядження;
• «від» — працівник іде у відпустку.

Індекси приймаються кожною організацією окремо, залежно від її специфіки та величини. Дрібні компанії можуть обмежитися двома-трьома індексами. Великі фірми переходять на новий «рівень» нумерації, оскільки зручніше вести діловодство.

Словом, навіть якщо в організації вже прийнято правила реєстрації розпоряджень, окремий наказ, присвячений нумерації наказів, не буде зайвим.

Елементи наказу про нумерацію наказів

Папір оформляється у вільній формі, але у прикріпленому зразку містяться:

• Найменування та реквізити компанії. В ідеалі наказ друкується на бланку організації.
• Назва та номер наказу. За замовчуванням це розпорядження підписується першим номером, оскільки до нього папери не піддаються нумерації.
• Місце підписання.
• Дата складання.

Все це необхідна інформація для всіх документів цього типу. Після вступної частини йде основна частина наказу про нумерацію наказів. Вона містить дані про:

• Період, з якого нумеруються накази. Це може бути просто рік початку нумерації.
• Перерахування літерних індексів, що приймаються.Список буде цілком доречним.

• Том, на кого покладається контроль за виконанням розпорядження, що підписується. Це може бути сам керівник, його заступник чи окремий співробітник. Відповідальна особа відповідатиме за дотримання ухваленої нумерації розпоряджень.

Завершують наказ підпису керівника організації та працівника, відповідального за виконання наказу.

Нюанси

Буває, що з наказів з діяльності кадрова служба компанії залишає лише цифровий код. Така система нумерації – теж один із прийнятних варіантів. Літерна індексація у наказах слідуватиме відразу за номером через вертикальну межу або дефіс. Такі порядки ухвалено в оформленні офіційної документації.

Порядок ведення наказів у фірмі обов'язково необхідно прописати у прийнятому положенні про кадрове діловодство. Інакше ухвалені рішення будуть юридично неправильні.

Додаткова зручність

Деякі кадровики вважають за краще вести журнали наказів. Причому, часто різні для різних видів наказів. На законодавчому рівні ця практика не закріплена, проте в повсякденній практиці діловод дуже корисна. Якийсь папір можна знайти швидко, відразу сказати його номер, основний зміст та дату підписання. Факт позначки у журналі – це доказ існування (чи передачі) наказу у принципі. Юридичну грамотність документа не підтверджує.

Терміни

Періодичність видання такого наказу – один раз на рік. Кожен наступний діловодний рік – це привід для нового підписання. Таким чином, накази різних років мають менше шансів потрапити в одну папку. Передача паперів до архіву стає більш упорядкованим процесом. Тому більшість керівників організацій вважають за краще підписувати наказ про нумерацію наказів із початком нового року, у січні.Винятком будуть лише організації сфери освіти та культури. Їхній рік починається з 1 вересня, і відлік письмових розпоряджень бажано робити з цієї дати.

Можливі помилки

Найчастіше у наказах допускаються фактичні помилки: змінилися місце та локальні акти компанії, необхідне посилання на скориговані закони та ін. Просте передрук наказу буде в таких випадках некоректним.

Для того, щоб юридично грамотно оформити правки, що виникають з часом, необхідно сформувати окремий додаток до наказу про нумерацію наказів. У ньому і вказуються цілі, причини, конкретні місця коригування паперу. Закон не обмежує кількість таких програм. Однак за великого обсягу документації варто обміркувати питання про підписання нового наказу з внесенням усіх необхідних правок.