Огляди законодавства
- Федеральне законодавство
- Регіональне законодавство
- Проекти правових актів та законодавча діяльність
- Інші огляди
- Календарі
- Форми документів
- Корисні поради
- Цивільний кодекс (ДК РФ)
- Житловий кодекс (ЖК РФ)
- Податковий кодекс (НК РФ)
- Трудовий кодекс (ТК РФ)
- Кримінальний кодекс (КК РФ)
- Бюджетний кодекс (БК РФ)
- Арбітражний процесуальний кодекс
- Конституція РФ
- Земельний кодекс (ЗК РФ)
- Лісовий кодекс (ЛК РФ)
- Сімейний кодекс (СК РФ)
- Кримінально-виконавчий кодекс
- Кримінально-процесуальний кодекс
- Виробничий календар на 2025 рік
- МРОТ 2024
- ФЗ «Про банкрутство»
- Про захист прав споживачів (ЗОЗВП)
- Про виконавче провадження
- Про персональні дані
- Про податки на майно фізичних осіб
- Про засоби масової інформації
- Виробничий календар на 2024 рік
- Федеральний закон "Про поліцію" N 3-ФЗ
- Витрати організації ПБО 10/99
- Мінімальний розмір оплати праці (МРОТ)
- Календар бухгалтера на 2024 рік
- Часткова мобілізація: огляд новин
Нумерація аркушів справи
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, підшитих у справу, всі аркуші, крім аркушів внутрішнього опису та аркуша-завірювача, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому кутку, не зачіпаючи тексту документа, простим олівцем. Використання чорнила, кулькової пасти та кольорових олівців для нумерації листів забороняється. Листи внутрішнього опису нумеруються римськими цифрами. Аркуші справ, які з кількох томів, нумеруються у кожному томі окремо. Чисті листи не нумеруються. Листи із зазначенням щодо виконання документів (у разі, якщо резолюції оформляються на окремих аркушах), а також аркуші узгодження нумеруються як самостійні аркуші. Перенумерація раніше сформованої справи допускається лише у разі зміни кількості аркушів справи (переформування, додаткова підшивка документів та ін.).При цьому попередні номери аркушів акуратно закреслюються, а поруч вказуються нові. Після перенумерації справи необхідно внести відповідні зміни до лист-завірювача та внутрішнього опису або скласти нові лист-завірювача і внутрішнього опису.
Складання завірювального напису
Після завершення нумерації аркушів складається засвідчувальний напис, який оформляється на окремому аркуші-завірителі (додаток 1), підшитому наприкінці справи. У засвідчувальному написі вказується цифрами та прописом кількість аркушів у справі та кількість аркушів внутрішнього опису, а також зазначаються особливості документів справи: наявність літерних та пропущених номерів аркушів; аркушів з наклеєними документами та вирізками з газет; склеєк із зазначенням кількості склеєних листів; конвертів із вкладеннями; фотографій, креслень, діаграм, малюнків та ін.
У журналах та книгах вказується кількість заповнених аркушів. Засвідчувальний напис підписується її укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання.
Складання внутрішнього опису
Внутрішній опис складається для обліку документів, підшитих у справу.Внутрішній опис складається за встановленою формою (додаток 2). При закритті справи наприкінці внутрішнього опису складається підсумковий запис, в якому вказується цифрами та прописом кількість включених до неї документів та кількість аркушів внутрішнього опису. та дати складання опису. При зміні складу документів справи (вилучення документів, заміни їх копіями та ін.) ці зміни відображаються у графі "Примітка" внутрішнього опису.
Оформлення реквізитів обкладинки справи
На обкладинці справи зазначаються реквізити: найменування організації МНС Росії; найменування структурного підрозділу; найменування відділу структурного підрозділу; індекс справи (номер тому); заголовок справи; крайня дата справи (томи, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи. Усі реквізити оформляються чорною кульковою ручкою чи тушшю. Дозволяється оформлення обкладинки справи на комп'ютері. Заголовок та індекс справи вказуються на обкладинці відповідно до номенклатури справ. Наприкінці року за необхідності у заголовок справи вносяться уточнення, і проводиться редагування заголовка (вказуються види документів; проставляються номери, дати.). Якщо справа складається з одного тому, то номер тому не проставляється. Якщо справа велася протягом кількох років (перехідна справа), то на обкладинку справи мають бути винесені всі індекси справи за номенклатурами справ за кожний рік (якщо вони змінювалися). Приклад: "Справа № 1-22 (у 2008-2010 рр. – справа № 1-23".)
На обкладинці справи має бути зазначена фактична кількість аркушів відповідно до підсумкового запису аркуша-засвідчителя.Строк зберігання справи переноситься на обкладинку з номенклатури справ після звірки її зі строком зберігання, зазначеним у Переліку документів із зазначенням термінів зберігання. При введенні в дію нових переліків документів із термінами зберігання старі записи закреслюються, а поруч проставляються нові дані. На обкладинці справи зазначаються останні дати справи. Крайніми датами є дати раннього і найпізнішого документів, включених у справу, незалежно від дат додатків до них. На обкладинках справ, які з кількох томів, проставляються крайні дати документів, підшитих у цьому томі. Якщо том сформовано з окремого додатка, то датою є дата реєстрації основного документа, додаток якого поміщено у тому. У справі, що має додатки до документів за попередні роки, ніж рік утворення справи, під датою справи вноситься запис: "є документи за . роки".
Особливості вказівки крайніх дат справи
Крайніми датами справ, що містять річні плани та звіти, є рік, до якого вони належать. Наприклад, датою справи "Плани роботи Спеціального управління ФПС №102 МНС Росії на 2015 рік" є 2015 рік. Крайніми датами справи, що містить затверджені документи (акти, завдання, інструкції та ін.), є дати затвердження першого та останнього документів, що становлять справу. Крайніми датами журналу (книги) є дати першого та останнього запису в журналі (книзі). Крайніми датами справи, що містить листування, є дати раннього і пізнього документів справи. Якщо на вхідний документ не було письмової відповіді, слід враховувати дату його виконання (резолюції, списання у справу).Крайніми датами особистої справи є дати прийому на роботу та дата звільнення особи, на яку вона заведена. При позначенні крайніх дат справи спочатку вказується число, потім місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами. Приклад: "09 серпня 2012 року - 28 листопада 2012 року".
Де проставляється номер сторінки у ділових документах відповідно до ГОСТів
У сучасному діловому світі документація відіграє важливу роль в організації роботи та взаємодії між підприємствами. Правильне оформлення документів – запорука успішного ведення діловодства. Одним із важливих елементів правильної організації документації є проставлення номерів сторінок. Нижче буде розглянуто, де саме мають проставлятися номери сторінок у ділових документах згідно з ДСТУ.
Відповідно до ГОСТу, номери сторінки проставляються у верхньому правому кутку кожної сторінки документа. Номер слід вказувати у форматі «сторінка/всього сторінок». Наприклад, "1/10" означає, що це перша сторінка з десяти. Якщо документ складається з кількох частин (наприклад, розділів або розділів), слід також проставляти номери сторінок всередині кожної частини відповідно до їх порядку.
Важливо відзначити, що нумерація сторінок починається з титульного листа і продовжується протягом усього документа, включаючи додатки, якщо вони є. Правильно проставлені номери сторінок дозволяють легко орієнтуватися в документації, а також спрощують роботу з нею, особливо при складанні змісту та пошуку потрібного розділу чи матеріалу.
Правила проставлення номера сторінки у ділових документах за ГОСТами
Згідно з ГОСТ 7.32-2001, номер сторінки має бути проставлений у верхньому лівому кутку на кожній сторінці документа. Номерація починається з титульного листа і продовжується до останньої сторінки документа.
Номери сторінки проставляються арабськими цифрами без додаткових символів чи пробілів. Якщо документ складається з кількох розділів або підрозділів, номер сторінки слід подавати у форматі «секція номер сторінки». Наприклад, «Основна частина.7».
Сторінки попереднього змісту, включаючи титульний лист, реферат та зміст, зазвичай нумеруються римськими цифрами, починаючи з i. Номер арабськими цифрами починається з першої сторінки основного тексту документа.
У випадку, якщо сторінки документа частково або повністю відсутні (наприклад, через вирізання сторінок), замість номера сторінки слід вказати "перепустку". Вказівка перепусток допомагає організувати послідовність та зв'язність сторінок документа.
Для правильного проставлення номерів сторінки у ділових документах слід дотримуватись встановлених ГОСТами вимог. Це дозволить забезпечити однаковість та стандартизацію в оформленні документації та покращити її сприйняття та розуміння.
Де необхідно проставляти номер сторінки у ділових документах
Відповідно до ГОСТів, номер сторінки слід проставляти в нижній частині кожної сторінки документа. Зазвичай він розташовується посередині або праворуч від нижнього центру колонтитулу.
Номер сторінки рекомендується виділяти за допомогою жирного шрифту або підкреслення, щоб він був добре видно і, безперечно, відрізнявся від решти тексту.
Важливо помітити, що на початку документа номер сторінки проставляється тільки з другої сторінки, оскільки перша сторінка, як правило, є титульним листом документа.
Також варто зазначити, що номер сторінки необхідно проставляти на кожній новій сторінці документа, включаючи програми, якщо вони є. Якщо документ містить кілька розділів або розділів, номер сторінки буде проставлено незалежно для кожного розділу або розділу.
Правильне проставлення номера сторінки у ділових документах дозволяє забезпечити зручність роботи з документом, а також надає можливість швидко знаходити потрібні місця у тексті.
Відповідність проставлення номера сторінки згідно з ГОСТами
Усі ділові документи повинні відповідати вимогам ГОСТів, у тому числі щодо номерів сторінок. Згідно з ГОСТом 7.32-2017 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Реферати та інструкції. Загальні вимоги», номери сторінок мають бути проставлені у верхньому правому кутку кожної сторінки.
Номери сторінок зазвичай проставляються у вигляді цифр без приставок або закінчень. Якщо документ складається з кількох частин або розділів, номер сторінки може мати додаткове позначення для вказівки номера розділу або частини (наприклад, «1/2» або «3.4»).
Номери сторінок мають бути послідовними та безперервними. Номер першої сторінки зазвичай не проставляється, оскільки вона є титульною сторінкою. Номери наступних сторінок, включаючи введення, зміст, програми та висновок, проставляються арабськими цифрами. Однак, якщо документ складається з кількох частин, номери сторінок кожної частини розпочинаються з «1».
Важливо врахувати, що документи в електронному форматі також мають відповідати вимогам щодо проставлення номерів сторінок згідно з ГОСТами.
Проставлення номерів сторінок згідно з ГОСТами є важливим елементом стандартизації ділової документації та допомагає забезпечити зручність та зрозумілість при роботі з документами.
