Що таке дебіторська заборгованість та як з нею працювати

У бізнесу буває кілька видів активів, один із них — дебіторська заборгованість. У цій статті розповімо, як вона виникає та як їй можна керувати.

Що таке дебіторська заборгованість

Дебіторську заборгованість скорочено називають дебіторкою. Це сума боргу, що утворився перед бізнесом у контрагентів. Боржниками можуть бути клієнти, співробітники, постачальники та навіть держава.

Дебіторка – це все, що мають повернути контрагенти.

Боржників називають дебіторами. Це поняття походить від латинського debet (дебет) - "він повинен".

На відміну від кредиторської заборгованості

Кредиторська заборгованість — це протилежна ситуація: коли організація має борги перед контрагентами. Наприклад, кредити у банку чи відстрочка платежу постачальникам.

Взаємозв'язок

Співвідношення дебіторської та кредиторської заборгованості – фінансовий показник, який допомагає оцінити ефективність роботи із зобов'язаннями.

Коефіцієнт співвідношення розраховують за такою формулою:

Ідеальний результат - 1. Це означає, що у фірми порівну і того, і іншого.

Значення вище одиниці свідчить, що компанія швидко розраховується з кредиторами, а борги від контрагентів чекає довго.Якщо значення менше 1, це вказує на можливі затримки у виплаті кредиторки.

Коли і як виникає дебіторка

Дебіторська заборгованість утворюється, коли учасники правочину що неспроможні одночасно виконати умови договору.

приклад

ТОВ «Альфа» замовляє постачання товару у ТОВ «Бета». "Бета" відвантажує товар, а "Альфа" домовляється про відстрочку платежу. Так з'являється заборгованість: у фірми «Альфа» кредиторська, а «Бета» — дебіторська.

Зобов'язання можуть тривати лише кілька годин, а можуть розтягнутися на роки.

Чим більше клієнтів та контрагентів у бізнесу, який надає відстрочки або вносить передоплати, тим швидше зростає його дебіторка. Тому важливо її контролювати та вести облік.

Бувають ситуації, коли за всіма фінансовими звітами бізнес приносить прибуток, але грошей на рахунках постійно не вистачає. Причина може бути у слабкому контролі за дебіторською заборгованістю.»

Види дебіторської заборгованості

В управлінському обліку головна ознака поділу дебіторської заборгованості - це розподіл на покупців та постачальників:

«Часто підприємці пам'ятають лише про борги покупців. Хоча в результаті взаємодії з постачальниками виникає така сама заборгованість.»

З підстав появи - Залежно від того, хто заборгував фірмі:

• Покупці - Якщо не сплатили товар.
• Постачальники коли їм внесли передоплату, але товар від них поки не прийшов.
• Співробітники — наприклад, якщо їм виплатили аванс чи видали позику.
• Засновники — якщо маємо покрити частку статутного капіталу.
• Держава — якщо було перелатано податків та внесків.

За термінами погашення - може бути короткостроковою або довгостроковою:

• Короткострокова - Повернути борг потрібно протягом 12 місяців. Наприклад, договір про відстрочку платежу на 3 місяці.
• Довгострокова - Термін погашення більше року.

За термінами погашення зобов'язань — коли настане час оплати:

• Нормальна ще говорять термінова або поточна - Термін погашення ще не минув.
• Прострочена — гроші вже мали повернути, але поки що цього не зробили.

За ймовірністю погашення — ймовірно, що дебітори виконають свої зобов'язання.

• Нормальна - Оплата очікується за планом.
• Сумнівна - немає забезпечення: застави, доручення чи гарантії. Виникають сумніви, що такий борг колись повернуть.
• Безнадійна - Якщо у заборгованості минув термін позовної давності. Або, якщо не вдається стягнути її в судовому порядку або компанія ліквідована.

За характером забезпечення - що гарантує повернення:

• Банківська гарантія — коли банк виступає гарантом і поверне борг, якщо цього не зробить дебітор.
• Порука коли третя сторона бере на себе відповідальність, якщо дебітор не поверне кошти.
• Запорука коли є майно, яке можна стягнути, якщо дебітор не виплатить борг.
• Нічого - Заборгованість ніяк не забезпечена.
  

Не витрачайте час на збір звітів

Підключіть автоматичне завантаження даних із банків та інших сервісів для швидкого складання звітів.
7 днів безкоштовний доступ після реєстрації.

Облік дебіторської заборгованості

Дебіторка - це актив компанії, який впливає на її ліквідність і відображається у фінансовій звітності. У бухгалтерському обліку розраховують суму боргів та заносять підсумок у звіт про баланс підприємства.

Баланс - це звіт у бухобліку, який відображає дані про фінансовий стан організації. Дебіторка потрапляє до рядка 1230 «Дебіторська заборгованість».

Щоб дізнатися про суму заборгованостей, бухгалтери збирають інформацію з усіх рахунків обліку, аналізують дебіторів, дати та ймовірність погашення зобов'язань. Після цього звіряються з контрагентами, виявляють безнадійні борги та підбивають підсумки.

Набір таблиць для управління фінансами бізнесу

Усередині ключові звіти.
Підходять для будь-якої галузі

Оборотність

Щоб оцінити дебіторську заборгованість, можна розрахувати коефіцієнт її оборотності. Це допоможе дізнатись, наскільки ефективно компанія контролює борги.

Оборотність дебіторки - це відношення виручки до середньої дебіторської заборгованості:

Щоб дізнатися середню дебіторську заборгованість, потрібно скласти борги на початку року із сумою на кінець року та розділити результат на два:

Ще один корисний фінансовий показник – період погашення дебіторської заборгованості. Він відбиває середній період повернення коштів від контрагентів.

Щоб розрахувати період погашення, потрібно розділити 360 на коефіцієнт оборотності:

Нормальне значення

Ці параметри не мають нормативного значення. Що коефіцієнт оборотності, то швидше контрагенти повертають кошти, що найчастіше добре бізнесу.

З іншого боку є фірми, які продають товари або послуги в кредит. У тому випадку залишок дебіторки завжди високий, а оборотність низька.

Управління дебіторською заборгованістю

Дебіторка — це недоотримані бізнесові гроші, тому їй важливо ефективно керувати.

Учасники процесу

Управлінням насамперед займається фінансовий відділ підприємства. Крім того, у процесі беруть участь:

• бухгалтерія - веде облік, проводить інвентаризації та надає дані;
• менеджери з продажу та закупівель - Контролюють терміни дебіторської заборгованості по кожному клієнту;
• юристи — становлять претензії та позови, захищають права у суді;
• служба безпеки - перевіряє контрагентів до укладання угоди;
• керівництво — контролює діяльність решти та проводить аналіз роботи.

«Менеджери з продажу та закупівлі мають щотижня стежити за тим, щоб покупці повертали гроші, а постачальники вчасно відвантажували товар. Для цього керівник може розробити систему мотивації своїх співробітників: наприклад, включити до неї частку дебіторки.»

Операції із дебіторською заборгованістю

Підприємства можуть проводити різні операції зі своєю дебіторкою. Розповідаємо, що роблять компанії, у яких вона виникає.

Контроль боржників

Кредитор повинен сам перевіряти своїх контрагентів і стежити, щоб вони все повертали вчасно. Погашувати заборгованість — не пріоритетне завдання для дебіторів, тому небезпечно перекладати на них відповідальність за дотримання умов договору.

Як перевірити контрагентів

Ще на етапі підготовки договору варто перевірити потенційного контрагента на сумлінність та платоспроможність.

Знайти компанію по ІПН можна на наступних ресурсах:

Картотека арбітражних справ. Тут можна побачити усі судові процеси.

Єдиний федеральний реєстр відомостей про банкрутство допоможе дізнатися про початок процедури банкрутства

Офіційний сервіс ФНП «Прозорий бізнес» містить дані про ліквідацію та реорганізацію бізнесу.

Проводити перевірки варто не лише перед укладенням угоди, а й у період, коли контрагент є дебітором.

Строки погашення та позовної давності

Під час укладання угоди у договорі зазвичай прописують період, протягом якого дебітор повинен погасити заборгованість.

Для дебіторську заборгованість передбачено термін позовної давності. Це період, протягом якого кредитор має право стягнути борг примусово, тобто через суд.

Початок строку позовної давності залежить від умов угоди:

• Якщо у договорі прописано останній день виконання зобов'язань, відлік починають вести наступного дня.
• Якщо день платежу не вказаний, кредитор може встановити його самостійно. Термін давності розпочнеться з наступного дня.
• Якщо договорі немає дати оплати, а кредитор виставив вимогу погасити заборгованість, позовна давність починається з дати виставлення вимоги.

Загальний термін позовної давності становить три роки. Максимум – 10 років, якщо він зупинявся. Але є винятки: наприклад, угоди за договорами транспортної експедиції позовна давність триває 1 рік.

Термін позовної давності може призупинятися у таких випадках:

• Коли сторони намагаються домовитись без судових розглядів.
• Коли кредитор не має можливості звернутися до суду в останні 6 місяців терміну через обставини непереборної сили, наприклад, стихійного лиха.
• Коли сторона-боржник визнає прострочення та виконує частину умов договору.

Інвентаризація

Бухгалтерія проводить інвентаризацію майна підприємства та її зобов'язань, зокрема дебіторську заборгованість. Роблять це як мінімум раз на рік.

Інвентаризацію проводять з ініціативи керівництва, а ще є випадки, коли вона є обов'язковою. Наприклад:

• при підготовці річної звітності;
• під час реорганізації;
• перед закриттям бізнесу;
• при прийомі на роботу співробітників, які нестимуть матеріальну відповідальність;
• після форс-мажорних ситуацій, які завдали серйозної шкоди активам фірми.

Процедура допомагає оцінити загальний стан справ, а також виявити сумнівну та безнадійну заборгованість. Те, що вже точно не вдасться стягнути, бухгалтерія списує.

Стягнення

Якщо дебіторську заборгованість не повертають вчасно, розпочинається процедура стягнення.

Досудовий порядок

Іноді сторонам вдається домовитись та переглянути умови. Наприклад, якщо дебітор надійний, але тимчасово зазнає фінансових труднощів, кредитор може запропонувати відстрочку платежу.

Якщо не вдалося знайти компроміс, дебіторові направляють досудову претензію. У ній вказують суму боргу та штраф за договором. Якщо санкції були прописані, може бути нарахована пеня, розрахована за актуальною ставкою ЦБ.

Судовий розгляд

Якщо боржник проігнорував претензію або відповів відмовою, кредитору потрібно звертатися до суду. Порядок дій залежатиме від загальної суми заборгованості:

Менше ₽400 тис. для ІП або ₽800 тис. для юросіб. Компанія-кредитор надсилає заяву про видачу судового наказу. Розгляд відбувається у спрощеному порядку, тобто без засідань: суддя одноосібно розглядає справу та виносить рішення.

Більше ₽400 тис. для ІП або ₽800 для юросіб. Кредитор направляє до арбітражного суду позовну заяву, копію претензії та документи, які є доказом: договори, чеки чи акти.

Якщо суд винесе рішення на користь кредитора, стягуватиме заборгованість судові пристави.

Якщо компанія-дебітор збанкрутувала, стягнути гроші зможуть підприємства, включені до Реєстру кредиторів. Їм дістануться кошти, отримані з продажу майна ліквідованого бізнесу.

Списання

Зобов'язання списують, якщо в них спливли строки позовної давності або вже неможливо повернути їх. Робити це потрібно обґрунтовано, тому так зростає збиток. Гроші доводиться відшкодовувати із резерву за сумнівними боргами, а якщо його немає – визнавати витрати.

Часті причини, через які відбувається списання дебіторської заборгованості:

• ліквідація кредитора;
• смерть індивідуального підприємця, котрий виступав дебітором;
• рішення суду про відмову у задоволенні позову;
• акт судового пристава, у якому сказано, що стягнути заборгованість неможливо.

Щоб списати заборгованість, необхідне письмове обґрунтування та наказ від керівника. Підтвердженням може бути виписка з ЄДРЮЛ, постанова суду, акт судового пристава.

Списану дебіторку ще 5 років заносять до бухгалтерського балансу — її облік продовжують вести на випадок, якщо боржник таки виконає свої зобов'язання.

Страхування

Дебіторську заборгованість можна застрахувати.Це захистить компанію-дебітора від неповернення, зокрема у разі банкрутства покупця.

Страхування стає гарантією, що контрагент виконає свої зобов'язання. Якщо цього не станеться, суму компенсує страхова компанія.

Є два поширені види страхування дебіторки:

• Поліс. Страховка покриває суму конкретної угоди.
• Загальна схема. Кредитор та страхова компанія укладають контракт, який поширюється на всі угоди.

Страхувальник не лише гарантує виплату компенсації, а й проводить перевірки боржників.

Перед тим як укладати договір страхування, варто уважно перевірити умови угоди. Страхувальники часто складають їх таким чином, щоб потім було важко отримати компенсацію.

Продаж

Дебіторська заборгованість – це актив, який можна продати. Таким чином кредитор позбавить себе необхідності займатися стягненням.

Провести угоду можна кількома способами:

• Через переуступку права вимоги або цесію. У рамках тристоронньої угоди зобов'язання передають новому кредиторові. Це можна зробити як за гроші, так і на безоплатній основі.
• Через вексель. Це цінний папір, у якому відбито зобов'язання дебітора. У разі судових розглядів його можна використовувати як доказ боргу.
• Через факторинг. Це можливість для покупця оформити відстрочку платежу, а для продавця отримати гроші одразу. У угоді бере участь банк чи факторингова компанія. Організація-посередник виплачує кошти кредитору, та був отримує гроші від дебітора.

Прострочену та безнадійну дебіторку вигідніше продати третім особам чи колекторам, ніж намагатися стягнути.Але варто пам'ятати, що такі борги продаються з великою знижкою.

Як знизити дебіторську заборгованість

Є кілька дій, які допоможуть зменшити частку дебіторки та знизити ризики виникнення безнадійних боргів:

1. Перевіряти можливі контрагенти.
2. Розробляти індивідуальні умови кожному за покупця.
3. Вимагати забезпечення угоди.
4. Прописувати в договорі дату повернення та санкції за прострочення оплати.
5. Контролювати розрахунки з контрагентами, включати цей обов'язок у систему мотивації співробітників.
6. Своєчасно надсилати претензійні листи.
7. Звертатися до суду, якщо умов не дотримуються.
8. Продавати безнадійні борги.

Ще один спосіб працювати по повній передоплаті. Це позбавить бізнес від дебіторки, але може сильно вдарити по конкурентоспроможності. Швидше за все, потенційні партнери віддадуть перевагу роботі з фірмами, які надають відстрочку.

7 днів доступу до сервісу

Спробуйте сервіс вже зараз та заощаджуйте час на складання звітів. Понад 1800 компаній вже автоматизували фінансовий облік.

7 днів пробного доступу, прив'язувати карту не потрібно

Висновок

1. Дебіторська заборгованість - це все, що компанії заборгували контрагенти: покупці, постачальники, співробітники та податкові органи.
2. Дебіторку можна класифікувати за типом контрагентів, терміном та ймовірністю погашення, видом забезпечення та іншими ознаками.
3. Зобов'язання слід контролювати, щоб бізнес не втрачав гроші.
4. Дебіторку можна страхувати, стягувати, продавати та списувати.
5. Перевірка контрагентів та систематизована робота із зобов'язаннями допоможе знизити ризики появи безнадійних боргів.

Дізнайтеся першими про нові статті та читайте лайфхаки з управління фінансами у Телеграм-каналі «Фінтабло»

Який порядок роботи із дебіторською заборгованістю?

Робота з дебіторською заборгованістю дозволяє компанії вирішувати цілий комплекс завдань, починаючи з позбавлення непотрібних витрат і закінчуючи збереженням фінансової стійкості. З нашого матеріалу ви дізнаєтеся про способи та особливості такої роботи.

Борги дебіторів: де відбиваються у балансі і навіщо з ними працювати

Борги дебіторів відбиваються у балансі кредиторів у одному розділі з грошима та іншими оборотними активами. Однак мобільність дебіторки істотно нижча за гроші, і вона вимагає додаткових зусиль (роботи з дебіторською заборгованістю). Результат такої роботи — своєчасне погашення боргів та відображення у балансі дебіторської заборгованості у достовірній оцінці.

Роботу з дебіторською заборгованістю можна подати у вигляді набору процедур, що дозволяють своєчасно отримати або стягнути з найменшими втратами належні гроші. Способи роботи із заборгованістю дебіторів залежать від складу та структури самої заборгованості.

Зазвичай дебіторська заборгованість включає:

• борги контрагентів за товари, роботи, послуги;
• не відпрацьовані підрядниками та постачальниками аванси;
• переплачені податки та страхові внески;
• не повернені працівниками фірми підзвітні суми, позички та позики;
• іншу заборгованість (санкції порушення умов госпдоговорів, компенсацію заподіяних фірмі збитків та інших.).

Як впливати на недбайливого дебітора, дізнайтеся з матеріалів:

Як працювати з окремими видами дебіторської заборгованості розповімо далі.

Заборгованість за поставлені товари та послуги: основні етапи роботи з дебіторкою

Роботу з дебіторською заборгованістю, що виникає з договірних зобов'язань, можна поділити на кілька етапів:

• підготовчий - перевірка потенційних контрагентів (їх фінансового стану, платоспроможності, надійності та ін);
• документальний - етап підготовки проекту договору та визначення основних його умов (порядку та строків погашення, санкцій за їх невиконання, розстрочок, знижок та ін.);
• контрольний - відстеження виконання контрагентом строків та обсягів погашення боргів за договором;
• оперативний - набір процедур, що сприяють зниженню ризику переходу боргів дебітора в розряд сумнівних та безнадійних;
• вимогливий - етап роботи з дебітором у судових органах або із застосуванням спеціальних способів стягнення заборгованості (наприклад, за допомогою відступлення права вимоги);
• заключний - своєчасне списання безнадійних боргів, переведення заборгованості до складу сумнівної з усіма обліковими наслідками.

На кожному етапі роботи з дебіторкою застосовуються спеціальні способи та методи. Наприклад, перевірку контрагентів проводять за допомогою критеріїв відбору, аналізу та розрахунків фінансових показників з урахуванням практики, що склалася, роботи з конкретним партнером.

Як оцінити надійність партнера, див. матеріал «Перевірка контрагента на сайті податкової (нюанси)».

Ці методи фірма розробляє самостійно та описує їх у окремому локальному акті (інструкції, положенні, методиці).

Про один із методів роботи з дебіторкою дізнайтеся з наступного розділу.

Як продати дебіторську заборгованість

Фірмі може знадобитися продати борг контрагента, якщо, наприклад:

• виникає гостра нестача коштів для забезпечення нормального господарського циклу за відсутності можливості вимоги боргу до закінчення зазначених у договорі дат;
• виникає сумнів у можливості контрагента погасити борг (перехід у стадію банкрутства, зниження його фінансової спроможності у зв'язку з кризою галузі та інших.).

Щоб продати борг дебітора, необхідно:

• повідомити боржника про укладання договору цесії;
• підготувати необхідні документи (первинку, договір цесії та ін.);
• зробити запис про доходи та витрати по угоді в бухобліку;
• врахувати нюанси оподаткування відступлення права вимоги боргу.

ПРИКЛАД від КонсультантПлюс:
Постачальник поступається вимогою щодо оплати товарів - 150 000 руб. із терміном погашення 01.09.2021 за 140 000 руб. Збиток від угоди – 10 000 руб. (140 000 руб. – 150 000 руб.). Варіант 1 – поступка відбулася 01.09.2021 або пізніше. У витратах враховуємо. Продовження прикладу див. безкоштовно, отримавши пробний демо-доступ до системи К+.

Подробиці про те, як продати дебіторську заборгованість спрощенцю, дізнайтесь зі статті «Договір цесії при УСН доходи мінус витрати (нюанси)».

Взаємозалік дебіторської та кредиторської заборгованості

Взаємозалік можна як один із методів роботи з боргами дебіторів — прискорити розрахунки і спростити розрахункові процедури з його допомогою можна у разі, коли між дебітором і кредитором існують взаємні борги.

Для проведення взаємозаліку необхідно, щоб:

• вимоги дебітора та кредитора були однорідними (порівняними);
• термін виконання зобов'язань настав.

Необхідно врахувати ще й додаткові умови:

• договір не повинен містити заборони на проведення взаємозаліку та суперечити закону;
• термін позовної давності боргів не минув.

Перед оформленням взаємозаліку проводиться звіряння боргів та узгодження їх суми.

Законом не регламентується форма документа про взаємозалік, тому контрагенти можуть скласти його, наприклад, як:

• угоди чи акта про взаємозалік;
• договору про залік взаємних вимог.

Врахувати взаємозалік для податку на прибуток та відобразити його у бухобліку вам допоможе Готове рішення від КонсультантПлюс. Якщо у вас ще немає доступу до цієї правової системи, пробний демо доступ можна отримати безкоштовно.

Як спрощенцеві оформити взаємозалік, див. у статті «Порядок взаємозаліку при УСН “доходи”».

Нюанси роботи з підзвітною дебіторкою

Дебіторська заборгованість за підзвітними сумами може виникнути, якщо, наприклад:

• у компанії відсутня налагоджена система видачі коштів під звіт (не визначено процедури видачі грошей співробітникам, не встановлено терміни повернення та звіту щодо них та ін);
• співробітник звільнився та підзвітні суми не повернув, а за остаточного розрахунку їх утримати не вдалося;
• працівник перебуває у довгостроковому відрядженні і в нього відсутня можливість звітувати вчасно за отримані під звіт гроші.

Налагодити своєчасне повернення підзвітних коштів та процес регулярної звітності підзвітних осіб допомагають такі заходи:

• затвердження у компанії положення про порядок видачі грошей під звіт;
• видання наказу зі списком осіб, яким допустимо видавати гроші на господарські потреби;
• закріплення окремого співробітника бухгалтерії для контролю за своєчасністю та повнотою звітності за отриманими співробітниками коштами.

Що передбачити в обов'язках бухгалтера по роботі з підзвітниками, див. "Обов'язки бухгалтера за розрахунками з підзвітними особами".

До чого призводить погана робота із боргами контрагентів

Відсутність у компанії налагодженої системи роботи з боргами може негативно вплинути на неї:

• фінансової стійкості та платоспроможності - відсутність своєчасно отриманих від контрагентів грошей не дозволяє фірмі розплачуватися з персоналом, бюджетом, закуповувати матеріали, тобто здійснювати свою звичайну діяльність;
• репутації - відсутність необхідної та достатньої грошової маси не дозволяє фірмі своєчасно виконувати свої зобов'язання перед постачальниками та бюджетом;
• конкурентні переваги — заморожені гроші, що випали з обігу через прострочені борги контрагентів, могли б використовуватися компанією для різноманітних цілей (її розвитку, отримання альтернативних доходів та ін.);
• внутрішньому потенціалі - абстрактні на стягнення боргів ресурси фірми могли б використовуватися на нових проектах та її розвитку;

Крім того, недостатня робота з дебіторами, яка веде до судового витребування заборгованості, вимагає додаткового відволікання грошей і трудовитрат (яких можна було б уникнути при налагодженій системі роботи з дебіторами).

Підсумки

Порядок роботи з дебіторською заборгованістю компанія розробляє самостійно. Серед основних етапів такої роботи можна назвати: попередню перевірку потенційних дебіторів, грамотно вивірені умови договорів, системний підхід до процесу нагадування контрагентам про борги та своєчасне стягнення.