Як автоматично заповнити осередки у MS Excel з великими таблицями

У програмі Excel існує багато прийомів для швидкого та ефективного заповнення осередків даними. Всім відомо, що ліньки – це двигун прогресу. Знають про це й розробники.

На заповнення даних доводиться витрачати більшість часу на нудну і рутинну роботу. Наприклад, заповнення табеля обліку робочого часу чи видаткової накладної тощо.

Розглянемо прийоми автоматичного та напівавтоматичного заповнення в Excel. А також, які інструменти мають електронні таблиці для полегшення праці користувача. Навчимося застосовувати їх у практиці та дізнаємось наскільки вони ефективні.

Як у Excel заповнити осередки однаковими значеннями?

Спочатку розглянемо, як автоматично заповнювати комірки Excel. Наприклад заповнимо наполовину незаповнену вихідну таблицю.

Це невелика табличка тільки на прикладі, і її можна було заповнити вручну. Але на практиці іноді доводиться заповнювати по 30 тисяч рядків. Щоб не заповнювати цю вихідну таблицю вручну, слід створити формулу для заповнення в Excel даними – автоматично. Для цього слід виконати низку послідовних дій:

1. Перейдіть на будь-яку порожню комірку вихідної таблиці.
2. Виберіть інструмент: «Головна»-«Знайти та виділити»-«Перейти» (або натисніть клавіші CTRL+G).
3. У вікні, що з'явилося, клацніть на кнопку «Виділити».
4. У вікні виберіть опцію «порожні комірки» і натисніть ОК. Усі незаповнені осередки виділені.
5. Тепер введіть формулу = A1 і натисніть комбінацію клавіш CTRL + Enter. Так виконується заповнення порожніх осередків у Excel попереднім значенням – автоматично.
6. Виділіть колонки A:B та скопіюйте їх вміст.
7. Виберіть інструмент: "Головна"-"Вставити"-"Спеціальна вставка" (або натисніть CTRL+ALT+V).
8. У вікні виберіть опцію «значення» і натисніть Ок. Тепер вихідна таблиця заповнена непросто формулами, а природними значеннями осередків.

При заповненні 30 тисяч рядків неможливо не допустити помилки. Вище наведений спосіб як економить сили та час, а й виключає виникнення помилок викликаних людським чинником.

Увага! У 5-му пункті таблиця красиво заповнилася без помилок, так як наш активний осередок був за адресою A2, після виконання 4-го пункту. При використанні даного методу будьте уважні і слідкуйте за тим, де знаходиться активний осередок після виділення. Важливо, звідки вона братиме свої значення.

Напівавтоматичне заповнення осередків в Excel з списку

Тепер у напівавтоматичному режимі можна заповнити порожні комірки. Тільки кілька значень, які повторюються в послідовному або випадковому порядку.

У новій вихідній таблиці автоматично заповніть колонки C і D відповідними даними.

1. Заповніть заголовки колонок C1 – «Дата» та D1 – «Тип платежу».
2. В комірку C2 введіть дату 18.07.2015
3. У осередках С2:С4 дати повторюються. Тому виділяємо діапазон С2:С4 та натискаємо комбінацію клавіш CTRL+D, щоб автоматично заповнити комірки попередніми значеннями.
4. Введіть поточну дату в комірку C5. Для цього натисніть клавішу CTRL+; (крапка з комою на англійській розкладці клавіатури). Заповніть поточними датами стовпчик C до кінця таблиці.
5. Діапазон комірок D2:D4 заповніть так, як показано нижче на малюнку.
6. У комірці D5 введіть першу буку "п", а далі слово заповнять не треба. Достатньо натиснути клавішу Enter.
7. У клітинці D6 після введення першої літери «н» не відображається частина слова для автозаповнення. Тому натисніть комбінацію ALT+(стріла вниз), щоб з'явився список, що випадає. Виберіть стрілками клавіатури або вказівником мишки значення «готівкою в касі» та натисніть Enter.

Такий напівавтоматичний спосіб введення даних дозволяє у кілька разів прискорити та полегшити процес роботи з таблицями.

Увага! Якщо значення складається з декількох рядків, то при натисканні на комбінацію ALT+(стріла вниз) воно не відображатиметься у списку значень.

Розбити значення на рядки можна за допомогою комбінації клавіш ALT+Enter. Таким чином, текст ділиться на рядки в рамках одного осередку.

Примітка. Зверніть увагу на те, як ми вводили поточну дату в пункті 4 за допомогою гарячих клавіш (CTRL+;). Це дуже зручно! При натисканні CTRL+SHIFT+; ми отримуємо поточний час.

• Створити таблицю
• Форматування
• Функції Excel
• Формули та діапазони
• Фільтр та сортування
• Діаграми та графіки
• Зведені таблиці
• Друк документів
• Бази даних та XML
• Можливості Excel
• Налаштування параметри
• Уроки Excel
• Макроси VBA
• Завантажити приклади

Автоматичне заповнення осередків листа даними

Функція автозаповнення дозволяє заповнювати осередки даними на основі шаблону або даних в інших осередках.

Примітка: У цій статті пояснюється, як автоматично заповнити значення в інших осередках. Вона не містить відомостей про введення даних вручну або одночасно заповнення декількох аркушів.

Інші відеоуроки від Майка Гірвіна у YouTube на каналі excelisfun

1. Виділіть одну або кілька осередків, які необхідно використовувати як основу для заповнення інших осередків. Наприклад, якщо потрібно встановити послідовність 1, 2, 3, 4, 5.введіть у перші дві осередки значення 1 і 2. Якщо необхідна послідовність 2, 4, 6, 8. введіть 2 і 4. Якщо потрібна послідовність 2, 2, 2, 2. введіть значення 2 тільки в першу комірку.
2. Перетягніть маркер заповнення

Додаткові відомості

Ви завжди можете поставити запитання експерту в Excel Tech Community або отримати підтримку у спільнотах.