Приховування або відображення значень осередків

Припустимо, що у вас є лист, який містить конфіденційну інформацію, наприклад заробітну плату співробітників, яку ви не хочете бачити колега, який зупиняється біля вашого столу. Або, можливо, ви примножуєте значення в діапазоні осередків на значення в іншому осередку, який не повинен відображатися на аркуші. Застосувавши числовий формат, можна приховати значення цих осередків на аркуші.

Примітка: Хоча комірки з прихованими значеннями на аркуші здаються порожніми, їх значення, як і раніше, відображаються в рядку формул, де можна працювати з ними.

Приховування значень осередків

1. Виділіть комірку або діапазон комірок, що містять значення, які потрібно приховати. Щоб отримати додаткові відомості, див. Вибір комірок, діапазонів, рядків або стовпців на аркуші.

Примітка: Вибрані осередки будуть відображатися на аркуші порожніми, але при натисканні однієї з осередків у рядку формул з'явиться значення.

поряд з полем Число.

Порада: Щоб скасувати виділення осередків, клацніть будь-яку комірку на аркуші.

Відображення значень прихованих осередків

1. Виділіть осередок або діапазон осередків, які містять приховані значення. Щоб отримати додаткові відомості, див. Вибір комірок, діапазонів, рядків або стовпців на аркуші.
2. На вкладці Головна клацніть засіб запуску діалогового вікна

поряд з полем Число.

Порада: Щоб скасувати виділення осередків, клацніть будь-яку комірку на аркуші.

Як зробити дані в Excel невидимими

У деяких випадках необхідно зробити дані, у яких осередках невидимими, не видаляючи їх. Наприклад, проміжні результати обчислень, нульові значення, значення параметра ІСТИНА або БРЕХНЯ і т.д.

Для цього можна скористатися як мінімум двома способами:

По-перше, найпростіше встановити формат шрифту в комірці такий самий, як і колір фону, тобто, в найпоширенішому випадку - пофарбувати в білий колір.

По-друге, можна змінити тип даних, зробивши їх невидимими. Для цього виділяємо необхідний для приховання діапазон осередків з даними, клацаємо правою кнопкою миші і в контекстному меню вибираємо Формат осередків → вкладка Число → у полі Числові формати: обираємо (Всі формати). Праворуч у полі Тип: встановлюємо три знаки крапки з комою «;;;» (без лапок) та натискаємо ОК.

У наведеному нижче прикладі показано два типи даних: "Основний" - видимий, і ";;;" - Невидимий, а також сума чисел, однакова в обох діапазонах.

Для збільшення натисніть на малюнку

Щоб зробити дані в осередках видимими, потрібно зробити аналогічну операцію. Знову виділити необхідні осередки та встановити Тип: Основний, або просто видалити ";;;" із цього поля.

Ці способи застосовні переважно до тих осередків, дані у яких мають бути приховані постійно. Проте таке трапляється не завжди.

Давайте розглянемо дуже поширений випадок, коли нам потрібно зробити нульові значення в осередках невидимими. Причому ми спочатку не знаємо, де такі значення з'являться.

Йдеться про приховання нульових значень у різних розрахункових моделях, планових бюджетах тощо. для покращення сприйняття інформації.

Наприклад, у нас є таблиця, значення якої виходять розрахунковим шляхом. Нехай це буде плановий бюджет продажу, де значення виручки за продуктами розраховується як добуток кількості того чи іншого товару на його ціну.

Якщо ми товари реалізуються нерівномірно, ми отримаємо підсумкову таблицю виручки з безліччю нульових значень у тих періодах, коли реалізація товару відсутня.

Велика кількість нульових значень заважає візуальному сприйняттю інформації, періоди, коли є виручка, зливаються із загальним тлом, погіршується візуальний аналіз бюджету.

У цьому випадку, для поліпшення сприйняття, необхідно приховати нульові значення і залишити ті значення виручки, коли є реалізація товару. Природно, цей процес повинен протікати автоматично, щоб нам не довелося вручну змінювати колір шрифту або тип даних.

Для збільшення натисніть на малюнку

Як бачимо, другий варіант сприймається набагато легше.

Для приховання нульових значень ми також можемо скористатися мінімум двома способами.

По-перше, ми можемо використовувати формулу на основі функції ЯКЩО.

Так, наприклад, якщо у нас, спочатку, величина виручки в комірці В40 виходить, як добуток кількості проданого товару з комірки В5 на ціну товару з комірки В25 (В40 = В5 * В25), то формула для приховання нульового значення виручки в комірці В40 буде виглядати так:

У тому випадку, якщо в цьому періоді не було продажу та значення В5=0, можливе нульове значення виручки ховається за допомогою двох лапок.

Скопіювавши формулу в усі осередки розрахункового діапазону за всіма періодами та товарами, ми приховаємо можливі нульові значення.

По-друге, ми можемо скористатися можливостями умовного форматування та пофарбувати нульові значення у колір фону, в даному випадку – білий.

У Excel 2010 це можна зробити так:

Виділяємо необхідний діапазон осередків, у яких приховуватимемо нульові значення.

На вкладці Головна → у групі Стилі → вибираємо команду Умовне форматування → у списку, що розкривається, вибираємо Правила виділення осередків → Рівно…

Для збільшення натисніть на малюнку

Далі виконуємо наступну послідовність дій:

У полі Форматувати осередки, які РІВНІ: встановлюємо значення 0(1). У списку (2) вибираємо Користувальницький формат… і в діалоговому вікні, що відкрилося. Формат осередків на вкладці Шрифт у списку, що розкривається Колір: (3) міняємо Колір теми "Авто" на "Білий, Фон 1" (4). Натискаємо ОК (5) та ОК (6).

Для збільшення натисніть на малюнку

Після цього щойно значення у якомусь із наших осередків набуде значення рівне 0, воно відразу буде пофарбовано в білий колір і зіллється з тлом, тобто. стане невидимим.

Щоб повернути вихідне форматування, видаляємо створене правило із виділених осередків: Вкладка Головна → група Стилі → команда Умовне форматування → Видалити правила → Видалити правила з виділених осередків.

Щоб зробити нульові значення невидимими, можна зробити ще простіше. необхідно встановити відповідний параметр у налаштуваннях аркуша Excel.

Заходимо у меню Файл → елемент Параметри → пункт Додатково → розділ показати параметри для наступного аркуша. Тут вибираємо параметр Показувати нулі в осередках, які містять нульові значення, і прибираємо галочку. Тепер нульові значення не відображатимуться на аркуші для якого встановлено цей параметр.

Для збільшення натисніть на малюнку