Спільний доступ до файлу Excel одночасно
Спільний доступ до Microsoft Excel дає можливість працювати з одним файлом відразу декільком користувачам. Десять-двадцять осіб на різних комп'ютерах одночасно вносять якісь дані в один документ.
"Головний користувач" має можливість відстежувати дії робочої групи, додавати/вилучати учасників, редагувати суперечливі зміни.
Особливості роботи із загальним файлом
У книзі Excel із спільним доступом не всі завдання можна виконувати.
- Створювати таблиці Excel.
- Створювати, змінювати чи переглядати сценарії.
- Видаляти листи.
- Об'єднувати чи розділяти осередки.
- Працювати з XML-даними (імпортувати, додавати, оновлювати, видаляти тощо).
Вихід: вимкнути спільний доступ – виконати заборонене завдання – знову увімкнути доступ.
Спільне користування обмежує для учасників ще ряд завдань:
| Неприпустимо |
Реально |
| Вставляти чи видаляти групу осередків |
Додавати рядок або стовпець |
| Додавати чи змінювати умовні формати |
Працювати з існуючими форматами |
| Увімкнути або змінювати інструмент «Перевірка даних» |
Працювати з існуючими налаштуваннями перевірки |
| Створювати чи редагувати діаграми, зведені звіти |
Працювати з наявними діаграмами та зведеними таблицями |
| Вставляти або редагувати малюнки та графічні об'єкти |
Переглядати наявні малюнки та графічні об'єкти |
| Вставляти або змінювати гіперпосилання |
Перейти за наявними гіперпосиланнями |
| Призначати, редагувати чи видаляти паролі |
Існуючі паролі функціонують |
| Ставити або знімати захист аркушів та книг |
Існуючий захист працює |
| Групувати, структурувати дані; вставляти підрівні |
Працювати з наявними групами, структурами та підрівнями |
| Записувати, змінювати або переглядати макроси |
Запускати наявні макроси, які пов'язані з недоступними завданнями |
| Змінювати чи видаляти формули масиву |
Користуватися існуючими формулами |
| Додавати у форму даних нову інформацію |
Шукати інформацію у формі даних |
Як зробити спільний доступ до файлу Excel?
Спочатку визначаємо, яку книгу ми "відкриємо" для редагування одразу кількома учасниками. Створюємо новий файл та наповнюємо його інформацією. Або відкриваємо існуючий.
- Переходимо на вкладку "Рецензування". Діалогове вікно «Доступ до книги».
- Керування доступом до файлу – редагування. Ставимо галочку навпроти «Дозволити змінювати файл кільком користувачам одночасно».
- Переходимо до інструмента «Докладніше», щоб налаштувати параметри розрахованого на багато користувачів редагування.
- Натискаємо ОК. Якщо ми відкриваємо спільний доступ до нової книги, вибираємо їй назву. Якщо спільне користування передбачається для існуючого файлу – тиснемо ОК.
- Відкриваємо меню Microsoft Office. Вибираємо команду "Зберегти як". Вибираємо той формат файлу збереження, який «піде» на всіх комп'ютерах користувача.
- Місцем збереження вибираємо мережевий ресурс/мережеву папку, яку відкриють передбачувані учасники. Натискаємо "Зберегти".
Увага! Не можна використовувати для збереження спільного файлу веб-сервер.
Тепер перевіримо та оновимо посилання:
- Вкладка "Дані". "Підключення".
- Змінити посилання/змінити зв'язки. Якщо така кнопка відсутня, у аркуші немає пов'язаних файлів.
- Переходимо на вкладку «Стан», щоб перевірити зв'язки, що є. На працездатність зв'язків вказує кнопка ОК.
Відкриття книги із спільним доступом
- Відкриваємо меню Microsoft Office.
- Натискаємо "Відкрити".
- Вибираємо спільну книгу.
- Коли книга відкрита, натискаємо кнопку Microsoft Office. Переходимо на вкладку "Параметри Excel" (у нижній частині меню).
- "Загальні" - "Особисте налаштування" - "Ім'я користувача". Вводимо розпізнавальну інформацію (ім'я, нік-нейм).
Усі. Можна редагувати інформацію, вводити нову. Після роботи – зберегти.
При відкритті книги Excel із спільним доступом до файлу з'являється запис «Файл заблокований». Зберегти не виходить. Під час наступного відкриття виявляється, що спільний доступ вимкнено. Можливі причини проблеми:
- Одну й ту саму частину документа редагують кілька користувачів. Наприклад, вбивають різні дані в одну комірку. Виникає блокування.
- Під час користування спільним файлом ведеться журнал змін (хто входив, коли робив). Книжка збільшується. Починає "глючити".
- Видалили когось із користувачів, але поки що йому не сказали про це. Тоді блокування може з'явитися лише на комп'ютері.
- Велике навантаження на мережевий ресурс.
Що можна зробити, якщо спільний доступ до файлу файл заблоковано:
- Почистити або видалити журнал змін.
- Очистити вміст файлу.
- Скасувати, а потім знову активувати спільний доступ.
- Відкрити книгу xls у OpenOffice. І знову зберегти її в xls.
Помічено, що запис "Файл заблокований" рідше з'являється у новітніх версіях Excel.
Як видалити користувача
- На вкладці "Рецензування" відкриваємо меню "Доступ до книги".
- У розділі «Редагування» ми бачимо перелік користувачів.
- Вибираємо ім'я – натискаємо «Видалити».
Перед видаленням перевірте, чи користувачі закінчили роботу з файлом.
Як вимкнути режим спільного доступу до Excel
Усі користувачі повинні зберегти інформацію та закрити спільний файл. Якщо необхідно залишити журнал, дотримуємося інструкції:
- Вкладка «Рецензування» – «Виправлення» – «Виділити виправлення».
- Встановлюємо параметри виправлення. Часом – «все». Галочки навпроти «Користувачем» та «У діапазоні» знято. Навпаки «вносити зміни на окремий лист» – варто. Тиснемо ОК.
- Відкриється Журнал змін. Його можна зберегти чи роздрукувати.
Щоб вимкнути спільний доступ до файлу Excel, на вкладці «Рецензування» натиснути «Доступ до книги» та зняти галочку навпроти «Дозволити змінювати файл кільком користувачам».
У списку має залишитися один користувач – Ви.
- Створити таблицю
- Форматування
- Функції Excel
- Формули та діапазони
- Фільтр та сортування
- Діаграми та графіки
- Зведені таблиці
- Друк документів
- Бази даних та XML
- Можливості Excel
- Налаштування параметри
- Уроки Excel
- Макроси VBA
- Завантажити приклади
Загальний доступ та спільна робота в Excel в Інтернеті
Ви можете поділитись книгою з іншими користувачами, щоб одночасно працювати над файлом. Для отримання додаткових відомостей див. у статті Одночасна робота кількох користувачів над книгами Excel за допомогою функції спільного редагування.
Надання доступу до книги
- Натисніть кнопку Поділитися.
- Вкажіть дозволи. Прапорець Дозволити зміну у параметрах посилання встановлюється автоматично. Якщо ви не бажаєте надавати дозвіл на зміну файлу, а лише на його перегляд, зніміть цей прапорець. Натисніть кнопку Застосувати.
- Введіть імена або адреси електронної пошти для людей, з якими хочете поділитися файлом.
- Додати повідомлення (необов'язково).
- Натисніть кнопку Надіслати. Або виберіть піктограму Копіювати посилання, щоб отримати посилання на файл.
Спільне редагування книги
Поділившись файлом, ви можете працювати над ним одночасно з іншими користувачами.
- Найкраще працювати разом в Excel в Інтернеті, щоб відразу бачити зміни, що вносяться.
- У розділі Загальний доступ відображаються імена користувачів, які також редагують файл.
- Осередки, з якими працюють інші користувачі, виділяються кольором. Клацніть колір, щоб дізнатися, хто редагує цей осередок.
Додавання, зміна, видалення, роздільна здатність та відображення приміток
- Додати примітку: перейдіть до комірки, до якої потрібно додати примітку, клацніть Рецензування >Примітки >Нова примітка, введіть текст примітки та натисніть клавіші CTRL+Enter. У правому верхньому кутку комірки, що містить примітку, з'явиться невеликий бузковий прапорець. Наведіть на нього вказівник миші для відображення тексту примітки.
- Зміна: перейдіть до примітки та натисніть Рецензування >Примітки >Змінити примітку.
- Вилучення: перейдіть до примітки та натисніть Рецензування>Примітки >Видалити примітку.
- Дозвіл : перейдіть до примітки, потім клацніть крапку у верхньому правому куті та натисніть Позначити дозволеним.
- Відображення виберітьРецензування >Примітки>Показати примітки.
Розмова у процесі редагування
Якщо інший користувач працює над файлом разом із вами, ви можете спілкуватися з ним у чаті.
- Натисніть піктограму Чат.
- Введіть повідомлення та натисніть клавішу ENTER.
Після закриття файлу розмови не зберігаються. Щоб записувати розмови, використовуйте Microsoft Teams.
