Шаблони повідомлень (швидких відповідей) у WhatsApp Business

Перестаньте витрачати час на дії, які можна автоматизувати. У цій статті поговоримо про шаблони відповідей у ​​WhatsApp і як вони допомагають збільшити кількість опрацьованих запитів.

Бізнес прагне оптимізувати будь-який процес, чи це маркетингова стратегія, логістика, система мотивації співробітників і т.д. Сюди можна віднести швидкість і якість відповіді менеджера клієнту. Поліпшити показники допоможуть шаблони відповідей у ​​WhatsApp на запитання, що часто задаються.

Чим корисні шаблони відповідей у ​​WhatsApp?

Часто клієнти ставлять ідентичні питання. Менеджеру не обов'язково щоразу друкувати відповідь на них вручну. Шаблони відповідей у ​​WhatsApp можуть позбавити їх монотонної роботи і скоротити час відповіді.

У середньому менеджер відповідає на запит клієнта за 2 хвилини. Припустимо, за день до служби підтримки надійшло 10 подібних звернень. Оператор витратив на їхню обробку 20 хвилин, це 1 200 секунд. А якщо в системі вже є шаблон відповіді до WhatsApp, відправити його можна за 5 секунд. У такому разі, закрити 10 запитів реально за 50 секунд. Ефективність збільшується у 24 рази.

З шаблонами відповідей у ​​WhatsApp операторам не потрібно:

Якщо ви додали шаблон відповіді в WhatsApp, менеджерам достатньо викликати його за допомогою спеціальної команди для пошуку або вибрати у списку і відразу ж надіслати клієнту:

Витратьте час один раз і створіть зрозумілу інструкцію. Так ви будете впевнені, що в тексті все зрозуміло і клієнт вас точно зрозуміє.

• Перевіряти відповідь на граматичні, пунктуаційні помилки та помилки

Менеджеру не потрібно перевіряти ще раз готове повідомлення. Його вже перевірили на стадії створення шаблону відповіді у WhatsApp.Клієнт точно отримає повідомлення без помилок.

Кейси

Пропонуємо розглянути кілька ситуацій, у яких шаблони відповідей у ​​WhatsApp допомагають оптимізувати роботу менеджерів служби підтримки чи відділу продажів.

Перелік документів

Клієнти часто цікавляться, які документи потрібно надати, щоб отримати послугу. Відповісти на цей запит можна за допомогою шаблону.

Уточнити дані

Щоб клієнт надав конкретні дані щодо обсягу робіт, розмірів, фасонів, надішліть йому повний перелік вимог. Це заощадить ваш час і час того, хто звернувся.

Схема проїзду до офісу

Менеджер може не витрачати час на роз'яснення, як дістатися офісу, пункту видачі товару, магазину тощо. Достатньо один раз розписати маршрут — у шаблоні відповіді у WhatsApp, та дублювати його клієнтам.

Інструкція з реєстрації або експлуатації

В особистому кабінеті Wazzup можна додати необмежену кількість шаблонів відповіді у WhatsApp. Якщо клієнти часто просять роз'яснити, як правильно налаштувати або використовувати девайс, надішліть їм інструкцію. У шаблони відповідей у ​​WhatsApp можна прикріпити будь-які медіафайли до 50 Мб. Створіть окремий шаблон під кожну інструкцію.

Каталог продукції та прайс

Якщо клієнти часто просять надіслати каталог або запитують вартість послуг, продукції, додайте прайс до шаблону відповіді в WhatsApp. Це дозволить відправляти цікаву для клієнта інформацію в 3 кліки.

Якщо ви або ваші співробітники помітили такі запити, що часто надходять, створюйте шаблон відповіді в WhatsApp. Що менше часу оператор витратить на обробку одного повідомлення, то більше запитів встигне закрити за робочий день. У Wazzup створення шаблону відповіді у WhatsApp займе близько 3-х хвилин.

Як створити шаблон Wazzup, читайте в інструкції на Wazzup Help.

Швидкі відповіді в Інстаграм: як налаштувати і що писати

*діяльність соцмереж Instagram і Facebook визнана в Росії екстремістською.

Швидкі відповіді – функція «Інстаграм», яка дозволяє оперативніше реагувати на повідомлення користувачів. Працює так: ви вводите комбінацію клавіш у повідомленні — спливає заздалегідь підготовлений текст.

Як настроїти?

Створити, редагувати, видалити швидкі відповіді можна в: Меню — Установки — Компанія — Збережена відповідь.

Шлях до швидких відповідей

Перший спосіб створення автовідповіді - Натиснути плюс у правому верхньому кутку.

1. Потрібно запровадити комбінацію клавіш. Саме їх ви вводитимете у вікно повідомлення, щоб отримати розгорнуту відповідь.
2. Надіслати текст повідомлення.
3. Зберегти.

Тут же можна редагувати та видаляти шаблони.

Посуньте шаблон вліво для редагування або видалення

Другий спосіб створення автовідповіді через повідомлення.

Крок 1. Заходимо до будь-якого діалогу.

Крок 2. Натискаємо плюс у нижньому правому кутку.

Крок 3. Вибираємо іконку із трьома точками.

Крок 4. Натискаємо «Нова відповідь» або плюс у правому кутку.

Далі діємо за попереднім алгоритмом.

Другий спосіб створення швидких повідомлень

Третій спосіб створення автовідповіді з надісланого повідомлення.

Крок 1. Зайти до діалогу та вибрати повідомлення, з якого хочете зробити швидку відповідь.

Крок 2. Затисніть це повідомлення пальцем, щоб відкрити меню дій.

Крок 4. Вибрати "Зберегти".

Вас перекине у вікно створення автовідповіді. Шаблон автоматично заповнюється текстом повідомлення, залишається лише додати кнопки. Якщо потрібно, можна змінити текст.

Третій спосіб створення швидкої відповіді

Як користуватись?

Щоб надіслати автовідповідь, введіть комбінацію клавіш у вікні повідомлення. З'явиться іконка з трьома точками. Натисніть і замість комбінації клавіш буде текст повідомлення.

Називайте автовідповіді зрозуміло, щоб потім не довелося згадувати комбінації клавіш

Які автовідповіді потрібні?

Створіть повідомлень з привітанням і надсилайте кожному, хто вступив. Можна давати щось у подарунок за передплату, так ви утримаєте користувача у себе на сторінці.

Це одні із найчастіших питань клієнтів. Навіть, якщо ви вкажете всю інформацію у профілі, актуальних історіях, постах, вам все одно напишуть «а як замовити?». Будьте готові, заздалегідь підготувавши відповідь.

Заздалегідь підготуйте інформацію про знижки, щоб за будь-якої можливості повідомляти користувачів.

Перед проведенням конкурсу зручно створювати швидкі відповіді з умовами конкурсу та інформацією для переможців.

Це оновлення значно полегшує роботу з клієнтами. Воно здорово економить час і не дозволяє робити ті незручні орфографічні помилки, які трапляються, коли ми гарячково набираємо текст сотий раз на день.

Розкажемо, як просувати обліковий запис і отримувати більше повідомлень у Direct, на курсі «Просування в Instagram 2.0».

Як надсилати повідомлення швидкої відповіді до WhatsApp?

Наразі підприємства постійно шукають інноваційні способи підвищення якості обслуговування клієнтів та вдосконалення комунікаційних стратегій. WhatsApp Quick Reply - одна з таких функцій, яка завоювала популярність серед компаній, які використовують програму WhatsApp Business App. 39% користувачів віддають перевагу каналу WhatsApp для обслуговування клієнтів, тому дуже важливо активувати функцію швидких відповідей для покращення якості обслуговування клієнтів.

Ця функція спрощує спілкування, економить час та підвищує ефективність. У цьому блозі ми розповімо про те, що таке швидка відповідь WhatsApp, і надамо покрокові інструкції щодо його налаштування у додатку WhatsApp для бізнесу.

"Використовуйте швидкі відповіді, щоб спростити взаємодію з клієнтами та збільшити час відповіді. Складайте лаконічні та інформативні повідомлення та регулярно оновлюйте бібліотеку швидких відповідей, щоб завжди відповідати потребам клієнтів. Завжди зберігайте індивідуальний підхід, коли це необхідно, щоб забезпечити індивідуальний підхід до клієнта, використовуючи швидкі відповіді як інструмент економії часу.

Що таке швидка відповідь у WhatsApp?

WhatsApp Quick Reply - це функція, розроблена для того, щоб допомогти компаніям більш ефективно відповідати на запити та повідомлення клієнтів . Швидкі відповіді для бізнесу дозволяють створювати та використовувати заздалегідь написані, настроювані повідомлення, які можна надіслати лише кількома дотиками. Ці швидкі відповіді можна використовувати для відповідей на запитання, що часто задаються, або для швидкого підтвердження запитів клієнтів.

Quick Reply особливо цінний для компаній з великим обсягом повідомлень, оскільки дозволяє скоротити час, що витрачається на багаторазове введення тих самих відповідей. Це рішення дозволяє економити час, покращуючи час відповіді та підвищуючи загальний рівень обслуговування клієнтів.

Як створювати повідомлення швидкої відповіді WhatsApp у бізнес-додатку?

Нижче наведено основні кроки з налаштування швидких відповідей WhatsApp, щоб ваша команда могла більше зосередитися на важливих завданнях.

Крок 1: Встановіть програму WhatsApp Business

Якщо ви ще не зробили цього, завантажте та встановіть програму WhatsApp Business з App Store (iOS) або Google Play Store (Android). Обов'язково налаштуйте обліковий запис WhatsApp Business із номером телефону вашого підприємства.

Крок 2: Зайдіть в бізнес-налаштування

Після встановлення програми та перевірки номера телефону відкрийте WhatsApp Business і натисніть на три крапки у верхньому правому куті, щоб перейти в меню. Там виберіть "Бізнес-інструменти".

Крок 3: Налаштування швидких відповідей WhatsApp

У розділі "Бізнес-інструменти" ви знайдете опцію "Швидкі відповіді". Натисніть на неї, щоб створювати та керувати швидкими відповідями.

Крок 4: Створіть нову швидку відповідь WhatsApp

Щоб створити нову швидку відповідь, натисніть "Додати швидку відповідь". Тепер ви можете налаштувати швидку відповідь таким чином:

• Ярлик: Це ключове слово або ярлик, який ви вводите для запуску швидкої відповіді. Наприклад, якщо ви налаштовуєте швидку відповідь для адреси вашого підприємства, як скорочення можна використовувати "адресу".
• Повідомлення: Введіть повне повідомлення, яке потрібно використовувати як швидку відповідь. У прикладі введіть адресу вашого підприємства.
• Зберегти: Після введення ярлика та повідомлення натисніть "Зберегти", щоб зберегти швидку відповідь.

Крок 5: Використовуйте швидкі відповіді

Тепер, коли ви створили швидку відповідь, ви можете використовувати її у розмовах з клієнтами. Коли ви бажаєте надіслати збережене повідомлення, просто введіть у чат призначений вами ярлик (наприклад, "адреса"). WhatsApp запропонує вибрати створене вами повідомлення швидкої відповіді, що спростить його надсилання.

Крок 6: Редагування або видалення швидких відповідей

Якщо вам знадобиться редагувати або видалити швидку відповідь, поверніться до розділу "Швидкі відповіді" у "Бізнес-інструментах". Знайдіть швидку відповідь, яку потрібно змінити або видалити, та натисніть на неї. Після цього ви зможете відредагувати ярлик або повідомлення або видалити швидку відповідь, якщо це потрібно.

Крок 7: Управління швидкими відповідями

У міру розвитку вашого бізнесу вам знадобиться створити додаткові швидкі відповіді для відповідей на поширені запитання клієнтів. Ви можете керувати всіма швидкими відповідями у розділі "Швидкі відповіді", що спрощує їх організацію та оновлення.

Як настроїти швидку відповідь на повідомлення WhatsApp за допомогою ControlHippo?

Бажаєте покращити якість обслуговування клієнтів? Скористайтеся функцією "Шаблони" у WhatsApp Shared Inbox від ControlHippo - налаштуйте її за допомогою цих простих кроків.

Крок 1: Зареєструйтесь та увійдіть до системи ControlHippo

Щоб розпочати роботу з ControlHippo, виконайте такі дії: https://controlhippo.com/whatsapp-shared-inbox/

• Відвідайте веб-сайт ControlHippo.
• Зареєструйтесь та увійдіть до системи, вказавши свою адресу електронної пошти.

Крок 2: Підключіть свій обліковий запис WhatsApp

• Після входу в ControlHippo на комп'ютері з'явиться екран вітання.
• Підтвердьте справжність облікового запису, відсканувавши QR-код, що відображається на екрані комп'ютера, за допомогою мобільної програми WhatsApp.

Крок 3: Створення повідомлень швидкої відповіді WhatsApp

Тепер, коли ваш обліковий запис WhatsApp підключено до ControlHippo, настав час створювати повідомлення швидкої відповіді.У ControlHippo перейдіть до розділу "Шаблони" і натисніть "Створити шаблон", а потім виконайте такі дії:

• Категорія шаблону: Виберіть одну категорію (утиліта, маркетинг або автентифікація) зі списку.
• Ім'я шаблону: Це ім'я або ярлик, який ви вводитимете для запуску швидкої відповіді. Наприклад, якщо ви налаштовуєте швидку відповідь для адреси вашого підприємства, в якості імені шаблону можна використовувати адресу.
• Формат шаблону: Введіть повне повідомлення, яке потрібно використовувати як швидку відповідь. У прикладі введіть адресу вашого підприємства.
• Надіслати: Після введення імені та повідомлення натисніть "Надіслати", щоб зберегти швидку відповідь.

Крок 4: Використовуйте швидкі відповіді WhatsApp

Тепер ви можете використовувати свою коротку відповідь у чатах клієнтів, коли ви її розробили. Просто введіть ім'я шаблону, який ви призначили, зі зворотним слєшем (/) (наприклад, "/address") у вікно чату, коли захочете відправити збережене повідомлення. Надсилання спрощується за допомогою ControlHippo, який дозволить вам вибрати написане вами повідомлення швидкої відповіді.

Крок 5: Редагування або видалення швидких відповідей

Щоб змінити або видалити швидку відповідь, поверніться на панель керування ControlHippo Dashboard та виберіть "Шаблони". Знайдіть швидку відповідь, яку потрібно змінити або видалити, і натисніть на неї. У разі необхідності швидку відповідь можна видалити, а також змінити назву шаблону та повідомлення.

Примітка: В той час, як WhatsApp надає швидкі відповіді тільки для робочих номерів WhatsApp, з ControlHippo ви можете використовувати швидкі відповіді як для особистих, так і для робочих номерів.

13 шаблонів повідомлень швидкої відповіді WhatsApp

Повідомлення швидкої відповіді - потужний інструмент для ефективного та результативного обслуговування клієнтів у WhatsApp. Вони дозволяють оперативно відповідати на поширені запити, заощаджуючи час та забезпечуючи послідовний зв'язок. Нижче ми навели 13 шаблонів швидких відповідей WhatsApp, які ви можете використовувати для покращення якості обслуговування клієнтів.

1. Вітальне повідомлення

• "Доброго дня! Дякую, що зв'язалися з нами. Чим ми можемо допомогти вам сьогодні?"
• "Привіт! Ми раді бачити вас тут. Чим ми можемо допомогти вам сьогодні?"
• "Ласкаво просимо! Ваші питання та проблеми важливі для нас. Чим ми можемо вам допомогти?"

2. Робочий годинник

• "Наша команда готова допомогти вам у робочі години з понеділка по п'ятницю, з 9 ранку до 6 вечора".
• "Ми працюємо з понеділка по п'ятницю з 9 ранку до 6 вечора. Не соромтеся зв'язатися з нами у цей час".
• "Ми готові допомогти вам у будні з 9 ранку до 6 вечора. Будь ласка, зв'яжіться з нами в робочий час".

3. Статус замовлення

• "Ваше замовлення з артикулом #[Номер замовлення] в даний час знаходиться в дорозі до вас. Ви можете відстежувати його просування за цим посиланням [Посилання для відстеження замовлення]".
• "Добре новини! Ваше замовлення № [Номер замовлення] знаходиться в дорозі. Для отримання інформації про відстеження скористайтеся цим посиланням [Посилання для відстеження замовлення]".
• "Ваше замовлення #[Номер замовлення] знаходиться в дорозі! Щоб відстежити його, перейдіть за цим посиланням [Посилання для відстеження замовлення]".

4. Інформація про продукт

• "[Назва продукту] доступна у трьох розмірах: Маленький, Середній та Великий. Який розмір вас цікавить?"
• "[Назва продукту] випускається в різних розмірах, включаючи малий, середній та великий. Повідомте нам про ваші уподобання".
• "Наш [назва продукту] універсальний, є варіанти розмірів: малий, середній та великий. Який розмір відповідає вашим потребам?"

5. Інформація про ціни

• "Наші ціни залежать від продукту і кількості. Щоб надати точну ціну, будь ласка, вкажіть продукт і кількість, що вас цікавить."
• "Для отримання детальної інформації про ціни нам необхідно знати конкретний продукт та кількість, яку ви шукаєте. Чи не могли б ви надати ці дані?"
• "Щоб назвати точну ціну, нам потрібна інформація про продукт і кількість, яка вам потрібна. Будь ласка, поділіться цими даними".

6. Політика повернення та відшкодування

• "Наша політика повернення та відшкодування дозволяє повернення протягом 30 днів з моменту покупки. Щоб продовжити, будь ласка, вкажіть номер вашого замовлення для обробки."
• "Ви можете оформити повернення протягом 30 днів з моменту покупки відповідно до нашої політики повернення. Будь ласка, вкажіть номер вашого замовлення, щоб розпочати процес".
• "Ми приймаємо повернення протягом 30 днів з моменту покупки. Якщо ви хочете повернути товар, будь ласка, повідомте нам номер вашого замовлення."

7. Часті питання

• "Ми зібрали відповіді на запитання, що часто ставляться в розділі FAQ. Ви можете знайти їх [Посилання на FAQ]".
• "Щоб отримати швидкі відповіді на запитання, що часто ставляться, відвідайте нашу сторінку FAQ [посилання на FAQ]".
• "Наша сторінка FAQ [посилання на FAQ] – цінний ресурс для пошуку відповідей на поширені питання".

8. Контактна інформація

• "Для отримання подальшої допомоги звертайтеся до нас електронною поштою [адреса електронної пошти] або телефоном [номер телефону]".
• "Якщо вам потрібна допомога, ви можете зв'язатися з нами по електронній пошті [Адреса електронної пошти] або по телефону [Номер телефону]".
• "Якщо у вас виникли запитання або вам потрібна допомога, ви можете зв'язатися з нами електронною поштою [Адреса електронної пошти] або зателефонувати нам по телефону [Номер телефону]".

9. Технічна підтримка

• "Наша служба технічної підтримки готова допомогти. Будь ласка, опишіть проблему, з якою ви зіткнулися, і ми допоможемо вам її вирішити".
• "Якщо у вас виникли технічні труднощі, наша служба підтримки готова допомогти. Будь ласка, повідомте подробиці проблеми, і ми намагатимемося її вирішити".
• "У нас є спеціальна команда технічної підтримки, готова допомогти вам. Для вирішення будь-яких технічних проблем, будь ласка, поясніть проблему, і ми надамо рішення."

10. Підтвердження призначення

• "Ваша зустріч на [дата і час] підтверджена. Ми з нетерпінням чекаємо на можливість допомогти вам у цей час".
• "Відмінні новини! Ваша зустріч на [Дата та час] підтверджена. Ми будемо готові допомогти вам".
• "Ми успішно призначили вам зустріч на [дату та час]. Ми будемо раді допомогти вам у вибраний вами час".

11. Інформація про передплату

• "Докладну інформацію про наші плани передплати можна знайти на нашому сайті [Посилання на передплату]".
• "Вичерпну інформацію про наші плани передплати ви можете знайти на нашому сайті [Посилання на передплату]".
• "Цікаєте нашими пропозиціями щодо передплати? Ви можете дізнатися всі подробиці на нашому сайті [Посилання на передплату]".

12. Запит зворотного зв'язку

• "Ваші відгуки дуже важливі для нас. Будь ласка, приділіть час і поділіться своїми думками про наш сервіс, натиснувши на це посилання [Посилання на відгук]".
• "Ми щиро цінуємо ваші відгуки. Щоб висловити свою думку про наш сервіс, перейдіть за цим посиланням [Посилання на відгук]".
• Ваші відгуки допомагають нам удосконалюватися.Будь ласка, перейдіть за цим посиланням [Посилання на відгук], щоб поділитися своїми думками про наш сервіс."

13. Повідомлення з подякою

• "Дякую, що вибрали наші послуги. Якщо у вас виникнуть додаткові питання, не соромтеся їх ставити. Ми цінуємо ваш бізнес!"
• "Ми цінуємо ваш бізнес і дякуємо вам за те, що обрали нас. Якщо у вас виникнуть додаткові питання, будь ласка, не соромтеся їх ставити".
• "Ваша підтримка означає для нас дуже багато. Якщо вам коли-небудь знадобиться допомога або виникнуть питання, будь ласка, звертайтесь. Дякую!"

Висновок

Налаштування повідомлень швидкої відповіді в WhatsApp за допомогою ControlHippo - це розумний крок для компаній, які прагнуть оптимізувати взаємодію з клієнтами та забезпечити ефективні та послідовні відповіді. Більше того, ви можете використовувати вищезгадані шаблони для покращення якості обслуговування клієнтів.

Оновлено 17 жовтня 2024 р.

Supriya є важливим змістом розробника з значним досвідом в домашній комунікальній комунікації рішень. Він має дотриманий запис Record delivering insights, що empower організації до optimize customer engagement. Відомий про розгортання краєвиду комунікаційної технології, Supriya stays на фронті trends в області.