Як зробити правильний запит в архів про предків

Якщо Ви хочете дізнатися, як зробити запит до архіву про родичів або предків, то ця публікація, безумовно, для Вас. Запити населення поділяються на три типи: соціально-правові (довідки з трудового стажу тощо), тематичні (інформація біографічного характеру про людину) та генеалогічні. Для перших двох видів передбачені окремі матеріали, а тут детально розглянемо питання про те, як зробити запит до архіву про предків. Посилання на безкоштовне завантаження зразків кількох форм знаходиться наприкінці статті, але перед відправкою рекомендуємо ознайомитися з роз'ясненнями, щоб підвищити ймовірність позитивної відповіді з відомостями про предків від державної установи. Для тих читачів, хто хоче заощадити час та нерви, пропонуємо замовити генеалогічний запит до архіву про родичів у нашому бюро фамільних досліджень. В рамках цієї послуги ми за символічну плату складемо грамотний текст і повідомимо точні координати архівів, куди необхідно направити заяву. Далі читайте цікаві нюанси взаємин із співробітниками читальних залів та відділів зберігання документів, оскільки, як правило, саме вони працюють із запитами про родичів, які надходять від громадян.

Перед тим, як зробити запит до архіву про предків, зверніть увагу на важливий психологічний фактор при спілкуванні з представниками регіональних організацій, куди мають передаватися документи віком понад сто років з органів РАГСу.Засновники сайту livemem.ru проводили пошук родичів у понад п'ятдесяти регіонах країни і, враховуючи цю статистику, виявлено, що більшість персоналу державних архівів є освіченими та інтелігентними людьми. За словами співробітників, не в їхніх інтересах затягувати процес обробки архівних запитів, оскільки чим швидше вони допоможуть заявнику, тим швидше розпочнуть безпосередні обов'язки. Варто врахувати і той факт, що доходи від вирішення завдань за запитами про родичів (а це платна послуга) йдуть до скарбниці, а не до конкретного виконавця. Зважаючи на те, що відповіді на запити до архіву про предків не належать до основної діяльності працівників, Ваша заявка може бути відхилена без пояснення причин відмови або з наданням формальної відписки. На деяких інтернет-ресурсах федеральних установ так і написано: "архів не опрацьовує запити генеалогічного характеру про родичів через сильну зайнятість фахівців".

З органами РАГС (записи актів цивільного стану) справи інакше. Відповісти на запит до архіву про родичів вони зобов'язані. Заявки кардинально різняться, когось цікавить шлюб чи його розірвання між старшими членами сім'ї, інші шукають свідоцтво про народження чи смерть родича. Законодавство періодично змінюється, через що точну процедуру виконання запитів до архіву про предків слід дізнаватися на момент звернення. В установі можуть вимагати доказу спорідненості з особистістю або свідоцтво про її смерть.Наприклад, під час одного з досліджень роду співробітник відділу зберігання документів в органі РАГС уточнив, що допускається запитувати відомості тільки про померлих, причому робити це без додаткових дозволів можуть лише діти. Передбачається, що люди відновлюватимуть свідчення особисто чи через повноважних представників. Тобто, онук, при живих батьках, не отримає позитивного результату на запит до архіву про родичів третього покоління (дідусь чи бабусь). Якщо батько чи мати не можуть займатися пошуком даних, то вони повинні оформити у нотаріуса довіреність на ім'я виконавця, яким може бути будь-хто. Однак, як уже сказано, актуальний алгоритм дій стає відомий у конкретній ситуації в період її виникнення і залежить від ступеня спорідненості громадянина, який посилає запит в архів про предків, з персоною. У суворих правилах є логіка. Мало хто з читачів зрадіє тому факту, що хтось чужий безперешкодно "копається" в біографії та стосунках їхніх родичів або проводить вивчення історії сім'ї, намагаючись знайти компромат у корисливих цілях.

Корисні послуги:

Як зробити запит до архіву про родичів сім'ї

Після роз'яснення базової концепції підходу до спілкування з архівістами перейдемо до теми публікації на генеалогічному сайті Livemem. Як зробити запит до архіву про родичів так, щоб його не проігнорували та виконали у найкоротші терміни? Спочатку визначте, до якого міського архіву чи органу РАЦС необхідно звернутися зі своєю заявою про пошук предка.Вибір установи для надсилання запиту про родичів залежить від виду завдання (відновлення свідоцтв або отримання відомостей) та дати події (народження, одруження або смерть). Але з практики діяльності нашого бюро фамільних досліджень відомо, що більш "молоді" записи актів громадянського стану зустрічаються і в Сховища регіональних архівів. Тобто, коли цікавлять сімейні документи радянського походження, то направляти запит про родичів слід відділу РАГС за місцем події, а якщо вони вже передані до фондів федеральних архівів, то Вам про це повідомлять у відповідному листі. електронної бази даних з відповідною інформацією про громадян, тому не виключено, що скоро з'явиться можливість надсилати запити про предків до місцевих організацій.

Розглядаючи випадок із запитом пошуку фактів про родичів із метричних зошитів церкви (попередники книг з актами громадянського стану, які були офіційним документом ~ до 1917 року), варто звернути увагу на те, що надходити необхідно навпаки. залежно від регіону, де сталася подія, а якщо записи не були передані їм на зберігання, то заявника перенаправлять до органів РАЦС.Зустрічаються неоднозначні ситуації, коли село (село, місто) і прихід її церкви, наприклад, 1850 року відносилося до однієї губернії, а 1851 - вже до іншої. Значить, і церковні метричні книги з сімейною історією предків по цьому населеному пункту можуть знаходитись у двох регіональних архівах. Є ймовірність, що громадянину про це не повідомлять, а на запит дадуть відповідь класичною відпискою "не виявлено". При сумнівах на тему ретельності обробки запиту до архіву про родичів – продублюйте листа до установ сусідніх міст, куди могли бути відправлені книги із записами обрядів предків по спірних територіях.

Тепер пояснимо безпосередньо саму процедуру оформлення архівної заявки на пошук відомостей про предків із написанням правильного текстового супроводу. Розглянемо ситуацію на прикладі генеалогічного запиту до державного архіву, оскільки у випадку з органами РАГС - дії досить схожі, а підготовлені нами форми за посиланням для безкоштовного скачування наприкінці публікації не потребують додаткового роз'яснення. Запит до архіву про родичів можна умовно розділити на три блоки (як у зразку на першій фотографії): куди відправляється звернення, його суть і ким направлено. Відразу скажемо, що всі частини є обов'язковими до заповнення, якщо хоча б одна буде пропущена, то з ймовірністю 99% Вашу заяву буде відхилено. Перед тим, як зробити запит до архіву про предківЗайдіть на сайт установи або уточніть по телефону, чи займаються співробітники їх виконанням у принципі.І якщо робота зі зверненнями громадян на тему пошуку даних про родичів ведеться, дізнайтеся, яким способом архіву буде зручніше прийняти заяву – електронною поштою або традиційним листом. Коли запити обробляються лише на фізичному носії (в письмовій формі), не зайвим буде укомплектувати посилку другим конвертом. На жаль, за розповідями архівістів, іноді саме через відсутність власних засобів пересилання, запити про родичів можуть бути проігноровані (що менший архів, то скромніший бюджет на спілкування про предків сім'ї).

Щодо змісту документа, то необхідно знати такі нюанси. Архів, куди надсилається запит про предків сім'ї, і відправник розташовуються у візуально єдиному просторі - у лівому верхньому кутку. При цьому заявка повинна надсилатися на ім'я директора. Точну назву та актуального керівника Ви знайдете на сайті установи. Виглядає ця частина запиту відомостей про родичів приблизно так: "Директору державного архіву такого суб'єкта Російської Федерації (області, республіки, краю і т.д.), його прізвище, ім'я, по батькові (з нового рядка)". Далі вкажіть у бланку П.І.Б. заявника, його адресу фактичного проживання (де Ви зможете отримувати кореспонденцію), а також контактні дані (номер телефону або електронну пошту, а краще обидва варіанти). Анонімні запити до архіву про родичів сім'ї та звернення без зазначення засобів зворотного зв'язку зі зрозумілих причин до виконання працівниками не приймаються.

Як скласти текст заяви, щоб збільшити шанси на позитивний результат? Вважаємо за необхідне спростувати поширений міф, який говорить: "що докладніше викласти суть запиту в архів про предків, то вище можливість отримати відповідь із відомостями родичів". Такий підхід є актуальним при взаємодії з приватними генеалогами або профільними організаціями на кшталт нашого бюро фамільних досліджень "Хранителі сімейних таємниць". Але з державними установами все має відбуватися абсолютно навпаки. Чим чіткіше і лаконічніше сформульовано завдання, тим більше шансів досягти від архіву вирішення поставленого питання та розгляду запиту про родичів у невеликі терміни. Не варто писати твір про повагу до предків, зазначте лише точні факти: місце з датою народження, населений пункт, ім'я родича, ступінь спорідненості, а також тип запису. Можна написати зразкові дані, але це збільшить вартість і час виконання генеалогічного запиту в архів про предків, а в деяких випадках унеможливить пошук інформації про родичів. Наприкінці архівного запиту відзначте, що інтерес пов'язаний із відновленням родоводу, і Ви зобов'язуєтесь сплатити за роботу. Намагайтеся вмістити суть у 3-4 рядки.

Правильний архівний запит на пошук інформації

Грамотне звернення в архів із запитом про відновлення історії предків виглядає приблизно так: "Прошу знайти в метричній книзі запис про народження (або смерті) мого прадіда такого-то (його прізвище, ім'я, по батькові) за X рік у селі (селі, місті) N. За відсутності метрик, буду вдячний, якщо повідомте про збереження ревізських казок, сповідних відомостей та інших генеалогічних джерел за цей період.При успішному пошуку родича хотілося б оформити архівну довідку (зробити виписку, ксерокопіювання або фотографію сторінки). Готовий оплатити послуги." Коли цікавить обряд одруження предків, то просто замініть фразу про народження на відповідний текст про шлюб. Співробітниками архівів не вітаються розпливчасті формулювання та масштабні запити про родичів у вигляді "проведіть генеалогічне дослідження роду" або "хочу дізнатися про родовід" .Рішення таких завдань досить утруднене, і архів навряд чи за них візьметься, оскільки генеалогія сім'ї - не профільний напрямок його діяльності. з правилами обробки заяв пишуть: "не розглядаються запити до архіву про родичів, які містять нецензурні висловлювання". Страшно уявити, з яким населенням доводиться мати справу. Не втрачайте обличчя, не паплюжіть пам'ять про предків і поводьтеся гідно!

Внизу бланка поставте дату та розпишіться. Тобто Вам необхідно роздрукувати документ, підписати та відсканувати його (якщо мова про пересилання електронною поштою). Звертаємо увагу читачів на те, що немає жодного сенсу дублювати надсилання запиту до архіву про родичів, оскільки нове звернення настане в кінець черги та створить зайве навантаження на співробітників. Краще, надішліть до установи питання: "прошу уточнити стадію виконання мого запиту від дати Y, заявник такий-то".Щодо термінів виділимо той факт, що виконання роботи архівом може зайняти як лічені дні, так і кілька місяців. В інтернеті відомі підтверджені випадки, коли на відповідь доводилося чекати і 10 місяців. Проте, задля справедливості зазначимо, що на архівні запити про предків, підготовлені фахівцями livemem.ru, результат, як правило, приходить протягом 1-2 тижнів, що ще раз підтверджує важливість правильного оформлення і чіткої постановки завдання. Враховуючи всі наші поради під час підготовки заяви, Ви зможете зробити коректний запит до архіву про родичів та отримати відомості про членів сім'ї. До речі, рекомендуємо замовити в нашому генеалогічному бюро докладний план проведення дослідження, який полегшить реалізацію пошуку предків, а також підвищить ефективність витраченого часу та вкладених коштів на відновлення родоводу.

Автор: Андрєєв Максим Олександрович

Ми будемо вдячні, якщо Ви поділитеся посиланням на цю публікацію зі своїми друзями.

Всі права захищені, копіювання тексту допустиме лише з розміщенням посилання на livemem.ru

Як зробити запит до архіву та отримати архівну довідку

Державний архів – це підприємство, яке зберігає дані про громадян та організацій у межах п'ятдесяти років з моменту їх отримання. Найчастіше виписки та довідки з архіву потрібні для підтвердження трудового стажу, якщо було втрачено трудову книжку, а підприємство-роботодавець припинило своє існування.
На підставі запитів архів видає:

• Довідки;
• Копії документів;
• Виписки;
• Інформаційні листи та інші документи.

Звернутися за отриманням даних може будь-який громадянин РФ або іноземний громадянин, а також юридична особа.У видачі документів можуть відмовити, якщо виписки розкривають персональні дані третіх осіб або є таємницею.

Види запитів до архіву

Громадяни та юридичні особи мають право робити безліч запитів до державного архіву. Для спрощення роботи органу всі запити розподіляються за видами.
Запити на оформлення виписок поділяються на:

• Запити щодо певних подій та фактів, що потребують підтвердження чи встановлення, включаючи факти трудової діяльності, отримання допомоги та майнових прав.
• Генеалогічні запити щодо інформації про спорідненість, громадянство та шлюби, які допомагають громадянам встановити родинні зв'язки.
• Запити соціального характеру, які необхідні встановлення прав громадян отримання пенсій, різних пільг і компенсацій.

Також архів зберігає всі відомості, що стосуються діяльності всіх організацій та підприємств на території РФ. Архівні дані допомагають відновити документи та трудовий стаж, встановити родинні зв'язки між громадянами, отримати належні пільги та з'ясувати історію сім'ї.

Порядок оформлення запиту

Замовити архівну довідку можна через державний портал Держпослуги та електронну пошту, а також особисто за допомогою відвідування МФЦ або органів місцевого самоврядування. Залежно від способів оформлення звернення довідки та виписки можуть надаватися у паперовому та електронному вигляді.

Для оформлення запиту заявнику знадобиться:

• Скласти заяву за встановленою формою.
• Зібрати необхідні надання виписки чи довідки документів.
• Звернутися до органів місцевого самоврядування або багатофункціонального центру.
• Отримати розписку про отримання документів від працівника установи.
• Відвідайте установу для того, щоб отримати документи у паперовому вигляді.

При задоволенні вимог заявника йому видається відповідний запит документ. Якщо уповноваженими органами прийнято рішення про відмову у наданні відомостей, то заявнику даються розгорнуті пояснення щодо причин відмови та порядку оскарження цього рішення.

Складання заяви

Заява про видачу архівних документів складається за певною формою, яку видають в установі перед оформленням запиту. Також форму можна завантажити на порталі Держпослуги та заповнити її перед відвідинами закладу.

У заяві зазначається:

• Найменування підрозділу адміністрації, до якого подається запит;
• ПІБ заявника, адреса проживання та номер телефону фізичної особи;
• Адреса реєстрації юридичної особи та контактний номер телефону;
• Електронна нирка, якщо вона є у заявника;
• Короткий опис запиту;
• Перелік усіх документів, що додаються до запиту;
• Спосіб отримання результату запиту.

Додатково заявник повинен вказати згоду на обробку персональних даних, інакше уповноважені особи не зможуть виконати запит. Також наприкінці заяви ставиться дата її складання та підпис заявника або його представника.

Необхідні документи

Більшість запитів вимагає обов'язкового надання будь-якого пакету документів. У разі відмови заявника у їх наданні, в наданні послуги буде відмовлено з відповідним записом у поясненнях. Оскаржити це рішення не вийде.

До загального списку обов'язкових документів належать:

• Заява за формою, визначеною державним архівом;
• Паспорт заявника або інший документ, що його замінює, включаючи тимчасове посвідчення особи;
• Документ, що підтверджує право заявника на дії від імені юрособи, якщо доступ до даних потрібний організації, а не фізичній особі;
• Згода на використання персональної інформації та доступу до неї від третіх осіб, якщо заявнику потрібне надання інформації, зокрема, про цих осіб.

Якщо до державного архіву звертається представник заявника, то від його імені додатково надаються представницькі документи, що підтверджують право на представлення інтересів громадян, а також нотаріальну довіреність на дії від імені довірителя. Якщо дані документи не будуть надані, то прийняття заяви виявиться неможливим, буде потрібна особиста присутність заявника.

Співробітник, що приймає документи, ретельно перевіряє отримані документи і звіряється зі списком додатків, а потім видає розписку про їх отримання. Якщо документів недостатньо для отримання зазначених відомостей, то працівник робить відповідний запис на бланку заяви.

У такому разі заявнику буде потрібно або надати документи, що бракують, у встановлений термін, або відкликати заяву до моменту наступного звернення. При відкликанні документів робиться відмітка про це на бланку заяви, а всі додатки повертаються заявнику.

Термін виконання заяви

Місцева адміністрація або районне відділення МФЦ зобов'язані виконати запит заявника відповідно до його вимог. Запит виконується лише у випадку, якщо заявник має право на отримання документів. Частина послуг архіву платна, прейскурант залежить від тематики запиту та його особливостей. Безкоштовно надаються довідки та копії, які безпосередньо пов'язані з призначенням громадянам пенсійних відрахувань, пільг та компенсацій.

Терміни виконання заяви становлять 23 робочі дні, що еквівалентно приблизно 30 календарним. За порушення цього терміну заявник має право звернутися до уповноважених органів зі скаргою. Зазвичай розглядом скарг займається спеціальний співробітник у місцевій адміністрації, тому скаргу можна подати до адміністрації чи відділення МФЦ.

Підстави для відмови у видачі архівних документів

Уповноважені органи мають право відмовити у виконанні запиту, якщо виконавцями виявлено підстави, які безпосередньо не дозволяють виконати послугу. Не допускається відмова у виконанні послуги без пояснення причин відмови та без вказівки порядку оскарження такого рішення. При фізичній відсутності документів внаслідок їх повної або часткової втрати заявник повинен бути попереджений про це.

До основних причин відмови у видачі архівних документів относятся:

• Подання неповного пакета документів до заяви або повна відмова від надання необхідних документів.
• Недостатня кількість інформації про запит - відсутність дат, періодів, характеристик та інших важливих відомостей.
• Пряма відсутність архівних документів у адміністрації, за якими необхідно виконати послугу. Часто це пов'язано з фізичною втратою архівних копій через пожежі чи інші надзвичайні події.
• Необхідність розголошення персональних даних третіх осіб, якщо заявником не було надано їхньої згоди на обробку даних.

Заява, оформлена не за формою, не буде прийнята до розгляду, про що заявника буде попереджено. Тому при особистому зверненні найкраще заповнити бланк запиту на місці у присутності співробітника адміністрації або МФЦ, а у разі звернення онлайн скористатися формою на порталі Держпослуг.

Як написати та подати скаргу на державний архів

Оскарження дій службовця державного архіву найчастіше здійснюється у досудовому порядку шляхом подання відповідної скарги на дії (бездіяльність) уповноваженої особи. Скарги на керівників місцевих державних архівів подаються до державного архіву регіону його знаходження, а на регіональне відділення до державного архіву Росії.
Важливо! Якщо винним у неякісному чи невчасному наданні послуги є співробітник МФЦ, то скарга на його дії подається безпосередньому керівнику.

Подання скарги є правомірним у таких випадках:

• Істотного порушення термінів виконання послуги, включаючи строки реєстрації заяви та отримання результатів;
• неправомірної вимоги документів;
• Вимоги додаткової оплати послуг, які оплачені відповідно до встановленого у регіоні прайсу державного архіву або надаються безоплатно;
• Необґрунтованої відмови у прийнятті заяви або додатків до неї;
• Неправомірної відмови у виправленні допущених помилок та друкарських помилок, а також у разі видачі не тих документів, які були запитані за заявою;
• Будь-яких інших порушень.

Цей перелік підстав не є вичерпним, оскільки містить найзагальніші ситуації, з якими можуть зіткнутися заявники під час оформлення запитів. Скарги подаються при особистому відвідуванні уповноважених осіб, а також через електронну пошту або заяви на офіційних сайтах установи.

Заявник має право подати скаргу:

• Особисто у відділі МФЦ у режимі «одного вікна»;
• Надіслати поштовим відправленням на ім'я керівника організації з повідомленням про вручення;
• За допомогою порталу Держпослуг або на сайті відділення архіву у регіоні (не у всіх регіонах сайти архіву дозволяють подавати скарги).

За підсумками розгляду скарги перевіряюча особа складає рішення про задоволення (повністю або частково) скарги або про відмову у її задоволенні. При цьому у рішенні обов'язково вказуються всі підсумки та результати перевірок, а також правові підстави, згідно з якими було ухвалено рішення.

Скарга складається лише письмово, допускається її написання повністю від руки чи машинним набором. У разі її подання в електронному вигляді необхідна наявність електронного підпису заявника або сканований варіант заяви, на якому підпис ставиться ручкою і потім завантажується через сканер для відправки.

Будь-яка скарга має містити таку інформацію:

• Повне юридичне найменування організації, не можна коротко написати «Держархів», потрібна його повна назва із зазначенням міста;
• ПІБ та посада особи, яка уповноважена розглядати подібні скарги;
• ПІБ, посада та інша інформація про працівника, дії якого оскаржуються;
• ПІБ заявника, а за наявності представника та його дані також, а також адресу проживання, контактний телефон та електронну пошту за наявності;
• Юридична інформація про організацію, якщо заявником виступає юридична особа, а також дані представника, що діє від його імені;
• Дату складання та номер запиту до державного архіву, на який складається скарга;
• Повна інформація про дії (бездіяльність) працівника держархіву та (або) МФЦ, які стали підставою для звернення;
• Підстави та докази, на підставі яких було складено документ;
• Загальні вимоги та список додатків.

У самому низу проставляється дата складання спілкування, а також підпис заявника із розшифровкою.У разі подання скарги представником на бланку робиться відповідна позначка та надається довіреність або інший документ, що підтверджує повноваження.

Строки та порядок розгляду

Будь-яка скарга, яка надходить на працівника архіву, реєструється у системі. Строк реєстрації не може перевищувати одного дня, наступного за днем ​​її подання. У разі порушення цього терміну заявник має право скаржитися до вищої установи. За загальним правилом термін розгляду скарги має перевищувати 15 робочих днів.

Термін розгляду може бути знижений до п'яти робочих днів, якщо скарга подається у разі:

• Відмови уповноваженої особи прийняти заяву та додатки до неї для видачі довідки, копії чи інших документів із держархіву;
• Відмовлення співробітником установи виправити друкарські помилки в документі або фактичні помилки, які містяться у виданих документах;
• Порушення строків для внесення виправлень.

За підсумками перевірки виноситься відповідне рішення. Незалежно від прийнятого рішення, якщо заявник не погоджується з його результатами, він може звернутися до суду. Також допускається одночасне звернення до уповноважених органів зі скаргою, а також до суду з аналогічною позовною заявою, де відповідачем виступатиме архів.

Практикуючий юрист. Судові суперечки з питань призначення та перерахунку пенсій

Читайте також:

Що робити, якщо втрачено трудову книжку?