Як написати діловий лист
День офісного працівника розпочинається з перевірки електронної пошти. Ділові листи – це частина рутини, і цю рутину доводиться витрачати багато часу. Так, згідно з Wall Street Journal, офісні працівники приділяють зборам та листуванню поштою загалом два повні дні на тиждень.
У статті розповімо, якою має бути структура ділового листа, як воно має бути оформлене, розглянемо різні види ділових листів та те, чим вони відрізняються.
Види ділових листів
Ділові листи бувають різними. Відмінності – у меті. Можна виділити кілька видів.
- Гарантійне. Такий лист направлено на звернення з проханням та наданням гарантії щодо виконання зобов'язань зі свого боку. Зміст його приблизно такий: «Просимо надати товар. Оплату гарантуємо до 31.10.2023».
- Комерційна пропозиція. Відправник виступає з конкретною пропозицією та розповідає про умови співпраці.
- Повідомлення. Це лист, у якому відправник про щось повідомляє одержувачів. Наприклад, про зміну банківських реквізитів.
- Оферта. Це текст про постачання товару чи надання послуг. У ньому вказують найменування послуги чи товару, ціну, термін, місце.
- Рекламація (офіційна претензія). У такому листі відправник повідомляє про неякісний товар/послугу або неякісне виконання зобов'язань.
- Супровідний лист. Наприклад, опис вкладень у конверт під час надсилання документів.
- Підтвердження про отримання. Відправник повідомляє, що документи отримано.
- Прохання. Такий лист починається зі слів «Прошу», «Просимо» тощо. буд. Його відправляють, як правило, якщо хочуть отримати документи/квитанцію/накладні/рахунки тощо. буд.
- Нагадування. У листі повідомляють про наближення якоїсь події – дата заходу, закінчення терміну договору тощо. буд.
- Вітання. У такому листі міститься вітання з будь-яким святом, значимим для цієї галузі чи компанії.
- Запрошення. Наприклад, запрошення на конференцію чи виставку.
Кожен із цих листів спрямований на певний вид корпоративної взаємодії, але при цьому підхід до написання приблизно однаковий.
Структура ділового листа
У ділових листах прийнято дотримуватись певної структури. Розглянемо структуру з прикладу комерційного пропозиції – найпоширенішого виду ділових листів.
Заголовок
Розташовується у темі листа. Заголовок повинен містити суть звернення: наприклад, «Комерційна пропозиція від ТОВ «Кульки за ролики». Також він може вказувати на вигляд комерційної кореспонденції - "Видання", "Рахунок" та інше.
Звернення
Лист обов'язково адресований комусь. Якщо це одна людина, то до неї потрібно звернутися на ім'я. Якщо до групи осіб, то звернення звучатиме як «Шановні панове» або за назвою компанії.
Вступний абзац
У ньому міститься коротка суть звернення, тут можна прямо повідомити про ваші наміри. Наприклад, «Бажаємо запросити вашу компанію до співпраці. » або «Пропонуємо взяти участь у майстер-класі. ».
Основна частина
Розкриває подробиці. На цьому етапі говорять про умови співробітництва та позначають усі важливі деталі.
Висновок
У висновку міститься короткий висновок або заклик до дії. Наприкінці можна додати, що компанія буде рада співпраці і з нетерпінням чекає на свою пропозицію.
Підпис
Кожен лист має автора – вважається поганим тоном не підписувати повідомлення.Підпис включає ПІБ відправника, його посаду і контакти.
Структура змінюватиметься залежно від виду листа. Наприклад, у рекламації чи привітанні підхід буде трохи іншим. Але при цьому обов'язково має бути тема, звернення та підпис.
Етикет у діловому листуванні
У діловому листуванні є своє негласне зведення правил. І начебто, якщо їх не дотримуватися, нічого страшного не станеться, проте грамотне оформлення листа відображає вашу повагу до отримувача та його часу.
Тема
Вона має бути зрозумілою та викладати всю суть питання. Це робиться для того, щоб одержувач зміг без проблем знайти потрібний лист за ключовими словами – особливо, коли справа стосується звітів, договорів, чеків, квитанцій та інших документів.
Приклад 1
Тема: Надсилаю договір
Приклад 2
Тема: Договір про надання послуг від 1.10.2023
Погодьтеся, у другому варіанті більше турботи про читача, ніж у першому. По-перше, одразу зрозуміло, про що йдеться. А по-друге, адресат швидше знайде потрібний лист у разі потреби.
Цільова дія
При надсиланні листа ви завжди маєте на меті: запитати, домовитися, відзвітувати і т.д. буд. Тому при складанні листа радимо відмовитись від неточних формулювань.
Приклад 1
Привіт! Скажіть, будь ласка, коли ви вільні?
Приклад 2
Іване, привіт! Мене звуть Олена, я представляю компанію ТОВ «Роги та копита». Ви дали попередню згоду на участь у вебінарі «Як відрізнити роги від копит» як спікера. Будь ласка, напишіть зручний час для зустрічі, щоб ми змогли запланувати захід.
Перший лист адресат може залишити без відповіді і матиме рацію. У другому листі одразу зрозуміло, з якою метою відправник цікавиться його планами.
Звернутися по імені та представитися
У попередньому прикладі першого листа було надіслано без звернення до одержувача, та й відправник забув представитися. У другому листі ми і звернулися до одержувача, і представилися.
Для чого це потрібно? Звернення на ім'я підвищує довіру - так лист уже не здається знеособленим спамом. Ну, а представитися потрібно для того, щоб адресат знав, хто до нього звертається.
Звісно, треба враховувати контекст. Наприклад, якщо ви пишете лист не конкретній людині, а компанії, то звертатися на ім'я не потрібно. А якщо це не перший лист у листуванні, то й подаватися теж немає необхідності.
Тон при цьому має бути поважним – жодного панібратства.
Вигоди
Швидше за все, одержувач не захоче витрачати на вас час, якщо знає, що нічого не отримає натомість. Тому при поводженні з комерційною пропозицією, розкажіть не лише про свої цілі, а й про користь для одержувача.
Приклад 1
Приходьте як спікера! Ми на вас дуже чекаємо!
Приклад 2
Приходьте до нас як спікера. Глядачі вебінару – ваша цільова аудиторія та потенційні клієнти. В анонсі ми обов'язково повідомимо про вас і залишимо посилання на сайт, а на вебінарі докладніше розповімо про вашу діяльність.
У першому випадку спікер не бачить собі ніякої вигоди. У другому випадку – з'являються більш вагомі причини відвідати захід.
Час
Робочі листи слід надсилати у робочий час: з 8:00 до 19:00. Не всім подобається отримувати ділові повідомлення після 21 години, і як мінімум на такі листи користувач може просто не відповісти.
Правила написання ділових листів
Навіть структура ділового листа не така важлива, як відсутність орфографічних, стилістичних і пунктуаційних помилок.Діловий лист обов'язково має бути «чистим», щоб у отримувача склалося позитивне враження. Перевірити листа на помилки можна за допомогою спеціальних сервісів.
Обов'язково потрібно розбивати текст на абзаци – це полегшить його сприйняття.
У змісті не повинно бути нічого зайвого, а сам текст не повинен займати надто багато місця: бажано, щоб у листі було не більше ніж 2000 символів (сторінка А4).
Намагайтеся уникати захоплених формулювань, дотримуйтесь нейтрального тону. Також у діловому листі неприпустимо сленг, просторіччя, скорочення слів та емоційні відтінки.
Читайте також
Декілька способів надіслати діловий лист
Офіційний лист можна надіслати кількома способами.
- Електронна пошта. Це найшвидший і найзручніший спосіб, яким зараз користуються більшість компаній. Такий спосіб має і мінус – наприклад, лист може загубитися, тому що в адресата може бути занадто багато листів. Не виключені і збої поштових провайдерів, коли повідомлення може полетіти в папку спам. Тому після надсилання електронного листа бажано впевнитись, що адресат його отримав.
- Замовний лист. Цей спосіб використовується дедалі рідше. Лист поштою чи кур'єрськими службами доставляється протягом кількох днів. Ви можете скористатися функцією сповіщення про вручення. Такий спосіб застосовують у випадках, коли надсилають оригінали документів, а також листи, засвідчені підписами та печатками.
- Факс або месенджери. Цей спосіб підходить тим, хто наперед обмовив можливості такого формату листування. Як правило, під час спілкування в месенджерах співрозмовники не дотримуються структури ділового листа.
Висновок
Для кожного випадку є свій вид ділового листа – серед них повідомлення, вітання, оферта, комерційна пропозиція тощо.
Структура стандартного листа складається з заголовка, звернення, вступного абзацу, основної частини, висновків та підпису. Однак, цей формат може бути змінений залежно від виду листа.
У діловому листуванні є свій етикет. Важливо приділяти увагу тому, як лист складено і коли відправляється, а також не допускати помилок.
Надіслати діловий лист можна надіслати електронною поштою, звичайною поштою або за допомогою месенджерів.
Як представитися в електронному листі (з прикладами)
Електронна пошта – найпоширеніша форма спілкування у діловому світі. Деякі професіонали отримують сотні чи навіть тисячі електронних листів на день. Це зайняті люди, і щоб зацікавити одержувача, ви повинні написати чітке та інформативне уявлення про себе.
Програми для Windows, мобільні програми, ігри - ВСЕ БЕЗКОШТОВНО, у нашому закритому телеграм каналі - Підписуйтесь:)
Професійний формат електронної пошти
- Сюжетна лінія
- Вітання
- Тіло
- Закриття
- Підпис
Найкращі практики:
Визначте свою мету, подумайте про свою аудиторію, будьте лаконічні, відкоригуйте свою електронну пошту, дотримуйтесь належного етикету і не забувайте про подальші дії.
У цій статті ми пояснимо, як представитися в електронному листі, і надамо шаблон та приклади уявлень електронної пошти, які допоможуть вам скласти власну виставу.
Що таке електронний лист з уявленням про себе?
Електронний лист з уявленням про себе — це повідомлення, яке відправляє людина, яку ви ніколи не зустрічали, з інформацією про те, хто ви є.Метою електронного листа зазвичай є прохання, наприклад, запит інформації про роботу, прохання про пораду чи спробу продати продукт чи послугу. Щоб отримати відповідь, вступний електронний лист має привернути увагу та зацікавити одержувача.
Як представитися в електронному листі
Використовуйте ці кроки, щоб написати привабливий вступний лист:
- Знайдіть спільний контакт
- Використовуйте інформативну тему листа
- Персоналізуйте своє привітання
- Напишіть про іншу людину
- Поясніть, чому ви звертаєтесь
- Увімкніть заклик до дії
- Подякуйте та закрийте
- Коректура
1. Знайдіть спільний контакт
Перш ніж представитися в електронному листі, спочатку перевірте, чи є у вас спільні знайомі з отримувачем. Якщо ви знаєте когось, хто працює в тій же компанії або навчався разом з ним у коледжі, спробуйте запитати у вашого спільного контакту, чи готові вони представити вас чи дозволити згадати своє ім'я у листі.
2. Використовуйте інформативну тему листа
Рядок теми електронного листа – це перше, що побачить одержувач, і це, ймовірно, вплине на його рішення про те, чи відкривати та читати електронний лист. Ви повинні написати тему листа, яка буде професійною, інформативною та короткою. Якщо ви запитуєте про відкриту вакансію, ви можете використати рядок теми, наприклад, «Запит на вакансію продавця-консультанта». Якщо ви подаєте заяву про прийом на роботу або запитуєте інформацію, вкажіть свою мету, наприклад, «Заява про продавця-консультанта» або «Запит інформації про тенденції в маркетингу».
3. Персоналізуйте своє привітання
Почніть свій електронний лист із привітання, адаптованого для одержувача.Якщо ви надсилаєте електронного листа комусь із традиційно формальної галузі, такої як фінанси чи юриспруденція, використовуйте «Шановна пані» та прізвище людини. сказати «Привіт» і назвати його ім'я. Вивчіть людину та компанію в Інтернеті, перш ніж писати електронний лист, щоб спробувати з'ясувати, яке привітання буде доречним.
4. Напишіть про іншу людину
Хоча ви повинні представитися, вказавши своє ім'я та посаду на початку листа, ваш початковий абзац повинен бути зосереджений на одержувачі. що ви захоплюєтеся їхньою організацією. Хороший спосіб залучити когось — почати з загального інтересу, наприклад, ходити в одну школу або рости в одному районі.
5. Поясніть, чому ви звертаєтесь
Швидко поясніть, чому ви надсилаєте електронного листа одержувачу. Увімкніть, як ви знаєте їх і отримали їх адресу електронної пошти.
6. Увімкніть заклик до дії
Останній розділ електронного листа повинен містити запит або заклик до отримувача. Зробіть свій запит коротким і конкретним, наприклад, попросіть зустрітися, щоб обговорити певну тему, для заяви про прийом або інформацію про відкриту вакансію. як ввічливе прохання, а не як вимога.Наприклад, «Я доклав своє резюме, сподіваючись, що ви розглянете мене на цю посаду».
7. Подякуйте та закрийте
Перед тим, як закінчити лист, подякуйте одержувачу за витрачений час. можете увімкнути посилання на свій професійний онлайн-профіль або портфоліо робіт.
8. Вичитування
Перед відправкою листа перевірте його на наявність орфографічних або граматичних помилок. можете спочатку надіслати електронного листа самому собі, щоб побачити, як він виглядає, коли одержувач відкриє його.
Офіційний шаблон ознайомлювального електронного листа
Розгляньте можливість використання цього шаблону для написання офіційного вступного електронного листа:
дорога [recipients name],
Мене звуть [include your first and last name]і я [include a compliment about the recipient]. ].
Дякую за вашу увагу та час.
Щиро,
[Your name]
[Contact information]
Приклади введення електронної пошти
Ось три приклади електронних листів, які можуть надихнути вас на написання власного:
- Електронна пошта заяви про прийом на роботу
- відкрити запит позиції
- Запит інформації
Електронна пошта заяви про прийом на роботу
Тема: Заява ІТ-фахівця
Шановний пане Арно,
Мене звуть Лідія Рената, і я дуже захоплююсь роботою над новими програмними програмами, яку робить Bright Technology. Я звертаюся до вас сьогодні, тому що побачив вашу адресу електронної пошти, вказану як контактну особу для відкритої вакансії ІТ-фахівця, розміщеної в Інтернеті. Я доклав своє резюме та супровідний лист до цього листа, і я сподіваюся, що ви розглянете мене на цю роль.
Дякую за вашу увагу та час.
Щиро,
Лідія Рената
[email protected]
(452) 893-2314
[email protected]
відкрити запит позиції
Тема: Запит на посаду вчителя історії
Шановна пані Перес,
Я бачив нещодавню статтю в «Геральді» про вашу роботу з учнями з малозабезпечених сімей і хочу привітати вас з успіхом на посаді директора середньої школи Маунт-Крістал. Мене звуть Марк Сантіні, і мене цікавить відкрита вакансія вчителя історії, вказана на вашому сайті.
Я звертаюся за додатковою інформацією щодо цієї посади. Це повний чи неповний робочий день і які курси є частиною навчальної програми? Буду вдячний, якщо Ви відповісте на цей лист або зателефонуйте мені за номером, вказаним нижче.
Дякую за час.
Щиро,
Марк Сантіні
[email protected]
(452) 893-2314
Запит інформації
Тема: Інтерв'ю з дослідження ринку.
Шановна пані Фурньє,
Я прочитав нещодавній профіль про ваш успіх як рієлтор, вітаю!
Мене звуть Енні Аркатто, аспірант, займаюся дослідженням тенденцій ринку нерухомості. Я звертаюся до вас, тому що сподіваюся взяти у вас інтерв'ю для мого проекту, щоб отримати більше інформації про вашу роботу та її зв'язок із дослідженнями ринку. Радий зустрітися в зручний для вас час і місце.
Дякую за ваш час, і я сподіваюся отримати повідомлення від вас найближчим часом.
Щиро,
Енні Аркатто
[email protected]
(452) 893-2314
