Як правильно підписати діловий чи особистий лист: рекомендації

Підпис у листі відіграє важливу роль. Вона дозволяє ідентифікувати автора, встановити з ним зв'язок, а також виконує маркетингові функції.

Функції підпису у листі

Підпис у листі виконує кілька важливих функцій:

Ідентифікація автора. Підпис дозволяє дізнатися, хто є відправником листа.
Персоналізація спілкування Наявність імені та прізвища створює більш довірчу атмосферу.
Можливість зворотного зв'язку. Вказані у підписі контактні дані дозволяють зв'язатися з автором.
Реклама. У підписі можна розмістити посилання, логотип, слоган компанії.

Таким чином, від правильного оформлення підпису багато в чому залежить враження про лист та його автора. Як підписати лист?

Існує два основних типи вимог до підпису у листі:

Розглянемо їх докладніше.

Візуальні вимоги

До візуальних вимог належать:

Шрифт та його розмір
Колір тексту та фону
Вирівнювання тексту за шириною

Важливо, щоб візуально підпис добре читався та гармоніював з оформленням самого листа.

Структурні вимоги

Підпис повинен включати такі елементи:

Фото або логотип
ПІБ
Посада
Контактні дані (телефон, e-mail, сайт, соцмережі)

Це базовий набір елементів. Для масових або автоматичних розсилок підпис може мати мінімум даних.

Як підписати лист для особистого листування

Для особистого листування доречно використовувати неформальний стиль.

Як бачимо, тут використано лише ім'я автора без прізвища. Це створює близьку довірливу атмосферу. Також є фраза ввічливості «З найкращими побажаннями».

Для особистих листів припустимо вказувати зменшувально-пестливі форми імені. Наприклад, замість "Іван" можна підписуватися "Ваня" або "Ванечка" залежно від ступеня близькості з адресатом.

Як правильно підписати діловий лист

У діловому листуванні прийнято дотримуватися офіційно-нейтрального стилю. Розглянемо приклад такого підпису:

З повагою,
Іванов Іван Петрович
Генеральний директор
+7 (999) 123-45-67
[email protected]

Тут присутні: повне ім'я по батькові, посада, контактний телефон та електронна пошта. Такий підпис повністю ідентифікує автора листа та дозволяє з ним зв'язатися.

Підписи для особистого листування

В особистому листуванні найчастіше використовують неформальний стиль. Підпис може містити:

Тільки ім'я чи ім'я зі зменшувально-пестливим суфіксом (Саша, Вовочка)
Фразу ввічливості (З найкращими побажаннями, Обіймаю)
Емоційні смайли та стікери

Головне у таких підписах – створити теплу дружню атмосферу.

Підписи для ділового листування

У ділових листах використовується офіційно нейтральний стиль. Підпис включає:

Повні ПІБ
Посада
Контактні дані
Лаконічну фразу ввічливості (З повагою, З найкращими побажаннями)

Такий підпис повністю ідентифікує автора листа.

Підписи для масових розсилок

У масових розсилках часто використовується мінімалістичний варіант підпису. Вона може включати лише:

Ім'я
Логотип або назва компанії
Контактні дані

Головна мета – швидко донести необхідну інформацію до одержувачів листів.

Типові помилки при складанні підпису

Незважаючи на простоту, при створенні підписів у листах припускаються типових помилок. Давайте розберемо їх.

Перевантаженість інформацією. Одна з найпоширеніших помилок - включення до підпису надлишкового обсягу даних. Це може бути довгий текст, багато контактів, посилань, логотипів. У результаті підпис погано читається.
Нечитабельність на мобільних пристроях. Ще один типовий недолік - неувага до відображення підпису на смартфонах та планшетах. Через маленькі екрани підпис може бути нечитабельним.
Невідповідність стилю письма. Підпис має перекликатися за стилем із основним текстом листа. Наприклад, неформальний підпис виглядатиме дивно в офіційному діловому листі.
Відсутність контактів. Нерідко підписи не вказують телефон, e-mail або інші дані для зв'язку. Це ускладнює зворотний зв'язок із автором.

Уникайте цих типових помилок при складанні підписів для своїх листів!

Як правильно оформити підпис у діловому листі - основні правила

Щодня офісні працівники надсилають від 20 до 50 листів справжнім та потенційними клієнтами, партнерам, постачальникам, кандидатам на роботу та іншим адресатам. Будь-який з них повинен мати підпис, що ідентифікує свого відпрацьовувача — його ім'я, посада, контактні дані.Відсутність такого атрибуту свідчить про низький рівень професіоналізму та незнання стандартних норм ділового етикету.

Підпис — один із ключових елементів листа. Це свого роду електронна візитна картка свого власника, за якою адресат може скласти думку про відправника, його статус та імідж. То як же має виглядати правильний підпис у діловому листі?

Існує універсальний шаблон підпису електронного листа, який складається із 5 елементів:

фотографія;
елемент ввічливості;
ПІБ;
посада;
контактні дані.

Розглянемо кожен із них докладніше.

Фотографія

Зробіть Ваш лист унікальним. Якісна фотографія розташує до себе співрозмовника, покаже Вашу відкритість перед ним і налаштує серйозні стосунки. Хороша альтернатива фотографії – логотип компанії, що є особливо актуальним для загальних поштових скриньок (наприклад, [email protected]).

Зверніть увагу! Перш ніж ставити логотип компанії або фотографію в лист, подивіться, наскільки добре буде видно потрібну інформацію. Наприклад, горизонтальні логотипи погано вписуються у коло, яке окреслює поштовий ресурс. У цьому випадку його потрібно змінити або використати стислу версію. Що стосується фото — не потрібно використовувати знімок на повне зростання, яким би якісним він не був. Співрозмовник має добре бачити Ваше обличчя.

Елемент ввічливості

Елемент ввічливості – обов'язковий атрибут підпису електронного листа, що представляє словосполучення із позитивним посилом, що передує контактним даним.

Він може бути представлений у різних формах:

Стандартний підпис:

з повагою;
щиро Ваш(а);
з найкращими побажаннями.

Добре напуття:

гарного вечора;
вдалого дня;
всього доброго;
всього гарного;
добрих клієнтів;
успіхів і т.д.

Ситуативна форма ввічливості:

з надією на розуміння;
з надією на співпрацю;
заздалегідь дякую;
в очікуванні відповіді тощо.

Зверніть увагу! Бажано, щоб у Вас було кілька заготовлених підписів для листів електронної пошти. Створіть та налаштуйте їх для різних випадків та текстів. Якщо спілкування з контрагентом відбувається у дружній формі, елемент ввічливості у вигляді фрази «З повагою» виглядатиме недоречно, а то й зовсім зіпсує враження від листа. Також дивно виглядатимуть листи, підписані «з надією на співпрацю» або «заздалегідь дякую», надіслані адресату, з яким Ви вже перебуваєте у партнерських відносинах.

ПІБ

Залежно від порядків компанії, у тому числі й внутрішнього, ПІБ пишуть по-різному:

Іванов Іван Іванович;
Іван Іванов;
Іванов Іван і т.д.

Будь-яке формулювання є варіантом правильного підпису електронного листа.

Важливий момент: вибираючи форму написання ПІБ, подумайте, як хочете, щоб до Вас зверталися? Якщо напишіть Іванов Іван, будьте готові, що контрагент звертатиметься до Вас лише на ім'я.

Зверніть увагу! У більшості зарубіжних компаній перше місце ставлять ім'я, але в друге прізвище. По-батькові не пишеться.

Посада

Посада – не менш значущий елемент підпису ділового листа. Ваш співрозмовник обов'язково має знати, з ким він має справу – керівником, секретарем, юристом.

У невеликих організаціях посада вказується в один рядок, наприклад, заступник генерального директора. Якщо йдеться про велику компанію, в якій є посади з довгими уточненнями, її краще розбити на кілька рядків:

Заступник начальника відділу виїзних перевірок

Міжрайонної Федеральної податкової служби №18

Таким чином, кожен наступний рядок більш детально уточнює сферу діяльності та посаду співробітника.

Зверніть увагу! Щоб зробити підпис більш лаконічним та не перевантаженим складними словами, використовуйте загальноприйняті скорочення: заступник – заступник.; федеральна податкова служба – ФНП тощо. Створюючи свій підпис для ділових листів, насамперед думайте про адресат.

Контактні дані

Контактні дані – це спосіб зв'язку з Вами або Вашою організацією. До них відносяться:

Телефони (міський, мобільний робітник та особистий)
Пошта;
ISQ;
Skype;
номер у WhatsApp;
номер у Viber;
Ваш сайт/сторінка в Інстаграм/ВК або на інших ресурсах.

Вказуйте лише ті контактні дані, за якими з Вами можна точно зв'язатися. Не потрібно вказувати Skype, в який заходите кілька разів на місяць. Якщо за якимись телефонами Ви на зв'язку лише у певний час – обов'язково вкажіть це поруч із контактом.

Зверніть увагу! Вказуючи номери телефонів, обов'язково пишіть код міста, а також «+7» або «8» на початку номера. Часто адресат, відкривши лист у телефоні, хоче натиснути на номер і швидко здійснити дзвінок. Якщо телефон буде у форматі (926) 624-73-37, він просто не зможе цього зробити.

ТОП-5 помилок при налаштуванні електронного підпису

Підіб'ємо підсумки. Отже, що НЕ варто робити, створюючи шаблон підпису електронного листа:

Робити універсальний підпис на всі випадки життя (залежно від теми листа деякі елементи ввічливості виглядають недоречно та безглуздо).
Вставляти у підпис величезний перелік товарів та послуг (підпис – це не каталог Вашої продукції, не листівка та не проспект. Пам'ятайте, робити підпис довше самого листа – поганий тон та демонстрація низького рівня знань ділової етики).
Вказувати довгу посаду в один рядок (складно сприймається та погано позначається на загальному сприйнятті листа).
Вказувати контакти таким чином, щоб людина, зайшовши з телефону, не могла ними легко скористатися (наприклад, зателефонувати, швидко натиснувши на номер).
Вказувати контакти, якими Ви не відповідаєте або відповідаєте рідко.

Лайфхакі

За допомогою спеціальних сервісів (платних та безкоштовних) Ви можете оформити свою пошту особливим чином:

унікалізувати її, зробивши «дизайнерською» за допомогою рамочки, кордону, заливання тощо;
додати до самого підпису іконку-логотип Вашої компанії;
додати посилання на соціальні профілі або розділи сайту.

Докладніше про те, як це зробити, ми розповімо в окремій статті-огляді.

Як підписуватись у листі