Як ІП та ТОВ оплачують послуги самозайнятого: повне керівництво з розрахунків та переказу коштів

У новому матеріалі від EasyStaff пропонуємо повний гайд з ведення справ із самозайнятими виконавцями та розрахунками з ними.

Самозайнятість - це спеціальний податковий режим, на який може перейти фізособа. Самозайнятий професіонал, або платник податку на професійний дохід (НПД), може працювати з бізнесом як підрядник, який сплачує податки самостійно, тому бізнесам зі статусом ІП та ТОВ зручно залучати до роботи таких професіоналів.

Починаємо співпрацю із самозайнятим – допоможе договір ДПГ

Паперова угода про умови роботи із самозайнятим послужить надійним аргументом у разі розбіжностей, а також допоможе дотримуватись обумовлених умов співробітництва. Існує кілька видів договорів ДПГ. Найчастіше використовувані форми - договір послуг і договір підряду. Якщо результат робіт нематеріальний, укладають договір послуг; якщо результаті робіт утворюється матеріальний продукт, то використовується договір підряду.

У будь-якому випадку у договорі прописуються ключові умови співробітництва:

• Предмет договору. Тут вказують, навіщо укладається договір – яку послугу чи продукт хочуть отримати від підрядника.

«Виконавець зобов'язується надати Замовнику послуги, а замовник зобов'язується прийняти та оплатити їх» – далі йде перерахування того, що потрібно зробити.

• Термін надання послуг. Під термінами розуміється початок та кінець робіт.

«Термін надання Послуг: з (дата початку) до (дата закінчення)».

• Порядок виплат та вартість. Тут слід зазначити, скільки грошей і як отримує підрядник.При цьому вартість може формуватися по-різному: колись вона відома заздалегідь, а колись лише за фактом. Наприклад, пишемо «вартість послуг повідомляється Виконавцем після надання послуг та вказується в Акті прийому-передачі наданих послуг» - при годинній оплаті або відрядній; «загальна вартість послуг складає», – за фіксованої вартості.
• Порядок прийняття робіт. Під порядком приймання робіт розуміються умови, у яких робота вважається виконаною. Якщо термін робіт тривалий, можна вказати проміжні терміни, яких повинна бути надана та чи інша частина робіт.

«Протягом 7 робочих днів після отримання Акту приймання наданих послуг Замовник зобов'язаний прийняти послуги та підписати Акт».

• Умови розірвання договору. У разі, якщо робота однієї сторони перестане задовольняти іншу сторону, слід прописати умови розірвання співробітництва та порядок дій у своїй. Ініціатива може виходити від будь-якої сторони, і умови відмови від договору мають бути чітко прописані для кожної зі сторін.

«У разі, якщо Замовник прострочив оплату Послуг на строк більше 10 календарних днів, Виконавець має право заявити відмову від Договору».

Як підтвердити статус платника НПР у контрагента

Договір ДПГ не є приводом не сплачувати податки за самозайнятого. Багато замовників випадково стають «роботодавцями», думаючи, що сам собою договір ДПГ уже звільняє від відповідальності.

Насправді підставою для замовника не сплачувати податки за виконавця є наявність другого спеціального податкового режиму. Статус самозайнятого можна підтвердити двома способами:

• Запросити ІПН підрядника та перевірити його податковий режим на сайті npd.nalog.ru;
• Попросити його надати довідку 1122035 «Про постановку на облік платником НПД», яку самозайнятий може скачати в додатку для самозайнятих «Мій податок».

На випадок, якщо самозайнятий втратить статус платника НПД і знову стане фізособою, компанії важливо підтвердити, що виконавець перебував на спеціальному податковому режимі до початку роботи з ним. Це дозволить компанії захиститися перед податковою та уникнути небажаних виплат ПДФО, страхових внесків і навіть штрафів.

Ще більш надійним способом для компанії уникнути подібних ризиків буде відповідний розділ у договорі з підрядником. Наприклад, можна зазначити умову: «У разі втрати статусу платника НВД виконавець зобов'язаний заплатити замовнику неустойку у розмірі виплачених останнім страхових внесків, ПДФО, пені та штрафів».

Які є особливості взаємодії із самозайнятими

Самозайнятий – це фрілансер, який приєднується до замовника на короткостроковий проект або невеликий термін робіт. При цьому він не стає співробітником. Для багатьох компаній може бути незвично працювати з виконавцями, тому вони схильні ставитись до них так само, як до штатних працівників. Ось підказки, які допоможуть компанії ефективніше спілкуватися з виконавцями-фрілансерами та отримувати більше користі від співпраці.

Договір із самозайнятим не повинен бути схожим на трудовий

Навіть якщо ви оплачуєте лише послуги самозайнятого та не маєте наміру працювати з ним постійно, податкова все одно може визнати договір ДПГ трудовим договором. Цьому сприяють неточні формулювання, які мають на увазі, наприклад, надлишковий контроль над роботою самозайнятого.Договір ДПГ щодо фрілансера має чітко вказувати на «разовий» характер послуг.

Самозайняті залучаються на певний пул робіт та точний термін

Закрити прогалини в лінійному персоналі самозайнятими не вийде, адже тоді, начебто, зовнішній виконавець працюватиме за внутрішніми правилами компанії. Якщо потрібна людина для постійних завдань, то це все ж таки найманий працівник, а не самозайнятий. Виконавець робить зрозумілі закінчені проекти, а чи не виконує операційні завдання у компанії. Звідси також випливає, що фрілансера не треба контролювати на рівні мікроменеджменту. І справа не лише в тому, що високий рівень контролю у договорі викличе підозри податкової, а й у тому, що самі виконавці не захочуть працювати з вами. Це специфіка фріланс - високий рівень незалежності від замовника.

Самозайнятому потрібно пояснити завдання

Так, контролювати виконавця не треба, але надати йому все необхідне для успішного виконання завдання, звичайно, буде потрібно. Найголовніше, що потрібно зробити, – це написати грамотне, докладне технічне завдання, в якому описується завдання та даються зрозумілі критерії «хорошої» роботи.

Як правильно оплачувати послуги самозайнятого

Якщо оплачуємо готівкою

Самозайнятому справді можна заплатити готівкою. У такому разі потрібно буде передати гроші і обов'язково вимагати чек, щоб у спірній ситуації мати незаперечні докази того, що оплату було здійснено. Звичайно, якщо домовленість була про оплату безготівкою, то замінити її на готівку не можна.

Якщо використовуємо безготівкову оплату

У цьому випадку гроші самозайнятому потрібно переказувати з розрахункового рахунку ТОВ чи ІП на банківський рахунок або картку самозайнятого.Підставою для переказу буде рахунок, який платник НПР виставить замовнику із додатку «Мій податок». Потрібно також знати реквізити підрядника (ім'я самозайнятого, номер розрахункового та кореспондентського рахунків, БІК та повна назва банку). У призначенні платежу слід правильно описати, за що робиться переказ. При цьому у формулюваннях не можна використовувати слова на кшталт «зарплати», тому що через це ФНП може змусити компанію заплатити податки за працівника, адже зовнішній виконавець не може отримувати зарплату чи премію як штатний співробітник. Наприклад, «Оплата за договором від 15.08.2023 за послуги з перекладу інструкції».

Якщо використовуємо спеціальні послуги для оплати самозайнятим

Коли замовник залучає до роботи багато самозайнятих виконавців, він має право звернутися до спеціальних послуг виплат, які перевіряють статус самозайнятого та видають чеки. Якщо статус платника НПР більше не дійсний, то оплата не пройде.

Чому важливо запитувати чек у самозайнятого

Чому потрібно запитати чек після того, як ви перевели гроші самозайнятому? Справа в тому, що чек – це повноцінний документ, що закриває при роботі з виконавцем. Чек, який видає самозайнятий, потрібний і йому самому: тільки так ФНП дізнається, що стався продаж. Для замовника ж він доводить витрату замовника як оплату платнику НПД, що звільняє його від відповідальності сплачувати податки та внески за самозайнятого як за фізособу.

Чек можна передати як одразу, так і пізніше. При готівковому розрахунку його необхідно видавати одразу, у момент отримання оплати. При безготівковому розрахунку з переведенням на картку виконавець зобов'язаний передати чек не пізніше 9 числа місяця, наступного за місяцем, коли було зроблено оплату.Отримати документ можна в електронному вигляді, паперовому вигляді або QR. Саме комплект «договір + чек» є найнадійнішим способом підтвердження роботи із самозайнятим як із платником НПД. Фізособа, що втратила статус самозайнятого, не зможе видати чек.

Якщо самозайнятий не захоче видавати чек, тобто три шляхи. Перший - можна нагадати виконавцю про відповідальність, яку самозайнятий несе перед замовником: так, він зобов'язаний виплатити 20% від суми вперше або 100% від суми в наступні рази, коли чек не було видано. Другий — можна звернути увагу податкової на такого самозайнятого, ініціюючи перевірку на його адресу. Третій — якщо так і не вдасться отримати чек, то доведеться сплатити ПДФО, страхові внески та, можливо, штрафи за такий переказ виконавцю, адже не буде підтвердження, що виконавець – справді самозайнятий.

Як ІП оплатити послуги самозайнятого

Самозайняті звітують до податкової самостійно, їх контрагенти не обчислюють та не утримують податок. Я як ІП користуюсь послугами самозайнятих для супроводу бізнесу. Розповім, як переказати гроші самозайнятим і які документи попросити для звіту.

Навігація

Коротко про головне: 5 пунктів

1. ІП може переказувати гроші самозайнятому за дотримання правил.
2. Для цього потрібно укласти договір, де вказано всі умови.
3. Самозайнятий зобов'язаний видавати чеки за послуги.
4. ІП може враховувати ці витрати у своїй податковій декларації.
5. Переказ грошей здійснюється за банківськими реквізитами самозайнятого.

Чи може ІП переказати гроші самозайнятому

Питання, чи може індивідуальний підприємець (ІП) переказати гроші самозайнятому, цікавить багатьох, хто працює у сфері малого бізнесу.Самозайнятість як форма ведення бізнесу стала популярною в останні роки завдяки спрощеному оподаткуванню та меншим адміністративним вимогам. Необхідно розуміти юридичні та податкові аспекти такої взаємодії.

ІП вправі переказувати гроші самозайнятому за дотримання правил:

1. Укладіть договір між ІП та самозайнятим, у якому будуть зазначені умови співпраці, обсяг робіт чи послуг, терміни та сума оплати. Це допоможе уникнути можливих непорозумінь та юридичних суперечок у майбутньому та під час перевірки переказів податкової.
2. Якщо самозайнятий надає послуги, наприклад, займається ремонтом, консалтингом або творчою діяльністю, то вкажіть у договорі, що здійснюється оплата за конкретні послуги, щоб документально підтвердити характер грошових переказів.
3. ІП має право врахувати витрати на послуги самозайнятого як витрати у своїй податковій декларації. Самозайняті зобов'язані видавати чеки за надані послуги, що важливо для обліку та звітності з обох сторін.
4. Для самозайнятих існують обмеження на суму річного доходу, що необхідно враховувати під час планування бізнесу та взаємодії з ІП. Якщо дохід самозайнятого перевищить ліміт, то із суми необхідно обчислити та утримати НФДЛ.

Як сплатити послуги самозайнятому з розрахункового рахунку ІП

На відміну від ІП та юросіб, самозайняті не зобов'язані відкривати розрахунковий рахунок для своєї діяльності. Для переведення з розрахункового рахунку ІП необхідно знати банківські реквізити картки самозайнятого. Уточніть у самозайнятого, чи зручно йому отримувати переказ на карту, та попросіть надати реквізити.

При оформленні платіжного доручення для переказу самозайнятому з рахунку ІП вказуйте підставу переказу, тип послуги чи роботи, суму.

Якщо переказуєте гроші через програму, то банк підкаже, що вказати при перерахуванні. Я використовую сервіс онлайн-бухгалтерії від банку, де відкрито розрахунковий рахунок ІП. Поля для заповнення підвантажуються автоматично. Якщо у вас немає такої послуги, то в призначенні платежу вказуйте підставу переказу вручну.

Зразок платіжного доручення:

Після того, як самозайнятий отримає оплату, він формує чек через додаток «Мій податок» та відправляє його замовнику. Самозайняті не використовують онлайн-каси: чеки оформляються виключно через програму. Їх можна надіслати у паперовому форматі, електронною поштою або через СМС. У чеку вказують дані договору, на підставі якого провадиться оплата, найменування замовника та його ІПН. Інші реквізити формуються автоматично.

Виконавець зберігає чек як підтвердження факту переказу грошей самозайнятому та для подальшого обліку у витратах. Комісія банку за переказ оплачується замовником, та сума, отримана виконавцем, повинна відповідати зазначеній у договорі: вичитати комісію не можна.

Замовник має право врахувати оплату самозайнятому у витратах за ОСНО, ЕСХН чи УСН за схемою «Доходи мінус витрати». Документом, що підтверджує ці витрати є чек від самозайнятого, оформлений у додатку «Мій податок». Ця вимога заснована на Листі ФНП від 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.

Акт наданих послуг не підходить для підтвердження витрат. Його зберігають для обґрунтування періоду виникнення витрат.

Часті питання на тему: