Пояснювальна записка - як правильно написати пояснювальну, зразки записок 1447

Найчастіше працівникам доводиться писати пояснювальну записку для свого роботодавця за фактом якоїсь події. Подивимося, в яких ситуаціях може знадобитися пояснювальна, яке юридичне значення вона має, чи працівник може відмовитися від її написання, як скласти пояснювальну записку.

Що таке пояснювальна записка і навіщо її пишуть

• зауваження;
• догана;
• звільнення з відповідних підстав.

Важливий момент! Інших видів дисциплінарного стягнення немає. Зокрема, роботодавець не може позбавити співробітника премії як дисциплінарне покарання.

Разом з тим, говорити про те, що працівник здійснив дисциплінарний вчинок, можна тільки в тому випадку, коли невиконання трудових обов'язків сталося з вини працівника. Наприклад, якщо працівник не виконав дорученого йому завдання тому, що роботодавець не забезпечив його необхідним обладнанням, то провини працівника в цьому немає. І притягнення працівника до відповідальності буде неправомірним.

Крім того, при накладенні дисциплінарного стягнення повинні враховуватися тяжкість вчиненого провини та обставини, за яких він скоєний (ст. 192 ТК РФ).

Щоб встановити провину працівника, а також оцінити обставини, за яких було вчинено провину, роботодавець повинен запитати у працівника пояснення.

Юридичне значення пояснювальних записок

Трудовий кодекс прямо встановлює, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець має зажадати від працівника письмові пояснення. На надання таких пояснень працівнику дається 2 робочі дні. Це обов'язкова процедура.Якщо роботодавець її порушить (не попросить у працівника пояснення чи дасть працівнику для підготовки пояснювальної записки менше 2 робочих днів), то працівник згодом зможе оскаржити притягнення до дисциплінарної відповідальності (ст. 193 ТК РФ).

Причому краще, якщо вимога про надання пояснювальної записки буде письмовою, і її буде вручено працівнику під розпис. Так роботодавець зможе підтвердити, що процедури притягнення до дисциплінарної відповідальності було дотримано. Хоча слід зазначити, що ТК не зобов'язує роботодавця вимагати пояснення письмово.

Якщо роботодавець не зажадав пояснення, а працівник написав їх за власною ініціативою, то у разі суперечки суд може вважати, що процедуру притягнення до відповідальності було порушено.

Чи можна відмовитися писати пояснювальну

Так, працівник може не писати пояснювальну записку. У цьому випадку має бути складений письмовий акт про відмову працівника дати пояснення за фактом порушення. Такий акт має бути складений у присутності свідків.

У той самий час неподання працівником пояснень перешкодою застосування дисциплінарного стягнення (ст. 193 ТК РФ).

Терміни написання пояснювальних записок

Як ми вже сказали вище, на написання пояснювальної записки працівникові дається 2 робочі дні. Це термін, встановлений Трудовим кодексом. Водночас роботодавець може дати працівникові й більший термін із урахуванням конкретних обставин. Більший термін може бути зазначений у вимогі щодо надання пояснень.

Зазначимо, що у цій ситуації під робочими днями розуміються саме робітники для працівника дні, якщо вони від робочого графіка загалом з організації. І відраховуються ці дні з робочого дня, наступного за днем ​​вручення працівникові повідомлення.Наприклад, повідомлення про необхідність дати пояснення вручено працівникові у п'ятницю 16 квітня 2021 р. Тоді він має 2 робочі дні – 19 та 20 квітня – на підготовку пояснень.

Якщо після закінчення 2 робочих днів (чи більшого терміну, визначеного роботодавцем) працівник так і не дасть письмових пояснень, то роботодавець повинен скласти акт про це (ст. 193 ТК РФ).

Форма пояснювальної записки

Пояснювальна записка за фактом виявлених порушень складається у довільному вигляді, ніякої затвердженої форми для неї немає. Однак у роботодавця може бути певний шаблон для пояснювальних, щоб працівник міг його використовувати.

У пояснювальній записці має стояти дата подання пояснень та власноручний підпис працівника, мають бути викладені факти.

До пояснювальної записки працівник може додати будь-які документи, які підтверджують його пояснення. Наприклад, у разі запізнення на роботу з вини транспортної компанії це може бути довідка від транспортної компанії.

Зразки пояснювальних записок

Нижче ми наведемо зразки пояснювальних записок для різних ситуацій.

Зразок пояснювальної про запізнення на роботу чи прогул

Найбільш часто зустрічається ситуація, коли працівникові доводиться писати пояснювальну записку - це запізнення на роботу або прогул. Нагадаємо, що прогул - це відсутність на робочому місці без поважних причин (ст. 81 ТК РФ):

• всього робочого дня чи зміни незалежно від тривалості робочого дня (зміни);
• більше 4-х годин поспіль протягом робочого дня (зміни).

А ось запізненням може бути визнана поява на роботі навіть на 5 хвилин пізніше, ніж належить. Хоча, безумовно, дисциплінарне стягнення у разі запізнення працівника має бути пропорційне тяжкості провини. Тобто відразу звільнити працівника за запізнення на 5 хвилин, при тому, що він сумлінно виконує свої посадові обов'язки, не можна.

Отже, як може бути складена пояснювальна записка за фактом прогулу:

Директору
ТОВ «Ромашка»
Іванову І.І.
від інженера Петрова П.П.

Пояснювальна записка

Я, інженер Петров Петро Петрович, не вийшов на роботу 20 квітня 2021, оскільки погано себе почував протягом усього дня. Я не став оформляти листок непрацездатності, оскільки вважав, що вже 21 квітня 2021 року зможу розпочати роботу, що й сталося. Про свою хворобу повідомив свого безпосереднього керівника Сидорову С.С. 20 квітня 2021 р. приблизно о 14-00, коли відчув себе краще і зміг зробити дзвінок.

Петров П.П. ______________

Приклад пояснювальної про невиконання посадових обов'язків

Якщо працівник систематично не виконує своїх посадових обов'язків, то роботодавець може попросити його написати пояснювальну записку з викладенням причин та обставин, через які людина не виконує своїх трудових обов'язків. Зміст записки залежатиме від ситуації: працівник не був забезпечений усім необхідним для роботи (наприклад, потрібною програмою або обладнанням), погано почував себе якийсь час, не розібрався з дорученим йому завданням і т.д. Наведемо приклад записки про невиконання посадових обов'язків:

Директору
ТОВ «Ромашка»
Іванову І.І.
від бухгалтера Петрова П.П.

Я, бухгалтер Петров Петро Петрович, неправильно вносив у бухгалтерську програму дані про продажі ТОВ «Ромашка» протягом останнього місяця, оскільки програму було оновлено та порядок внесення даних змінився. Однак я цього не знав і заповнював дані, як і раніше, внаслідок чого виникли помилки при відображенні виручки. Зобов'язуюсь виправити свої помилки в найближчі кілька днів.

Петров П.П. ______________

Зразок пояснювальної про невиконання завдання у строк

Невиконання у термін поставленого завдання також дорівнює невиконання трудових обов'язків. І керівник може попросити працівника, який не виконав у визначений термін завдання, написати пояснення щодо цього факту. Наведемо зразок таких пояснень:

Директору
ТОВ «Ромашка»
Іванову І.І.
від інженера Петрова П.П.

Я, інженер Петров Петро Петрович, не виконав доручене мені завдання (скласти зведений звіт про витрати) у визначений термін, оскільки я довго розбирався із завданням, намагався самостійно його зробити і тільки потім вирішив звернутися по допомогу до колеги. Про те, що в нашій організації є шаблони таких звітів, я не знав. В результаті я впорався із завданням, але здав його пізніше на 2 робочі дні.

Петров П.П. ______________

Зразок пояснювальної про невихід на роботу за сімейними обставинами

Наведемо приклад пояснювальної записки, яка може бути написана працівником, який не вийшов на роботу за сімейними обставинами.

Директору
ТОВ «Ромашка»
Іванову І.І.
від інженера Петрова П.П.

Я, інженер Петров Петро Петрович, був на роботі 20 квітня 2021 р. у зв'язку з несподіваним захворюванням моєї дружини. Вранці 20 квітня 2021 р. вона відчула себе погано, ми викликали швидку, і я супроводжував її до лікарні.Я звільнився лише ввечері 20 квітня, тож не зміг прийти на роботу у робочий час. Хвороба дружини підтверджується довідкою, виданою медичною організацією (передаю її разом із пояснювальною).

Петров П.П. ______________

Зразок пояснювальної: нестача

Якщо при інвентаризації або в ході іншої внутрішньої перевірки було виявлено нестачу якогось майна, наприклад, товарів на складі або коштів у касі, то треба попросити матеріально відповідальну за цінності особу написати пояснювальну записку за фактом нестачі. Наведемо зразок такої пояснювальної записки бухгалтера за фактом недостачі у касі:

Директору
ТОВ «Ромашка»
Іванову І.І.
від бухгалтера Петрова П.П.

Я, бухгалтер Петров Петро Петрович, можу пояснити причину недостачі у касі коштів у вигляді 5 000 крб. Станом на 21 квітня 2021 р. Можливо, що грошова сума зникла з вини будь-якого іншого працівника, який перебував у приміщенні каси останнім часом. Прошу провести службове розслідування за цим фактом.

Петров П.П. ______________

Приклад пояснювальної про помилку в роботі

Іноді пояснювальну записку вимагають за фактом якоїсь конкретної помилки. Таке можливе, якщо на працівника надійшла скарга від клієнтів організації. Або якщо помилка призвела до якихось фінансових втрат для організації. Наприклад, покажемо, як може бути складена пояснювальна записка за фактом подання неправильного звіту до податкового органу.

Директору
ТОВ «Ромашка»
Іванову І.І.
від бухгалтера Петрова П.П.

Я, бухгалтер Петров Петро Петрович, 25 січня 2021 р. направив до податкового органу з ТКС декларацію з ПДВ за IV квартал 2020 р. У цій декларації були логічні помилки, внаслідок чого не було дотримано контрольних співвідношень щодо декларації.Однак при надсиланні декларації я забув перевірити її на предмет дотримання контрольних співвідношень. У результаті декларацію не було прийнято податковим органом. Я здав правильну декларацію 27 січня 2021 р., тобто з порушенням встановленого терміну, внаслідок чого наша організація була оштрафована податковим органом.

Петров П.П. ______________

Бланк шаблон пояснювальної записки для заповнення

Акт про відмову писати пояснювальну записку

Вище ми сказали, що якщо працівник відмовляється дати пояснення щодо факту порушення, то треба це письмово зафіксувати. Зазвичай, у разі складається акт про відмову працівника дати пояснення.

Акт складається у довільній формі, затвердженої форми немає. На практиці у складанні акту беруть участь 3 особи: працівник, що становить акт (це може бути безпосередній керівник працівника, що провинився, або кадровий працівник), а також 2 свідки з числа працівників організації.

Акт краще складати після закінчення 2-х робочих днів, які були надані працівнику на підготовку пояснень. Навіть якщо працівник уже наступного дня після отримання вимоги про подання пояснень сказав, що нічого пояснювати не має наміру, не потрібно відразу складати акт про відмову дати пояснення. Працівник може передумати та написати пояснення до вечора другого робочого дня.

В акті треба відобразити:

• опис порушення, за яким потрібні пояснення працівника;
• реквізити повідомлення про надання пояснень;
• інформацію про відмову дати пояснення;
• в.о. працівника, який склав акт, та п.в.о. працівників, які виступили як свідки;
• підписи всіх вищезгаданих осіб.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Ромашка»

Про відмову Петрова П.П. дати письмове пояснення

Дата складання акта: 21 квітня 2021 р.

Час складання акта: 10 год. 00 хв.

Інженер Петров П.П. був відсутній на своєму робочому місці протягом 4 годин (з 10-00 до 14-00) 15 квітня 2021 р. 16 квітня 2021 р. йому було вручено під розпис Повідомлення про необхідність дати пояснення щодо зазначеного порушення трудової дисципліни.
Відповідно до ч. 1 ст. 193 Трудового кодексу РФ для надання письмового пояснення Петрову П.П. було надано два робочі дні. Цей термін було зазначено у згаданому повідомленні.
Петров П.П. відмовився дати письмове пояснення щодо причин відсутності на робочому місці.

Цей акт складено у присутності Петрова П.П.

Підписи осіб, які склали акт:

Фахівець із кадрів _______________ Сидорова С.С.

Головний інженер ________________ Ломакін Л.Л.

Секретар _______________ Голікова Г.Г.

Терміни зберігання пояснювальної

У Переліку типових управлінських документів (утв. наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236) немає такого документа, як пояснювальна записка за фактом порушення трудової дисципліни або за фактом невиконання посадових обов'язків. Водночас, цей документ можна віднести до однієї з наступних категорій (пп. 382, ​​383, 434, 454 Переліку, затв. Наказом Росархіву від 20.12.2019 № 236):

Тобто можна сказати, що безпечніше зберігати пояснювальні записки працівників протягом 3 років із моменту притягнення співробітника до дисциплінарної відповідальності.

Відмінність пояснювальної записки від службової

Як ми вже розповіли вище, пояснювальна записка – це документ, який вимагає роботодавець у працівника за фактом якогось порушення. часу для написання пояснень, то процедуру накладання дисциплінарного стягнення буде порушено.

А службова записка – це внутрішній документ організації. керівника організації з пропозицією про преміювання співробітників, що особливо відзначилися.

Порядок складання службової записки, на відміну пояснювальної записки, законодавчо не врегульований, роботодавець встановлює його самостійно у своєму локальному нормативному акті.

Як написати пояснювальний лист (з шаблонами та прикладами)

Письмове спілкування може бути чітким, коротким і простежуваним методом вирішення конфліктів та запобігання недорозумінню.Написання пояснювального листа може дати багато переваг для вирішення ситуацій, що виникають у професійному чи академічному середовищі. Пояснення ситуацій є важливим для підтримки ефективного спілкування та інформування всіх. У цій статті ми визначаємо, що такий пояснювальний лист, пояснюємо, чому ці листи цінні, розглядаємо три ключові кроки щодо їх написання, представляємо шаблони та наводимо приклади.

Що таке пояснювальна записка на роботі?

Лист із поясненням на роботі — це офіційний друкований лист або електронний лист, написаний для пояснення того, що сталося, для відповіді на запит або надання інформації, що не вистачає. Клієнти, підрядники, члени команди або студенти можуть написати листа такого типу, щоб надати інформацію та поінформувати інших осіб про ситуації. Наприклад, професіонал може використовувати цей тип листа, щоб пояснити причину, через яку він не вклався в строк або втратив клієнта. Ці листи можуть допомогти зрозуміти непорозуміння між колегами, керівниками, інструкторами або діловими партнерами. Вони також можуть бути документовані як частина офіційного звіту для подальшого використання.

Навіщо писати пояснювальну?

Написання пояснювального листа може дати багато переваг тому, хто його пише, тому що він дозволяє їм поділитися своїм поглядом у різних ситуаціях. Наприклад, член команди, який неправильно витлумачив щось, може написати листа, який пояснює, чому він не розуміє свого завдання. Член команди може використовувати лист, щоб пояснити свою точку зору на ситуацію та будь-які міркування, які сприяли його розумінню завдання.У цьому випадку письмова документація від члена команди може допомогти усунути непорозуміння та запобігти його повторенню в майбутньому.

Ці листи також можуть допомогти в особистих ситуаціях, таких як виплати з іпотеки або кредиту. Фінансові кредитори можуть вимагати листи про пояснення про фінанси свого клієнта, особливо якщо це може вплинути на майбутні платежі. Конкретні причини цього можуть включати зміну адреси, отримання чи втрату роботи, і навіть затримку чи відсутність платежів. Іноді людям потрібно додати до своїх листів інші документи для довідки.

Програми для Windows, мобільні програми, ігри - ВСЕ БЕЗКОШТОВНО, у нашому закритому телеграм каналі - Підписуйтесь:)

Як написати пояснювальну за 3 кроки

Підхід, що використовується для написання пояснювальних листів, може змінюватись в залежності від ситуації. Наприклад, хтось, хто пише лист про непорозуміння на роботі, може включати інший контекст і деталі, ніж той, хто пише лист про зміну фінансів фінансовому кредитору. Однак загальна структура схожа, і ці кроки можуть допомогти вам написати власний пояснювальний лист:

1. Виберіть формат листа

Клієнти, члени команди або студенти можуть використовувати роздруківку або електронну пошту для своїх листів. Листи, які друкуються, роздруковуються і надсилаються поштою, зазвичай формальніші, тоді як листи, надіслані електронною поштою, зазвичай більш неформальні. Формат листа, який ви оберете, може залежати від стилю спілкування у вашому робочому середовищі, відносинах або партнерських відносинах.

2. Поясніть ситуацію

Щоб почати писати такий лист, ви можете пояснити ситуацію чи обставини та будь-які супутні фактори.Розгляньте можливість включення інформації, щоб відповісти на такі питання, як:

• Що сталося?
• Як це сталося?
• Чи сприяли фактори?
• Якою є поточна ситуація?

Включення відповідей на ці запитання може надати детальну інформацію про ситуацію та допомогти пояснення залишатися коротким. Також важливо вказати свою роль у ситуації та які профілактичні заходи могли б допомогти.

3. Візьміть на себе відповідальність та підзвітність

Прийняття на себе відповідальності означає вираження вдячності за будь-який зроблений вами особистий вибір, який міг сприяти непорозумінню чи помилці, а не припущення, що хтось інший несе за це відповідальність. Важливо вказати, як ви плануєте по-іншому справлятися із ситуацією в майбутньому, щоб запобігти її повторенню. Наприклад, хтось, хто пропустив останній термін, може сказати, що він почне вести щомісячний або щотижневий контрольний список з останніми термінами, щоб не пропустити ще один. Важливо також пропонувати шляхи виправлення ситуації, що склалася.

Зразки пояснювальних листів

Якщо вам потрібно написати листа, щоб пояснити ситуацію комусь в академічному чи професійному середовищі, шаблон може допомогти вам у цьому. Ось два шаблони, які допоможуть вам написати пояснювальний лист:

Формальний шаблон

Ось зразок офіційного пояснювального листа:

[Sender's name]
[Sender's address]
[Sender's phone number]
[Sender's email]

[Recipient's name]
[Recipient's address]
[Recipient's phone number]
[Recipient's email]

Предмет: [insert subject of the letter]

дорогий [recipient's name],

Пишу вам сьогодні у відповідь на лист, який я отримав від вас, датований [insert date]про [insert number] прострочених платежів за моїм кредитом від [insert date to date].Я пишу цей лист сьогодні, щоб пояснити причини моєї затримки. Нещодавно я став безробітним, коли компанія, в якій працював, офіційно закрилася. [insert date], до досягнення точки банкрутства. Для довідки я доклав листа від мого роботодавця, який містить детальну інформацію про ситуацію.

Прошу вибачення за можливі незручності, викликані простроченими платежами. Я подавав заяву про прийом на роботу і проходив співбесіду, щоб вирішити цю прикру ситуацію. Останнім часом [insert name of company] найняв мене на [insert date] і я планую почати [insert date]. Я планую врегулювати будь-які прострочені платежі між [insert date] та [insert date]. Я доклав пропонований план платежів для вашого ознайомлення та прошу вас розглянути його.

Неформальний шаблон

Ось шаблон для неофіційних пояснювальних листів:

Предмет: [insert subject of letter]

дорогий [insert name],

Я пишу вам сьогодні про [insert type] непорозуміння у нашій команді. я розумію наші [insert name] кампанія не відповідала нашим потребам [insert name] клієнт. Поки ми працювали в команді, ми посилалися на нотатки із зустрічей із ними та намагалися оптимізувати результати, щоб задовольнити їхні потреби. Одна річ, яку ми щосили намагалися зрозуміти в наших нотатках, була [insert what was hard to understand].

Як керівник групи я прийшов до розуміння того, що клієнт мав на увазі [insert what you thought the client meant] на основі [why did you come to that reasoning]. В даний час статус результатів кампанії. Моя команда старанно працює над вирішенням цієї ситуації і має оновити все до [insert date].

Я беру на себе відповідальність за незадоволеність клієнта, тому що є лідером своєї команди [insert title]. Наступного разу я звернуся безпосередньо до клієнта за роз'ясненнями, щоб цього більше не повторилося. Якщо є подальші наслідки для моєї ролі в цих обставинах, я розумію, але сподіваюся, що ви люб'язно розглянете мої вибачення та сплануєте управління майбутніми кампаніями.

Приклади пояснювальних листів

Подумайте про те, щоб послатися на ці приклади як посібник при написанні власного листа:

Формальний приклад

Ось приклад офіційного пояснювального листа:

Кеті Патрік
12345 Брін Вей
Цинциннаті, Огайо 42091
(010) 987-6543
[email protected]

Майлз Мосс
54322 Хіллсайд Др.
Клівленд, Огайо 42190
(101) 345-789
[email protected]

Тема: Скарга клієнта водопровідної станції.

Шановний містер Мосс,

Я пишу вам сьогодні, щоб пояснити нещодавню скаргу клієнта, яку ви отримали на наш обліковий запис Waterworks. Наскільки я розумію, відбулася затримка з доставкою друкованих рекламних матеріалів для одного з їхніх заходів. Я вибачаюсь за цю ситуацію, яка змусила клієнта засумніватися в нашій здатності доставити замовлені матеріали вчасно. Була затримка в доставці, тому що в наших кольорових принтерах закінчилося чорнило, а чорнило не змогли бути доставлене вчасно, щоб ми могли надати матеріали клієнту відповідно до графіка.

Я зв'язався з адміністративним персоналом та персоналом постачання, щоб визначити, як краще запитувати матеріали на ранніх етапах виробничого процесу, щоб запобігти повторенню такого. Я планую написати клієнту листа з вибаченнями і, сподіваюся, вирішити цю ситуацію. Я доклав документи для довідки щодо цієї ситуації.Ще раз вибачаюсь і визнаю допущені помилки і сподіваюся запобігти їм у майбутньому, більш тісно співпрацюючи з адміністративним та постачальницьким персоналом. Якщо у вас є питання щодо доданих документів, дайте мені знати. Дякую.

З повагою, Кеті Патрік.

Неофіційний приклад

Ось приклад неофіційного пояснювального листа або електронного листа:

Тема: Дослідницька робота

Шановна пані Петерсон,

Я пишу вам сьогодні про дослідницьку роботу, яку треба було здати у вівторок цього тижня. Я розумію, що не здав своє завдання вчасно, і вибачаюсь за можливі незручності. Я працював над цим з того часу, як ви його призначили, і навіть використав призначений вами час занять, але я все ще не зміг закінчити його вчасно.

Я знаю, що мої позакласні заняття могли вплинути на мою неефективність під час роботи над цією статтею. У майбутньому я планую скласти собі графік виконання завдань і розставити пріоритети у досягненні цих цілей, щоб переконатися, що здаю свою роботу вчасно. Я також планую розставити пріоритети у досягненні своєї мети, перш ніж займатися позакласною діяльністю.

Я визнаю та приймаю на себе повну відповідальність за те, що не здав свою роботу вчасно. Я розмістив свою статтю в Інтернеті та доклав копію тут для довідки. Я розумію, якщо ви повинні дати мені бали за запізнення чи ні, але сподіваюся, ви подумаєте, щоб дати мені кілька балів за це завдання. Дякую.

З повагою, Ейвері Тіллман.