Захист файлу Excel паролем та шифруванням

Excel дозволяє паролем обмежувати доступ користувачів до документів різних рівнях захисту.

Існує 3 базові види захисту паролем файлів Excel:

1. Захист відкриття документа.
2. Захист від зміни даних у документі.
3. Шифрування файлів.

Далі розглянемо всі види докладніше.

Як поставити захист на файл

Для наочного прикладу встановимо кілька паролів на 1 документ, використовуючи різні види захисту:

1. Виберіть опцію: "Файл"-"Зберегти як".
2. У вікні, клацніть на кнопку «Сервіс» і виберіть опцію «Загальні параметри».
3. У наступному вікні задайте різні значення в поля: «Пароль для відкриття» та «Пароль для зміни». Також відзначте галочками опції: "Завжди створювати резервну копію" та "Рекомендувати доступ тільки для читання".
4. Далі Excel попросить ввести повторно спочатку пароль для відкриття, а потім пароль для зміни документа. Після повторного введення паролів слід виконати стандартну процедуру збереження файлу із зазначенням його імені та вибору папки.

Примітка. У вікні "Загальні параметри" кожна опція функціонує незалежно. Наприклад, можна лише задати пароль для відкриття документа або лише відзначити опцію для постійного резервування копії документа і т.д.

Опис функцій параметрів вікна «Загальні параметри»:

1. Завжди створювати резервну копію. При збереженні документа разом з вихідним основним файлом *.xlsx створюється в тому ж каталозі файл резервної копії з розширенням *.xlk. Фактично це повна копія вихідного файлу з усіма його збереженнями під час роботи з документом.
2. Пароль для відкриття файлу. Якщо введено пароль, він буде запитуватися при кожному відкритті документа.Поки користувач не введе правильний пароль, документ не відкриється. І не будуть доступні дані навіть для читання.
3. Пароль змінити документ. Якщо документ захищений цим паролем, він відкриється в режимі «тільки читання». Дані можна переглядати, але не можна змінювати.
4. Рекомендувати доступ лише для читання. Якщо ця опція включена, то при кожному відкритті документа відображатиметься діалогове вікно з рекомендацією переглядати його в режимі читання. Але користувачеві буде доступний вибір, у якому режимі відкрити документ: у повному доступі або лише для читання.

Примітка. Кнопка «Сервіс» та опція «Загальні параметри» у діалоговому вікні збереження документа доступна і в інших програмах, що входять до пакета MS Office (Word, PowerPoint та ін.). Інтерфейс налаштування загальних параметрів трохи відрізняється від Excel, але в цілому все інтуїтивно зрозуміло та подібно.

Шифрування файлу з паролем

Щоб захистити Excel більш надійно від злому, слід скористатися вбудованою функцією шифрування книги. Адже існують програми, які дозволяють зняти захист із файлу Excel. Наприклад, такі як Advanced Excel Password Recovery. У цій програмі невинний опис: програма призначена для відновлення забутих паролів до файлів Excel. Але всі ми чудово розуміємо основне призначення цього софту.

Для шифрування файлів слід вибрати інструмент: "Файл"-"Відомості"-"Захистити книгу"-"Зашифрувати паролем". У вікні "Шифрування документа" введіть пароль для максимального захисту файлу в Excel.

Увага! Для максимальної надійності запакуйте в архіви з паролем та максимальним стисненням зашифровані файли Excel. Це буде ще надійніший спосіб захисту інформації в документах.Також використовуйте складні та довгі паролі з використанням спецсимволів альт-кодів. Наприклад, код Alt+3 (на цифровій клавіатурі) = ♥.

Захист структури книги

Excel дозволяє захищати паролем файли як повністю, так і окремими частинами.

Щоб зберегти від змін лише структуру документа за допомогою пароля, робимо таке:

1. Виберіть інструмент: «Рецензування»-«Захистити книгу»
2. У вікні «Захист структури та вікон» увімкніть опцію «структуру» і введіть пароль.

Примітка: Для вирішення цього завдання можна піти іншим шляхом: "Файл"-"Довідки"-"Дозволи"-"Захистити структуру книги".

Якщо структура книги захищена паролем – це означає, що не можна:

1. Переносити, видаляти, копіювати, перейменовувати всі існуючі аркуші.
2. Вставляти (створювати) нові аркуші і навіть аркуші діаграм.
3. Переносити або копіювати листи до інших книг.
4. Відображати приховані листи.
5. Обмеження деяких операцій, що виконуються за допомогою коду VBA-макросів.

Корисна порада Захист структури книги часто використовують для заборони відображення прихованих аркушів, в яких зберігаються прості бази даних для: простих програм, створених засобами Excel або списків, що випадають, і т.п.

• Створити таблицю
• Форматування
• Функції Excel
• Формули та діапазони
• Фільтр та сортування
• Діаграми та графіки
• Зведені таблиці
• Друк документів
• Бази даних та XML
• Можливості Excel
• Налаштування параметри
• Уроки Excel
• Макроси VBA
• Завантажити приклади

Як поставити пароль на файл Excel

При роботі з документами Excel іноді виникає ситуація, коли потрібно захистити документ від редагування або перегляду.

У цій статті ми розглянемо кілька найчастіше використовуваних способів встановлення пароля на файл Excel. Стаття буде актуальною для всіх сучасних версій програми, включаючи Excel 2007, 2010, 2013, 2016 та 2019.

Як захистити файл Excel

На документ Excel можна поставити пароль кількома способами. У цій статті ми розглянемо три основні варіанти:

• Захистити аркуш – захист аркуша за допомогою пароля. Захищаються осередки на поточному аркуші. Для зміни даних у осередках користувач повинен ввести пароль.
• Захистити книгу – захист структури книги за допомогою пароля. Захищаються листи, закріплені області, вікна, рядки та стовпці. Щоб змінити ці елементи, користувач повинен ввести пароль.
• Зашифрувати за допомогою пароля – захист усієї книги за допомогою пароля та шифрування. Для того, щоб відкрити документ, користувач повинен ввести пароль.

Варіанти «Захистити лист» та «Захистити книгу» не використовують шифрування та не забезпечують надійного захисту документа. Такий захист легко зняти за допомогою сторонніх програм. Варіант "Зашифрувати з використанням пароля" вже використовує шифрування, але рівень захисту все одно не високий. Захист може бути зламаний, особливо якщо використовувався простий пароль.

Тому всі зараховані засоби захисту варто розглядати тільки як захист від випадкового редагування. Якщо вам потрібний дійсно надійний захист, файли потрібно додатково шифрувати сторонніми програмами. Як мінімум, можна використовувати зашифрований ZIP-архів.

Як захистити лист Excel

Для того, щоб поставити пароль на лист Excel, потрібно перейти на вкладку «Рецензування» і натиснути на кнопку «Захистити лист».

Після цього з'явиться вікно із налаштуваннями захисту аркуша.Тут потрібно ввести пароль та відзначити дозволені дії, які можна виконувати без зняття захисту. За замовчуванням дозволяється лише виділення осередків.

Після введення пароля та його підтвердження, вибраний аркуш Excel буде захищений від редагування. Тепер для зміни даних потрібно спочатку зняти захист аркуша.

Для того, щоб зняти цей захист, потрібно перейти на вкладку «Рецензування», натиснути на кнопку «Зняти захист листа» та ввести пароль.

Як захистити книгу Excel

Встановлення пароля на книгу Excel виконується так само, як і у випадку аркуша. Потрібно перейти на вкладку «Рецензування» та натиснути на кнопку «Захистити книгу».

Далі потрібно ввести пароль та вказати які елементи потрібно захистити у цій книзі.

Після введення та підтвердження пароля, структура книги буде захищена. Тепер для того, щоб відредагувати аркуші, закріплені області, вікна, рядки або стовпці, потрібно буде спочатку зняти захист.

Щоб видалити цей захист, потрібно знову перейти на вкладку «Рецензування», натиснути на кнопку «Захистити книгу» та ввести пароль.

Як зашифрувати книгу Excel

Якщо ви хочете повністю закрити доступ до книги Excel, потрібно застосовувати шифрування з використанням паролем. Для цього потрібно відкрити меню "Файл" і перейти в розділ "Довідки".

Тут потрібно натиснути на кнопку «Захистити книгу» та вибрати опцію «Зашифрувати з використанням пароля». Після цього двічі вводимо пароль і зберігаємо документ (Ctrl-S).

Тепер при спробі відкрити файл з'явиться вікно із запитом пароля.

Для того, щоб зняти захист, потрібно знову відкрити розділ "Довідки" і перейти в "Захистити книгу - Зашифрувати з використанням пароля".

Після цього з'явиться вікно, де потрібно видалити старий пароль (залишити поле порожнім) і натиснути «ОК».

Після збереження документа пароль буде знято.

Автор сайту comp-security.net, автор понад 2000 статей про ремонт комп'ютерів, роботу з програмами, налаштування операційних систем.

Задайте питання у коментарях під статтею або на сторінці «Задати питання», і ви обов'язково отримаєте відповідь.