Що таке УПД і коли його використовують
Щоб проводити угоди з клієнтами згідно із законом, бізнесу необхідно оформляти документи, що закривають. Наприклад, під час продажу товарів, матеріалів та продукції — накладну, а під час надання послуг — акт виконаних робіт. Якщо компанія працює з ПДВ, до цього списку додається рахунок-фактура.
Для зручності всі ці бланки можна поєднати в один — він називається УПД. У статті розповімо, коли його використовувати та як правильно підготувати, а також покажемо зразок заповнення 2023 року.
Що це таке
УПД - це універсальний передавальний документ, який може замінити:
- Рахунок-фактуру - в ній зазначаються дані про угоду: перелік товарів, ціна, податки та інші відомості
- Товарну накладну за формою ТОРГ-12 - вона містить інформацію про продукцію та підтверджує передачу товару
- Акт виконаних робіт — до нього вносяться відомості про надані послуги, їх обсяг та вартість
УПД та товарна накладна або акт повністю замінюють один одного, а ось рахунок-фактуру в деяких випадках потрібно готувати окремо — про це розповімо нижче.
Універсальний бланк зменшує кількість паперів, а також знижує ризик розбіжності у назвах операцій, сумах та інших реквізитах, тому що все це прописують на одному аркуші.
Для яких операцій застосовують
Повний список операцій, для яких використовують УПД, наведено в Додатку № 2 до листа ФНП. Наведемо кілька із них:
- Відвантаження товарів
- Здача-прийомка робіт чи послуг
- Передача прав на майно
- Угода при агентській торгівлі
На УПД можуть перейти компанії із будь-якою організаційною формою, а також ІП. Ось як це зробити:
- Відобразити зміну в обліковій політиці для податкового обліку та затвердити форму, яка використовуватиметься у компанії.
- Закріпити використання нової форми у договорі з контрагентом та додати зразок бланка у додаток.
Які є різновиди
Універсальний передавальний документ буває двох видів:
- Паперовий. Бланк заповнюють в обліковій програмі, роздруковують та ставлять підписи відповідальних осіб.
- Електронний. Готують за форматом, затвердженим Наказом ФНП Росії від 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, підписують посиленим кваліфікованим електронним підписом (УКЕП) та обмінюються за електронним документообігом (ЕДО).
Компанія може вибирати самостійно, який вид УПД у бухгалтерії використати. Виняток — товар, який потрапляє до системи простежуваного. Це імпортна продукція, наприклад, професійна техніка або спецтранспорт. Документацію на такі товари формують лише в електронному вигляді.
Що таке статус УПД та від чого він залежить
Статус - один із обов'язкових реквізитів. Він залежить від того, чи виконуватиме документ функції рахунка-фактури чи ні. Розглянемо докладніше, ніж відрізняються в УПД статус «1» та «2».
УПД у 2024 р.: яку форму застосовувати, для яких цілей він використовується 10625
УПД – це універсальний передавальний документ, у якому поєднані реквізити рахунки-фактури та первинного документа. Правильно оформлений УПД може бути підтверджуючим документом для прийняття ПДВ до відрахування та/або для обліку витрат з метою обчислення податку на прибуток (Лист ФНП від 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Що таке УПД
Вище ми вже навели визначення УПД. Тепер давайте детальніше поговоримо про цей документ.
УПД не є документом, обов'язковим до застосування – застосовувати його чи ні, організація/ІП вирішує самостійно.
Якщо ви хочете використовувати УПД як рахунок-фактуру, і як первинний документ (наприклад, товарну накладну), то у відповідному полі УПД треба вказати статус «1». Якщо ж вказати статус «2», то УПД використовуватиметься виключно як первинний документ. Як правило, УПД зі статусом «2» оформляють ті організації, які не повинні нараховувати ПДВ та виставляти рахунки-фактури.
Перелік операцій, для відображення яких може використовуватися УПД, наведено у Додатку № 2 до Листа ФНП Росії від 21.10.2013 N ММВ-20-3/96 @. До таких операцій, наприклад, відносяться операції з відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг та операції з передачі майнових прав. Зазначимо, що цей список є відкритим.
Форма УПД у 2024 р.
Затвердженої форми універсального передавального документа немає. Але ще у 2013 році ФНП розробила форму УПД, яка носить рекомендаційний характер (Додаток № 1 до Листа ФНП від 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Зазвичай компанії, які використовують УПД, беруть за основу цю форму. Адже ніхто не забороняє доповнити її необхідними саме вам відомостями чи взагалі розробити власну форму УПД. Головне, щоб ця форма містила всі обов'язкові реквізити рахунку-фактури та первинного документа (ст. 169 НК РФ, ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Так як рекомендована ФНП форма не оновлювалася з 2013 року, а рахунок-фактура зазнав змін, у тому числі і в 2021 році, для використання УПД його форма має бути актуалізована (Лист ФНП від 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368) .
Завантажити бланк УПД, рекомендований ФНП, ви можете тут.
Зміни до УПД
Як ми вже зазначили, форма рахунка-фактури зазнала 2021 року зміни. Відповідно, якщо УПД ви використовуєте зі статусом "1", то в УПД мають бути враховані "рахунок-фактурні" зміни. Так, УПД має бути доповнено рядком 5а «Документ про відвантаження» та графою 1б «Код виду товару». Крім того, у графі 11 змінилася назва: "Реєстраційний номер декларації на товари або реєстраційний номер партії товару, що підлягає простежуваності". А ось, графу 1 з рахунку-фактури не обов'язково переносити до УПД, т.к. в УПД є аналогічна графа А - "N п/п". Не має значення, позначена вона як «1» або як «А» (Лист ФНП від 13.10.2021 N ЕА-4-26/14498@).
Ні для кого не секрет, що зміна рахунку-фактури у 2021 році пов'язана здебільшого із запровадженням простежуваності товарів. Це нововведення позначилося і на УПД.
Так, наприклад, тим організаціям/ІП, які використовують УПД та які мають операції з товарами, що підлягають простежуваності, необхідно виставляти УПД в електронному вигляді та направляти їх по ТКС через оператора ЕДО (п. 3 Порядку, затв. наказом Мінфіну від 05.02. 2021 № 14н). Якщо ж до товарів, що простежуються, ви відношення не маєте, то і УПД можна як і раніше оформляти на папері.
Крім того, якщо у вас є операції з товарами, що підлягають нагляду, ту частину УПД, яка відповідає рахунку-фактурі, потрібно доповнити графами 12-13. Причому це треба зробити навіть якщо УПД ви використовуєте виключно як відвантажувальний документ (зі статусом «2»).
Про те, що потрібно робити, якщо у вас є товари, що підлягають нагляду, ви дізнаєтеся з нашої статті.
До речі, Уряд РФ розробив нову форму рахунку-фактури. Щоправда, поки що вона ще офіційно не затверджена.Але як тільки це станеться, форму УПД, яка використовується зі статусом «1», потрібно буде відкоригувати.
Як заповнити УПД у 2024 р.
При заповненні частини УПД, що відповідає рахунку-фактурі, орієнтуйтеся на правила заповнення рахунків-фактур (розд.II Додатка № 1 до Постанови Уряду РФ від 26.12.2011 N 1137). Також у заповненні УПД вам допоможуть рекомендації ФНП (Додаток № 3 до Листа ФНП від 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Одним із нюансів, на якому варто наголосити, є заповнення рядка 5а «Документ про відвантаження». Так як універсальний передавальний документ одночасно служить і відвантажувальним документом, у рядку 5а потрібно буде вказувати реквізити цього УПД. Допустимо, ви виставляєте УПД № 23 від 19.02.2024, у табличній частині якого три рядки. У цьому випадку рядок 5а можна заповнити так: № п/п 1 – 3 № 23 від 19.02.2024 (Лист ФНП від 13.10.2021 N ЕА-4-26/14498@, від 29.07.2021 N СД-4-3/ 10681 @).
Радник генерального директора ТОВ «Р.О.С.експертиза», консультант з методології бухобліку та оподаткування, член Науково-експертної ради Палати податкових консультантів, акредитований викладач ІПБ Росії Ганна Єфремова розглянула ситуацію, коли постачальник виставляє УПД в ЕДО в рублях, а умов договору вартість виражена в у.о.
УПД підписують особи, уповноважені підписувати рахунки-фактури та відвантажувальну первичку. Ті підписи, які збігаються, ви можете не дублювати.
Зразок заповнення УПД
Ознайомитись із зразками заповнення УПД ви можете тут.
