Універсальний передавальний документ замість рахунку-фактури та накладної

Універсальний передавальний документ замість рахунку-фактури та накладної

Два роки тому ФНП у своєму листі від 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ порекомендувала платникам податків використати універсальний передавальний документ (УПД), який замінює накладну (акт) та рахунок-фактуру. Багато бухгалтерів поставилися до цієї можливості обережно, адже Податковий кодекс не містить такої норми. Навпаки, у ст. 169 НК РФ явно сказано, що підставою для прийняття до відрахування ПДВ є рахунок-фактура. Як бути бухгалтеру? Чи є ризик використання у роботі УПД? Спробуємо розібратися у цих питаннях, визначимо плюси та мінуси використання універсального документа.

Універсальний передавальний документ містить усі реквізити рахунка-фактури, повністю дублюючи його. Саме цей факт дозволяє приймати ПДВ до вирахування на підставі УПД. Крім того, аналізований документ включає основні елементи накладної ТОРГ-12: підстава відвантаження, дати відвантаження та отримання товару (послуги, права), підписи відповідальних осіб. Загалом УПД може замінити й інші передавальні документи: акт виконаних робіт (послуг), накладну на відпустку матеріалів на бік М-15, акт приймання-передачі основних засобів ОС-1 (лист ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ 96 @). Універсальний передавальний документ відповідає всім вимогам, які пред'являються первинного облікового документа, тому покупець вправі визнати витрати виходячи з УПД.

Детальні умови застосування, порядок заповнення та відображення УПД у книзі купівель та продажів містяться у листі ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Розглянемо основні аспекти застосування універсальних документів.

Сфера та порядок застосування УПД

Форму УПД можуть використовувати організації та ІП на будь-якій системі оподаткування. Юридичні особи та ІП на УСН та ЄСХН можуть використовувати УПД як первинний документ зі статусом 2 для підтвердження витрат з метою оподаткування (лист ФНП Росії від 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД зі статусом 2 можуть складати комітенти при відвантаженні товару та продавці, які здійснюють операції, які не оподатковуються ПДВ.

Якщо ви вирішили застосовувати універсальний документ для цілей бухгалтерського та податкового обліку, зафіксуйте це рішення в обліковій політиці. Також затвердіть форму УПД, яку використовуватиме організація.

Необов'язково повністю переходити використання УПД. Навіть за одним договором, який має на увазі кілька поставок, можна складати як звичні для всіх документи (рахунок-фактуру, накладну, акт), так і УПД. Це підтверджує лист ФНП Росії від 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. Про правомірність податкових відрахувань виходячи з універсального документа, зокрема, йдеться у листі Мінфіну РФ від 16.06.2014 № 03-07-09/28664.

Якщо організація перейшла застосування універсальних передавальних документів, не обов'язково повідомляти звідси покупцям. У свою чергу покупці не мають права вимагати від постачальника виписувати рахунки-фактури замість УПД. Деякі договори поставки містять найменування документів, які продавець складає під час відвантаження товарів (робіт, послуг). У такому разі потрібно скласти додаткову угоду до договору, де прописати умови застосування УПД.

Статус УПД

У лівій частині документа необхідно вибрати один із двох статусів. Статус № 1 свідчить, що документ одночасно замінює і передавальний документ (накладну, акт), і счет-фактуру.Статус № 2 означає, що перед вами лише передавальний акт. Якщо продавець виписав УПД зі статусом 2, необхідно також виписати і рахунок-фактуру (застосовно для організацій, які працюють із ПДВ).

Залежно від вибраного статусу, заповнюються реквізити універсального документа. Перший статус зобов'язує заповнити всі реквізити УПД. Цей висновок ґрунтується на вимогах, які пред'являються до первинних документів (ст. 9 Закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ), а також до рахунків-фактур (п. 5, 6 ст. 169 НК РФ).

Статус із кодом 2 дозволяє заповнити лише ті реквізити, які є обов'язковими для накладної (акту). Отже, продавець має право залишити порожніми частину даних УПД:

• рядок 5 "До платіжно-розрахункового документа";
• графу 6 "У тому числі сума акцизу";
• графу 7 "Податкова ставка";
• графи 10 та 10а «Країна походження товару» (цифровий код та коротке найменування);
• графу 11 "Номер митної декларації".

Форма УПД містить рядки «Найменування економічного суб'єкта» (№ 14 та 19). Їх можна не заповнювати, якщо на документі стоятиме печатка продавця та покупця. Друк має містити повне найменування організації.

Статус документа має інформаційний характер. Фактичний статус УПД визначається наявністю/відсутністю у ньому всіх обов'язкових показників щодо первинних облікових документів та (або) рахунків-фактур. Тому реєстрації у книзі покупок та книзі продажів підлягає навіть УПД зі статусом 2, якщо у ньому заповнені всі реквізити.

Додаткові реквізити УПД

Форма УПД носить рекомендаційний характері і не обов'язкова до застосування. Платник податків має право вносити додаткові реквізити до документа (п. 3 листи ФНП Росії від 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Реєстрація УПД у книзі покупок та книзі продажів

Покупець спочатку реєструє УПД у журналі обліку отриманих і виданих рахунків-фактур, далі – у книзі покупок.

Згідно з встановленими правилами рахунки-фактури реєструються в хронологічному порядку за датою отримання.

Продавець товарів (робіт, послуг, майнових прав) реєструє УПД у журналі обліку отриманих та виданих рахунків-фактур та у книзі продажів. дата складання УПД (рядок 1).

Переваги УПД

Застосування універсальних документів значно полегшує документообіг.

Серед основних плюсів УПД можна відзначити:

• зниження витрат на папір;
• єдиний стиль документів всім видів продажів (УПД замінює акти послуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15);

• економію часу оформлення документів;
• скорочення архіву документів.

Але іноді без рахунків-фактур не обійтися. Наприклад, рахунок-фактура виписується при отриманні передоплати. статусом 1 замінює як рахунок-фактуру, а й передавальний акт, який тут не требуется.

Підсумовуючи, можна відзначити, що за універсальними документами майбутнє. І згодом до них звикнуть, так само як і до нових форм та правил заповнення документів з ПДВ, які були встановлені Постановою Уряду РФ від 26.12.2011 №1137.

Як виправити помилки в УПД підкаже стаття експертів Норматива.

Про особливості заповнення універсального документа коригування читайте в докладній статті.

Що таке УПД і коли його використовують

Щоб проводити угоди з клієнтами згідно із законом, бізнесу необхідно оформляти документи, що закривають. Наприклад, під час продажу товарів, матеріалів та продукції — накладну, а під час надання послуг — акт виконаних робіт. Якщо компанія працює з ПДВ, до цього списку додається рахунок-фактура.

Для зручності всі ці бланки можна поєднати в один — він називається УПД. У статті розповімо, коли його використовувати та як правильно підготувати, а також покажемо зразок заповнення 2023 року.

Що це таке

УПД - це універсальний передавальний документ, який може замінити:

• Рахунок-фактуру - в ній зазначаються дані про угоду: перелік товарів, ціна, податки та інші відомості
• Товарну накладну за формою ТОРГ-12 - вона містить інформацію про продукцію та підтверджує передачу товару
• Акт виконаних робіт — до нього вносяться відомості про надані послуги, їх обсяг та вартість

УПД та товарна накладна або акт повністю замінюють один одного, а ось рахунок-фактуру в деяких випадках потрібно готувати окремо — про це розповімо нижче.

Універсальний бланк зменшує кількість паперів, а також знижує ризик розбіжності у назвах операцій, сумах та інших реквізитах, тому що все це прописують на одному аркуші.

Для яких операцій застосовують

Повний список операцій, для яких використовують УПД, наведено в Додатку № 2 до листа ФНП. Наведемо кілька із них:

• Відвантаження товарів
• Здача-прийомка робіт чи послуг
• Передача прав на майно
• Угода при агентській торгівлі

На УПД можуть перейти компанії із будь-якою організаційною формою, а також ІП. Ось як це зробити:

1. Відобразити зміну в обліковій політиці для податкового обліку та затвердити форму, яка використовуватиметься у компанії.
2. Закріпити використання нової форми у договорі з контрагентом та додати зразок бланка у додаток.

Які є різновиди

Універсальний передавальний документ буває двох видів:

• Паперовий. Бланк заповнюють в обліковій програмі, роздруковують та ставлять підписи відповідальних осіб.
• Електронний. Готують за форматом, затвердженим Наказом ФНП Росії від 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, підписують посиленим кваліфікованим електронним підписом (УКЕП) та обмінюються за електронним документообігом (ЕДО).

Компанія може вибирати самостійно, який вид УПД у бухгалтерії використати. Виняток — товар, який потрапляє до системи простежуваного. Це імпортна продукція, наприклад, професійна техніка або спецтранспорт. Документацію на такі товари формують лише в електронному вигляді.

Що таке статус УПД та від чого він залежить

Статус - один із обов'язкових реквізитів. Він залежить від того, чи виконуватиме документ функції рахунка-фактури чи ні. Розглянемо докладніше, ніж відрізняються в УПД статус «1» та «2».