Як правильно направляємо на Вашу адресу або на вашу адресу?
Лист – основний засіб листування між діловими партнерами.
Діловий лист - це письмове звернення до посадової особи (представленому їм підприємству, організації, установі), підготовлене відповідно до правил листування.
- як у відповідь - у зв'язку з виконанням раніше прийнятих вищим органом управління (влади) рішень;
- як супровідні - у зв'язку з необхідністю супроводу пересилання адресату будь-яких документів (матеріалів);
- як відповіді у зв'язку з отриманням запитів різних організацій, а також фізичних осіб (громадян);
Текст листа повинен точно відповідати завданню, зафіксованому в резолюції керівника компанії або приписам (вказівкам) документа, у відповідь на який готується лист. облік типових термінів виконання документів.
Текст ділового листа, як правило, повинен стосуватися одного питання.
10 важливих рекомендацій
з підготовки проекту змісту ділового листа
1. Перегляньте (підготуйте) чернетку листа. Виділіть у ньому три основні частини - вступну частину, констатуючу або звітну частину, а також заключну частину, що містить висновки, пропозиції або вказівки (залежно від спрямованості листа).
2.У вступній частині, що відкриває основний текст і наступної відразу за вступним зверненням (вказівкою на зміст листа), визначте одну-дві проблеми, про які ви маєте намір написати. Позначте їхній загальний стан двома-трьома пропозиціями.
3. У констатуючій (звітній) частині уточніть (деталізуйте) характеристику стану справ. Дайте відповідь на запитання, поставлені в листі вашим респондентом. Дайте коротку оцінку того, що виконано на даний момент. Виділіть невирішені проблеми, коротко зупиніться на причинах.
4. У заключній частині помістіть висновки та пропозиції (вказівки) щодо вирішення існуючої ситуації чи перспектив діяльності у цій галузі. Доручення давайте конкретно, пропозиції висловлюйте небагатослівно, й у тому, й у іншому випадку дійте обдумано, особливо у описі питань фінансування, встановленні термінів вирішення тих чи інших завдань тощо.
5. Складіть список додатків, надпишіть адресу та вступне звернення, підпишіть чернетку листа (або вкажіть необхідні дані особи, до якої документ буде направлений на підпис). Після цього передайте проект документа на оформлення.
6. Відкоригуйте та відредагуйте оформлений (віддрукований набіло) документ, внесіть у текст редагування. Ще раз прочитайте. Після цього передайте документ на остаточне оформлення, не забувши при цьому вказати кількість екземплярів. Перегляньте останній раз оформлений документ. Підпишіть його або подайте на підпис. Якщо ви самі оформили та підписали листа, передайте його для підготовки до відправки. Чернетку документа та останній екземпляр зберігайте у себе до закінчення потреби в ньому.Цей пункт виконується після перегляду всього тексту (включно з відомостями про виконавців тощо) остаточного варіанта документа.
7. Зверніть увагу не лише на зміст послання, але й на форму його подання. Майте на увазі, що написаний, по суті, правильно діловий лист може зробити зворотний бажаний вплив на адресата в силу невірного тону або шорсткості стилю викладу.
8. Намагайтеся максимально правильно розставляти під час змісту ділового листа смислові акценти. Виклад починайте з головної думки, яка становить тему (предмет) документа, яку потім послідовно розвивайте.
9. Не слід писати ділові листи у стані сильного гніву чи під впливом інших емоцій - це небажаним чином позначиться з їхньої змісті. Якщо ж рука "сама тягнеться до перу", то, дописавши останній рядок, не поспішайте з відправкою цього опусу - відкладіть її, принаймні, до наступного дня.
10. Уникайте використовувати у ділових листах сумнівні щодо тлумачення слова та висловлювання – оскільки двозначність змісту веде до його непорозуміння. Прагніть до того, щоб написане було написане наскільки можна просто і зрозуміло.
Виклад ділового листа проводиться від третьої особи однини або від першої особи однини або множини. Як правило, текст ділового листа складається із двох частин.
У першій частині викладається причина, підстава чи обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою для підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, - висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо.
Оформлення документа провадиться на бланку листа.Лист підписує особа, яка розпорядилася про її підготовку, а ініціативний лист, крім того, - виконавець листа.
Реквізитами документа є:
2. Реєстраційний номер документа.
3. Посилання на реєстраційний номер і дату документа (для листів у відповідь).
4. Відомості про адресат.
5. Заголовок до тексту.
8. Відмітка про наявність програми.
9. Позначка про виконавця.
10. Ідентифікатор електронної копії документа.
5 важливих рекомендацій
щодо оформлення проекту ділового листа
1. Надрукований текст повинен точно відповідати чернетці документа. Достовірність тексту, набраного під диктовку, потім вивіряється в ході повторної читання, щоб уникнути помилок та невідповідностей дійсному стану речей. В інших випадках набраний текст звіряється з першоджерелом і за необхідності коригується.
2. Документ не повинен містити помилок. При виявленні таких у процесі перевірки необхідно провести верифікацію електронної версії, після чого роздрукувати у виправленому вигляді.
3. Текст листа має чітко читатись при помірному освітленні. Якщо це важко, переоформіть його: надрукуйте текст листа більш насиченим або більшим шрифтом. Зверніть увагу на наявність та розміщення абзаців, відділення частин тексту порожніми рядками (відступами) у необхідних випадках: це правило неухильно дотримується для виділення вступної та заключної частин листа. Використання цих нескладних прийомів дозволить одержувачу листа швидше та глибше ознайомитися з його змістом.
4.Зверніть увагу і на те, в якому стані знаходиться папір (бланк), призначений для оформлення листа: він повинен бути абсолютно білим, без будь-яких додаткових відтінків, оскільки жовтизна паперу мимоволі натякає на її вік, а сірий колір - на неохайність чи скупість власника.
5. Для підпису використовуйте чорнильну ручку з чорнилом чорного (темного) кольору, оскільки вони гармонійніше поєднуються з текстом листа. При цьому чорнило не повинно "просвічувати" (тобто бути занадто рідким), а перо - дряпати. У сигнатурі (підписи) на документі повинні добре розрізнятися перші чотири літери прізвища відправника (якщо прізвище коротке - всі літери).
Рекомендації щодо використання окремих найчастіше вживаних слів і стійких словосполучень під час підготовки змісту ділових листів
1. Синтаксичні конструкції, що використовуються для викладу мотивів, пояснення причин для ухвалення тих чи інших дій:
В порядку надання допомоги прошу Вас.
З метою обміну досвідом надсилаю на Вашу адресу.
Як виняток.
З огляду на особливі обставини.
У зв'язку із завершенням робіт з.
У зв'язку з ухваленням рішення о.
Відповідно до раніше досягнутої домовленості.
За взаємною домовленістю між.
За Вашою заявкою.
Незважаючи на те й те, продовжує мати місце.
2. Формулювання для висловлення відмови:
Незважаючи на зроблені нами (організацією) зусилля, Ваша вказівка залишається невиконаною у зв'язку з.
На жаль, задовольнити Ваше прохання неможливо, оскільки.
Ваше розпорядження не може бути виконане до встановленого терміну з таких причин.
Ми не можемо надати інформацію, що Вас цікавить, оскільки.
Організація не має у своєму розпорядженні можливості для виконання цього завдання через відсутність.
3. Формулювання для вираження попередження (повідомлення):
Звертаємо Вашу увагу на те, що через такий час термін угоди спливає.
Організація змушена попередити Вас про те, що.
Вважаємо за необхідне ще раз нагадати Вам про те, що.
Організація зберігає за собою право в односторонньому порядку призупинити дію договору згідно з.
Взяті він організацією гарантійні зобов'язання втрачають свою силу.
Повідомляємо Вас про те, що.
Організація сповіщає о.
Доводжу до Вашого відома, що.
4. Стійкі розпорядчі обороти:
Вводити в експлуатацію.
Покласти контроль за виконанням цієї директиви.
Призначити розслідування за фактом.
Знайти додаткові можливості для.
5. Формулювання для вираження прохань:
Прошу Вас направити на мою адресу.
У зв'язку з гострою необхідністю ст. наполегливо прошу Вас.
Переконливо прошу Вас вирішити питання о.
У рамках попередньої домовленості із представником Вашої організації прошу розглянути можливість.
Виходячи з величини річного ліміту. прошу знайти для потреб організації.
6. Формулювання для підкреслення особливої важливості відомостей:
Документація надіслана на вашу адресу кур'єром.
Вживаються енергійні заходи.
Конфіденційність інформації забезпечена.
Зміст проекту оперативно коригується.
Виявлені недоліки вже усуваються.
Виділено додаткові кошти на.
Сплановано необхідні заходи, спрямовані на.
У найкоротші терміни організується.
Забезпечено повсякденний жорсткий контроль за.
7. Стійкі мовні звороти:
найменш складний. найважливіший.
найкращий ефект.найгірший результат.
надати допомогу. провести перевірку.
керівництво вважає за можливе. організація не заперечує.
терміново повідомите. негайно усуньте.
забезпечте виконання. створіть необхідні умови.
доповісти пропозиції. оптимальне рішення.
можливі терміни. підтвердіть отримання.
повідомте дані. надішліть на мою адресу.
підготуйте до відправлення. вирішіть самостійно.
8. Найчастіше вживані дієслова:
виконати (виконати), вирішити (дозволити), зобов'язати, завершити, припинити, направити (надіслати), звернути (увага на.), ввести (в експлуатацію), спланувати (скоординувати), здійснити (реалізувати), створити, заповнити (поповнити) , організувати, забезпечити, повідомити (доповісти), подати (надати), уточнити, встановити, усунути, виявити (з'ясувати).
9. Найчастіше вживані прикметники:
терміновий (оперативний), другорядний, перспективний, важливий, головний (основний), провідний, серйозний (істотний), плановий, додатковий, повний, недостатній, заключний, проміжний, загальний, конкретний, вищий, первинний, найкращий, найгірший, надійний.
10. Стилістичні заборони:
Щодо, відносно. О.
Завдяки тому факту, що. Тому що.
Взяти до уваги. Врахувати.
При цьому додається. Програма.
Вплинути. Впливати.
За винятком. Окрім.
У разі, якщо. Якщо.
Нині. Нині.
Збільшувати темпи. Пришвидшувати.
Докладати зусиль. Намагатися.
Використання займенників "я",
Відмова від займенників, заміна їх
"підрозділ", "співробітник" тощо.
Підприємство пропонує клієнтам.
Пряме звернення, прохання
Будь ласка, подайте звіт
Звіт необхідно подавати у строк.
Використання нейтральної лексики
Об'єктивна констатація фактів
Було отримано позитивний результат
Використання активних оборотів
Використання пасивних оборотів
Виконується, хотілося б запропонувати
Використання простих слів
Використання "книжкових" оборотів
Утилізація, нині
Заміна дієслів абстрактними
Менеджер здійснював керівництво
Я засмучено дізнався о.
Ми були раді почути.
Використання канцелярських кліше
Внаслідок тієї обставини, що.
Захід має на меті.
Ділове листування не терпить додаткових неділових мовних оборотів і навіть якихось графічних зображень. Лист має бути стриманим та досить офіційним.
Є одне просте правило: потрібно уважно дивитися, як тобі відповідають чи пишуть.
Якщо людина використовує суху ділову мову, то краще "дзеркалити" приблизно тією ж мірою, але ввести більше природності. Якщо ваш кореспондент допускає вільнішу, природнішу мову, це означає, що вам потрібно по можливості в тому ж стилі з ним спілкуватися.
Одна із складових мистецтва ефективного ділового спілкування у тому, щоб, не порушуючи формалізованих рамок, дати максимальний простір природному спілкуванню. Але тут необхідно чуття - якою мірою можна дозволити собі цю природність. І вона з різними людьми різна. Якщо ти не хочеш загострити стосунки з кимось, а, навпаки, хочеш створити та зміцнити відносини співпраці, то потрібно шукати способи зробити так, щоб твій лист був приємно читати іншій стороні, щоб він викликав добрі, добрі емоції.
- Порядок надходження
- Кваліфікаційні вимоги
- Вакансії
- Конкурси на заміщення посад
- Резерв управлінських кадрів
- Форми для заповнення
- Методичні рекомендації та корисна інформація
- Порядок пенсійного забезпечення
- План проведення перевірок
Як написати супровідний лист до документів
Супровідні листи — одні з найбільш використовуваних зразків у діловому листуванні.
У яких випадках потрібно скласти супровідний лист до документів
Форма супровідного листа відноситься до найчастіше використовуваних у практиці діловодства. діловий лист — це додаток до документів, які не містять адресної частини, наприклад:
- до договорів;
- методичним чи інструктивним вказівкам;
- контрактів;
- актам;
- протоколів та ін.
Ці документи, як правило, самостійні, що не містять прохань, претензій, вимог і звернень. Супровідні листи, що направляються разом з ними, складаються як підтвердження того, що такий документ був відправлений адресату.
Зразок супровідного листа від Системи Кадри
Друге призначення супровідного листа до документів — опис ділових паперів, що відсилаються разом з ним, що містить найменування кожного документа із зазначенням кількості екземплярів і числа сторінок, що містяться в ньому. зразок ділового листа, що найчастіше зустрічається в міжвідомчій листуванні. Як правило, це відповіді на запити відповідних органів.
Особливості складання супровідного листа: приклади формулювань
Супровідні листи про направлення документів мають стандартний вигляд та зміст. Тому часто на підприємстві використовується типовий шаблон, що значно спрощує процедуру складання та оформлення цього виду ділових листів. Зразок супровідного листа з додатком документів містить адресну частину та звернення, які заповнюють відповідно до загальноприйнятих правил. Найменування документа - «Супровідний лист» не потрібно вказувати, але тема повідомлення повинна бути обов'язково. Основна відмінність від інших ділових листів - зміст текстової частини. Вона може починатися з фраз:
- «При цьому скеровуємо Вам…»;
- «Надсилаємо на Вашу адресу…»;
- «Представляємо Вам…».
Після чого слідує перелік додатків, що прикладаються, і пояснення, навіщо направляють адресату ці документи. Крім цього, супровідний лист про направлення документів, зразок. обов'язково містить вказівку або прохання про те, що адресат повинен зробити з документами, що направляються., наприклад:
- «Прошу вивчити та внести необхідні доповнення до звітності відповідно до інструкції, що направляється.»,
- «Відповідно до спрямованих методичних вказівок, необхідно скоригувати форми звітності та направити на нашу адресу звіти за новими формами до 01.07.2019 року»,
- «Прошу підтвердити отримання...»,
- «Просимо повернути на нашу адресу один екземпляр договору, що направляється, після його підписання»,
- «Просимо поінформувати…»і т.п.
Будь-який бланк супровідного листа має особливий реквізит, який відсутній в інших ділових листах. Це позначка про наявність програм. Реквізит має вигляд переліку і потрібен, щоб адресат вже на етапі реєстрації вхідної кореспонденції міг перевірити цілісність відправлення та повноту комплекту документів, що додаються.
Супровідний лист до документів: зразок
