Як підключити, налаштувати та зареєструвати в податковій онлайн-касу (ККТ)

У нашій статті розповідаємо, що таке онлайн-каса, кому вона потрібна і як її правильно підключити, налаштувати та зареєструвати у податковій.

Що таке ККТ і для чого вона потрібна

Контрольно-касова техніка або онлайн-каса - це пристрої з такими особливостями:

• Чіп пам'яті. В апараті є слот для фіскального накопичувача (ФН). На ФН записуються дані про всі операції з каси.
• Інтернет. Апарат підключається до інтернету одним чи декількома способами.
• Передача даних. З фіскального накопичувача дані про всі касові операції через інтернет передаються посереднику — оператору фіскальних даних (ОФД), а звідти — до податкової на запит. Передача даних у реальному часі.

Онлайн-каса потрібна, щоб автоматично передавати дані до податкової через посередника, а також формувати для покупців касові чеки: електронні чи паперові.

Який бізнес має використовувати онлайн-каси

Практично всі ІП та організації, які продають товари, роботи чи послуги покупцям-фізособам, зобов'язані використовувати ККТ згідно із законом № 54-ФЗ. Придбана або орендована для роботи техніка повинна бути включена до реєстру ККТ і реєстру ФН, які розміщені на сайті Федеральної податкової служби - ФНП.

Який бізнес може легально працювати без онлайн-каси

У статті 2 закону № 54-ФЗ прописані винятки – ситуації, в яких бізнес може працювати без застосування ККТ. Приклади таких ситуацій:

• Організація чи підприємець займається специфічною діяльністю. Повний перелік таких видів діяльності перераховано у пункті 2 статті 2 закону № 54-ФЗ.
• Індивідуальний підприємець використовує патентну систему оподаткування та займається певними видами діяльності, що відповідають підпунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 12-17, 19-27, 29-31, 34-36, 39, 41-4 −52, 54, 55, 57-62, 64, 66-80 пункту 2 статті 346.43 НК РФ.
• Індивідуальний підприємець є самозайнятим.
• Організація чи підприємець веде діяльність у віддаленій чи важкодоступній місцевості. Список таких місцевостей складають регіональна влада та розміщують на офіційних сайтах в інтернеті.

У пункті 7 статті 2 закону 54-ФЗ сказано, що в деяких випадках ІП або юрособа може застосовувати ККТ без підключення до Інтернету та без укладання договору з ОФД. Наприклад, якщо бізнес веде діяльність у віддаленій від мереж зв'язку місцевості, то він набуває онлайн-касу з фіскальним накопичувачем, але не підключає до інтернету, тому що його немає чи він не є стабільним. Список місцевостей, які можуть вважатися віддаленими від мереж зв'язку, формують регіональну владу та розміщують постанови про це на офіційних сайтах в інтернеті.

Якщо розрахунки між бізнес-партнерами (підприємцями чи організаціями) проходять у безготівковому порядку, тобто безпосередньо з одного розрахункового рахунку на інший, то ККТ не потрібна.

Які касові апарати бувають і як їх вибирати

Касові апарати бувають кількох видів:

1. Кнопкові онлайн каси. Це недорогі та компактні пристрої з фізичними кнопками та невеликим дисплеєм. Такі апарати підходять для бізнесу з невеликою кількістю товарних позицій через те, що не можуть повноцінно працювати з номенклатурою.При цьому у 2024 році робота з номенклатурою необхідна, оскільки бізнес має обов'язково друкувати назви товарів чи послуг на касових чеках.
2. Стаціонарні онлайн-каси. Це касові апарати, які встановлюються в магазинах, кіосках, офісах та підключаються до електрики та дротового інтернету. В одному корпусі пристрою поєднані всі необхідні функції.
3. Мобільні онлайн-каси. Такі апарати відрізняються компактними розмірами та можливістю працювати автономно завдяки акумулятору та бездротовому інтернету. Сенсорний екран дозволяє працювати з номенклатурою. Мобільні апарати займають мало місця на прилавку та можуть використовуватись при виїзній торгівлі.
4. POS-системи. Це набір обладнання, головним елементом якого є фіскальний реєстратор – апарат, який швидко друкує касові чеки, має слот для фіскального накопичувача та може підключатися до комп'ютера. На комп'ютер встановлюються необхідні програми: касова, товарооблікова. До комп'ютера підключається необхідне обладнання: сканер штрих-кодів, ваги, еквайринговий термінал. POS-систему можна легко адаптувати під особливості бізнесу.
5. Хмарні онлайн-каси. Це контрольно-касова техніка, що знаходиться поза місцем розрахунку з клієнтами. Особливість таких апаратів у тому, що вони формують лише електронні чеки, а паперові не друкують. Тому такий варіант ККТ підійде не для будь-якого бізнесу, а лише для того, що за законом може обходитися електронними чеками, наприклад, для торгівлі через Інтернет чи на виїзді.

При виборі касового апарату необхідно враховувати особливості бізнесу.Якщо на торговій точці високий клієнтопотік, якщо потрібно зважувати товар та сканувати QR-коди, підійде система POS. Якщо клієнтів мало чи потрібно працювати на виїзді, продавцю може бути зручно користуватись мобільною касою. Якщо у бізнесу не дуже багато послуг чи товарних позицій, то йому може підійти бюджетна кнопкова каса. А для торгівлі через інтернет вигідно орендувати хмарну онлайн-касу, яка часто пропонується у поєднанні з послугою інтернет-еквайрингу.

Де придбати або орендувати онлайн-касу

Придбати ККТ можна у магазинах або сервісних центрах, які співпрацюють з виробниками, а також у посередників: ОФД, операторів стільникового зв'язку, банків та небанківських організацій. Також можна купити не нову ККТ, наприклад у іншого підприємця. Закон дозволяє це робити, головне, щоб каса була знята з податкового обліку і до неї було підключено новий фіскальний накопичувач.

У деяких випадках бізнесу вигідна не купівля, а оренда ККТ. Наприклад, у банку можна орендувати мобільні онлайн-каси з вбудованим еквайрингом. Такий варіант зручний для виїзної торгівлі або для роботи в приміщеннях з невеликим потоком клієнтів, коли придбання стаціонарної каси або системи POS не має сенсу.

Якщо бізнес реалізує товари чи послуги через інтернет або на виїзді, він може використовувати хмарну касу від одного з партнерів сервісу ЮKassa. Переваги хмарної каси у цьому, що вона надається як послуга. Бізнесу не треба купувати апарат і дбати про його налаштування та реєстрацію у ФНП, про обслуговування, ремонт та своєчасну заміну фіскального накопичувача.Усім цим займається партнер, маючи касовий апарат у своєму дата-центрі, забезпечуючи його обслуговування, а також захист даних, безперебійну електрику, стабільний інтернет. Клієнт отримує доступ до всіх функцій онлайн-каси через хмарні технології.

Що потрібно зробити перед реєстрацією ККТ у податковій

ККТ обов'язково треба зареєструвати у ФНП, інакше робота з нею вважатиметься нелегальною. Щоб підготуватися до реєстрації, після покупки онлайн-каси та фіскального накопичувача необхідно пройти кілька кроків:

• Крок 1: укласти договір із ОФД;
• Крок 2: придбати кваліфікований електронний підпис;
• Крок 3: підключити касовий апарат до Інтернету;
• Крок 4. налаштувати касовий апарат та вибрати касову програму.

Крок 1. Договір з ОФД

Необхідно обрати ОФД із актуального списку на сайті податкової, оскільки саме податкова приймає рішення про видачу таким організаціям дозволів на обробку даних. Вартість послуг ОФД близько 3000 на рік, але можна укласти договір і кілька місяців. Без договору з ОФД податкова зможе зареєструвати ККТ, крім випадків, коли бізнес може працювати автономно біля, віддаленої від мереж зв'язку.

Крок 2. Кваліфікований електронний підпис

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) знадобиться для подання заяви на реєстрацію каси онлайн, а надалі – для перереєстрації, наприклад, при заміні ФН. Отримати КЕП можна безкоштовно у відділенні податкової або в довіреному центрі, що посвідчує. Якщо бізнес уже має КЕП, нову отримувати не треба.

Крок 3. Підключення до Інтернету

Якщо бізнес не підходить під винятки, описані в пункті 7 статті 2 закону № 54-ФЗ, онлайн-касу обов'язково потрібно підключити до інтернету.Залежно від моделі каси це можна зробити декількома способами:

• через кабель;
• через Wi-Fi;
• через сім-карту мобільного оператора.

Для Wi-Fi знадобиться роутер, який можна купити самостійно або орендувати у інтернет-провайдера. Потрібно враховувати, що якщо торгова точка знаходиться у підвалі, Wi-Fi або мобільний інтернет може працювати погано, і знадобиться провідне підключення.

Крок 4. Налаштування апарату та вибір касової програми

У багатьох апаратах є встановлені виробником касові та товарооблікові програми, а також можливість завантажити та встановити нові. Якщо ви купуєте ККТ у банку, оператора стільникового зв'язку або ОФД, в апараті можуть бути встановлені їх програми. Налаштувати ККТ можна за інструкцією або звернувшись по сервіс до продавця. Якщо ви орендуєте апарат, то налаштуваннями та підключенням можуть зайнятися фахівці орендодавця.

Як подати заяву на реєстрацію онлайн-каси у податковій

У 2024 році зареєструвати касу у ФНП можна декількома способами:

• прийшовши у відділення ФНП;
• через особистий кабінет платника податків на сайті податкової;
• через особистий кабінет оператора фіскальних даних;
• через Єдиний портал державних та муніципальних послуг - Держпослуги.

Якщо відвідуєте податкову особисто, КЕП не потрібна, оскільки заява на реєстрацію ККТ подається у паперовому варіанті та підписується від руки. У решті випадків заява на реєстрацію подається в електронному варіанті і засвідчується за допомогою КЕП.

Як зареєструвати ККТ онлайн: інструкція

Щоб зареєструвати ККТ, заповніть заяву в особистому кабінеті платника податків на сайті податкової, особистому кабінеті ОФД або на порталі Держпослуг. У заяві слід зазначити такі дані:

• адресу та місце встановлення каси;
• адресу місця знаходження продавця (може відрізнятись від адреси встановлення каси);
• модель та заводський номер каси, зазначений у паспорті;
• модель та заводський номер ФН, зазначений у паспорті;
• назва ОФД із запропонованого списку;
• Інші дані.

Податкова перевірить дані, зазначені у заяві на реєстрацію, та надішле до особистого кабінету реєстраційний номер ККТ. Цей номер протягом доби потрібно ввести до касового апарату та роздрукувати чек – звіт про реєстрацію. Дані з чека потрібно передати до ФНП через особистий кабінет платника податків. Для цього клієнт відкриває вкладку «Звіт про реєстрацію ККТ» та вводить час формування звіту, його порядковий номер, а також фіскальну ознаку з 10 цифр.

Якщо все пройшло успішно, в особистому кабінеті з'явиться картка реєстрації та позначка «ККТ зареєстрована». І лише після цього реєстрацію ККТ у ФНП можна вважати завершеною.

У яких випадках у відповідь на заяву може прийти відмова

ФНП може відмовити в реєстрації з кількох причин:

• ви припустилися помилки у заяві на реєстрацію, наприклад, вказали невірний номер ККТ, помилилися у номері фіскального накопичувача або ввели неправильну адресу установки;
• відомостей про модель ККТ, яку ви реєструєте, немає у реєстрі ККТ на сайті податкової;
• відомостей про модель фіскального накопичувача, що використовується, немає в реєстрі ФН на сайті податкової;
• ККТ, яку ви реєструєте, вже значиться у ФНП як втрачена або вкрадена.

Головне

1. Онлайн-каси повинні використовувати практично всі ІП та юридичні особи, якщо вони приймають від населення плату за товари, роботи чи послуги.
2. Легально працювати без ККТ можна лише у разі, якщо бізнес потрапляє під винятки, прописані у законі.
3. Перед початком роботи касову техніку потрібно зареєструвати у ФНП, працювати з нею без реєстрації не можна.
4. Зареєструвати ККТ можна, відвідавши відділення ФНП, але зручніше це зробити онлайн, запевнивши заяву за допомогою КЕП.
5. Реєстрація проходить у кілька етапів і вважається завершеною, лише коли в особистому кабінеті платника податків з'являється картка реєстрації.

Як підключити та налаштувати онлайн-касу

Касова реформа в Росії проходила з 2017 по 2019 рік, але останні послаблення для бізнесу було скасовано лише у 2021 році. Наразі підприємці зобов'язані використовувати касу, якщо не хочуть бути покараними за порушення закону № 54-ФЗ.

Для легальної роботи недостатньо купити контрольно-касову техніку (ККТ) та принести її до магазину. Касу необхідно підключити до оператора фіскальних даних (ОФД) та зареєструвати у податковій службі (ФНП). Потім потрібно отримати електронний цифровий підпис (ЕЦП) та налаштувати обладнання з програмним забезпеченням (ПЗ).

Вибір та купівля касового апарату

Технічні характеристики ККТ регламентовані чинним законодавством, включаючи:

• прийом безготівкових та готівкових платежів;
• створення та надання чеків (друк паперових версій, формування та розсилання електронних);
• дозволені податковою службою до застосування моделі (перевірити можна на порталі ФНП у спеціальному реєстрі).

Підприємці використовують ККТ однієї з таких груп:

• смарт-термінал - багатофункціональний апарат, який поєднує в собі планшет, принтер для чеків, фіскальний накопичувач (ФН);
• фіскальний реєстратор - працювати самостійно не може, йому потрібний керуючий пристрій з касовим програмним забезпеченням (наприклад, стаціонарний комп'ютер або ноутбук);
• автономна кнопкова модель - недорогий варіант для невеликої торгової точки, що не працює з системою маркування без додаткової модернізації.

Фіскальний накопичувач також має входити до Реєстру ФНП. Це реєстр ФН, які дозволені для використання. Розрізняються за терміном дії та обсягом оперативної пам'яті. Як тільки закінчується термін чи вільна пам'ять, ФН потрібно замінювати, а онлайн-касу – реєструвати заново.

Купувати ККТ необов'язково. Підприємець має право її орендувати.

Підключення до ОФД

ФНП не отримує дані з кас підприємців усієї Росії безпосередньо. Первинним збором та обробкою відомостей займаються посередники - оператори фіскальних даних. Для роботи з касою потрібно обрати одного з ОФД, включених до реєстру ФНП, та укласти з ним договір.

• отримують та обробляють дані з ККТ;
• передають інформацію до ФНП;
• зберігають отримані дані протягом 60 місяців;
• забезпечують конфіденційність та захист інформації з онлайн-кас.

До реєстру податкової входить 19 компаній, які виконують функції ОФД. Підприємець може укласти контракт із будь-якою з них. Щоб вибрати, до якого оператора краще підключитися, слід звернути увагу на таке:

• рейтинг оператора;
• додаткові послуги;
• які можливості призначені для ведення бухгалтерського обліку.

У розділі можливостей варто поцікавитись:

• вивантаженням та звірянням даних з оформлених чекам;
• порядком передачі звітів у державні органи;
• наявністю та функціональністю електронного документообігу (ЕДО);
• аналітичними інструментами

Більшість взаємодії з оператором здійснюється віддалено.

Для створення та відправки чеків у ФНП можна використовувати сервіс ЮKassa, який одночасно обробляє платіж від покупця та відправляє дані про купівлю до податкової.

Отримання електронного підпису

Щоб зареєструвати ККТ, підприємцю знадобиться електронний підпис. Простий ЕЦП недостатньо, потрібно отримати посилений кваліфікований підпис (УКЕП).

Для її отримання треба подати заявку:

• на сайті ФНП - для юридичних осіб;
• на «Держпослугах» - для ІП;
• у власному кабінеті ОФД, з яким бізнесмен уклав договір.

Реєстрація каси у податковій

Працювати із незареєстрованою ККТ заборонено. Тому підприємець повинен проходити процедуру реєстрації щоразу, коли в нього з'являється новий касовий апарат чи накопичувач.

Для цього можна прийти до філіалу податкової самому або пройти все віддалено. Для подання документів онлайн не обійтися без УКЕП.

Що потрібно для онлайн-реєстрації ККТ:

1. Зайти на портал податкової.
2. Створити власний кабінет.
3. Заповнити форму у розділі «Облік ККТ» та вказати: дані каси та ФН (найменування моделі, заводський номер); найменування ОФД (вибирається з переліку, що випадає); місце розміщення ККТ (наприклад, на складі/в офісі мається на увазі тип приміщення); адресу установки (відомості про фактичне розміщення пристрою, вона може відрізнятись від юридичної адреси компанії); короткий опис особливостей діяльності підприємця (наприклад, продаж підакцизних товарів) — вибирається зі списку, що випадає, виправити або доповнити інформацію потім не вийде;
4. Підписати заявку, використовуючи УКЕП;
5. Надіслати заявку на розгляд.

Далі залишається дочекатися держоргану результатів обробки.Якщо всі дані заповнені правильно, в особистому кабінеті на сайті податкової з'явиться реєстраційний номер ККТ.

Фіскалізація касового апарату

Фіскалізація - завершальний етап реєстрації ККТ. Її потрібно виконати протягом 24 годин із моменту появи реєстраційного номера онлайн-каси в особистому кабінеті підприємця.

Для цього потрібно внести в пам'ять касового апарату такі дані:

• інформація про організацію-власника ККТ (ІПН, найменування, адресу);
• відомості про користувача (тут вказують дані про ту людину, від імені якої було подано заявку);
• найменування ОФД (вибирається зі списку, що випадає);
• параметри підключення до оператора;
• реєстраційний номер ККТ, наданий у ФНП.

Усі дані слід вносити гранично уважно. Помилка або друкарська помилка всього в одній цифрі призведе до того, що накопичувач буде визнаний недійсним. Тоді доведеться купувати новий і розпочинати реєстрацію заново.

Вносити інформацію можна через інтерфейс самої каси або за допомогою програмного забезпечення на комп'ютері. У різних моделей порядок внесення даних може відрізнятися, тому зручніше довірити процедуру налаштування та фіскалізації фахівцям.

Після того, як усі перелічені відомості внесені, ККТ автоматично виведе на друк звіт про завершення реєстрації. Отримавши його, підприємець знову винен:

1. Зайти на сайт податкової.
2. Увійти до особистого кабінету.
3. Відкрити заявку на реєстрацію ККТ.
4. Натисніть на кнопку завершення реєстрації.
5. Внести дані зі звіту, що роздрукувала онлайн-каса: номер звіту; час та дата (день, місяць, рік) формування; фіскальна ознака звіту (десятизначне число біля абревіатури ФПД або ФП);
6. Підписати заявку, використовуючи УКЕП.
7. Надіслати заявку.

Тепер залишається дочекатися, доки в особистому кабінеті з'явиться реєстраційна картка ККТ. Зазвичай це відбувається протягом п'яти робочих днів. До отримання картки користуватися касою не можна.

Як зареєструвати онлайн-касу у свого оператора

Підприємець має зареєструвати свою касу не лише у податковій, а й у свого оператора фіскальних даних. Це можна зробити онлайн:

• Зайти до особистого кабінету на сайті ОФД.
• Ввести дані про ККТ, у тому числі:

• заводські дані каси та накопичувача (найменування моделі та номер);
• термін дії фіскального накопичувача (15 місяців чи 3 роки);
• адресу, де розміщується каса;
• код відділення податкової, що провадила реєстрацію;
• реєстраційний номер пристрою.

Форму з даними слід підписати УКЕП. На цьому реєстрацію онлайн-каси в ОФД завершено.

Тепер ККТ синхронізована з ОФД, і він починає передачу даних до ФНП.

Важливо! Якщо пропустити цей крок, оператор не зможе отримувати та передавати інформацію, і апарат заблокують за місяць.

Головне про підключення та реєстрацію онлайн-кас

ККТ з ФН повинні використовувати багато підприємств і ИП. Перелік винятків зазначений у законі № 54-ФЗ і суворо обмежений, він періодично оновлюється, але зазвичай у бік скорочення. Жодних додаткових відстрочок та послаблень зараз не передбачено.

Перш ніж підключати онлайн-касу, потрібно:

Користуватися ККТ відразу після покупки не можна. Спочатку потрібно провести низку процедур, у тому числі:

1. Вибрати ОФД та укласти з ним контракт.
2. Підключити ККТ до Інтернету (через бездротове з'єднання або кабелем).
3. Зареєструвати апарат у відділенні податкової (особисто чи онлайн).
4. Фіскалізувати пристрій.
5. Отримати реєстраційну картку.
6. Зареєструвати ККТ у ОФД.

Все. Можна розпочинати роботу.