Короткий посібник: сортування даних на аркуші Excel

Сортування даних на аркуші дозволяє змінювати їх порядок та швидше знаходити потрібні значення. Можна відсортувати діапазон або таблицю даних за одним або декількома стовпцями даних. Наприклад, ви можете відсортувати список співробітників спочатку за відділами, а потім за прізвищами.

Як сортувати дані у Excel?

Виділення даних для сортування

Виділіть діапазон табличних даних, наприклад, A1:L5 (кілька рядків та стовпців) або C1:C80 (один стовпець). Цей діапазон може містити і заголовки стовпців.

Швидке сортування

1. Виділіть один осередок у стовпці, в якому потрібно виконати сортування.
2. Щоб виконати сортування за зростанням (від А до Я або від найменшого до найбільшого), на вкладці Дані у групі Сортування та фільтрація натисніть кнопку

Сортування за вказаними умовами

Ця можливість дозволяє вибрати стовпець для сортування, а також інші критерії, наприклад, колір шрифту або комірки.

1. Виділіть будь-яку комірку в діапазоні, для якого потрібно виконати сортування.
2. Натисніть на вкладці Дані у групі Сортування та фільтрація кнопку Сортування. Відкриється діалогове вікно "Сортування".

Сортування даних в Excel за рядками та стовпцями за допомогою формул

Сортування даних у Excel – інструмент для представлення інформації у зручному для користувача вигляді.

Числові значення можна відсортувати за зростанням та спаданням, текстові – за алфавітом та у зворотному порядку. Доступні варіанти – за кольором та шрифтом, у довільному порядку, за кількома умовами. Сортуються стовпці та рядки.

Порядок сортування в Excel

Існує два способи відкрити меню сортування:

1. Клацніть правою кнопкою миші по таблиці. Вибрати «Сортування» та спосіб.
2. Відкрити вкладку "Дані" - діалогове вікно "Сортування".

Методи сортування, що часто використовуються, представлені однією кнопкою на панелі завдань:

Сортування таблиці за окремим стовпцем:

1. Щоб програма правильно виконала завдання, виділяємо потрібний стовпець у діапазоні даних.
2. Далі діємо залежно від поставленого завдання. Якщо потрібно виконати просте сортування за зростанням/зменшенням (алфавітом або назад), то достатньо натиснути відповідну кнопку на панелі завдань. Коли діапазон містить більше одного стовпця, Excel відкриває діалогове вікно виду: Щоб збереглася відповідність значень у рядках, вибираємо дію «автоматично розширити виділений діапазон». Інакше відсортується лише виділений стовпець – структура таблиці порушиться.

Якщо виділити всю таблицю і виконати сортування, відсортується перший стовпець. Дані у рядках стануть відповідно до положення значень у першому стовпці.

Сортування за кольором комірки та за шрифтом

Програма Excel надає користувачеві багаті можливості форматування. Отже, можна оперувати різними форматами.

Зробимо в навчальній таблиці стовпець «Підсумок» та «заллємо» осередки зі значеннями різними відтінками. Виконаємо сортування за кольором:

1. Виділяємо стовпець - права кнопка миші - "Сортування".
2. Із запропонованого списку вибираємо «Спочатку комірки з виділеним кольором».
3. Погоджуємося «автоматично розширити діапазон».

Програма відсортувала осередки за акцентами. Користувач може самостійно вибрати порядок сортування кольору. Для цього в списку можливостей інструменту вибираємо «Сортування, що настроюється».

У вікні вводимо необхідні параметри:

Тут можна вибрати порядок представлення різних за кольором осередків.

За таким же принципом сортуються дані щодо шрифту.

Сортування в Excel за кількома стовпцями

Як встановити порядок вторинного сортування в Excel?

1. Відкриваємо меню «Сортування, що настроюється» Призначаємо перший критерій.
2. Натискаємо кнопку «Додати рівень».
3. З'являються віконця для запровадження даних наступного умови сортування.

Програма дозволяє додати відразу кілька критеріїв, щоб виконати сортування в особливому порядку.

Сортування рядків у Excel

За замовчуванням сортуються дані про стовпці.

1. У діалоговому вікні «Сортування, що настроюється» натиснути кнопку «Параметри».
2. У меню вибрати «Стовпці діапазону».
3. Натисніть кнопку ОК.

Таким чином виконується сортування таблиці в Excel за кількома параметрами.

Випадкове сортування в Excel

Вбудовані параметри сортування не дозволяють розташувати дані в стовпці випадковим чином.

Наприклад, необхідно розмістити у випадковому порядку набір деяких чисел.

Ставимо курсор у сусідню комірку (ліворуч-праворуч, не важливо).

Тепер відсортуємо отриманий стовпець за зростанням/зменшенням – значення у вихідному діапазоні автоматично розташуються у випадковому порядку.

Динамічний сортування таблиці в MS Excel

Якщо застосувати до таблиці стандартне сортування, то при зміні даних воно не буде актуальним.

1. Є набір простих чисел, які потрібно відсортувати за зростанням.
2. Ставимо курсор у сусідній осередок і вводимо формулу: = НАЙМЕНШИЙ (A: A; РЯДОК (A1)). Саме так. Як діапазон вказуємо весь стовпець. А як коефіцієнт – функцію РЯДКУ з посиланням на першу комірку.
3. Змінимо у вихідному діапазоні цифру 7 на 25 – «сортування» за зростанням також зміниться.

Якщо потрібно зробити динамічне сортування за спаданням, використовуємо функцію НАЙБІЛЬШИЙ.

Для динамічного сортування текстових значень знадобляться формули масиву.

1. Вихідні дані – список деяких назв у довільному порядку. У прикладі – список фруктів.
2. Виділяємо стовпець і даємо йому ім'я "Фрукти". Для цього в полі імен, що знаходиться біля рядка формул, вводимо потрібне нам ім'я для присвоєння його до виділеного осередку.
3. У сусідньому осередку (у прикладі – у В5) пишемо формулу: Оскільки перед нами формула масиву, натискаємо поєднання Ctrl+Shift+Enter. Розмножуємо формулу на весь стовпець.
4. Якщо у вихідний стовпець додаватимуться рядки, то вводимо трохи модифіковану формулу: Додамо в діапазон "фрукти" ще одне значення "помело" і перевіримо:

Згодом при додаванні даних до таблиці процес сортування виконуватиметься автоматично.

• Створити таблицю
• Форматування
• Функції Excel
• Формули та діапазони
• Фільтр та сортування
• Діаграми та графіки
• Зведені таблиці
• Друк документів
• Бази даних та XML
• Можливості Excel
• Налаштування параметри
• Уроки Excel
• Макроси VBA
• Завантажити приклади

Сортування даних у таблиці

Сортування – це один із основних інструментів управління даними. В Excel можна відсортувати таблицю за одним або декількома стовпцями в порядку зростання або спадання або виконати сортування, що настроюється.

Сортування таблиці

1. Виберіть комірку даних.
2. На вкладці Головна натисніть кнопку Сортування та фільтр.

Або виберіть> сортуватидані .

• Сортування за зростанням - Сортує обраний стовпець в порядку зростання.
• Сортувати у порядку збільшення - Сортує обраний стовпець в порядку зменшення.
• Сортування, що настроюється. - Сортує дані в декількох стовпцях на основі різних умов сортування. Ось як виконати настроювання сортування:
• Виберіть пункт Сортування, що настроюється..
• Натисніть кнопку Додати рівень.
  

Додаткові відомості

Ви завжди можете поставити запитання експерту в Excel Tech Community або отримати підтримку у спільнотах.