Професія администратор

"Бійці невидимого фронту" - професія адміністратор. Салон краси, фітнес-зали, фотостудії, виробничі компанії не можуть повноцінно функціонувати без такого працівника. Хто ж ці багатозадачні Цезарі?

Саме ці люди відповідають за ефективну роботу, внутрішні процеси та дотримання порядку у тій чи іншій організації, приховані від більшості спостерігачів. Інакше кажучи, такі фахівці – «права рука» керівника.

Корисна інформація про професію адміністратор

Ми зібрали вам корисну інформацію про професію в одну таблицю.

Опис

Прототипом адміністраторів є керівні посади. Схожа професія виникла під час появи заїжджих дворів, шинків і таверн. На момент зародження сфери гостинності на Русі (1861) адміністративні функції в таких закладах виконували самі господарі. Створювали статут та правила, стежили за порядком, зустрічали та обслуговували відвідувачів, займалися закупівлею товару. Однак незабаром стало зрозуміло, що потрібний поділ праці, і з'явилися наймані працівники. Їм доручали обслуговування гостей, а безпосереднім координуванням та бізнес-процесами у трактирі чи таверні займалися самі господарі.

В даний час менеджерами та адміністраторами називають багатьох фахівців, однак суть професії так чи інакше полягає в управлінні, контролюванні та координуванні трудових процесів Основними обов'язками таких працівників є:

• взаємодія з керівником організації, звітність про виконану роботу та планування;
• контроль за роботою співробітників та дотриманням порядку;
• виконання касової звітності відповідно до графіка;
• створення комфортних умов для відвідувачів та клієнтів відповідно до їх запитів та потреб;
• ведення та облік бази даних клієнтів;
• залучення нових відвідувачів;
• вирішення конфліктних ситуацій та ефективне відпрацювання скарг;
• облік матеріально-технічного оснащення;
• укладання договорів з партнерами, організація та ведення спільних проектів;
• прийом дзвінків, запис відвідувачів та консультування.
  

Список обов'язків незначно змінюється в залежності від сфери діяльності. Наприклад, до посадової інструкції адміністратора фотостудії може увійти і підготовка приміщення до майбутньої зйомки.

Варто відзначити, що адміністраторами називають і людей, чия робота пов'язана з IT-технологіями. Це системні адміністратори та адміністратори баз даних.

Плюси

Професія адміністратора приваблива багатьма аспектами.

• Розвиток нестандартного підходу до вирішення завдань та креативності
  Оскільки робота пов'язана з людьми і завданнями, що постійно змінюються, з'являється можливість виконувати доручення, спираючись на різні методи.
• Виховання дисциплінованості та пунктуальності.
  Стислі терміни та дедлайни творять чудеса!
• Задоволення від роботи
  Адміністратори бачать результати своєї діяльності на перетворенні компанії та її популярності.
• Нескінченний розвиток комунікативних навичок
  Діяльність адміністратора будується на постійній взаємодії з людьми, а отже, навчання буде безперервним. Крім того, є велика можливість придбати корисні знайомства.
• Створення та примноження лідерського та професійного потенціалу
  Знаючи виробничу «кухню» фірми, ви зможете стати справжнім експертом у вибраній сфері, а надалі взагалі відкрити свій бізнес.

Мінуси

Однак, як і в будь-якій іншій професії, адміністратор має істотні мінуси.

• Надлишок спілкування
  Постійне спілкування з людьми – найчастіша причина емоційного вигоряння.
• Підвищене фізичне навантаження
  Робочий день адміністратора в більшості випадків наповнений подіями та постійною руховою активністю.
• Низька оплата праці
  За великого навантаження та високого рівня відповідальності адміністратори отримують невисоку зарплату.

Адміністратор

Адміністратор контролює та координує роботу персоналу закладу, допомагає відвідувачеві вирішити його питання чи залагодити конфлікт.

Що робить адміністратор

Адміністратор – особа закладу чи магазину. Він займається адміністративно-управлінської діяльністю, заповнює службову документацію, відповідає всі питання як клієнтів, і інших працівників.

Адміністратори торгової зали контролюють виконання своїх обов'язків іншими співробітниками, наприклад, офіціантами, якщо це адміністратор кафе чи ресторану. Ще адміністратори можуть контролювати товарообіг — закупівлю та продаж товарів, безперебійне надходження їх до зали, стежить за належним видом товарів на полицях, контролює заміну цінників на актуальні.

Також адміністратори мають організовувати різні промоматеріали для дегустацій та інших акцій.

Адміністратори створюють доброзичливу атмосферу та роблять все, щоб клієнту було зручно та комфортно. Наприклад, у спортивному залі вони видають ключі, рушники.

Найчастіше саме адміністратор допомагає клієнту записатися на процедури у салонах краси, забронювати столик у ресторані або купити абонемент у спортзал.

Скільки отримує адміністратор

Зарплата адміністратора залежить від статусності місця, де він працює. У столиці оплата праці адміністратора теж буде вищою, адже там більше закладів, яким необхідно підтримувати свій імідж під час роботи з клієнтами.

Адміністратор

Адміністратор - це спеціаліст, який відповідає за організацію та координацію роботи різних установ. Його головне завдання – забезпечити безперебійну та ефективну роботу довіреного йому об'єкта.

Адміністратори виконують широкий спектр обов'язків: стежать за порядком та чистотою у приміщеннях, контролюють роботу персоналу, складають графіки змін та відпусток, ведуть документацію та звітність. Також вони часто взаємодіють з клієнтами та відвідувачами - зустрічають їх, консультують, вирішують питання та конфліктні ситуації.

Залежно від місця роботи можуть бути додаткові обов'язки.Наприклад, у готелях вони можуть відповідати за заселення та виселення гостей, бронювання номерів. У ресторанах – стежити за своєчасною підготовкою зали до прийому відвідувачів, контролювати роботу офіціантів та барменів. У медичних центрах до їхніх обов'язків часто входить ведення запису на прийом до лікарів.

Робота вимагає хороших комунікативних та організаторських здібностей, уміння працювати в режимі багатозадачності, стресостійкості. Потрібно вміти знаходити індивідуальний підхід до людей, бути ввічливим, доброзичливим та рішучим одночасно.

Професія затребувана в багатьох сферах, адже практично будь-який бізнес, пов'язаний з обслуговуванням клієнтів, потребує таких фахівців. Тому у представників цієї професії, як правило, не виникає проблем із працевлаштуванням.

Робочі обов'язки адміністратора

• Організація роботи: відкриття та закриття об'єкта, контроль дотримання розпорядку дня та правил внутрішнього розпорядку, забезпечення чистоти та порядку у приміщеннях.
• p align="justify"> Робота з персоналом: складання графіків роботи, ведення табеля обліку робочого часу, контроль трудової дисципліни, координація дій співробітників.
• Взаємодія з клієнтами: зустріч та консультування відвідувачів, прийом дзвінків, робота зі скаргами та конфліктними ситуаціями.
• Веде документацію: робота з договорами, рахунками, накладними, підготовка звітів для керівництва.
• Матеріальна відповідальність: контроль за збереженням товарно-матеріальних цінностей та обладнання, проведення інвентаризацій.

Робоче місце

Робоче місце адміністратора – це, як правило, ресепшн або стійка реєстрації при вході до закладу.Зазвичай воно є стійкою, за якою розташовується робочий стіл з комп'ютером, телефоном, факсом, принтером та іншою необхідною офісною технікою. Робоче місце завжди має бути чистим та охайним, адже це "обличчя" установи, перше, що бачать відвідувачі при вході. Тому тут неприпустимо безладдя, всі предмети повинні лежати на своїх місцях.

Необхідна освіта

Суворих вимог щодо освіти адміністраторів немає. Цю посаду часто обіймають люди як із вищою, так і із середньою професійною освітою, а іноді й зовсім без спеціальної підготовки. Багато залежить від специфіки та рівня організації.

Найкращою для роботодавців є вищу освіту у сфері готельного чи ресторанного бізнесу, туризму, менеджменту, економіки. Такі фахівці добре знайомі зі специфікою сервісної діяльності, мають навички управління персоналом, розуміють основи економіки та маркетингу.

Середня професійна освіта також вітається. Наприклад, диплом коледжу чи технікуму за спеціальностями "Готельний сервіс", "Менеджмент", "Документаційне забезпечення управління та архівознавство". Такі випускники мають необхідні практичні навички і можуть відразу приступати до роботи.

Однак слід розуміти, що відсутність профільної освіти може стати перешкодою для кар'єрного зростання. На керівні позиції у великих компаніях, як правило, претендують фахівці з вищою освітою та досвідом управлінської діяльності.

Необхідні особисті якості

1. Грамотне усне та письмове мовлення. Адміністратор - особа компанії, тому він повинен вміти ясно і красиво викладати свої думки, не допускати помилок у документах та листуванні.
2. Клієнтоорієнтованість. Головне завдання професіонала – забезпечити максимальний комфорт та задоволеність клієнтів. Він має бути орієнтований на пошук оптимальних рішень для кожного відвідувача.
3. Дисциплінованість та пунктуальність. Адміністратор подає приклад іншим співробітникам, тому повинен суворо дотримуватись правил внутрішнього розпорядку, вчасно приходити на роботу, не спізнюватися на зустрічі.
4. Презентабельний зовнішній вигляд. Адміністратори часто працюють у зоні прямої видимості клієнтів, тому повинні мати охайний та представницький вигляд, дотримуватись дрес-коду.
5. Навчання та бажання розвиватися. Хороший фахівець завжди прагне дізнаватися про щось нове, освоювати сучасні технології та методи роботи, підвищувати свою кваліфікацію.

Затребуваність та перспективи

Професія досить популярна на сучасному ринку праці. Практично у будь-якій сфері послуг – у готелях, ресторанах, салонах краси, медичних та спортивних центрах – потрібні фахівці, здатні ефективно організувати роботу та забезпечити високий рівень сервісу для клієнтів.

За даними різних сайтів пошуку роботи, вакансії адміністраторів становлять значну частку від загального числа пропозицій у сфері послуг. Причому попит таких фахівців залишається стабільним навіть у періоди економічних спадів, адже послуги, пов'язані з обслуговуванням клієнтів, потрібні завжди.

Що стосується перспектив кар'єрного зростання, то тут багато залежить від особистих якостей та амбіцій фахівця. Для початківців це гарна нагода познайомитися зі специфікою роботи у сфері послуг, отримати цінний досвід взаємодії з клієнтами та управління персоналом.

Надалі успішний адміністратор може претендувати на позиції менеджера зміни, керівника служби прийому та розміщення, менеджера роботи з клієнтами. Деякі переходять у суміжні області – маркетинг, продаж, управління персоналом. Ті, хто має підприємницьку жилку, нерідко відкривають свій власний бізнес у сфері послуг.

Однак слід розуміти, що кар'єрне зростання багато в чому обмежене специфікою функціоналу. Це не та професія, яка передбачає швидке просування кар'єрними сходами та перехід на топ-позиції в компанії. Для багатьох це стеля розвитку.

До того ж, робота адміністратора, незважаючи на затребуваність, не належить до високооплачуваних. Зарплати у цій сфері часто нижчі за середні по ринку, особливо в регіонах. Багато залежить від рівня та престижності конкретної організації.

Відео про професію

Можливі спеціалізації

Адміністратор готелю: відповідає за прийом та розміщення гостей, бронювання номерів, вирішення поточних питань постояльців. Повинен добре знати структуру готелю, вміти працювати із системами бронювання.

Адміністратор ресторану: організує роботу залу, контролює офіціантів та барменів, вирішує питання гостей. Потрібно розбиратися в меню, знати основи сервірування та обслуговування.

Адміністратор медичного центру: веде запис пацієнтів на прийом, оформляє медичну документацію, відповідає на запитання щодо послуг клініки. Бажана медична освіта.

Адміністратор салону краси: зустрічає клієнтів, консультує з послуг та цін, веде запис, координує роботу майстрів. Потрібно добре розумітися на б'юті-послугах.

Адміністратор фітнес-клубу: оформляє клубні карти, стежить за порядком у залах, вирішує поточні питання клієнтів Бажано спортивну освіту чи досвід роботи у фітнесі.

Адміністратор навчального центру: консультує за освітніми програмами, оформляє договори, складає розклад занять.

Адміністратор торгового центру: стежить за порядком у зонах загального користування, координує роботу обслуговуючого персоналу, взаємодіє з орендарями.

Системний адміністратор: відповідає за безперебійну роботу комп'ютерної техніки та ПЗ в організації, допомагає співробітникам з IT-проблемами. Обов'язково профільна технічна освіта.

Цікаві факти про професію

• У деяких японських готелях працюють адміністратори-роботи. Вони можуть вітати гостей, відповідати на найпростіші запитання, допомагати з багажем. Один із таких роботів-адміністраторів – людиноподібний андроїд на ім'я Чихіра Джунко.
• У готелі "Henn na Hotel" в Японії адміністраторами працюють не тільки роботи, а й живі динозаври. Точніше роботизовані динозаври, які вітають гостей на ресепшн та допомагають з оформленням.
• У готелі "Westin New York at Times Square" є спеціальна посада адміністратора з бігу (Running Concierge). Він складає бігові маршрути для гостей, проводить групові пробіжки містом.
• У штаб-квартирі компанії Zappos, відомої своїм унікальним підходом до корпоративної культури, усіх нових співробітників незалежно від посади спочатку стажують на позиції адміністратора кол-центру. Це допомагає їм краще зрозуміти клієнтів та філософію компанії.

Історія професії

Професія адміністратора має багату історію, яка сягає корінням у далеке минуле.Слово "адміністратор" походить від латинського "administratio", що означає "управління, керівництво". І справді, протягом століть адміністратори відігравали важливу роль в управлінні різними організаціями та установами.

У Стародавньому Римі існували посади, які вважатимуться прообразами сучасних адміністраторів. Наприклад, у римських лазнях (термах) були спеціальні службовці, які стежили за порядком та розподілом місць. На римських " колегіях " (професійних чи релігійних об'єднаннях) були керівники, відали організаційними питаннями.

У Середньовіччі функції адміністраторів часто виконували ченці в монастирях та парафіяльні священики. Вони вели облік майна, розподіляли обов'язки, стежили за порядком у громаді. З розвитком міст та торгівлі з'явилися світські керуючі – мажордоми у замках знаті, старости у ремісничих та купецьких гільдіях.

Однак професія адміністратора у сучасному розумінні сформувалася набагато пізніше, з розвитком індустріального суспільства. У ХІХ столітті зі зростанням промисловості, транспорту, сфери послуг зросла потреба в людях, здатних ефективно організувати роботу підприємств та установ.

Особливу роль становленні професії зіграв розвиток готельного бізнесу. Перші великі готелі, що з'явилися в Європі та Америці в середині XIX століття, потребували фахівців, які могли б забезпечити злагоджену роботу всіх служб та високий рівень обслуговування клієнтів. Саме тоді сформувалися багато стандартів та принципів роботи адміністраторів, актуальні досі.

У XX столітті зі зростанням сфери послуг професія адміністратора стає все більш затребуваною та диференційованою. З'являються спеціалізовані адміністратори в медичних закладах, навчальних закладах, спортивних центрах, салонах краси та багатьох інших.