Перегляд та оновлення міжпроектних залежностей завдань (зв'язків)

Applies To Класичний клієнт Project Online Project стандартний 2024 Project професійний 2021 Project стандартний 2021 Project професійний 2019 Project стандартний 2019 Project професійний 2016 Project стандартний 2016 Project професійний 2013 Project стандартний 2013

Якщо завдання в одному проекті має зовнішню залежність завдання в іншому проекті, слід періодично перевіряти та оновлювати цю залежність, щоб переконатися, що залежне завдання не впливає на критичний шлях проекту. .

Примітка: Розклад проекту не оновлюється автоматично при зміні зовнішніх залежностей, тому важливо регулярно перевіряти та оновлювати залежність. завданнями.

У цій статті

Перегляд та оновлення зовнішніх залежностей

1. Виберіть Перегляд >діаграми Ганта.
2. Якщо будь-які фільтри увімкнені, вимкніть їх. Вид у групі Дані виберіть Немає фільтра у списку Фільтр Якщо автофільтри увімкнені, праворуч від заголовка кожного поля відображається стрілка.
3. Виберіть Проект >зв'язки між проектами.
4. Перегляд зовнішніх завдань-попередників або завдань-наступників:
   • Щоб переглянути список завдань, пов'язаних із зовнішніми завданнями-попередниками, перейдіть на вкладку Зовнішні попередники .
   • Щоб переглянути список завдань, пов'язаних із зовнішніми завданнями-послідовниками, перейдіть на вкладку Зовнішні наступники .
5. Зміни зовнішніх попередників, що впливають на завдання-наступники в проекті, див. у стовпці Відмінності . Відмінності зазвичай включають нову дату початку або закінчення зовнішнього попередника або зовнішнього наступника. Нова дата зазвичай є результатом зміни тривалості, обмеження, ходу виконання, що відстежується, або іншого параметра. Зміни імені завдання також відображаються у стовпці Відмінності .
6. Перегляньте та прийміть зміни зовнішніх посилань:
   • Щоб вибірково приймати зміни зовнішніх попередників, у стовпці Завдання виберіть кожного зовнішнього попередника або наступника зі змінами, які ви хочете прийняти, а потім натисніть кнопку Прийняти.
   • Щоб прийняти всі зміни, виберіть Усі.

• Після натискання кнопки ОК скасувати прийняття змін не можна, однак ви впевнені, що проект синхронізований з усіма зовнішніми файлами.
• Пам'ятайте, які зміни ви не приймаєте, оскільки проект не буде синхронізований із зовнішніми файлами, які містять відхилені зміни. Не буде записано відхилених змін.
• За умовчанням ви отримуватимете повідомлення при зміні даних у зовнішньому зв'язаному завданні. При відкритті плану із зовнішніми посиланнями відображаються зовнішні попередники, зовнішні наступники та ефекти на розклад, і ви можете прийняти будь-які або всі зміни. Якщо ви не бажаєте отримувати сповіщення про такі зміни, виберіть Параметри файлу > >Додатково. У розділі Параметри зв'язування між проектами для зніміть діалогове вікно Показати зв'язки між проектами під час відкриття перевірка.Щоб автоматично приймати зміни під час кожного відкриття плану, встановіть прапорець Автоматично приймати нові зовнішні дані перевірка.
• Якщо ви бажаєте приховати зовнішні завдання, виберіть Параметри файлу > >Додатково, а потім перейдіть на вкладку Вид. Зніміть прапорці Показати зовнішніх наступників і Показати зовнішніх попередників перевірка.

Відображення лише завдань із зовнішніми залежностями

1. Виберіть Перегляд >діаграми Ганта.
2. Якщо фільтри увімкнені, вимкніть їх. На вкладці Вид у групі Дані виберіть Немає фільтра у списку Фільтр . Якщо автофільтри увімкнені, праворуч від заголовка кожного поля відображається стрілка. При відключенні автофільтрів з'являються всі завдання.
3. На вкладці Вид у групі Дані виберіть Створити фільтр у списку Фільтр .
4. Введіть нове ім'я фільтра у полі Ім'я . Наприклад, можна ввести Завдання із зовнішніми залежностями.
5. У першому рядку стовпця Ім'я поля виберіть Попередники.
6. У першому рядку стовпця Тест виберіть містить.
7. У першому рядку стовпця Значення введіть зворотну косу межу (\), щоб вказати, що ви додаєте посилання на зовнішнього попередника. Потім створіть тестовий рядок для завдань-наступників:
8. У другому рядку стовпця And/Or виберіть Or.
9. У другому рядку стовпця Ім'я поля виберіть Наступники.
10. У другому рядку стовпця Тест виберіть містить.
11. У другому рядку стовпця Значення введіть зворотну косу межу (\).
12. Натисніть кнопку Зберегти , щоб закрити діалогове вікно, а потім натисніть кнопку Застосувати.
13. На вкладці Вид у групі Дані виберіть новий фільтр у списку Фільтр , щоб відобразити ті завдання, які мають зовнішні завдання-попередники або завдання-наступники.

Рекомендації щодо взаємодії проектів у Project Online

Керівник проекту спілкується з великою кількістю зацікавлених осіб у проекті — від учасників групи, які виконують завдання проекту, до керівників Організації та клієнтів проектів. типами зацікавлених осіб, вам знадобиться жорсткий план зв'язку з проектом. використовуючи передплату на Project Online, щоб реалізувати багато аспектів плану взаємодії та обмінюватися потрібними відомостями з потрібними людьми.

Чому зв'язок між проектами важливий?

Завдяки великій кількості користувачів, які беруть участь в одному проекті, великому або маленькому, зв'язок з нею має значну роль щодо успіху або збою проекту. Крім того, зацікавленим сторонам може знадобитися, щоб вони надавалися в ізольованих приймачах, а не були нечутні, що може призвести до погіршення та зниження продуктивності.

З іншого боку, коли зв'язок добре підходить, ваш проект може спостерігати ефективність процесу, ідентифікації та запобігання проблемам та ризикам, інноваційного вирішення проблем та прийняття рішень на основі звукових фактів. плані та в рамках бюджету.

Що таке якісний зв'язок, незважаючи на це? Це засіб обміну необхідними відомостями з людьми. Перевірка того, що зацікавлені особи на всіх рівнях будуть чутні. Застосовуйте канали для формальних та неформальних розмов, переміщуючи проект у напрямку своєї мети.

Рекомендації щодо взаємодії у проекті

Час, коли потрібно подумати про взаємодію з проектом, — це те, що ви перебуваєте на етапі планування проекту. Насправді, якщо ви додасте процес зв'язку між першими завданнями вашого проекту, ви можете повідомити команду про те, що вона є ефективною – це завдання кожного учасника групи і є ключем до успіху проекту.

У наступних розділах описано чотири питання про те, як оброблятиметься зв'язок протягом усього життєвого циклу вашого проекту, а також про те, як компілювати відповіді у план комунікації, який підходить для всіх.

З ким треба спілкуватись?

Ви зобов'язані спілкуватися з будь-якими зацікавленими або проект, що насувається за успіхом, це означає, що це означає, що це означає, що це за проект. Подумайте, що це за ці зацікавлені особи. Швидше за все, вони будуть на різних рівнях Організації, і деякі з них можуть бути зовнішніми стосовно вашої організації. Ось кілька можливих зацікавлених осіб проекту:

• Учасники групи проекту. Ці люди виконують фактичні трудовитрати проекту.
• Керівник портфеля проектів. Якщо ваша організація працює над великою кількістю проектів одночасно, вам може знадобитися зв'язатися з керівником портфеля.
• Диспетчер ресурсів. Як і у випадку з керівником портфеля, якщо ваша організація значною мірою залежить від проекту, може виникнути потреба в тісній взаємодії з диспетчером ресурсів, який гарантує, що користувачі з правильним набором рівнів досвіду для різних проектів будуть доступні.
• Управління для керівників. Для вищого менеджменту зазвичай потрібно знати, як виконується проект, особливо щодо календарного плану та вартості.
• Спонсор чи клієнт. Можливо, у вас є спонсор або клієнт, який відрізняється від управління та хто оплачує проект.
• Представнику кінцевого користувача. Ця людина представляє тих, хто може отримати перевагу від проекту чи інакше впливає її заповнення.

Які відомості потрібні?

Так як перше правило спілкування - інформація про вашу аудиторію, ви отримуєте більше можливостей для спілкування у спілкуванні, коли ви налаштовуєте зв'язок із тим, що потрібно знати кожному набору зацікавлених осіб.

Наприклад, учасники групи проекту повинні знати завдання, яким вони призначені, та про те, хто з них задіює у свою чергу. Можливо, вам також потрібно час від часу переглядати повний план проекту, щоб забезпечити гарне уявлення про те, що таке область та напрямок сортування.

На відміну від учасників групи, які потребують важливих відомостей, керівників та спонсорів проектів, потрібен дуже високий рівень загального виду проекту. Для них важлива продуктивність порівняно з календарним планом проекту та бюджетом, і вам потрібно дізнатися, чи відстежується проект щодо виконання цілей.

Перегляньте список зацікавлених осіб і подумайте про проект з погляду.Це допоможе вам визначити, яка інформація обмінюватиметься з ними, а також вказати, яку форму слід використовувати для зв'язку. Крім того, спілкуйтеся з зацікавленими особами і дізнайтеся, що і як вони вважають за краще спілкуватися.

Як часто мають відбуватися різні типи спілкування?

Постарайтеся не надто трохи спілкування, і проектні ризики більш мішапс, ніж повинні бути. занадто багато анноїєд зацікавлених осіб — це бусиворк, які впливають на час реалізації чи спостереження проекту.

Щотижневі звіти про стан, а також розклад — це те, що є стандартним для оновлення Teams у календарному плані, але найчастіше 20-хвилинних щоденних зборів. Аналогічно, спонсорам та клієнтам також може знадобитися Щотижневий огляд календарного плану проекту та його продуктивності. Якщо ви збираєтеся використовувати керівник портфеля або представник кінцевого користувача, можливо, зв'язок може бути щомісячним або навіть щоквартальним.

Кожен проект та вимоги до його спілкування відрізняються. Ретельно обговоріть частоту спілкування із різними зацікавленими особами у проекті. Знову ж таки, спілкуйтеся з іншими заінтересованими особами про те, що їм потрібно і хочете, щоб вони могли вносити зміни відповідно до проекту та його співробітників.

Яка технологія використовуватиметься для обміну інформацією?

Дізнайтеся, які технологічні ресурси Організації доступні вам та вашим заінтересованим особам. Регулярне спілкування між абонентами та обмін даними електронною поштою часто є нормою.Але збори за допомогою засобу, такого як Skype для бізнесу, можуть виявитися істотними для територіально розкиданих зацікавлених осіб і можуть включати звук, відео, демонстрацію екрану та віртуальну дошку. може допомогти зацікавленим сторонам швидко отримати необхідну інформацію. може підключатися один до одного у приватній соціальній мережі.

Що б ви не випробували, спробуйте використати технологічні інструменти, з якими всі зможуть працювати. зручно для спрощення спільної роботи у команді проекту.

Створення плану взаємодії проекту

Визначивши зацікавлені особи і визначити, які типи обміну відомості необхідні для них, і як часто ви можете створити план комунікації для проекту. для правильного зв'язку протягом життєвого циклу проекту.

Опублікуйте план комунікації в проекті, щоб усі зацікавлені особи могли отримати до них час у період. закриття) може також викликати різні потреби у спілкуванні.

Публікація плану взаємодії у Project Online

У вас багато варіантів для полегшення взаємодії під час роботи з Project Web App у Project Online. Для початку ви можете додати план комунікації та інші документи, пов'язані з проектом, до бібліотеки документів для проекту.

1. На панелі швидкого запуску виберіть пункт проекти.
2. У центрі проектівВиберіть ім'я проекту, до якого Ви бажаєте додати план комунікації.

Показати членам групи, як отримати доступ до календарного плану проекту

Учасники вашої групи зазвичай використовують Project Online для надсилання своїх розкладів або введення ходу виконання завдань. Але вони також можуть отримати доступ до повного розкладу — важливо для перегляду великого зображення проекту, а також для розуміння того, хто очікує на завершення своїх завдань.

1. На панелі швидкого запуску виберіть пункт проекти.
2. У центрі проектівВиберіть ім'я проекту. Відкриється проект і відобразяться всі завдання, призначені для завдань, заплановані для початку та закінчення, які завдання залежать один від одного тощо.

Визначення та налаштування потрібних звітів

Основним аспектом взаємодії між проектами є створення звітів. Ви визначаєте, налаштовуєте та періодично запускає звіти, необхідні для учасників групи, керівника портфеля, керівника ресурсів, вищого управління, клієнтів та інших зацікавлених осіб.

У Project Web App входить набір зразків звітів, які допоможуть вам розпочати роботу з деякими основами для створення звітів. Нижче наведено приклади звітів.

• Панель інструментів для огляду проекту
• Огляд проекту
• Огляд ресурсів

також

Примітка: Ця сторінка переведена автоматично, тому її текст може містити неточності та граматичні помилки. Для нас важливо, щоб ця стаття була вам корисною. Чи була інформація корисною? Для зручності також наводимо посилання на оригінал (англійською мовою).