Як сканувати документ та надіслати на електронну пошту

В якому форматі надсилати документи електронною поштою?

Відскановані документи відправляються як вкладення електронної пошти в форматі JPEG, PDF або інших цифрових форматах файлів. Можна вказати кілька адресатів, включаючи Cc/Bcc, як і під час надсилання звичайних повідомлень електронної пошти.

1. Заповнюємо рядки «Кому» та «Тема».
2. Клацаємо по кнопці "Прикріпити файл".
3. У вікні вибираємо потрібний документ та натискаємо «Зберегти».
4. Клацаємо по кнопці «Надіслати».

Сканер Windows

Цей інструмент є візуальним оновленням для більш старої версії програми Факси та сканування. Вона забезпечує більшість тих самих функцій, залежно від Вашого принтера, але не містить компонентів факсу та електронної пошти.

Перейдіть до магазину Microsoft і встановіть Сканер Windows (безкоштовно) і натисніть синю кнопку «Отримати». Після встановлення на комп'ютері натисніть кнопку «Запустити» у спливаючому повідомленні у Windows 10.

Ви також можете отримати доступ до нової програми «Сканер» з меню «Пуск».

З відкритою програмою Ваш сканер повинен з'явитися в списку зліва. Ви також побачите опцію "Тип файлу" разом з посиланням "Більше". Натисніть на це посилання, щоб переглянути повне меню програми Сканер.

За допомогою «Кольорового режиму» Ви можете сканувати документи у повнокольоровому режимі, у відтінках сірого або чорно-білих тонах. Налаштування «Роздільна здатність (DPI)» дозволяє перемикатися на різні DPI.

Налаштування «Тип файлу» надає чотири параметри: JPEG, PNG, TIFF та Bitmap.Формати JPEG та TIFF зазвичай пропонують високоякісні результати, хоча файли TIFF також підтримують прозоре тло. Файли PNG ідеально підходять для публікації в Інтернеті, а файли BMP є необробленими, несжатими зображеннями.

Нарешті ви побачите опцію «Кінцева папка». За замовчуванням вона налаштована на «Скани» і поміщає відскановані документи до папки «Скани», розташованої в папці «Зображення». Правильний шлях:

Натисніть посилання «Скани», і з'явиться «Провідник». Тут Ви можете створити нову папку або вибрати поточне місцезнаходження та натиснути кнопку «Вибір папки».

Коли Ви будете готові до сканування, вставте документ у пристрій подавання або підніміть кришку сканера. Для останнього покладіть документ на скло лицьовою стороною донизу та закрийте кришку.

Ви можете натиснути кнопку «Перегляд», щоб протестувати сканування та за потреби внести корективи, перш ніж завершити роботу кнопкою «Сканувати».

Як використання відсканованих документів

Після сканування документ з'явиться в області документа у вікні "Факс та сканування Windows". Прокрутіть вгору та вниз по області, щоб переглянути весь відсканований документ.

Тепер ви можете вирішити, що ви можете зробити з документом, натиснувши одну з опцій зліва направо в блакитному рядку меню у верхній частині вікна:

• Натисніть «Переадресація як факс», щоб надіслати факсимільний відсканований документ одному або декільком одержувачам у факсимільному та скануванні Windows.
• Натисніть «Надіслати як електронну пошту», щоб надіслати відсканований документ у вигляді вкладення файлу в повідомлення електронної пошти, яке можна надіслати одному або декільком людям.Після того, як ви натиснете на цю опцію, з'явиться нове вікно повідомлення у вашій програмі електронної пошти з прикріпленим файлом, щоб ви могли звертатися, вводити і відправляти своє повідомлення.
• Натисніть «Зберегти як», щоб відкрити вікно «Зберегти як», щоб зберегти документ з іншим ім'ям, в іншому форматі графічного файлу та/або в іншій папці.

Навіть якщо ви нічого не робите з документом або фотографією, яку ви сканували, Windows Fax and Scan автоматично зберігає сканування у вигляді файлу, щоб ви могли переглядати минулі перевірки в будь-який час при відкритті програми.

Перегляньте файл, клацнувши ім'я документа або фотографії у списку файлів. Відсканований документ або фотографія відображаються в панелі документів, щоб підтвердити, що файл містить те, що ви очікуєте. Потім ви можете виконувати будь-які завдання надсилання або збереження, які я обговорював раніше.

Підготовка

Вам знадобиться принтер із сканером. Багато хто вважає, що будь-який принтер за замовчуванням має сканер. Однак, це не так. Тому, перш ніж переходити до подальшого прочитання цієї статті, переконайтеся, що ваш принтер підтримує функцію сканування.

Програмне забезпечення

Для сканування вам знадобиться спеціалізоване програмне забезпечення. На даний момент на просторах Всесвітньої павутини є безліч утиліт, які можуть працювати зі сканером. Одна з найпопулярніших програм у цьому напрямку – це ABBYY FineReader. Цей софт здатний не лише сканувати документи, а й розпізнавати текст. Утиліта підтримує понад 150 мов, що є її гідністю.

Не менш відомою є утиліта під назвою VueScan.Це проста та ергономічна програма, яка, на відміну від того ж ABBYY FineReader, не перенасичена функціоналом. VueScan здатна сканувати документи та зберігати їх у різних форматах (PDF, TIFF, JPEG). Утиліта, що розглядається, підтримує більшість сканерів. Тому проблем під час сканування виникнути не повинно. Також у складі утиліти є програмний модуль OCR, який дозволяє розпізнавати текст із зображення.

Наведені вище програми мають один істотний недолік - вони платні. Якщо вам потрібний безкоштовний софт для сканування, то в такому випадку можна порекомендувати CuneiForm. Утиліта вкрай проста у плані експлуатації. Якщо ви не бажаєте завантажувати додаткове програмне забезпечення, то можете використовувати стандартний «Майстер роботи зі сканером». Ця системна утиліта встановлена ​​в ОС Віндовс за замовчуванням.

Читайте також: Volte: що це таке в телефоні, основне призначення функції, принцип роботи та відгуки користувачів

Як надіслати захищений паролем документ електронною поштою

Надсилання документа, захищеного паролем, електронною поштою потребує певних зусиль та планування. Документ із підтримкою паролів має бути першим кроком серед багатьох для повної безпеки.

Як надіслати документи електронною поштою

Всім користувачам ПК і телефонів дуже потрібно знати, як надіслати документи електронною поштою. Нині навик цей зовсім не технічний вишукування для хвастощів - мовляв, ось вмію, можу; а сама що не є, необхідність. Школярі та студенти, пенсіонери, домогосподарки, офісні працівники та бізнесмени ні-ні, та й спантеличуються відправкою всяких різних файлів по email.Безліч приводів для реалізації цієї функції: відправити фотографії, відео другові, переслати колезі електронну книжку, надати старшому науковому співробітнику стос звітів з виконаних дослідів, прикріпити скрини веб-сервісу з проблемною ситуацією при зверненні в техпідтримку, переслати відскановані сторінки паспорта для підтвердження особистості та багато іншого інше.

Надсилання файлів з пошти, як і будь-яка інша справа, має виконуватися правильно. Якщо плаваєте в цьому питанні, взагалі не знаєте, як виконується ця операція, прочитайте статтю до кінця. У ній розповідається, як можна передавати різноманітний контент (тексти, таблиці, скан-копії, аудіо- та відеофайли та ін.) через email іншим користувачам.

Підготовка файлів

Якщо потрібно надіслати якийсь один невеликий файл або кілька (2-5 штук), то можна нічого з ними не робити. У тому, що прикріпити до письма як і все (про це докладно далі!).

А ось якщо у вас з десяток, а то й більше документів або окрема папка із вкладеними іншими папками та файлами, то потрібно заздалегідь заархівувати дані. Чому? Якщо врозтіч додавати - адресату не зовсім зручно буде розбирати вашу посилку; так ви і самі ненароком можете заплутатися (скинути чогось не потрібно або два рази один і той же файл завантажити). А от папку надіслати по email, у такому вигляді як вона є на комп'ютері, і зовсім не вийде. Ви просто не завантажите безпосередньо її у форму для письма, як це можна зробити з окремим файлом.

Процедура архівування не така вже й складна:

1. Перш за все, переконайтеся, що у вас на комп'ютері є програма-архіватор. Якщо такої не виявлено, обов'язково скачайте та проінсталюйте. Можна скористатися WinRAR, WinZip чи 7-Zip.

2.Виділіть файли, які необхідно переслати по email:

відкрийте директорію, де вони лежать;

якщо потрібно взяти групу документів, розміщених підряд: клацніть перший файл лівою кнопкою мишки, потім натисніть клавішу Ctrl і утримуйте її, клацніть останній файл групи, при цьому всі документи групи виділяються.

якщо потрібно вибірково виділити файли: клацніть по них із затиснутою Ctrl.

3,Встановіть курсор однією з виділених файлів. Натисніть правку кнопку миші. У контекстному меню виберіть «Додати до архіву».

4. Вкажіть налаштування для архіватора:

• ім'я архіву;
• формат (змінювати необов'язково, можна залишити за замовчуванням);
• встановити пароль (якщо інформація конфіденційна, можна поставити пароль, але не забудьте його повідомити одержувачу, наприклад, по телефону).

Якщо потрібно заархівувати папку повністю, також клацніть по ній правою кнопкою, активуйте команду «Додати до архіву…» і далі дійте за описаною вище інструкцією.

Як надсилати на популярних поштових сервісах

Ну от файли підготовлені. Тепер лишилося їх лише передати. Давайте навчимося це робити на прикладі найвідоміших поштових сервісів.

Увага! Якщо файл/файли великі (500 Мб, 800 Мб, 1 Гб або більше), необхідне їхнє попереднє завантаження у файлове сховище. Детальний опис цієї процедури ви знайдете в інструкціях.

Gmail

У формі листа

У профілі натисніть у верхньому лівому куті кнопку «Написати». У формі для листа вкажіть адресу одержувача, тему та супроводжуючий текст. Після завершення оформлення листа натисніть кнопку «Скріпка».

У вікні відкрийте директорію з документами, які хочете переслати. Виберіть файли, вибіркову групу файлів або підготовлений архів. Натисніть «Відкрити».

Дочекайтеся завершення завантаження.Натисніть «Надіслати». Отримувач листа, натиснувши назви прикріплених файлів, зможе їх скачати.

Через Google Диск

Але є ще способи відправки. У пересиланні документів, у тому числі великих, може допомогти Google Диск - віддалене сховище файлів. За наявності облікового запису Gmail реєструватися в сервісі не потрібно. Просто увійдіть до нього (через панель сервісів на сторінці пошукової системи Google) під обліковими даними пошти.

У меню сховища виберіть пункт "Мій диск". Потім натисніть за назвою розділу. У списку, що випадає, натисніть «Завантаження файлів» або «Завантажити папку» (на Google Диск доступна функція для завантаження папки прямо з ПК без архівування!).

Завантажте документи з комп'ютера. У профілі Диска виділіть клацанням мишки об'єкт для надсилання. Вгорі праворуч клацніть кнопку «посилання». Увімкніть доступ за посиланням.

Скопіюйте URL-адресу та вставте в лист. Повідомте адресату, що за цим посиланням він може завантажити всі необхідні файли.

Примітка. Якщо надсилаються текстові документи у форматі Ворд або електронні таблиці Ексель, то одержувач листа, скориставшись посиланням, зможе їх і попередньо переглядати у вкладці браузера (без завантаження на ПК), а також роздрукувати.

Якщо контент вже був раніше збережений на Google Диск, тоді прикріпити файли можна, залишаючись на вкладці з email:

1. У формі для надсилання повідомлення у нижній панелі клацніть іконку сервісу «Диск».

2. У додатковому вікні виберіть тип вкладення:

«Посилання на Диск» – у листі буде розміщуватись URL для скачування (посилання у вигляді назви файли).

“Прикріплення…” – файли завантажуються у форму відправки (прикріплюються копії з Диску).

Примітка. Посилання для завантаження з Диску дозволяють робити обмін документацією онлайн через інтерфейс сховища та через e-mail, якщо налаштувати загальний доступ певних користувачів.

Яндекс

На Яндекс є три способи надсилання файлів на email. Відкрийте панель для надсилання повідомлення (кнопка «Написати»). І відправляйте за допомогою однієї з наведених нижче опцій (залежно від того, скільки і яких файлів потрібно надіслати).

З комп'ютера

Щоб надіслати копію документа на вінчестері комп'ютера:

1. На панелі кнопок виберіть "скріпку".
2. У вікні провідника Windows вкажіть об'єкти, які потрібно прикріпити до листа, натисніть кнопку «Відкрити».
3. Після завершення операції у нижній частині листа з'явиться іконка файлу та кнопка для завантаження.

З Диску

Яндекс, як і Google, надає користувачам файлове сховище. Щоб скористатися ним:

1. Натисніть клавішу Ctrl. Пройдіть посилання «Диск». Сторінка сервісу відкриється на новій вкладці.
2. Завантажте файли у сховище.
3. Поверніться до профілю пошти. Клацніть кнопку «Диск».
4. У вікні виберіть документи. Натисніть кнопку «Прикріпити».

Вкладені файли

Якщо потрібно надіслати документ, який раніше був прикріплений до будь-якого листа, збереженого у профілі мейлу:

1. Скористайтеся опцією «Прикріпити файли з електронної пошти» (іконка «конверт»).
2. Виберіть директорію та потрібний об'єкт.
3. Клацніть «Прикріпити».