«1С:ЗУП 8» (ред. 3): як нарахувати оплату за період підвищення кваліфікації та відобразити коди КВАЛІФОБ та КВАЛІФОЦ у формі ЕФС-1 (+відео)
Як у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3 налаштувати нарахування та нарахувати оплату за період підвищення кваліфікації для коректного відображення кодів КВАЛІФОБ та КВАЛІФОЦ у підрозділі 1.2 Розділу 1 форми ЄФС-1?
Відеоролик виконаний у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3.1 Версія 3.1.27.23.
При направленні роботодавцем співробітника на проходження підвищення кваліфікації (або на проходження незалежної оцінки кваліфікації) з відривом від роботи за працівником зберігаються місце роботи (посада) та середня заробітна плата за основним місцем роботи (ст. 187 ТК РФ).
Для реєстрації періоду підвищення кваліфікації співробітника у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3 необхідно оформити документ Відсутність із збереженням оплати.
Для створення документа потрібно перейти за посиланням Усі відсутності співробітника (розділ Кадри) або за посиланням Усі нарахування (розділ Зарплата).
На вкладці Головне необхідно вибрати вид використання робочого часу – Підвищення кваліфікації або Підвищення кваліфікації в іншій місцевості – для відображення відповідного літерного коду в табелі, а також вказати період відсутності.
На вкладці Оплата слід створити або вибрати раніше створене нарахування Оплата під час підвищення кваліфікації.
Починаючи з версій 3.1.23.812 та 3.1.27.23 у програмі «1С:Зарплата та управління персоналом 8» ред. 3 реалізовано заповнення кодів Кваліфоб (замість КВАЛІФ) та КВАЛІФОЦ (новий) у підрозділі 1.2 Розділу 1 форми ЄФС-1 (раніше СЗВ-СТАЖ), згідно з Постановою Правління ПФР від 31.10.2022 № 245п
Для відображення періоду підвищення кваліфікації з кодом Кваліфоб при формуванні відомостей у формі ЄФС-1 у картці нарахування на вкладці Облік часу необхідно вибрати вид стажу ПФР Підвищення кваліфікації із відривом від виробництва.
Для відображення періоду проходження незалежної оцінки кваліфікації на відповідність положенням професійного стандарту або кваліфікаційним вимогам із кодом КВАЛІФОЦ при формуванні відомостей у формі ЄФС-1 у картці нарахування на вкладці Облік часу потрібно вибрати новий вид стажу ПФР Підвищення кваліфікації (проходження незалежної оцінки кваліфікації).
Детальний розрахунок нарахування за середнім заробітком у документі Відсутність із збереженням оплати можна переглянути на вкладці Нараховано (докладно).
На підставі документа Відсутність із збереженням оплати можна створити документ Поєднання посад, а також з документа можна вивести на друк Наказ про оплату середнього заробітку, Розрахунок середнього заробітку і Детальний розрахунок нарахування.
Періоди підвищення кваліфікації будуть відображені у документі ЄФС-1: Відомості про страховий стаж застрахованих осіб, СЗВ-СТАЖ та у друкованій формі підрозділу 1.2 Розділу 1 форми ЄФС-1.
Увага! Відповідно до Постанови № 245п, для коду КВАЛІФОЦ у підрозділі 1.2 Розділу 1 форми ЄФС-1 не заповнюються територіальні умови, код особливих умов праці та код підстави для дострокового призначення пенсії.
Витрати навчання співробітників у програмах 1С
Багато компаній відправляють своїх співробітників на навчання та підвищення кваліфікації.Якщо таке навчання оплачується за рахунок компанії, то дуже важливо правильно відображати такі витрати у бухгалтерському та податковому обліку. Найчастіше виникають питання правомірності прийняття таких витрат з податку на прибуток або УСН, необхідності сплати страхових внесків та ПДФО, а також можливості прийняття відрахування з ПДВ (у випадках, коли освітні послуги надаються з ПДВ). У цьому компанія може як оплачувати навчання сама, і компенсувати витрати співробітнику. Розберемо ці ситуації на практичних прикладах в 1С: Бухгалтерії підприємства ред. 3.0.
ПДФО
Спочатку подивимося нормативно-правову базу, регулюючу оподаткування оплати навчання співробітника податком з доходів фізичних осіб.
Таким чином, ключовим моментом при оподаткуванні витрат на навчання ПДФО є наявність ліцензії в організації, де навчається співробітник. Тобто тренінги, семінари та інші форми навчання, послуги, які купують у неліцензованих центрів та інших організацій, ІП або самозайнятих, підпадають під оподаткування цим податком.
При цьому «обмеження щодо способу оплати організацією вартості навчання фізичних осіб (безпосередньо освітній установі або відшкодування документально підтверджених витрат фізичних осіб на навчання) пункт 21 статті 217 Кодексу не містить» (Лист Мінфіну РФ від 30.05.2017 № 03-04 /33351).
Страхові внески
Розглянемо далі оподаткування оплати навчання працівника страховими внесками.
Оплата навчання працівника за основними професійними освітніми програмами та додатковими професійними програмами не оподатковується страховими внесками на ОПС, ЗМС та ВНіМ (пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Переліки основних та додаткових освітніх програм перераховані у ст. 12 Федерального закону від 29.12.2012 № 273-ФЗ. Наприклад, до основних програм професійного навчання належать програми професійної підготовки за професіями робітників, посадами службовців, програми перепідготовки, програми підвищення кваліфікації.
Оплата вартості навчання за іншими програмами оподатковується страховими внесками, наприклад, навчання за додатковими загальнорозвиваючими програмами.
Тепер давайте розглянемо, як ситуація з ПДВ. Більшість організацій, які здійснюють освітню діяльність, є некомерційними та звільнені від оподаткування ПДВ. Але якщо ви все ж таки сплатили якісь освітні послуги з ПДВ, то ви маєте право пред'явити його до відрахування за дотримання умов ст. 172 НК РФ: наявність коректно оформленого рахунки-фактури, прийняття до обліку та придбання послуг для здійснення діяльності, що оподатковується ПДВ.
Податок на прибуток
Тепер поговоримо про те, чи можна врахувати витрати на навчання співробітників при застосуванні ГСН?
Відповідно до положень глави 25 «Податок з прибутку організацій», платник податків зменшує отримані доходи у сумі вироблених витрат. Витратами при цьому визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати, здійснені (понесені) платником податків. Тобто навчання співробітника має бути безпосередньо пов'язане з його трудовими обов'язками, або обумовлене необхідністю освоєння цим співробітником суміжної професії. Так, якщо ми навчаємо співробітника наприклад, іноземної мови, яке робота аж ніяк не пов'язана зі знанням мов, то такі витрати ймовірно податківці вимагатимуть виключити з витрат.
Витрати на навчання відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом та (або) реалізацією (пп.23 п.1 ст. 264 НК РФ).
Правомірність включення таких витрат регламентовано п. 3 ст. 264 НК РФ. Витрати навчання включаються до складу інших витрат, якщо дотримуються такі условия:
1) навчання здійснюється на підставі договору з російською освітньою організацією, науковою організацією чи іноземною освітньою організацією, що мають право на ведення освітньої діяльності (ліцензію).
Цю ж позицію викладено у листі Департаменту податкової політики Мінфіну Росії від 17 серпня 2022 р. № 03-03-06/1/80270, для обліку витрат з метою оподаткування прибутку договір на надання освітніх послуг обов'язково має бути укладений з платником податків, а не з його працівником. А якщо ні, то компенсація вартості його навчання не може бути віднесена до витрат.
Тобто витрати працівника на навчання, оплачені йому за авансовим звітом у витрати з податку на прибуток віднесені бути не можуть!
2) навчання проходять працівники платника податків, які уклали з платником податків трудові договори, або фізичні особи, які уклали з платником податків договори, що передбачають обов'язок фізичної особи не пізніше трьох місяців після закінчення зазначеного навчання, сплаченого платником податків не укладати з ним трудовою угодою року.
У разі, коли трудовий договір було припинено раніше одного року (за винятком випадків припинення за обставинами, що не залежать від волі сторін) або не укладено після закінчення 3 місяців після закінчення навчання, витрати на навчання включаються до складу позареалізаційних доходів звітного (податкового) періоду, у якому мали місце вказані події.
А що ж із прийняттям витрат на навчання співробітників при застосуванні ССП?
Якщо ви застосовуєте об'єкт «Доходи», то витрати на навчання з охорони праці, як і інші витрати, ви не можете враховувати (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Інша ситуація з об'єктом «Доходи мінус витрати».
Відповідно до пп. 33 п.1 ст. 346.16 при визначенні об'єкта оподаткування платник податків зменшує отримані доходи на такі витрати:
- підготовку та перепідготовку кадрів, які перебувають у штаті платника податків, на договірній основі в порядку, передбаченому пунктом 3 статті 264 НК РФ.
Тобто порядок та умови прийняття витрат на навчання співробітників при УСН «Доходи мінус витрати» аналогічні порядку прийняття витрат з податку на прибуток.
Тут ще хочеться звернути Вашу увагу на такий нюанс: у статті 264 НК РФ вказано лише освітні організації. Відповідно до п. 18 ст. 2 № 273-ФЗ "Про освіту в Російській Федерації" освітня організація - це організація, що здійснює освітню діяльність на підставі ліцензії. Тобто, якщо працівник навчається в Індивідуального підприємця, то в цій ситуації умови п. 3 ст. 264 НК РФ не виконуються. Таку ж позицію дотримується Мінфін у Листі від 02.03.2021 № 03-03-07/14266, рекомендуючи відносити такі витрати до витрат на консультаційні послуги з метою оподаткування прибутку організацій на підставі пп. 15 п.1 статті 264 НК РФ. А ось при застосуванні ССП ці витрати врахувати вже не можна!
Якими документами можна підтвердити витрати на навчання?
Суворого переліку документів немає, але рекомендуємо зберігати в організації такі документи:
- наказ керівника про направлення співробітника на навчання (або про відшкодування витрат, якщо працівник уже навчається та сплатив навчання);
- Додаткова угода до трудового договору зі співробітником;
- договір з організацією, яка здійснює освітню діяльність (бажано також мати копію ліцензії);
- акт про надання освітніх послуг;
- документ про проходження навчання: копія диплома, сертифіката, посвідчення тощо;
- Документ про оплату навчання.
Відповідно до положень п. 3 ст. 264 НК РФ, зберігати зазначені документи необхідно щонайменше 4-х років.
Перш ніж ми розберемо, як відображаються витрати на навчання в 1С, хочемо нагадати, що наш проект «Облік без турбот» має ліцензію на освітню діяльність. При проходженні у нас будь-яких курсів чи майстер-класів, а також програм підвищення кваліфікації можна буде повернути ПДФО для фізичних осіб, а для юридичних – врахувати у витратах при застосуванні будь-якої системи оподаткування. Ознайомитись з усіма нашими курсами можна тут.
Витрати навчання співробітників при УСН
Повернемося до нашого прикладу: припустимо, наша організація знаходиться на УСН «Доходи мінус витрати». Ми сплатили у січні 2023 року курс професійної перепідготовки свого працівника. Співробітник працює у виробничому підрозділі (тобто витрати приймаємо на рахунок 20). Навчання обумовлено виробничою необхідністю, договір укладено з організацією, яка здійснює освітню діяльність, що має ліцензію.Усі умови прийняття видатків дотримані. Навчання завершено, і нами отримано акт про надання освітніх послуг.
Проводимо акт у програмі документом «Надходження послуг» у розділі «Покупки».
Після проведення документа перевіряємо бухгалтерські проводки, а також правильність відображення у КУДіР.
Нагадуємо, що послуги потрапляють до КУДіРу при виконанні умов: витрати оплачені та оприбутковані в 1С.
Тепер розглянемо ситуацію, коли ліцензії в освітньої організації немає. Наприклад, ми вирішили навчити секретаря своєї організації на курсах бухгалтерського обліку (тобто витрати тепер приймаємо на рахунок 26). ліцензії вибираємо у полі «Витрати УСН» вкладку «Не приймаються»:
Проводимо документ, бачимо, що сформувалися проведення заліку авансу постачальнику, але при цьому немає головного регістру «Книга обліку доходів та витрат».
Є лише службовий регістр «Витрати при УСН» з відміткою про неприйняття видатків у податковому обліку.
Так як дані курси співробітник проходив у центрі, який не має ліцензії на освітні послуги, то це вважається натуральним доходом працівника, який потрапляє під оподаткування ПДФО. .Якщо потрібен приклад нарахування натурального доходу в 1С: ЗУП, то можна ознайомитися з цією інструкцією тут.
Ще один співробітник пройшов курси самостійно та приніс нам авансовий звіт. Ми пам'ятаємо, що якщо договір не укладено нами безпосередньо, то й ухвалити таку витрату ми не маємо права. Наявність ліцензії у разі вже ролі не грає. Значить під час проведення авансового звіту у полі «Витрати УСН» вибираємо вкладку «Не приймаються».
Проводимо документ та дивимося проводки: у нас з'явилася заборгованість підзвітній особі.
Записів КУДіР документ не формує:
Не забуваємо уточнити чи є ліцензія цього навчального закладу. Якщо ліцензії на освітні послуги немає, це вважається натуральним доходом працівника, які під оподаткування ПДФО. Як це зробити у 1С: Бухгалтерії підприємства ред. 3.0. ми напишемо наприкінці цієї статті, гортайте вниз. Якщо потрібен приклад нарахування натурального доходу до 1С: ЗУП, то можна ознайомитися з цією інструкцією тут.
Тепер давайте сформуємо Книгу обліку доходів та витрат за 2 квартал 2023 року та подивимося які з проведених операцій туди потрапили.
У розділі «Звіти» натискаємо вкладку «Книга доходів та витрат УСН»:
Вибираємо потрібний нам період та натискаємо кнопку «Сформувати»:
Як ми бачимо, із трьох проведених нами документів у КУДіР потрапив лише один запис. Значить, ми все зробили правильно.
Витрати навчання співробітників при ОСН
Тепер давайте проведемо ті самі послуги в організації, яка знаходиться на ОСНО.
Курс професійної перепідготовки працівнику ми сплатили у січні 2023 року. Співробітник працює у виробничому підрозділі (тобто витрати приймаємо на рахунок 20). Навчання обумовлено виробничою необхідністю, договір укладено з організацією, яка здійснює освітню діяльність, що має ліцензію. Усі умови прийняття витрат дотримано.Навчання завершено, проводимо у програмі акт надання освітніх послуг:
І в бухгалтерському, і в податковому обліку витрати відображені за дебетом рахунка 20, також автоматично сформувався залік авансу постачальнику:
Ще один приклад: секретаря своєї організації ми навчили курси з бухгалтерського обліку (тобто витрати тепер приймаємо на рахунок 26). Навчальна організація немає ліцензії. Отримавши акт про надання послуг, проводимо його, при цьому у зв'язку з відсутністю ліцензії на витрати у податковому обліку ми цю суму прийняти не можемо. Отже для того, щоб вона не потрапила у витрати з податку на прибуток, нам необхідно створити (якщо не створювали в базі раніше) статтю витрат, яка не приймається до податкового обліку.
Для цього в документі «Надходження послуг» у табличній частині провалимося в «Рахунки обліку», далі в рядку «Статті витрат» або створюємо нову статтю, або шукаємо раніше створену:
Для нашого прикладу створимо нову статтю.
У поле «Найменування» вносимо зручне найменування, наприклад, «Не прийняті до НУ».
У полі «Вигляд витрати» вибираємо «Не враховані для оподаткування» та записуємо нашу статтю витрат.
Далі вибираємо створену статтю витрат у нашому документі, проводимо її та дивимося сформовані документом проводки:
Ми бачимо, що у бухгалтерському обліку витрати прийняті на рахунок 26, а у податковому – ні.
Оскільки ліцензії на освітні послуги в цьому випадку немає, це вважається натуральним доходом працівника, який підпадає під оподаткування ПДФО. Як це зробити у 1С: Бухгалтерії підприємства ред. 3.0. ми напишемо наприкінці цієї статті, гортайте вниз. Якщо потрібен приклад нарахування натурального доходу до 1С: ЗУП, то можна ознайомитися з цією інструкцією тут.
Тепер проведемо авансовий звіт працівника, який сплатив своє навчання самостійно. Згадуємо, що оскільки ми не маємо прямого договору з навчальною організацією, то й витрати з податку на прибуток ми прийняти не можемо! Наявність ліцензії в даному випадку для нас уже не має значення.
В авансовому звіті ми також обираємо статтю витрат «Не прийняті до НУ»:
Документ сформував необхідні нам проводки:
І в цьому прикладі аналогічна ситуація: ліцензії на освітні послуги немає, отже, це вважається натуральним доходом працівника, який підпадає під оподаткування ПДФО. Як це зробити у 1С: Бухгалтерії підприємства ред. 3.0. ми напишемо наприкінці цієї статті, гортайте вниз. Якщо потрібен приклад нарахування натурального доходу до 1С: ЗУП, то можна ознайомитися з цією інструкцією тут.
Тепер перевіримо правильність відображення всіх операцій, сформувавши «Оборотно-сальдову відомість» за всіма рахунками в розділі «Звіти».
Для того, щоб побачити відображення як на рахунках бухгалтерського, так і податкового обліку, при формуванні ОСО на вкладці «Показники» ставимо галочки «БУ» та «НУ» (за бажанням можна поставити і третю галку «БУ-НУ», щоб програма вважала різницю між ними, але це не обов'язково, ми з вами і так її побачимо).
У результаті проведення трьох наших операцій на рахунку 20 і в бухгалтерському, і в податковому обліку відображена сума 50 000 рублів, а на рахунку 26 – суми відображені лише у бухгалтерському обліку (40 000 рублів, які сформувалися під час проведення акта від організації без ліцензії та авансового) звіту). Наприкінці місяця ці суми закриті на рахунок 90: 20 рахунок закрився на субрахунок 90.02.1 «Собівартість продажів», а 26 рахунок – на субрахунок 90.08 «Управлінські витрати».
Ми з вами також можемо подивитися, як це відобразиться у Декларації з податку на прибуток та Звіт про фінансові результати. Спробуймо їх сформувати в розділі «Звіти» - «Регламентовані звіти».
Отже, у сформованих звітах ми бачимо ті самі суми: 50 000 рублів, відображені нами в податковому обліку, і всю суму витрат 90 000 рублів, відображених у бухгалтерському обліку.
А тепер, як і обіцяли, повернімося до нормативно-правової бази та згадаємо про ПДФО, умова обчислення якого безпосередньо залежить від наявності ліцензії в організації, яка здійснює освітню діяльність.
У цій публікації ми навели приклади навчання у компаніях, які мають ліцензії на освітні послуги, отже, треба обчислити ПДФО з натурального доходу (згідно з пп. 1 п.2 ст. 211 НК РФ), отриманого співробітниками. Давайте зробимо це у програмі 1С: Бухгалтерія підприємства ред. 3.0.
Для початку нам потрібно внести до програми новий вид нарахування. Для цього ми відкриваємо розділ «Зарплата та кадри», далі вибираємо пункт «Параметри зарплати».
У вікні відкриваємо підрозділ «Розрахунок зарплати» і вибираємо пункт «Нарахування»:
Натискаємо на кнопку «Створити» та заповнюємо картку нового нарахування:
Заповнюємо всі поля картки:
Найменування: «Оплата за платника податків товарів, робіт, послуг чи майнових прав» (чи можна назвати коротко «Натуральний доход»).
Вид доходу: Доходи, які не є об'єктом оподаткування страховими внесками
Далі ставимо перемикач у графу «враховується у витратах на оплату праці за статтею: пп.4, ст.255 НК РФ (цей підпункт найбільше підходить для зазначеного доходу).
У полі Вид доходу вибираємо 4 - одноразові доходи, куди може бути звернено стягнення (без застережень).
Знімаємо галочку в полі «Входить до складу базових нарахувань для розрахунку нарахувань Районний коефіцієнт» та «Північна надбавка». Записуємо заповнену картку.
Тепер давайте зробимо нарахування співробітнику за квітень, до нього автоматично потрапляє лише сума окладу працівника.
Далі натискаємо кнопку «Нарахувати» та вибираємо створений нами на попередньому кроці вид нарахування:
У вікні вказуємо суму, оплачену за навчання співробітника:
Після натискання кнопки «ОК» до нарахованої суми окладу співробітника додається сума оплати навчання та ПДФО з неї у розмірі 13%, перевіряємо, що сума страхових внесків по співробітнику після цього нарахування не змінилася:
Якщо з якихось причин сума ПДФО у вас не змінилася, то натисніть кнопку «Ще» – «Перерахувати ПДФО».
Тепер створюємо відомість до банку для виплати співробітнику. До виплати у відомості заповнюється сума з відрахуванням ПДФО з окладу співробітника та ПДФО з натурального доходу: 40000 - (5200 +2600) = 32200 рублів.
Після оплати відомості всі суми ПДФО потрапляють у звітність. Щоб переконатися, що ми все зробили правильно, давайте сформуємо звіт 6-ПДФО за 2023 рік (оскільки в ньому ми знайдемо довідку 2-ПДФО по співробітнику з усіма кодами доходів):
Як бачимо, у довідці співробітника позначилися обидва наші утримання: і з окладу співробітника, і з оплати навчання з потрібними нам кодами.
Якщо потрібен приклад нарахування натурального доходу до 1С: ЗУП, то можна ознайомитися з цією інструкцією тут.
Автор статті: Євгенія Шимова
Сподобалася стаття? Підпишіться на розсилку нових матеріалів
