Зовнішній або гостьовий спільний доступ у OneDrive, SharePoint та списках

Спільне використання файлів OneDrive, SharePoint файлів або списків з іншими користувачами дозволяє безпечно співпрацювати з людьми за межами організації.

• Якщо ви входите до системи за допомогою робочого або навчального облікового запису, ви можете надіслати посилання певним людям як всередині організації, так і за її межами.
• Під час входу за допомогою особистий обліковий запис Майкрософт можна вибрати лише користувачів, які також мають особистий обліковий запис Майкрософт.

Виберіть вкладку нижче, щоб дізнатися, як виконати вхід:

Якщо ви бажаєте захистити вміст і отримати посилання, яке працює тільки для запрошених користувачів, виберіть Конкретні люди в розділ Параметри посилання під час створення посилання загального доступу.

Взаємодія з одержувачами залежить від параметрів, які ви вибираєте під час створення посилання для спільного доступу, та облікового запису, який використовується для перегляду файлу.

Одержувач не має облікового запису Microsoft

Одержувачам не потрібно обліковий запис Microsoft. Щоб отримати доступ до вмісту,OneDrive, SharePoint або Lists надсилає одноразовий секретний код на свою адресу електронної пошти для перевірки їх особистості. Отримавши код, вони вводять його на екран перевірки, щоб відкрити файл. Вміст захищений, і посилання не працюватиме, якщо воно пересилається іншим користувачам. Вона працює тільки для тих, кого ви вказали під час спільного використання.

Отримувач має обліковий запис Microsoft

Якщо користувач з обліковим записом Microsoft хоче отримати доступ до вмісту, OneDrive, SharePoint або Списки просить увійти до свого облікового запису та запитує дозвіл на перегляд його імені, адреси електронної пошти та фотографії для перевірки особистості.

Зверніть увагу, що в деяких випадках одержувачу може знадобитися виконати описані вище дії та надати секретний код замість входу.

• Коли ви закінчите спільну роботу або в будь-який час, ви можете припинити спільний доступ і видалити доступ до файлів ДляOneDrive іSharePoint виберіть файл, а потім виберіть Відомості >Управління доступом , щоб припинити доступ до спільного доступу. Управління доступом.
• Щоб підвищити безпеку для файлів OneDrive та SharePoint, можна видалити дозвіл на редагування та увімкнути блокувати скачування в параметри посилання.

Якщо ви хочете, щоб будь-який користувач, який отримує посилання для спільного доступу, мав доступ до вмісту, виберіть Будь-який користувач з посиланням в розділ Параметри посиланняОтримувачам не потрібно обліковий запис Microsoft і вони можуть отримати доступ до вмісту без введення секретного коду або входу.

Увага: Одержувачі можуть пересилати посилання іншим користувачам, і будь-хто, хто отримає посилання, зможе переглядати вміст та отримувати доступ до нього.

Якщо потрібно вказати, хто отримує посилання для спільного доступу, виберіть параметр Певні люди в параметрах зв'язку.Для доступу до вмісту одержувачам потрібен обліковий запис Microsoft.

Надання спільного доступу до документа за допомогою SharePoint або OneDrive

Це звучить болісно знайоме? Ви відправите своїм колегам електронною поштою файл. Вони додають свої відгуки, а потім ви повинні інтегрувати коментарі та зміни з 3 або 4 копій вашого оригіналу.

На щастя, можливим є інший підхід. Якщо у вас є обліковий запис у SharePoint або Microsoft OneDrive, ви можете зберігати файли, наприклад документи Word, в одному з цих положень, а потім використовувати команду Загальний доступ, щоб інші могли читати або редагувати копію файлу. Більше не потрібно розбиратися з безліччю файлів – всі коментарі рецензентів зібрані в одній копії. Доступні іншим користувачам дії над файлом залежать від того, які дозволи надаються.

Нижче наведено повний опис цієї процедури. Просто перейдіть до потрібного розділу.

Почніть із додавання SharePoint або OneDrive до списку місць у Word.

1. У програмі Word відкрийте вкладку Файл та виберіть пункти Зберегти як >Додати місце.
2. У розділі Додавання місця клацніть потрібну службу, наприклад Office 365 SharePoint або OneDrive.
3. Введіть потрібну інформацію у вікні входу у службу. Для отримання імені користувача та пароля може знадобитися звернутися до ІТ-відділу. Після завершення нове розташування з'явиться в області Зберегти як програми Word.

Збереження документа у новому місці з наданням спільного доступу до нього

Після додавання хмарного сховища до списку місць ви можете надати спільний доступ до документа. Для конкретного файлу це потрібно зробити лише один раз.

1. Відкрийте документ, який потрібно надати.
2. Клацніть Файл >Зберегти як.
3. На сторінці Зберегти як двічі клацніть потрібне розташування: бібліотеку документів SharePoint, розташування на своєму комп'ютері, особистий сайт MySite або службу OneDrive.
4. Вкажіть ім'я файлу та натисніть кнопку Зберегти. Ви повернетеся на вкладку Відомості, де вам знадобиться знову натиснути кнопку Загальний доступ.
5. У розділі Спільно з користувачами (або Запросити інших людей Word 2013) введіть імена або адреси електронної пошти людей, яким ви хочете надати доступ до файлу.
6. Якщо потрібно, виберіть Можна редагувати або Можна переглядати. Перший параметр дозволяє іншим користувачам змінювати файл, а другий забезпечує захист.
7. Якщо потрібно, введіть повідомлення в полі під адресним рядком та виберіть команду Загальний доступ.

Надання загального доступу до збереженого документа

Якщо файл вже збережено в SharePoint або OneDrive, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте документ, який потрібно надати.
2. Натисніть Файл >Загальний доступ >Надати доступ іншим людям (або Запросити інших користувачів у Word 2013).
3. Введіть імена або адреси електронної пошти користувачів, яким потрібно надати доступ до документа.
4. Якщо потрібно, виберіть Можна редагувати або Можна переглядати. Якщо вибрати перший варіант, користувачі можуть змінювати файл. Другий варіант забезпечить найкращий захист файлу.
5. Якщо потрібно, введіть повідомлення в полі під адресним рядком та виберіть команду Загальний доступ.

Скасування загального доступу до документа

Щоб скасувати спільний доступ до документа, виконайте наведені нижче дії.

1. Відкрийте документ, спільний доступ до якого потрібно скасувати.
2. На вкладці Файл виберіть команду Дозволити спільний доступ.
3. У розділі Надати доступ іншим людям (або Запросити інших користувачів Word 2013) клацніть правою кнопкою миші користувача, для якого потрібно скасувати спільний доступ, і виберіть команду Видалити користувача.

Додаткові відомості про OneDrive та Microsoft 365

• Відомості про відкриття облікового запису OneDrive див. у статті Реєстрація облікового запису Майкрософт.
• Щоб підписатися на обліковий запис SharePointMicrosoft 365, перейдіть на домашню сторінку Microsoft 365 .
• З питаннями про продукти SharePoint, що використовуються, звертайтеся до системного адміністратора.