Завдання та проекти в Бітрікс24

Вебінар присвячений «Завданням та проектам» – функціональному інструменту «Бітрікс24» з безліччю гнучких налаштувань. Розкажемо, як налаштувати управління завданнями та проектами та оптимізувати роботу компанії.

Розглянемо новий інструмент «Ефективність», який дозволяє об'єктивно оцінити роботу кожного співробітника компанії за певний період. Як це зробити? Потрібно проаналізувати такі показники.

• "Усього в роботі". Це все створені або закриті завдання за поточний період, які поставлені виконавцю та в яких він є співвиконавцем.
• "Зауваження до завдання". Це прострочені завдання, поставлені виконавцю, і навіть ті, у яких співробітник є співвиконавцем. Одне й те завдання може бути прострочена кілька разів – загальна кількість буде відображатися в «Зауваженнях». Невиправлені завдання також переноситимуться у наступний період, виправити їх можна або завершивши роботу, або продовживши її термін.
• "Середня ефективність". Це ставлення показників «Зауваження до завдання» та «Всього у роботі».

Цей показник можна використовувати для створення KPI співробітника або відділу. Також «Середня ефективність» виводиться до пункту «Руковожу», який видно керівникам у наочній формі – можна порівняти ефективність роботи кожного підлеглого. Опція доступна у всіх тарифах.

Робота із завданнями

Перш ніж розглядати управління завданнями та проектами, зазначимо, що в «Бітрікс24» тепер можна легко змінювати теми оформлення на власний розсуд: використовувати будь-які картинки (наприклад, тематичні, присвячені святу, картинки-логотипи), особисті фотографії та навіть відеофайли.

Отже, що таке робота із завданнями і як це все виглядає у «Бітрікс24». У рамках вебінару інструмент розглянуто на прикладі найпопулярнішого тарифу «Компанія». Щоб переглянути всі можливості управління проектами та завданнями в режимі онлайн, слід увімкнути демо-режим.

При створенні «Бітрікс24» за замовчуванням відкрито режим «Список» – перейдіть до режиму «Мій план». Для зручності роботи всі завдання у «Бітрікс24» діляться за ролями: постановник, відповідальний (один), співвиконавець (завдання для таких співробітників буде видно в CRM у пункті «Допомагаю») та спостерігачі. Кожна роль містить червоні цифри – лічильники, які говорять про те, що завдання вимагає уваги (прострочені, не переглянуті, які потребують контролю, без терміну тощо).

У списку завдань є фільтр та пошук. Фільтр можна зібрати на свій розсуд і додати необхідні поля. Пошук допомагає знайти потрібну інформацію, наприклад, переглянути всі завдання для певного співробітника або за конкретним напрямом.

Етапи створення завдань

Щоб додати завдання, потрібно перейти в режим «Канбан» і натиснути на синю кнопку «Додати завдання» або зробити це з меню.

Відкривається нове завдання. Що можна заповнити у формі:

• Коротка тема завдання;
• Опис завдання (обсяг символів необмежений), відредагувавши на власний розсуд. До опису можна додати зображення, макети, файли. Також у задачі можна створити документ, презентацію або таблицю за допомогою Google Docs. Якщо завдання має кілька подзадач, які потребують строго контролю, їх можна внести до пункту «Чек-лист»;
• Відповідального (за замовчуванням – фахівець, який є постановником завдання);
• Постановника;
• співвиконавців;
• Спостерігачі;
• Крайній термін (дата та час дедлайну).

Етапи створення завдань

Під час планування часу можна використовувати додаткові налаштування, позначивши потрібний пункт галочкою:

• дозволити відповідальному змінювати крайній термін виконання завдання;
• пропустити вихідні та свята (якщо вони потрапляють у дедлайн, час на виконання завдання буде автоматично продовжено);
• прийняти роботу після завершення завдання (постановнику завдання прийде повідомлення, коли завдання буде завершено – потрібно буде перевірити правильність виконання та натиснути кнопку «Підтвердити»);
• Додати до вибраного (завдання з'явиться у відповідному розділі);
• Додати до плану робочого дня.

Відзначити додаткові параметри:

• прив'язати завдання до певного проекту (завдання з'явиться в даному проекті, і всі його учасники бачитимуть його);
• поставити нагадування про завдання (поштою чи «Бітрікс24»);
• проставити теги для зручного пошуку та фільтрації по завданням (наприклад, шукати завдання за певною групою спеціалістів (юристи, бухгалтери);
• додати поля користувача, наприклад, бюджет;
• додати стандартні поля (рядок, дата, число, так/ні);
• додати пов'язане завдання.

Після збереження внесених змін завдання з'явиться у «Канбані». Коли виконавець починає роботу у завданні, постановник одержує відповідне повідомлення.

Поставити завдання та призначити відповідальних може спеціаліст, який має права адміністратора (керівництво). Штатний працівник може поставити завдання лише самому собі.

Як поставити завдання фахівцю, якого немає у системі «Бітрікс24», не запрошуючи його на портал?

1. По e-mail фахівця. Створюємо нове завдання за описаним вище принципом, а в полі «Відповідальний» вводимо електронну адресу фахівця (якщо його немає, система запропонує запам'ятати).Зліва, поруч із заповненими особистими даними, утворюється конвертик, який свідчить у тому, що спеціаліст «поштовий», тобто. віддалений. Фахівець отримає лист, оформлений у стилістиці «Бітрікс24», усередині якого знаходиться кнопка «Перейти до завдання» – за посиланням відкриється форма, аналогічна до системної. Будь-які коментарі, відповіді виконавця, які він надсилає поштою, відображатимуться у картці завдання у «Бітрікс24». Опція доступна на всіх тарифах.
2. Міжпортальні завдання. Завдання ставиться аналогічно: у графі «Відповідальний» вводимо ім'я та прізвище фахівця з іншого порталу, з'явиться синя кнопка «Шукати в «Бітрікс24» Network». Подальші налаштування аналогічні, спеціаліст працюватиме із завданням у своєму порталі. Опція доступна на всіх платних тарифах.

Звідки можна поставити завдання?

• Із корпоративного чату. Якщо в чаті йде обговорення робочих питань, завдання можна створити безпосередньо з відповідного повідомлення: натиснути на галочку біля нього та відзначити «Створити завдання». Завдання створене – у картці можна відредагувати необхідні дані, призначити співвиконавця тощо.
• Із «живої стрічки». Аналогічно можна створити завдання з коментаря або повідомлення в «живій стрічці». До посту прикріплюються повідомлення «Завдання створене» та посилання на неї.
• З пошти. У профілі користувача є дві спеціальні адреси: пересилати листи і що з ними робити – створити повідомлення у «живій стрічці» або створити завдання. Потрібно скопіювати адресу з пункту Створити завдання, один раз занести в поштову програму. При надсиланні листа на цю адресу по ньому створюватиметься завдання.
• Із чату з клієнтом. Якщо підключені відкриті лінії та канали «ВКонтакте», Facebook, можна створювати завдання із повідомлень клієнтів (завдання прив'язуються до діалогу з клієнтом).

Режими роботи із завданнями

1. "Мій план" – це сортування завдань за важливістю, наприклад, за стадіями. Частина стадій встановлена ​​за умовчанням, але можна додати свої через «+».
2. «Канбан» – проектна робота: На порталі можна вести проекти, причому окремо створити проект або групу. »), Можна додати свої, в залежності від специфіки проекту. Далі завдання можна розставити по стадіях проекту (перетягуючи мишкою).

Чим відрізняється "Мій план" від "Канбану"?

1. «Канбан» – це загальне планування проекту. У кожному проекті є кілька учасників.
2. "Мій план" - Особисте планування завдань. У кожного співробітника будуть свої стадії завдань, які вони самі і встановлюють/змінюють.
3. Список» - Виконання групових дій з завданнями. Наприклад, перенести крайній термін у всіх завдань, поміняти відповідального за кілька завдань і т.д.
4. "Гант". Діаграму Ганта часто використовують компанії, що ведуть серйозну проектну роботу із взаємопов'язаними завданнями, в т.ч., у CRM: завершення однієї задачі дозволяє почати наступну, тобто поки перше завдання не буде виконане, не можна розпочати роботу над другим.

Шаблони завдань

Шаблони актуальні для завдань, що повторюються, наприклад, щотижневих звітів.Після налаштування шаблону завдання будуть встановлюватися автоматично в заданий період часу. Як це зробити?

• Додаємо нове завдання, вводимо назву.
• У графі «Додатково» вибираємо «Повторюваність», відзначаємо «Зробити задачу регулярною» та заповнюємо дані: день (або тиждень, місяць, рік) та час автоматичної постановки завдання.

Шаблон створено – його можна відредагувати, наприклад, додати зображення або опис. При необхідності повторюваність можна зняти або видалити це завдання.

Також шаблони є актуальними для складних, об'ємних робіт. Щоб не набирати вручну цю інформацію, можна створити шаблон з базовими даними.

У шаблонів можуть бути підзавдання. Наприклад, якщо є об'ємне завдання з підзадачами в системі CRM, по кожній з яких призначається відповідальний. Якщо заздалегідь створити такий шаблон, немає необхідності повторювати його при кожній аналогічній задачі.
Шаблонами можна ділитися та виставляти на них права:

• заходимо до списку "Шаблони", далі в пункт "Права";
• відзначаємо необхідні параметри – повні права чи читання.

Критерії відбору відображення показників лічильників

Побачити лічильник можна, зайшовши в будь-яку роль завдання. Нижче лічильника є легенда, що включено до нього. Не завжди це прострочені завдання – це може бути безстрокові, не переглянуті, не прийняті завдання, тобто. після контролю виконання завдання лічильник зміниться.

Можливості зв'язку будь-якого завдання із системою CRM

Будь-яке завдання можна пов'язати із СРМ: при створенні вказати, з чим саме воно пов'язане у системі управління взаємовідносинами з клієнтами. Незабаром із CRM можна буде пов'язати і проект.
Доступності різних функцій завдань та проектів у різних тарифах.
Щоб подивитися, що включено до кожного тарифу, слід перейти до розділу «Мій тариф», до пункту «Розширені тарифи» – у докладній таблиці описані всі можливості «Бітрікс24» за конкретними тарифними планами та розділами «Бізнес-процеси» «Завдання та проекти» , CRM і т.д.
Наприклад, пов'язаність між завданнями в діаграмі Ганта та обмін шаблонами є тільки на платних тарифах, поля користувача – у тарифах «Команда» та «Компанія».

«Бітрікс24» - це не тільки Завдання та проекти

Це все, що потрібно для організації роботи компанії. Інструменти тісно взаємопов'язані, а це означає, що вам не доведеться перемикатися між різними сервісами. Почати працювати можна одразу після реєстрації. Достатньо будь-якого браузера. Не потрібно встановлювати програмне забезпечення. Не треба впроваджувати. Не треба вчитися, щоби освоїти.

Завдання в Бітрікс24

Бітрікс24 – це CRM система, яка автоматизує бізнес-процеси та пропонує користувачам великий набір корисних інструментів. Завдання допомагають планувати та контролювати роботу всього персоналу. Вміючи керувати Бітрікс24, ви зможете раціонально використовувати робочий час співробітників та правильно розподіляти навантаження між ними.

Як поставити завдання в Бітрікс24?

У меню “Проекти” можна створити завдання для співробітника, призначити його виконавцем, відповідальним, співвиконавцем та спостерігачем. Для створення потрібно увійти в розділ "Завдання та проекти", натиснути "Додати" або скористатися кнопкою зі значком блискавки, який розташований у правому кутку і має квадратну форму.

Якщо ви вирішили скористатися кнопкою "Додати завдання", тоді ви побачите вікно з полями для заповнення. Вам необхідно:

• Прописати назву.
• Описати етапи, її цілі та зробити нотатки при необхідності.
• Прикріпити файли, якщо це потрібно.
• Створити поетапний чек-аркуш для виконання.
• Призначити спостерігачів, постановників, виконавців тощо.
• Позначити термін виконання.
• Встановити нагадування та інші поля, які потрібні.

Якщо ви хочете виконувати регулярно, створіть шаблон у налаштуваннях. Це значно скоротить час постановки періодичних процесів.

При виборі створення завдання через експрес-кнопку з блискавкою, форма заповнення міститиме такі поля:

• Назва;
• Опис;
• Терміни;
• Призначення відповідальних та виконавців тощо.

Після заповнення можна об'єднати завдання в один проект та вказати терміни із призначенням відповідальних осіб проекту в цілому.

Призначення ролі у завданнях Бітрікс24

CRM система пропонує 4 типи ролі:

• Постановник - адміністратор або співробітник, який контролює процес. Автоматично може бути призначений автор, якщо пункт не був обраний.
• Відповідальний - працівник, який є виконавцем та відповідає за якість виконання. Якщо він має права, то може сам додавати співвиконавців.
• Співвиконавці призначаються у складних або багатоетапних задачах. Можуть вносити зміни в чек-лист, коментувати, залишати посилання, надсилати файли.
• Спостерігачі мають право стежити за процесом виконання, але без участі в ньому. Можуть лише коментувати, тож найчастіше це керівники проекту.

Відповідальний та виконавець може бути обраний лише як 1 співробітник. Інші ролі призначаються у будь-якій кількості.

Додаткові налаштування

Бітрікс24 дозволяє розширювати налаштування та використовувати вкладку "Додатково". Завдяки їй можна вказати:

• Зв'язок завдання із проектом.
• Запустити облік часу із зазначенням дедлайну.
• Нагадування на електронну пошту або телефон.
• У вигляді підзавдання;
• Як регулярну;
• Користувальницькі поля;
• Теги;
• Поставити на повтор тощо.

У списку Календаря кожного співробітника, призначеного відповідальним, відображатиметься графік та терміни дедлайну.

Як створити завдання із Живої стрічки?

Напишіть новину, якою хотіли б поділитися та дотримуйтесь інструкцій нижче:

1. Внизу новини натисніть на вкладку “Ще” і виберіть графу “Створити”. Заповніть поля за потреби.
2. Натисніть кнопку "Поставити".
3. Для перегляду можна натиснути на спливаюче вікно з клікабельним посиланням "Подивитися" або натиснути на назву завдання у коментарях.

Ще один спосіб створити завдання аналогічним чином із коментаря Живої стрічки.

Інструменти Меню завдань

Меню з основним інструментарієм розташоване у верхній частині екрана праворуч. Щоб переглянути інші опції, натисніть кнопку “Ще”.

Перед вами відкриється величезний функціонал:

• Ефективність
• Програми Бітрікс24
• Зайнятість
• Звіти
• Шаблони
• Кошик

Меню можна настроїти індивідуально під вимоги кожного працівника. Натисніть Ще — Налаштувати меню — Зберегти.

Як створити шаблон завдання або зробити його повторюваним?

Автоматизація процесів у бізнесі прискорює роботу та допомагає розподіляти час раціонально. Шаблони є одним із таких корисних функций. Для створення шаблону в Бітрікс24 слід:

1. Перейти до меню та натиснути на посилання Ще — Шаблони.
2. Можна натиснути кнопку “Додати” або використовувати старі шаблони, які легко редагуються та видаляються.
3. Перед вами відкриється форма з полями, необхідні заповнення. Вкажіть назви та дійте так само, як при створенні нового завдання. Не забудьте зберегти.
4. Для створення завдань, що повторюються, в Бітрікс24 потрібно включити додаткову опцію “Повторювати завдання” (автоматизація бізнесу)
5. Налаштуйте параметри повторення, вказавши день, тиждень, місяць, рік. Вкажіть, у які дні вона повинна повторюватися і до якого терміну це відбуватиметься.

Якщо не вказано дату закінчення терміну, дія буде повторюватися нескінченно. Можна вказати час із інтервалом, тоді завдання буде припинено через певну кількість.

Чому за впровадженням та налаштуванням Бітрікс24 потрібно звертатися до нас?

Ми здійснюємо впровадження після проведення бізнес-аудиту та досконалого вивчення вашої діяльності. Працюємо офіційно за договором, розробляємо ТЗ та не уникаємо відповідальності.

• Налаштуємо CRM протягом 1 години у вас в офісі або віддалено.
• Втілюємо у життя будь-який функціонал.
• Проводимо консультації, навчаємо співробітників та керівників.
• Інтегруємо Бітрікс24 з іншими сервісами.

При необхідності доопрацювання після впровадження або налаштування ви завжди можете звернутися до нас.