Управління розміром поштової скриньки

Ви отримуєте щотижневі або навіть щоденні повідомлення із попередженням про те, що у вас не буде місця у поштовій скриньці? Очищення поштової скриньки — це одноразовий засіб очищення, який можна використовувати для обрізання розміру поштової скриньки.

Інтерактивна підтримка в браузері може надавати цифрові рішення для проблем із Office

1. В Outlook виберіть Кошти>файлів >очищення поштової скриньки.

• переглянути загальний розмір поштової скриньки та її окремих папок;
• Пошук елементів старше за певну дату або більше певного розміру.
• заархівувати елементи за допомогою автоархівації;
• переглянути розмір папки "Видалені" та очистити її;
• переглянути розмір папки "Конфлікти" та видаліть її.

Поради щодо очищення поштової скриньки

Якщо ваша пошта зберігається на поштовому сервері, наприклад Exchange, після досягнення граничного розміру поштової скриньки ваш адміністратор може обмежити його функціональність. Наприклад, при досягненні 90 МБ вам буде направлено попередження, при досягненні 100 МБ ви не матимете можливості надсилати повідомлення, а при досягненні 110 МБ ви більше не зможете отримувати повідомлення.

Ось кілька способів керування розміром поштової скриньки.

Архівування старих елементів — переміщення старих елементів, які потрібно зберегти, в архів. Ви можете створити окрему файл даних Outlook (PST), яку можна відкрити з Outlook в будь-який час. За промовчанням Outlook автоматично архівує елементи через регулярний інтервал. Ви можете також архівувати елементи вручну в будь-який час.Таким чином, ви можете вирішити, які елементи архівувати, коли їх архівувати та де зберігати.

Примітка: Якщо на вашому комп'ютері не відображається команда АрхівуватиМожливо, ця функція відключена у вашій організації.

Зменшення розміру поштової скриньки та файлів даних Outlook (PST та OST)

Чим більше повідомлень електронної пошти ви надсилаєте та отримуєте, тим більше розмір поштової скриньки Outlook може збільшуватися. Відкриття та пошук великих поштових скриньок може тривати більше часу, а багато постачальників електронної пошти, включаючи Microsoft 365, обмежують максимальний розмір поштової скриньки. Якщо ви отримуєте повідомлення про перевищення розміру поштової скриньки, видалення повідомлень і папок може допомогти, але якщо ви зберігаєте дані у файлі даних Outlook (PST) або автономному файлі даних Outlook (OST), розмір файлу даних може не зменшуватися автоматично.

Примітка. Якщо ви використовуєте обліковий запис POP, усі дані облікового запису електронної пошти, включаючи папки, повідомлення електронної пошти, контакти, календар та інформацію про завдання, зберігаються у файлі даних Outlook (PST). У разі використання облікового запису Microsoft 365, Exchange, IMAP або Outlook.com копія поштової скриньки зберігається в автономному файлі даних Outlook (OST).

Щоб зменшити розмір даних Outlook (PST) або автономного файлу даних Outlook (OST), можна вручну стиснути файл даних. Виберіть свою версію Outlook нижче, щоб переглянути вказівки щодо зменшення розміру PST- або OST-файлу.

Існує кілька способів зменшити розмір поштової скриньки.

За допомогою засобу очищення поштової скриньки можна переглянути розмір поштової скриньки та окремих папок.Цей засіб також може допомогти знайти старі або дуже великі повідомлення, які можуть знадобитися видалити або перемістити у файл даних Outlook (PST).

Часто причиною великої поштової скриньки є велика папка "Видалені". Засіб надає кнопку для перегляду розміру папки "Видалені" та очищення папки "Видалені".

Іноді Outlook зберігає конфліктуючі елементи в папці Conflict. Конфлікти виникають, коли копія елемента, що зберігається на сервері електронної пошти, не синхронізована з копією елемента, що зберігається на локальному комп'ютері. Засіб очищення поштової скриньки може видалити конфлікти за вас.

Запуск засобу очищення поштової скриньки

1. Відкрийте вкладку Файл.
2. Клацніть Сервіс >Очищення поштової скриньки.
3. Виберіть Переглянути розмір поштової скриньки, Знайти елементи старші, Знайти елементи більше, Переглянути розмір віддалених елементів, Папку "Порожні віддалені" , "Переглянути конфлікти" або "Порожні конфлікти для виконання необхідної задачі.

Використання очищення розмови для видалення надлишкових повідомлень

У довгому потоці електронної пошти часто є безліч повідомлень, що містять ті самі відомості, що й попередні повідомлення. Чищення розмови може автоматично видалити надлишкові повідомлення. Для отримання додаткових відомостей див. у статті Використання очищення розмови для видалення надлишкових повідомлень.

Пошук великих повідомлень

Ви можете знайти всі повідомлення розміром більше певного розміру в полі пошуку Outlook. Натисніть поле Пошук і введіть: messagesize:>5 МБ. Це дозволить знайти всі повідомлення розміром понад 5 МБ. Ви можете видалити деякі або всі ці повідомлення або перемістити їх до іншого файлу даних Outlook (PST). Для отримання додаткових відомостей про переміщення елементів див.у розділі Переміщення або копіювання повідомлення між папками.

При видаленні елементів із файлу даних Outlook (PST-файл) або автономного файлу даних Outlook (OST-файл) Outlook автоматично стискає файл у фоновому режимі під час простою, коли ви не використовуєте комп'ютер, але Outlook, як і раніше, працює.

Примітка. Outlook стискає файл тільки в тому випадку, якщо файл містить більше 20 % порожнього простору (невикористовуваного простору).

Ви також можете використовувати такі дії, щоб вручну запустити процес стиснення негайно, що може тривати кілька хвилин.

1. Видаліть всі елементи, які не потрібно зберігати, та очистіть папку Видалені .
2. Клацніть Файл >Параметри облікового запису >Параметри облікового запису.
3. На вкладці Файли даних клацніть файл даних, який потрібно стиснути, та натисніть кнопку Параметри.

Примітка: Вам не потрібно виходити з Outlook після стиснення файлу даних Outlook.

Збільшення або налаштування розміру поштової скриньки Exchange Online

Якщо один з користувачів у поштовій скриньці Exchange Online не має місця в сховищі і хоче збільшити його розмір, адміністратору клієнта потрібно буде призначити йому іншу ліцензію на передплату. Це пов'язано з тим, що розмір поштової скриньки Exchange Online визначається пов'язаною з ним ліцензією на передплату. Щоб отримати додаткові відомості про розмір поштової скриньки для різних типів ліцензій, див. у розділі Обмеження на розмір сховища поштових скриньок.

Збільшення розміру поштової скриньки

Ця функція потребує облікового запису адміністратора Microsoft 365. Ця функція недоступна для Microsoft 365 для державних установ, Microsoft 365, що надається 21Vianet, або Microsoft 365 Germany.

Щоб збільшити розмір поштової скриньки певного користувача, натисніть кнопку нижче, щоб запустити діагностику в Центрі адміністрування Microsoft 365. Діагностика допоможе вам призначити користувачеві іншу ліцензію на передплату.

Налаштування розміру поштової скриньки

Може знадобитися обмежити розмір певної поштової скриньки (також відомої як призначення квоти), навіть якщо ліцензія користувача допускає більший розмір. Наприклад, якщо користувач має ліцензію на поштову скриньку розміром 50 гігабайт (ГБ), може знадобитися призначити йому квоту в 20 ГБ.

Щоб встановити квоту для поштових скриньок Exchange Online, використовуйте один із наведених нижче методів.

Налаштування квоти поштової скриньки для одного користувача

1. Підключіться до Exchange Online PowerShell.
2. Запустіть наступний командлет PowerShell:

Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

У цьому командлеті заповнювач представляє ім'я учасника-користувача поштової скриньки, адресу електронної пошти або GUID, а заповнювач - значні в мегабайтах (МБ), кілобайтах (КБ) або гігабайтах (ГБ) для потрібного розміру або квоти. Наприклад, щоб встановити значення 19 ГБ, 20 ГБ і 18 ГБ для параметрів ProhibitSend, ProhibitSendReceive та IssueWarningQuota відповідно для поштової скриньки, синтаксис командлета буде наступним:

Set-Mailbox [email protected] -ProhibitSendQuota 19GB -ProhibitSendReceiveQuota 20GB -IssueWarningQuota 18GB

Get-Mailbox | Select *quota*

Налаштування квоти поштових скриньок для всіх користувачів в організації

1. Підключіться до Exchange Online PowerShell.
2. Запустіть наступний командлет PowerShell:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota

Ви можете застосувати фільтри до командлету Get-Mailbox або, Get-User, щоб задати підмножину користувачів, для яких необхідно застосувати зміну.У наступному прикладі три командлети використовуються для фільтрації команди, щоб задати квоту тільки для користувачів у відділі продажу організації:

Get-User | де | Get-Mailbox | Set-Mailbox -ProhibitSendQuota -ProhibitSendReceiveQuota -IssueWarningQuota