Упорядкування папки "Вхідні" за допомогою архівації, очищення та інших інструментів в Outlook в Інтернеті

Видаляйте непотрібні повідомлення та стежте за порядком в електронній пошті за допомогою функцій автоматичної фільтрації та сортування, а також таких інструментів, як "Очистити", "Архівувати" та "Перемістити" на панелі команд.

Ви також можете впорядкувати свою електронну пошту за допомогою правил для папки "Вхідні". Наприклад, можна створити правила, які автоматично переміщатимуть повідомлення в інші папки або навіть видалятимуть їх з урахуванням певних умов. Для отримання додаткових відомостей див. статтю Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил Outlook.

Примітка: Очищення виконується раз на день. Правила для папки "Вхідні" виконуються, як тільки повідомлення надходять на пошту.

За допомогою команди "Очистити" можна швидко видалити непотрібні повідомлення з папки "Вхідні". При виборі команди "Очистити" відкриваються параметри для автоматичного видалення всієї пошти від певного відправника, збереження останніх повідомлень або видалення повідомлень, отриманих більше 10 днів тому.

1. Виберіть повідомлення електронної пошти від відправника, чиї повідомлення потрібно видалити.
2. У рядку меню виберіть команду Очистити.

Примітка: Команда Очистити недоступна з наступних папок: Небажана пошта, Чернетки, Надіслані і Видалені.

Ви можете зберігати повідомлення електронної пошти у папці "Архів".

1. Виберіть повідомлення, яке потрібно архівувати.
2. Виберіть Архівувати.

Щоб отримати доступ до папки "Архів", виконайте наведені нижче дії.

У розділі Папки виберіть Архів.

Щоб відновити заархівоване повідомлення у вихідну папку, виберіть його в папці "Архів", натисніть кнопку Перемістити в, а потім виберіть папку або введіть її ім'я. Для отримання додаткових відомостей див. у наступному розділі.

Команда Перемістити дозволяє перемістити повідомлення до певної папки. Наприклад, ви можете перемістити всі повідомлення від конкретного відправника з папки "Вхідні" до будь-якої іншої папки.

1. Виберіть повідомлення відправника, всю пошту від якого потрібно перемістити в іншу папку.
2. Виберіть Перемістити в.

Організація електронної пошти

1. Виберіть повідомлення у папці "Вхідні".
2. Виберіть Додаткові команди на панелі команд, щоб позначити повідомлення як прочитане або непрочитане, закріпити його у верхній частині списку повідомлень або позначити для подальших дій.

Сортування електронної пошти за датою, відправником або розміром

Клацніть Фільтр у верхній частині папки "Вхідні".

Як налаштувати папки та фільтри в Outlook

Насамперед рекомендується використовувати поштовий клієнт Outlook для роботи з поштою. Це набагато зручніше та ефективніше, ніж працювати з поштою через браузер.

Після того, як ви налаштували пошту, обов'язково створіть папки та фільтри, за допомогою яких ваша пошта буде завжди структурована і ви не пропустите важливих повідомлень.

Створення папки

Щоб додати нову папку, зробіть таке:

• У провіднику зі списком папок, розташованому в лівій частині робочого вікна, клацніть правою кнопкою миші та виберіть команду Створити папку.

• У полі Ім'я введіть ім'я для папки, наприклад, якщо створюєте папку для листів із JIRA, назва папки буде JIRA — і натисніть клавішу ENTER.

Після створення папки потрібно створити правило обробки вхідних листів для автоматичного сортування листів у ці папки.

Створення правил фільтрації

Правило — це дія, яка автоматично виконується в Microsoft Outlook для повідомлень, що надходять, що відповідають заданим умовам.

Листи від Jira, Confluence, HipChat

Щоб усі повідомлення, отримані з адреси [email protected] (повідомлення від Jira), [email protected] (повідомлення з конфлюєнс), [email protected] (повідомлення з HipChat), направлялися до спеціальної папки, необхідно виконати наступну послідовність дій .

• Відкрийте вкладку Файл ->Управління правилами та оповіщеннями ->Нове.

• Виберіть шаблон Переміщення до папки всіх повідомлень від певного адресата.

• Натисніть на підкреслене значення та вкажіть повідомлення від: необхідно вказати адресу, наприклад [email protected].

• Натисніть Далі.
• Кроки Умови відбору, Дії і Винятки залиште без змін.
• На останньому кроці введіть назву правила, поставте галку в чекбокс.Виконати це правило.", якщо хочете, щоб правило застосовувалося до вже завантаженої пошти і перевірте, щоб стояла галка "Включити правило“. Натисніть кнопку Готово для завершення створення правила.

Зробіть ці кроки для листів з інших корп. інструментів. Так само ви можете сортувати в окремі папки листи від конкретних людей, додаючи їхню адресу електронної пошти в нове правило.

Як зібрати повідомлення в окремій папці

Вам дуже часто приходитимуть листи, коли хтось коментує ваше завдання або згадує вас у статті чи коментарі у конфлюєнс. Обов'язково налаштуйте окрему папку для таких листів та перевіряйте її насамперед!

Робиться це так, як описано вище, але до стандартних правил щодо відбору повідомлень з певних скриньок потрібно додати ще ряд умов:

• Встановити прапорці Від і Повідомлення, що містять у тексті.

• Задати у полі і що містить у тексті повідомлення необхідні ключові слова, наприклад, щоб зібрати коментарі з JIRA, напишіть «прокоментував» і натисніть кнопку Додати. Слово перенесеться до списку пошуку.

• Натиснути Далі.
• Вказати дії, які виконуються при отриманні повідомлення з вказаної адреси. Необхідно відзначити прапорцем пункт Перемістити їх у папку.

• Як призначену папку вказати Коментарі.
• Натиснути Далі.
• На кроці «Чи є винятки із правила?» задаються винятки із задається правила. Позначте прапорцями ті категорії повідомлень та умови, за яких лист не потраплятиме до папки Коментарінавіть якщо відповідає зазначеним раніше умовам.
• Натиснути Далі.
• Завершення налаштування правила. На останньому етапі задаються додаткові параметри правила.
  • Вкажіть ім'я, під яким буде відображено це правило у загальному списку.
  • Встановіть прапорці для дій, які будуть виконані для правила, що створюється:
    • Виконайте це правило для повідомлень, які вже містяться в папці “Вхідні”. Дозволяє розсортувати вже отримані листи;
    • Включити правило — якщо цей прапорець не встановлений, то правило відображатиметься у списку правил, але не працюватиме;
    • Створити правило всім облікових записів.

    Створення правила Згадав

    Для створення цього правила необхідно виконати ту ж послідовність дій, що і при створенні правила "Прокоментував", лише на кроці Які повідомлення потрібно відбирати? Необхідно встановити прапорець Що містять у полі Тема і як текст вказати "Згадав". На кроці Завершення налаштування вкажіть Ім'я правила "Згадав".

    Очищення папки "Видалені" в Outlook

    Видалені елементи переміщуються до папок "Видалені" або "Кошик", але остаточно не видаляються, поки ці папки не будуть очищені. Згодом вміст папки "Видалені" може займати великий простір на комп'ютері або сервері електронної пошти.

    Outlook можна налаштувати для автоматичного очищення папки "Видалені" або вручну очистити папку у будь-який час.

    Примітка. Якщо ви використовуєте обліковий запис Microsoft 365, Outlook.com або Exchange, у вас буде папка "Видалені". Якщо ви використовуєте обліковий запис іншого типу (наприклад, Gmail або Yahoo або інший обліковий запис електронної пошти), ваша папка буде називатися Кошик .

    Очищення папки "Видалені" вручну

    У списку папок клацніть правою кнопкою миші папку "Видалені" або папку Кошик , а потім виберіть Порожня папка.

    Автоматичне очищення папки "Видалені"

    1. Виберіть Параметри >файлів.
    2. Виберіть Додатково, а потім у розділі Запуск та вихід Outlook встановіть прапорець Очистити папку Видалені під час виходу з перевірка.