Юридична сила скана договору

Одним із можливих плюсів пандемії можна назвати розвиток технологій та, що важливіше, їх використання. Все частіше компанії та громадяни між собою воліють обмінюватися документами електронною поштою, а всі погодження перекочували до месенджерів. І це часто зручно для обох сторін: немає "паперової тяганини" і немає необхідності чекати приходу поштової кореспонденції або організовувати кур'єрську доставку. Замовлення через інтернет все швидше та доступніше. Водночас спадщина минулого у вигляді живих підписів та синіх печаток сама по собі не могла зникнути в один момент, тому обмін документами електронною поштою все ще викликає безліч питань. Головний їх “Чи має юридичну силу скан договору?” Якщо коротко: так, має, але не у всіх випадках і важливим є правильне оформлення. Про випадки, коли немає і про правильне оформлення докладніше читайте нижче. Юрист зі складання договорів

Коли не матиме юридичної чинності скан договору?

Цивільним законодавством передбачені як усні, і письмові форми угод, хоча перших доводиться не так багато й вони зазвичай дуже значні. Більшу частину угод необхідно укладати в письмовій формі, при цьому для частини них передбачена не лише письмова форма, як така, а й обов'язково нотаріальне посвідчення та/або державна реєстрація. Це означає, такі угоди неможливо знайти оформлені шляхом обміну сканами електронною поштою чи через месенджер, т.к. потрібна присутність безпосередньо підписантів угод.Втім, іноді такі угоди можуть бути здійснені шляхом підписання документів електронним підписом. Але для її отримання все одно потрібна безпосередня присутність людини, а потім вже стає можливим підписання документів за допомогою електронного підпису. є угоди, коли обов'язково проведення торгів. укладання угод, що підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації (причому тут не важливо, повинна буде реєструватися сама угода або перехід прав за нею), а також угоди, які здійснюються за результатами проведення торгів. немає необхідності нотаріально посвідчувати або реєструвати, але й укладати їх вкрай небажано. Йдеться про договори позики. і краще про це складати розписку, причому власноруч і в присутності того, хто цю позику видає. При переказі грошей через розрахунковий рахунок ризики його не повертаються, але все ж таки залишаються. позики.

Коли скан договору матиме юридичну силу?

Зазвичай, питання про юридичну силу не встає просто так. Укладаючи договори, хочеться знати, що при виникненні проблеми її можна буде вирішити.У статтях 160 Цивільного кодексу, 71 Цивільного процесуального кодексу (використовується для судів загальної юрисдикції, де судяться громадяни, як між собою, так і з компаніями) та у статті 75 Арбітражного процесуального кодексу (використовується для Арбітражних судів, де судяться компанії) передбачені схожі умови для письмових доказів. доказами письмовими якщо вони: відправлені способом, що дозволяє зрозуміти, хто їх відправив. Ця обставина важливо дотриматися для визнання юридичної сили скана договору. що належить особі, яка має повноваження на укладення такого договору.

Безкоштовна консультація юриста

Як це перевірити?

Якщо ви укладаєте договір з юридичною особою, знайдіть сайт цієї юридичної особи або інший ресурс, де буде вказана саме ця юридична адреса. будь-які підтвердження в іншої сторони та зберігати їх собі на випадок виникнення проблем.

Звертаємо увагу також на такий нюанс: якщо сторона почала виконувати договір (заплатила гроші, почала щось ще робити, про що домовилися) — посилатися на незаключеність договору буде складніше, оскільки суди дотримуються думки, що якщо договір почали виконувати, то вважали його узгодженим та ув'язненим.

Також важливо перевірити повноваження підписувача самого договору та повноваження того, хто надіслав цей договір.У фізичної особи сміливо запитуйте скан паспорта, у юридичної особи - скани документів, витяг з ЄДРЮЛ, довіреності. Підсумовуючи: важливою умовою юридичного засилювання скана договору є достовірність джерела, з якого його отримано.

Форма договору та зміст скана договору для надання йому юридичної сили

• сторони договору підписують той самий документ (у кількості однакових примірників за кількістю сторін);
• сторони обмінюються документами у визначеному ними порядку;
• одна сторона направляє оферту (пропозицію про укладення договору) іншій стороні, а інша сторона здійснює дії, які означають, що оферта прийнята (акцепт).

У законі при цьому прямо йдеться про можливість укладання угоди з використанням електронних чи технічних засобів, які дозволяють їх відобразити на матеріальному носії (роздрукувати на папері файл зі сканом договору).

Також закон каже, що сторонам потрібно самостійно домовитися про те, який варіант дотримання простої письмової форми правочину для них самий прийнятний.

Тому в договорі обов'язково мають бути пункти, що описують підписання договору між сторонами та спосіб передачі.

Це можна написати так:

Сторони домовилися, що до обміну на матеріальному носії екземплярами документів, які містять власноручні підписи уповноважених представників сторін, належно оформленими є відскановані копії документів, які містять підписи уповноважених представників сторін, надіслані за адресами електронної пошти:

З боку Виконавця _____________

З боку Замовника ________________

Так ви закріпите адреси електронних пошт, з яких вважатиметься, що документи надіслані належним чином.

Безкоштовна консультація юриста

Залишіть свій телефон, фахівець передзвонить Вам найближчим часом

Коли зручніше обмінюватися документами та вирішувати питання за договором через месенджери, додатково напишіть номери телефонів (але їх добре було б вказувати завжди) та вкажіть, що листування в месенджерах також допустиме.

Ще не буде зайвим такий пункт:

Юридичні повідомлення та документи, пов'язані з виконанням Сторонами цього Договору (тут можна перерахувати, які саме), надіслані на адреси електронної пошти, а також (тут можна написати про месенджери) вважатимуться належним чином спрямованими.

А наступний пункт допоможе вам захистити себе від можливої ​​ситуації, в якій інша сторона наполягатиме на крадіжці електронної скриньки/телефону:

Сторони зобов'язуються зберігати у таємниці паролі від електронних поштових скриньок та не передавати їх третім особам. У разі втрати доступу сторона, яка втратила доступ, зобов'язується будь-яким іншим доступним чином протягом одного дня з дати втрати повідомити про це іншу сторону. Якщо сторона, що втратила доступ, не повідомить іншу сторону про це, то всі наслідки, пов'язані з таким не повідомленням, лежать на стороні, що не повідомила.

Як можна зрозуміти зі статті, законодавець намагається йти в ногу з часом і дає більше свободи у укладанні договорів сторонам, припускаючи, що учасники цивільного обороту діють сумлінно та в змозі самостійно домовитися про зручний спосіб укладання договору, який влаштовує всіх.

Доступність регіонів один до одного стає все краще завдяки цьому.

Але, як ми описали, важливо скласти всі документи правильно і перевірити, що ви домовляєтеся зі справжніми людьми, які планують дотримуватись договору, а не з шахраями чи несумлінними виконавцями.

На стадії переговорів обов'язково убезпечте себе всіма можливими способами: чим більше ви запитаєте документацію та перевірите її з інших джерел, тим більше шансів, що все буде виконано так, як хотілося б. Для юридичних осіб на сайті податкової можна самостійно подивитися виписку з ЄДРЮЛ, для фізичних осіб вимагати паспорт, документи, що підтверджують, що рахунки належать саме цій особі та інше.

Хочемо зауважити, що завжди краще укладати договір не взятий з інтернету, а спеціально розроблений для ваших потреб. Це дозволить його зробити таким, що максимально захищає ваші інтереси. У договорі, взятому з інтернету, точно не буде всіх умов, що захищають вас. Договори, розташовані в інтернеті, не завжди мають на меті допомогти вам, частіше вони є привертачами уваги. У цьому немає нічого поганого, але якщо ви не знаєте законодавство і не маєте досвіду укладання договорів, то краще звернутися до професіоналів. Юристи ТОВ “Завжди на захисті ваших прав” складуть договір, який відповідає вимогам законодавства та максимально захищає ваші інтереси. Разом з цим, ми допоможемо перевірити всі документи та доступні бази, щоб переконатися у намірах та повноваженнях людини, яка веде переговори з іншого боку. На жаль, гарантувати 100% захист неможливо, але шанси точно збільшаться.

Для запису на попередню консультацію ви можете зателефонувати нам за номерами телефону, вказаними на сайті або заповнити спеціальну форму, розміщену тут же.

Юрист зі складання договорів

Юридична сила скана договору та нюанси під час його укладання через електронну пошту

Для роботи з компанією чи ІП слід укласти договір. Іноді контрагент пропонує обмінятись підписаними сканами договорів електронною поштою. Чи має цей скан договору юридичну силу, якщо ви так і не обмінялися оригіналами? Раптом надалі у вас виникнуть розбіжності і контрагент заявить, що не платитиме, договір не підписував, а цей ваш скан — «фількіна грамота».

Практика обміну сторонами сканами договору та пов'язаних з ним документів в електронній формі набирає популярності. Це допомагає значно прискорити процес роботи, особливо якщо контрагенти знаходяться у різних містах та регіонах, або з інших причин не можуть або не хочуть підписувати «живий» документ.

Давайте розбиратися, коли можна працювати за скан-копіями і як убезпечити себе від визнання такої угоди незаключеною або недійсною.

Загальні вимоги до форми правочину

За ДК РФ угоду можна укласти письмово, усно, конклюдентними діями та мовчанням. Письмова форма може бути простою та нотаріальною. Більшість угод в обороті полягає у простій письмовій формі. Для цього потрібно скласти договір та підписати його.

Часи, коли підписом вважалася лише власноруч накреслена чорнилом закорючка на папері, минули. Нині як підпис може бути будь-який символ, текст, графічний образ, особисто доданий людиною до тексту документа. (наприклад, факсиміле).

ГК РФ встановлює низку випадків, коли договір повинен обов'язково бути складений на папері:

• для цього правочину закон передбачає нотаріальну форму;
• договір потребує державної реєстрації речових (в основному це угоди з нерухомістю).

Щодо простої письмової форми, то закон не забороняє обмінюватися договорами в електронній формі, пересилати їх поштою, факсом чи телеграмою. Можна підписати договір, відсканувати його та надіслати pdf-документ електронною поштою. Стаття 434 ЦК України встановлює дві умови застосування такого способу:

1. має бути можливість достовірно встановити, що документи надіслали один одному сторони угоди (якщо ви надсилаєте скан-копію електронною поштою, то у разі спору потрібно буде довести, що адреса пошти належить вам);
2. документ в електронному вигляді повинен десь зберігатися за допомогою електронних, магнітних, оптичних та аналогічних засобів, включаючи обмін інформацією в електронній формі та електронну пошту.

Щоб не було проблем із визнанням юридичної сили сканованого договору, потрібно обов'язково дотримуватися певних правил, вироблених практикою.

Як правильно обмінюватися скан-копіями та електронними документами?

Зазвичай питання юридичної сили сканів договору постає у разі розбіжностей і претензій.

Наприклад, клієнт заявляє, що передумав співпрацювати, відмовляється платити за виконану роботу, скан юридичної сили немає і тому всі відносини регулюються нормами про безпідставне збагачення. Там уже правила інші.

Щоб не потрапити до такої неприємної ситуації, потрібно заздалегідь убезпечити себе на етапі укладання договору. Є три варіанти дій, які дозволять уникнути визнання договору неукладеним:

1. підписати договір кваліфікованим електронним підписом (КЕП);
2. прописати у договорі, що сторони на підтвердження співпраці надсилають одна одній підписані скан-копії з подальшим обміном паперовими оригіналами;
3. вказати у договорі, що електронні копії документів, надіслані електронною поштою, вважаються підписаними простим електронним підписом та за юридичною силою дорівнюють паперовим документам.

Перший спосіб гранично зрозумілий. Для його застосування у вас і вашого контрагента має бути в наявності діюча КЕП (старим - ЕЦП). Підписуєте нею договір і ні в кого не буде питань. Відповідно до ч. 3 ст. 6 Федерального закону від 06.04.2011 № 63-ФЗ «Про електронний підпис» електронний документ, підписаний КЕП, визнається рівнозначним паперовому документу, підписаному власноручним підписом та завіреним печаткою.

Роздруковувати, підписувати паперовий екземпляр та сканувати його не потрібно. Підписати договір за допомогою КЕП можна прямо у текстовому чи pdf-редакторі.

При другому та третьому способі скан-копія вважається підписаним простим електронним підписом (ПЕП), ідентифікатором якого виступає адреса електронної пошти (про види електронного підпису та їх застосування читайте тут).

Відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону про електронний підпис електронний документ, підписаний ПЕП, визнається рівнозначним паперовому, підписаному власноручним підписом лише у разі прямої вказівки закону чи угоди сторін. Тому в самому договорі потрібно обов'язково вказати, що електронний образ документа дорівнює паперовому.

Другий спосіб передбачає наступний обмін паперовими оригіналами, тому формулювання може бути приблизно таке:

«Договір укладається у такому порядку:

1. Сторона 1 надсилає Стороні 2 електронною поштою проект договору у вигляді електронного документа, що є офертою для укладення договору.

2. Акцептом Сторони 2 визнається сукупність таких дій:

2.1 направлення підписаної з його боку скан-копії договору у форматі jpeg або pdf на адресу електронної пошти Сторони 1;

2.2. наступне направлення підписаного оригіналу договору на адресу Сторони 1 у вигляді поштового зв'язку.

3. Сторона 2 зобов'язана направити Стороні 1 підписаний екземпляр договору протягом 3 (трьох) робочих днів з моменту отримання оригіналу договору, підписаного Стороною 1.

4. У разі невиконання Стороною 2 обов'язку, передбаченого пунктом 2.2 цього Договору, він вважається підписаним після закінчення 10 (десяти) календарних днів з моменту отримання Стороною 2 оригіналу документа, підписаного з боку Сторони 1».

Цей варіант передбачає направлення паперового оригіналу хоча б однієї зі сторін і страхує її на випадок, якщо інша сторона не направить у відповідь свій екземпляр.

Можна обійтися без обміну паперовими екземплярами. Для цього в договорі зазначте, що електронні скан-копії рівнозначні паперовому договору, підписаному власноручним підписом.

Формулювання може бути таким:

«Договір укладається шляхом обміну Сторонами його скан-копіями електронною поштою у форматі jpeg або pdf. Направлені таким чином документи вважаються підписаними простим електронним підписом та визнаються сторонами рівнозначними паперовим, підписаним власноручним підписом сторін».

Крім умови про електронну взаємодію у договорі потрібно обов'язково прописати адреси електронної пошти кожній із сторін. Це важливо. Значення має навіть те, якою електронною поштою ви користуєтеся при листуванні.

Тонкощі використання електронної пошти

При укладанні договору шляхом обміну сканами основний ризик полягає у доведенні того, що електронного листа надіслано саме контрагентом.

Обмінюватися сканами найкраще з доменної пошти. Це електронна пошта, яка прив'язана до доменного імені сайту. Її адреса має вигляд «Логін@ім'я_сайту.ru».

Придбання доменного імені – процедура офіційна. Часто воно збігається або схоже з фірмовим найменуванням компанії, товарним знаком, комерційним позначенням тощо. буд. Коли ви бачите у рядку відправника доменну пошту, у вас більше впевненості в тому, що написав та відправив його саме співробітник компанії, якій належить домен.

Трапляється, що в договорі прописана одна адреса електронної пошти, проте скан договору було відправлено з іншої адреси того ж домену. Навіть у цьому випадку суд може визнати договір ув'язненим.

У 2015 році АС Поволзького округу розглядав справу про стягнення пені за прострочення оплати за договором постачання. Покупець подав зустрічний позов щодо визнання договору неукладеним.

Сторони обмінювалися договорами щодо електронної пошти. Покупець листування не заперечував, але зазначив, що в договорі вказані інші адреси електронної пошти. Постачальник мав надсилати листи з адреси ivanov [@] himstalcon.ru. Але скан підписаного договору він відправив з іншої адреси kosova [@] himstalkon.ru.

Суд встановив, що обидві адреси закріплені за співробітниками постачальника та є персональними адресами на домені компанії.

«Та обставина, що частина такого листування виходила з електронної адреси ivanov[@]himstalcon.ru, а частина з kosova[@]himstalkon.ru, не може бути підставою для визнання договору неукладеним, як не відповідним умовам договору, оскільки зазначені адреси створені на домені «@himstalkon.ru», що належить позивачу» ( Постанова АС Поволзького округу від 27.10.2015 у справі № А57-15703/2014).

Якщо листування веде співробітник компанії з адреси, яка не вказана в договорі, у нього мають бути повноваження на укладення договору. Тому попросіть додати ще й скан копію довіреності. Інакше договір можуть визнати неукладеним, як у справі № А40-118301/2015.

Покупець подав позов до постачальника про стягнення неустойки через те, що той не поставив товар. Сторони обмінювалися документами електронною поштою. Договір передбачав подальший обмін оригіналами, але цього не було зроблено.

Співробітник, який листувався від імені позивача, не мав повноважень на укладення договорів. До того ж між сторонами була відсутня угода про електронну взаємодію.

З цього випливає ще одна рекомендація: у договорі має бути умова не лише про його укладання електронною поштою, а й положення про допустимість обміну таким способом іншими документами (рахунками, актами, додатковими угодами тощо).

Свій власний сайт є не у всіх компаній та ІП. Тому листування вони ведуть із адрес, зареєстрованих у загальнодоступних поштових системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com тощо. буд.

Встановити, хто вам пише з цієї пошти, складніше, але також можливо. Для цього може бути потрібна комп'ютерно-технічна експертиза або нотаріально завірений протокол огляду доказів.

Отже, правила використання електронної пошти такі:

• рекомендується вести листування з доменної пошти;
• писати тільки з тих адрес та на ті адреси, які вказані в договорі;
• у співробітника, який листується з приводу укладення договору, має бути довіреність на це.

Ще одна рекомендація – включити до тексту договору в порядку ст.431.2 ГК РФ запевнення про те, що зазначені адреси електронної пошти дійсно належать кожній із сторін і вони зобов'язуються забезпечити конфіденційність доступів до них.

Тоді у разі спору суд, швидше за все, визнає договір укладеним. Зрозуміло, якщо він не має інших вад, які є самостійною підставою для визнання договору неукладеним (наприклад, не узгоджені всі істотні умови). Момент укладання договору визначається за загальними правилами ст. 433 ЦК - коли оферент отримає заяву про акцепт на вказану ним в оферті електронну пошту.

Якщо умови про електронну взаємодію немає…

Деколи сторони обмінюються сканами договорів, хоча в ньому немає жодного слова про це. Навіть у такій ситуації іноді договір можуть визнати укладеним — якщо сторони розпочали його виконання.

На допомогу тут приходить принцип «естоппеля» — заборона на суперечливу поведінку сторін угоди. У Цивільному кодексі України він зустрічається в декількох нормах, одна з них - п. 3 ст. 432. Сторона не має права вимагати визнання договору неукладеним, якщо раніше будь-яким чином підтвердила його дію, наприклад, прийняла з іншого боку повне або часткове виконання, або сама почала виконувати свої зобов'язання. Так, сплативши аванс і прийнявши роботу виконавця на умовах, зазначених у скан-копії договору, замовник не вправі відмовитися від сплати частини, що залишилася, посилаючись на його незаключеність. З його боку це буде несумлінною поведінкою.

Про укладення договору може свідчити також листування електронною поштою щодо угоди, підписання актів, протоколів, додаткових угод. Іншими словами, сторони вели роботу з виконання договору і це підтверджують документи та листи.

Також суд швидше за все визнає юридичну силу скана договору, якщо його сторони раніше укладали інші правочини у такий же спосіб і виконували їх. За таких обставин обмін документами електронною поштою є звичним способом для сторін.

Якщо справа дійде до суду, то не забувайте про ч. 3 ст. 75 АПК РФ та год. 1 ст. 71 ЦПК РФ: вони визнають документи, отримані у вигляді мережі Інтернет письмовими доказами.

Працювати по сканах можна, потрібно лише робити це правильно. Якщо ви врахуєте у роботі всі нюанси, в яких ми зараз розібралися, можна не боятися визнання договору неукладеним.

Бажаєте знати більше? Підписуйтесь на мій Telegram-канал.