Витрати на відрядження в 2022 році

Не всяка службова поїздка співробітника – відрядження. Та й не кожного працівника можна відправити у відрядження, навіть якщо він не проти. А якщо відрядженню бути, як оформити її та розрахувати добові? Як відобразити витрати на податкову? Повний гайд за відрядженнями — у цій статті.

Що ви дізнаєтесь

Які є обмеження для відряджень

"Класичний варіант" відрядження - це поїздка в іншу організацію або зустріч з партнерами на нейтральній території. Але й переміщення між підрозділами своєї компанії теж визнаються відрядженням, наприклад:

• Поїздка співробітника з головного офісу до відокремленого підрозділу та навпаки, а також з однієї відособлення до іншої. При цьому обидві уособлення можуть розташовуватися в одному місті, наприклад, у різних районах Москви.
• Поїздка дистанційного працівника до головного офісу, який знаходиться в іншому місті.

Коли поїздки не є відрядження

Поїздки деяких працівників не визнаються відрядженням, навіть якщо мають службовий характер:

• Якщо у працівника у трудовому договорі прописано роз'їзний характер роботи чи робота у дорозі. Не потрібно оформлювати відрядження кур'єрам, водіям чи майстрам на годину.
• Для дистанційних співробітників у межах міста, де вони постійно працюють. Московська фірма не повинна оформляти відрядженнями робочі поїздки торгового представника Ярославлем, якщо він постійно живе і працює там.
• Якщо виконавець працює за договором ДПГ. Ви можете компенсувати витрати на робочі поїздки виконавцю, але оформляти їх як відрядження небезпечно: це ознака трудових відносин.

Кого не можна направити у відрядження

Є працівники, яких не можна направляти у відрядження за жодних умов, навіть якщо вони згодні:

1. Вагітні співробітниці.
2. Працівники віком до 18 років (крім спортсменів та деяких творчих фахівців).
3. Працівники - іноземці, які тимчасово проживають або тимчасово перебувають у РФ, а також ВКС - за межі тієї місцевості, яка зазначена у дозволі на роботу або дозволі на тимчасове проживання. Винятки діють лише окремих професій. За порушення загрожує штраф до 800 тисяч рублів для ІП та ТОВ чи призупинення діяльності до 90 діб.
4. Інваліди, якщо це суперечить їхній індивідуальній програмі реабілітації.
5. Працівники за учнівським договором, якщо поїздка не пов'язана із навчанням. Можна направити працівника-учня у відрядження для складання іспитів, але не можна для настроювання обладнання замовника з іншого міста.

Як оформити відрядження

Видайте локальний акт про відрядження (наприклад, Положення про службові відрядження) та ознайомте з ним під підпис працівників, які їздять у відрядження. Це необов'язковий документ, але за його допомогою ви обґрунтуєте витрати на відрядження перед податковою та уникнете претензії працівників щодо оплати відряджень.

Що прописати в Положенні про службові відрядження

• Якими документами ви оформляєте відрядження: тільки наказом або, наприклад, посвідченням про відрядження, службовим завданням і звітом про його виконання.
• Які витрати відшкодуєте працівникові та в якому розмірі. Наприклад, можна встановити ліміти з перельотів: співробітникам відшкодовується вартість перельотів економічним класом, а директору - бізнес-класом.
• Як відшкодовуєте витрати у нестандартних ситуаціях.Наприклад, максимальні суми відшкодування за відсутності підтверджуючих документів.
• Які документи, що підтверджують, і в які терміни повинен подати співробітник після повернення з відрядження.
• У якій сумі виплачуєте добові при відрядженнях Росією та за кордоном. Можна встановити різні суми добових для різних регіонів та посад.
• Як оплачуєте дні у відрядженні. Наприклад, можна передбачити доплату до фактичного заробітку, якщо середній заробіток виявиться нижчим.

1. Про направлення у відрядження. Пропишіть, куди та кого направляєте, з якою метою та на який термін. Можна взяти уніфіковану форму № Т-9 (або № Т-9а для кількох осіб) або розробити та затвердити свій документ.
2. Про продовження терміну відрядження, якщо це потрібно. Пропишіть основу для продовження та новий термін. Відрядженому працівникові надішліть повідомлення, наприклад, електронною поштою.
3. Про відкликання із відрядження, якщо потрібно достроково припинити завдання. Пропишіть причину відкликання, нову дату закінчення відрядження та сповістіть працівника.

Відрядження не може бути безстроковим, у нього завжди має бути певний термін. При цьому максимальний та мінімальний термін не встановлений законом: хоч один день, хоч півроку.

Запитайте у співробітника згоду на відрядження

Деяких співробітників не можна направляти у відрядження без письмової згоди (спочатку ви повинні письмово повідомити їх про право відмовитися від відрядження):

1. Співробітниць із дітьми до 3 років.
2. Співробітників з дітьми до 5 років, якщо виховують поодинці.
3. Співробітників з дітьми-інвалідами та тих, хто доглядає хворих родичів.

Якщо ви відправите у відрядження співробітницю у положенні або не візьмете письмову згоду у співробітниці з однорічною дитиною, трудова інспекція під час перевірки випише штраф: для ІП 5 тисяч рублів, а для ТОВ 50 тисяч.

Якщо працівник перебуває у відпустці, спочатку доведеться оформити відкликання з відпустки за його письмовою згодою і лише після цього відправити у відрядження.

Решту документів можна оформити, якщо є необхідність або це прописано у ваших локальних актах:

• Службова записка безпосереднього керівника. У ній, як правило, вказують мету поїздки та плановий термін.
• Посвідчення про відрядження (форма № Т-10). Може знадобитися при направленні у відрядження за кордон у деякі країни СНД. Як підтвердження дати перетину російського кордону для сплати добових. Наприклад, при поїздці до Білорусії машиною.
• Службове завдання та звіт про його виконання (форма № Т-10а). Цей документ доведе податкову, що директор літав у Сочі на переговори з потенційним замовником, а не відпочити. Отже, витрати на відрядження обґрунтовані.
• Журнал обліку відряджень. Має сенс вести такий журнал, якщо у вас багато співробітників одночасно прямують у відрядження, щоб не пропустити терміни виплат та оформлення авансових звітів.
• Службова записка працівника. Її складають у нестандартних випадках. Наприклад, коли співробітник втратив документи або зламалася машина на шляху у відрядження.

У НВІС можна оформити відрядження у два кліки: створити поїздку, внести витрати та узгодити у керівника. НВІС автоматично створить усі необхідні документи, які потрібно завірити електронним підписом. Бухгалтер отримує готовий наказ та виплачує співробітнику під звіт.

Оформити відрядження в НВІС за 5 хвилин

Що входить у витрати на відрядження

1. До початку відрядження видайте працівникові під звіт:
   • Добові;
   • Вартість квитків;
   • Вартість оренди житла (якщо працівник оплачує власним коштом);
   • Інші витрати, встановлені ЛНА чи погоджені директором.

Заздалегідь виплатити співробітнику витрати на відрядження — обов'язок роботодавця. За порушення загрожує штраф для ІП до 5 тисяч карбованців, для ТОВ до 50 тисяч. Деякі суди вважають, що в цьому випадку доведеться ще виплатити компенсацію працівникові, аналогічно компенсації за затримку зарплати (апеляційна ухвала Верховного суду Республіки Татарстан від 13.07.2015 № 33-10274/2015).

1. Протягом 3 робочих днів з дня закінчення відрядження отримайте від співробітника авансовий звіт із підтверджуючими документами. Або складіть авансовий звіт за наданими документами.

Якими документами підтвердити витрати на відрядження 

• Громадський транспорт: паперові квитки (залізничні, авіа-, автобусні), електронний авіаквиток (роздруківка маршруту-квитанції та посадковий талон), електронний залізничний квиток (роздруківка контрольного купона), багажна квитанція.
• Таксі: чек чи квитанція.
• Особиста машина працівника: угода про використання автомобіля у службових цілях, дорожній лист, чеки на купівлю ПММ, службова записка із зазначенням дат виїзду у відрядження та повернення. За використання власного автомобіля виплатіть працівникові компенсацію.

• Зв'язок;
• Отримання закордонного паспорта, візи;
• консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту транспорту;
• Комісії обмін валюти;
• Інші витрати, встановлені ЛНА та/або погоджені керівником. Наприклад, тестування на COV-19 або плата за вибір місця у літаку.

Підтвердженням будуть документи про оплату та надання послуг: рахунки, чеки, квитанції, договори, розшифровку послуг зв'язку, довідку про купівлю валюти.

Добові: документальне підтвердження, на що витрачено добові, не потрібно. Співробітник може витратити їх на харчування, а може сходити до кіно.

Якщо працівник не звітує про відрядження, роботодавець має право утримати видану йому суму із заробітної плати. Підзвітні суми, що зависли, не утримані з працівника, податкова визнає доходом і нарахує ПДФО.

1. Видайте працівникові перевитрату за авансовим звітом або отримайте від нього залишок невикористаної підзвітної суми (до каси або на розрахунковий рахунок).

У НВІС співробітники можуть самостійно формувати авансовий звіт щодо відрядження в електронному вигляді та прикріплювати скани підтверджуючих документів. Бухгалтерові залишиться лише перевірити його та прийняти до обліку. Крім того, керівник та бухгалтер можуть не лише подивитися, кому і скільки видано у підзвіт, а й проконтролювати терміни подання авансових звітів.

Як розрахувати добові

Розмір добових роботодавець встановлює сам у ЛНА. Можна встановити різні суми для різних областей РФ, країн і навіть різних посад. Зазвичай добові підганяють до лімітів, які не оподатковуються ПДФО та внесками:

• 700 рублів на день для відряджень по Росії;
• 2500 рублів на день для закордонних відряджень. День виїзду з Росії оплачують за «російськими» нормативами, день повернення — за «закордонними».

Добові виплачують за кожен день відрядження, у тому числі за відрядження:

Не потрібно платити добові:

1. При одноденних відрядженнях по Росії. При одноденних закордонних відрядженнях розмір добових скорочується до 50% встановленої у вас суми.
2. При відрядженнях у місцевість, звідки працівник щодня може повертатися себе додому.

Як розрахувати кількість днів відрядження

Дати виїзду у відрядження та повернення визначайте за квитками або дорожнім листом, якщо співробітник їздив на машині:

• транспорт відправляється до 24 години включно: день виїзду (повернення) — поточна доба.
• транспорт відправляється після 00 години: день виїзду (повернення) — наступна доба.

Наприклад, Гусєв А. н. вилетів із Москви у відрядження до Калінінграда 15.10 о 23:55, а повернувся 17.10 о 00:10 – термін відрядження 3 дні: 15, 16, 17 жовтня.

Час проїзду до аеропорту або залізничного вокзалу включайте у відрядження, якщо вони знаходяться в іншому місті. Наприклад, Сорокін О. До. вилітає з Москви у відрядження до Калінінграда 18.10 о 04:00. Для цього він виїхав із Ярославля 17.10 о 22:00. Перший день відрядження - 17.10.

Якщо проїзні документи працівник втратив, термін відрядження рахуйте за документами на проживання, відмітками у посвідченні про відрядження або на підставі службової записки працівника.

Як сплатити період відрядження

Порядок оплати часу, який співробітник провів у відрядженні, залежить від того, чим він займався у ці дні: працював, відпочивав чи хворів.

• Робочі дні: сплачуйте за середнім заробітком. Платити звичайну зарплату під час відрядження незаконно.

Середній заробіток потрібно нарахувати і за дні виїзду та повернення, навіть якщо співробітник у ці дні працював в офісі. Якщо середній заробіток нижче за оклад, ви можете доплатити співробітникові різницю. Але врахувати у витратах таку доплату можна, лише якщо вона передбачена трудовим договором чи ЛНА.

• Вихідні та неробочі святкові: якщо працівник працював у ці дні (оформлено залучення до роботи у вихідні), оплачуйте у подвійному розмірі або в одинарному з наданням додаткового вихідного. Якщо не працював, оплачувати не потрібно.
• Дні хвороби за лікарняним листом: сплатіть допомогу з тимчасової непрацездатності за перші три дні, за решту днів допомогу виплатить ФСС. За ці дні працівнику покладаються добові та відшкодування витрат на житло (якщо він не перебував у стаціонарі).

Приклад розрахунку заробітної плати за час відрядження 

• за 16 робочих днів: 1500 × 16 = 24 000
• за 8 вихідних днів: 50 000 / 21 × 2 × 8 = 38 095,24
• за 7 днів на лікарняному: 3×1000 = 3000 (за рахунок роботодавця), 4×1000 = 4000 (за рахунок ФСС)
• Всього роботодавець нарахує: 65095,24 рубля.

НВІС допомагає швидко розрахувати зарплату співробітникам відрядження. Середній заробіток нараховується прямо з документа, яким оформляли відрядження. При необхідності параметри розрахунку середнього заробітку можна змінити, наприклад, сплатити відрядження із суми окладу. Якщо співробітник працював у вихідні, НВІС сам розрахує йому підвищену зарплату за ці дні за відмітками у табелі обліку робочого часу.

Автоматичний розрахунок будь-яких виплат працівникам

Як відобразити витрати на відрядження в податковому обліку

На суму витрат на відрядження можна зменшити податок на прибуток і податок по УСН з об'єктом «доходи — витрати». Які саме витрати можна прийняти до обліку, залежить від системи оподаткування:

• При ОСНО будь-які витрати на відрядження, тому що перелік відкритий. При методі нарахування витрати приймаються на дату затвердження авансового звіту.
• При УСН - лише витрати, перелічені в НК РФ.До них відносяться добові, витрати на проїзд, оренду житла, видачу віз та паспортів, платежі та збори за право в'їзду, транзиту транспорту. Витрати, сплачені співробітнику «авансом», приймаються на дату затвердження авансового звіту, перевитрати за авансовим — на дату його виплати співробітнику.

Зменшити податки можна на всю суму витрат на відрядження, якщо виконані умови:

• Є документальне підтвердження. Якщо співробітник втратив квитки, ви можете відшкодувати їхню вартість на підставі ЛНА або рішення керівника, але прийняти у витрати таке відшкодування не можна.
• Доведено обґрунтованість. Важливо, щоб відрядження за всіма документами мало ділову мету, при цьому результат поїздки не такий важливий. Наприклад, можна прийняти витрати на відрядження для переговорів з потенційним клієнтом, навіть якщо за підсумком договір не укладено. Доказами можуть бути договір про наміри, офіційне листування (запрошення на зустріч з одного боку та підтвердження зустрічі з іншого), протокол зустрічі.

Компанії та ІП на ОСНО можуть прийняти до відрахування ПДВ із вартості квитків (рахунок-фактура не потрібен) та вартості проживання (потрібний рахунок-фактура або УПД). Головна умова прийняття до відрахування ПДВ — ці витрати мають враховуватись з податку на прибуток.

ПДФО та внески

Витрати на відрядження (крім добових), не оподатковуються ПДФО та внесками у повній сумі, підтвердженій документами. Якщо документів немає, доведеться «обкласти на повну».

Для добових документальне підтвердження не потрібне, але вони не оподатковуються ПДФО та внесками лише в межах лімітів:

• 700 рублів на день для відряджень по Росії;
• 2500 рублів на день для закордонних відряджень.

Як відобразити витрати в бухобліку

Якщо працівник сам оплачує витрати на відрядження, вони відображаються, як будь-які підзвітні суми, через рахунок 71. Якщо витрати оплачує роботодавець, наприклад, сам купує квитки та бронює готель, рахунок 71 не використовують. (20, 25, 26, 44) або рахунок 91 в залежності від мети відрядження та специфіка діяльності.

Приклад відображення відрядження у бухгалтерському обліку 

Петрова С. Ю. направили у відрядження на 5 днів з 25 по 29 жовтня Аванс за відрядженням перерахували йому 20 жовтня на карту - 20 300 рублів (оплата житла 4 × 3000 (без ПДВ), добові 5 × 700, залізничні квитки 4800 (у т.ч. ПДВ 800). співробітник представив 1 листопада, крім квитків та чеків готелю, до нього додані чеки на таксі на суму 1000 рублів.

Як оформити відрядження: покрокове керівництво

Відрядження співробітника - це головний біль для кадровика та бухгалтера.

У статті розібралися, як оформити відрядження та компенсувати витрати на поїздку.

Ви дізнаєтесь

Що таке відрядження

Відрядженням вважається поїздка співробітника, яка має три ознаки: терміновість, ділова мета та віддаленість від місця роботи (ст. 166 ТК РФ).

Терміновість. Не можна відправити співробітника на невизначений термін: роботодавець повинен визначити дату повернення.

Ділова мета - Виконання службового доручення. Якщо співробітник приїжджає з іншого міста на корпоратив, таку поїздку не можна оформлювати як відрядження.

Відстань від місця роботи. Відрядженням вважається будь-яка ділова подорож співробітника за межі населеного пункту, де знаходиться місце його постійної роботи.

Це правило не поширюється на людей, які за обов'язком професії повинні бути постійно в дорозі, наприклад торгові представники, кур'єри, машиністи. Вони не зможуть виконувати роботу, якщо не переміщатимуться, тому їх поїздки відрядження не рахуються.

Види відряджень

Терміни відряджень

Термін відрядження може бути будь-яким - він залежить від обсягу, складності та інших особливостей службового доручення (п.4 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження).

Термін важливо знати до розрахунку добових. Зазвичай його визначають за датами у проїзних квитках. Першим днем ​​відрядження вважається дата відправлення транспортного засобу від населеного пункту із постійним місцем роботи співробітника. Останнім днем ​​– дата прибуття транспортного засобу назад до населеного пункту.

Якщо вокзал або аеропорт розташовані за межами міста, де працює співробітник, термін відрядження розраховується інакше. Наприклад, працівник із Гатчини вирушає до Новосибірська. Літак вилітає 12 лютого о 00:15 із аеропорту Пулково в Санкт-Петербурзі. На таксі від Гатчини до Пулкова — 40 хвилин, це означає, що треба виїжджати ввечері 11 лютого. Тож першим днем ​​відрядження буде 11 лютого.

Яких співробітників можна і не можна направляти у відрядження

Кого не можна направляти у відрядження:

• вагітних жінок (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
• працюючих за учнівським договором, якщо відрядження пов'язані з навчанням (год. 3 ст. 203 ТК РФ);
• неповнолітніх крім професійних спортсменів і працівників творчої сфери (ст. 268 і год. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Є співробітники, яких можна направити у відрядження, якщо вони повідомлені про право відмовитися від поїздки та дали письмову згоду. До таких працівників належать:

• кандидати, зареєстровані на вибори (ч. 2 ст. 41 ФЗ № 67 "Про основні гарантії виборчих прав");
• інваліди, якщо немає заборони за станом здоров'я (ч. 2 ст. 167 ТК РФ);
• матері дітей віком до 3 років (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• матері та батьки, які виховують дітей до 14 років без другого з батьків (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• опікуни дітей віком до 14 років (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• батьки дітей-інвалідів (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• люди, які доглядають хворих членами сім'ї (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• батько дитини до 14 років, якщо другий батько працює вахтовим методом, мобілізований або служить в армії за контрактом (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
• батьки трьох і більше неповнолітніх дітей, якщо молодшому їх менше 14 років (год. 3 ст. 259 ТК РФ).

Необхідні документи для оформлення відрядження

Всі документи відрядження важливо оформляти правильно. Справа в тому, що компанія має право відняти від своїх доходів витрати на відрядження, тим самим знизити суму податку на прибуток. Докладніше про те, як це зробити, ми ще розповімо.

Але податківці хочуть бути впевнені, що все є законним, а організація не намагається ухилятися від податків. Тому вони можуть перевіряти документи.

Наказ про направлення працівника у відрядження

Наказ про направлення у відрядження є обов'язковим документом, на підставі якого кадровики заповнюють табель обліку робочого часу, а бухгалтери розраховують добові.

Законом не затверджено обов'язкову форму наказу, але я рекомендую включити до нього:

• дані про роботодавця;
• номер та дату наказу;
• ПІБ співробітника;
• структурний підрозділ, де працює працівник, його посада;
• табельний номер співробітника, що відряджається;
• адресу поїздки;
• термін та мета відрядження.

У графі «мета відрядження» не треба писати «виконання доручення керівника» чи «виконання службового доручення» — це очевидно. Формулюючи ціль, варто враховувати 3 нюанси.

Конкретика. Краще писати не «зустріч із партнерами», а «переговори для досягнення попередніх домовленостей щодо співпраці з ТОВ „Альфа“».

Діловий характер. Поїздка начальника правового департаменту на концерт на честь Дня юриста не вважається відрядженням, оскільки не впливає на показники бізнесу.

Співвідношення з посадою співробітника. Не можна відправляти бухгалтера до іншого міста з метою оцінки якості виробленої продукції: це його зона відповідальності. Співробітник вправі відмовитися від відрядження, якщо мета відповідає його обов'язків за трудовим договором (ст. 60 ТК РФ).

Авансовий звіт

У цьому документі співробітник звітує за гроші, які йому виділили на поїздку. За ідеєю, він повинен самостійно скласти та надати звіт до бухгалтерії (п. 26 Положення). Але це складний документ, тож його оформлення краще довірити бухгалтеру.

Додаткові документи для оформлення відрядження

Положення про службові відрядження, службова записка, службове завдання та звіт про його виконання — це необов'язкові документи, їх дозволяється не складати.

Щоб документи стали частиною процесу відрядження, у внутрішньому положенні про відрядження потрібно прописати порядок їх оформлення.

Положення про службові відрядження

Положення закріплює принципи оформлення та оплати відряджень в організації. Складати його необов'язково: основні правила все одно вказані у Трудовому кодексі та Постанові Уряду «Про особливості направлення працівників у службові відрядження», які мають пріоритет над будь-якими внутрішніми документами компанії.

Але становище спрощує організацію та оплату відряджень: усі правила зібрані в одному місці. А якщо у податківців виникнуть питання щодо витрат на відрядження, обґрунтувати позицію можна буде за допомогою цього документа.

У положенні про відрядження потрібно відповісти на запитання:

1. Що таке відрядження |
2. Як визначається термін відрядження.
3. Які права та обов'язки є у відряджених співробітників.
4. Кого не можна відправляти у відрядження.
5. Які категорії співробітників можна відправляти у відрядження лише за їх згодою.
6. Який порядок направлення у відрядження.
7. Які документи слід оформлювати.
8. Як продовжити відрядження.
9. Які витрати на відрядження компенсує компанія і в якому обсязі.
10. Як сплачуються добові.
11. Як оплачується робота відрядженого співробітника у вихідний чи святковий день, а також понаднормово.
12. Як і коли працівники надають дані для авансового звіту, хто його складає.

Положення не може погіршувати умови працівників у порівнянні з правилами, встановленими у Трудовому кодексі. Наприклад, якщо кодекс забороняє відправляти у відрядження вагітну жінку, роботодавець не може передбачити протилежне.

Положення про службові відрядження зазвичай складають бухгалтери та юристи, а затверджує генеральний директор. Документ можна доповнювати та оновлювати, якщо треба щось уточнити.

З положенням про службові відрядження працівників слід ознайомити під підпис.

Службове завдання

Службове завдання змісту повторює наказ про направлення у відрядження. Додатково до цього документа можна включити:

• завдання, які потрібно виконати задля досягнення мети відрядження;
• показники, за якими можна буде зрозуміти, чи досягнуто мети.

У деяких компаніях спочатку працівник із керівником складають службове завдання, яке підписує генеральний директор. А потім на основі завдання кадровик оформляє наказ про направлення у відрядження.

Завдяки службовому завданню кадровику не потрібно витрачати час на з'ясування деталей поїздки, щоб скласти наказ.

Звіт про виконання службового завдання

За підсумками поїздки працівник складає звіт. Головне завдання цього документа — відповісти на запитання, чи досягнуто мету відрядження.

Службове завдання можна поєднати зі звітом в одному документі. Спочатку співробітник отримує завдання, а потім на тому бланку пише про результати поїздки. Так може виглядати зведений документ:

Звіт підписують співробітник та його керівник. Навіть якщо мета відрядження не виконана, роботодавець має компенсувати витрати на поїздку.

Службова записка

Є кілька випадків, коли стане в нагоді службова записка:

Службова записка складається у вільній формі. Документ підписує укладач, а затверджує керівник компанії.

Як оформити відрядження

Крок 1: видати наказ про направлення співробітника у відрядження

Наказ складає кадровик, а підписує генеральний директор або його довірена особа. З документом слід ознайомити співробітника під підпис до початку відрядження.

Якщо працівник повинен затриматися у відрядженні, слід видати ще один наказ про його продовження. У ньому вказують новий термін та доводять, чому тривалість поїздки змінилася. На підставі цього документа бухгалтерія має виплатити працівникові добові за всі дні, на які продовжено відрядження.

Крок 2: сплатити витрати на відрядження

До від'їзду працівника роботодавець має виплатити йому аванс (п. 10 Положення). До авансу входять:

• добові за дні поїздки;
• транспортні витрати;
• витрати на житло;
• інші витрати за погодженням з роботодавцем, наприклад, на оплату таксі.

Аванс розраховують на підставі наказу про направлення у відрядження та кошторису працівника, який затверджує генеральний директор. У кошторисі потрібно зазначити витрати, відомі заздалегідь.

Далі розповімо докладніше про складові авансу.

Добові покладаються працівникові за кожен день відрядження. Якщо фірма перерахує їх після повернення співробітника, вона порушить Трудовий кодекс і буде зобов'язана компенсувати прострочення (ст. 236 ТК РФ).

Добові виплачують, щоб відшкодувати незручності відрядженого, поки той живе поза домом (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Тому якщо працівник може щодня повертатися із відрядження додому, роботодавець має право не видавати добові.

Працівник може витрачати добові на власний розсуд. Звітувати не треба.

Розмір добових необхідно прописати у внутрішньому документі — Положення про відрядження. Закон встановлює ліміти добових, які не оподатковуються на доходи фізосіб (ПДФО). Для відряджень територією Росії - 700 ₽ на день, за кордоном - 2500 ₽ (ст. 217 НК РФ). Якщо компанія платить понад це, їй доведеться утримати податок 13% з різниці між лімітом та фактичною сумою.

Наприклад, компанія «Зоря» встановила розмір добових – 1000 ₽. Співробітник їде на 3 дні до Барнаула.

Добові за 3 дні: 1000 ₽ х 3 = 3000 ₽.

Неоподатковуваний ліміт: 700 ₽ х 3 дні = 2100 ₽.

Сума податку: (3000 ₽ – 2100 ₽) х 13% = 117 ₽.

Роботодавець повинен буде утримати із добових 117 ₽ та перерахувати їх до податкової інспекції. Тоді співробітник отримає на руки не 3000 ₽, а менше: 3000 ₽ – 117 ₽ = 2883 ₽.

Якщо ж «Зоря» хоче, щоб у співробітника на руках залишилося рівно 3000 ₽, то сума добових має бути більшою і вже включати утримуваний податок. Розрахувати її можна вручну або за допомогою калькулятора.

Також роботодавець має сплатити страхові внески з різниці між лімітом та фактичною сумою добових – за тарифами, передбаченими для компанії (ст. 425, 427, 428, 429 Податкового кодексу).

Транспортні витрати:

• квитки на поїзд або літак до місця відрядження та назад;
• оплата постільних речей у поїзді;
• оплата бензину, якщо працівник їде своєю машиною;
• квитки на громадський транспорт, якщо співробітнику потрібно добиратися до підприємства чи місця ділової зустрічі.

Щоб підтвердити транспортні витрати, співробітник повинен передати до бухгалтерії квиток, посадковий талон або чеки з автомобільної заправки.

Витрати на житло. Якщо працівник жив у готелі, після повернення він має надати роботодавцю чек. Якщо винаймав квартиру, то договір найму житлового приміщення та розписку про передачу грошей.

Інші витрати на відрядження. Це витрати, які не потрапляють до жодної з попередніх груп. Їх список необхідно закріпити в Положенні про відрядження (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Компанія має право встановити ліміт на інші витрати або затвердити види дозволених витрат залежно від посади працівника. Наприклад, компенсувати представницькі витрати лише топ-менеджерам.

Роботодавець повинен компенсувати інші витрати, якщо вони закріплені у Положенні про відрядження, підтверджені платіжними документами та вчинені за його письмовою згодою.

Крок 3: заповнити табель обліку робочого часу

Роботодавець зобов'язаний фіксувати робочий час працівників у табелі обліку — це необхідно навіть до розрахунку зарплати (год. 4 ст. 91 ТК РФ). Якщо працівник перебуває у відрядженні, кадровик використовує спеціальні коди:

• К - робочий день у відрядженні;
• І - вихідний день, коли співробітник був у відрядженні і не працював;
• РВ - вихідний або святковий день, коли співробітник працював у відрядженні;
• К/С - день, коли співробітник працював у відрядженні понаднормово;
• К/Б — день, коли працівник у відрядженні перебував на лікарняному.

Звичайний робочий день у відрядженні оплачується за середнім заробітком за останні 12 місяців. На підставі цієї суми бухгалтер обчислює середньоденний заробіток та множить його на кількість днів поїздки.

Крок 4: скласти авансовий звіт

Протягом трьох днів після повернення працівника слід підготувати авансовий звіт (п. 26 Положення).Для цього працівник повинен звітувати перед бухгалтерією за всіма витратами, крім добових.

Невитрачену частину авансу співробітник зобов'язаний повернути компанії. Але це правило не стосується добових: їх не треба повертати.

Іноді співробітники втрачають чеки та не можуть підтвердити витрати. У такій ситуації можна спробувати відновити платіжний документ: наприклад, звернутися до готелю та запросити дублікат. Якщо це неможливо, працівникові слід скласти службову записку на ім'я генерального директора. Там потрібно зазначити:

• дату та місце витрати;
• вид витрати - наприклад, оплата таксі;
• обґрунтування витрати;
• суму витрати;
• причину, чому не можна надати чек.

На підставі службової записки роботодавець може компенсувати витрати.

Крок 5: врахувати витрати при розрахунку податку на прибуток

Як ми вже розповідали, витрати на відрядження можна зарахувати, щоб зменшити суму податку. Таке право має організації та ІП:

• на загальній системі оподаткування (ОСНО);
• на спрощеній системі оподаткування (УСН) за схемою "доходи мінус витрати";
• на системі оподаткування сільськогосподарських товаровиробників (ЕСХН).

Витратами на відрядження визнаються (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

• витрати на квиток до місця відрядження та назад;
• витрати на житло;
• добові;
• витрати на оформлення та видачу віз, паспортів, ваучерів та аналогічних документів;
• витрати на транспортні платежі та збори - наприклад, консульські та аеродромні.

Цей список не вичерпний: якщо витрати закріплені в Положенні про відрядження, економічно обґрунтовані та підтверджені, податкова може визнати їх витратами на відрядження.

Витрати повинні бути підтверджені первинними документами, наприклад, чеками з QR-кодами або квитанціями.Важливо, щоб первинний документ мав обов'язкові реквізити:

• назву;
• дату складання;
• найменування одержувача платежу;
• назва угоди, події чи операції - наприклад, продаж;
• суму та валюту;
• посада, підпис або прізвище особи, яка видала документ.

У разі податкової перевірки інспектори можуть зацікавитись витратами, які не пов'язані з діловими цілями. Тому роботодавцю варто усвідомлювати ризики, приймаючи нецільові витрати — наприклад, на лазню, ресторани та лімузини.

Доходи, витрати та різниця між ними відображаються у податковій декларації. З різниці компанія сплачує податок

Як оформити відрядження в умовах сумісництва

Оформлення та оплата поїздки сумісника відбувається так само. Відправити співробітника у відрядження може як основний роботодавець, і той, де він працевлаштований за сумісництвом.

При цьому співробітник повинен домовитись про свою відсутність на другій роботі, інакше ризикує бути покараним за прогул. Це можна зробити, оформивши відпустку власним коштом за згодою роботодавця (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Допустимо, ви хочете взяти на роботу сумісника або ваш співробітник вирішив влаштуватися ще в одну компанію, де бувають відрядження. Тоді варто заздалегідь домовитись про його відсутність під час поїздок. Наприклад, дозволити йому цими днями працювати дистанційно або закривати невиконані завдання понаднормово — до чи після відрядження.

Як відправити співробітника до закордонного відрядження

Закордонне відрядження оформляється так само, як і поїздка Росією. Відмінності пов'язані лише з оплатою:

1. Аванс можна сплатити в іноземній валюті.
2. Чеки та інші платіжні документи потрібно перекласти російською мовою.
3. До інших витрат увійде компенсація за оформлення закордонного паспорта, віз, консульських зборів та інших документів.
4. Працівник отримає добові в іноземній валюті за день, коли залишив Росію.

Як сплатити роботу співробітника, якщо відрядження випадає на вихідний чи святковий день

Якщо працівник перебуває у відрядженні у вихідний або святковий день, але при цьому відпочиває, роботодавець заплатить йому лише добові.

Якщо в неробочий день працівник працює, йому покладаються добові та оплата по середньому заробітку в подвійному розмірі.

Якщо співробітник виїхав у відрядження або повернувся додому у вихідний чи святковий день, вважається, що він працював (Лист Мінпраці від 13.10.2017).

Висновки

1. Відрядження - це поїздка співробітника для виконання службового завдання поза місцем постійної роботи.

2. Обов'язкові документи для оформлення відрядження - наказ про направлення працівника у відрядження та авансовий звіт.

3. Щоб оформити відрядження, потрібно пройти 5 етапів:

• видати наказ про направлення співробітника у відрядження;
• оплатити витрати на відрядження;
• заповнити табель обліку робочого дня;
• скласти авансовий звіт;
• врахувати витрати при розрахунку прибуток.

4. Перед відрядженням роботодавець виплачує співробітнику аванс.

5. За робочі дні у відрядженні працівник отримує добові та зарплату, нараховану за середніми заробітками. За вихідні — лише добові.

6. Якщо планується відрядження за кордон, аванс можна сплатити в іноземній валюті.