Наказ про зміну прізвища у зв'язку з одруженням
Наказ про зміну прізвища у зв'язку з одруженням - це розпорядчий документ, на підставі якого змінюються особисті дані співробітника у всіх наявних трудових паперах. Процедура передбачає певне процесуальне оформлення.
Важливо! Цей документ можна завантажити у КонсультантПлюс.
Файли для скачування:
Зміна прізвища
Зміна прізвища співробітником чи співробітницею підприємства завжди тягне за собою певну кількість паперової роботи для працівників кадрової служби. Їм доведеться внести зміни до трудової книжки, трудового договору, особистої картки та інших паперів, у яких фігурує ПІБ молодята. Підставою для внесення правок є письмова заява від імені на ім'я керівника організації. У зверненні необхідно запитати про зміну прізвища та додати до нього копію паспорта, а також свідоцтво про шлюб, видане в РАГС.
Внесення змін до трудового договору
Якщо з внутрішньою документацією працівника на підприємстві все більш-менш просто, то в трудовий договір внести зміни в порушення певної процедури не можна. Справа в тому, що зміна прізвища не передбачає зміни особи у договорі, проте потребує певних правок. Змінювати трудову угоду не можна, але можна скласти та підписати до неї додаткову угоду. Офіційний папір так само, як і сам договір, мають підписати працівник та роботодавець.
Трудова книжка
Трудова книга відноситься до бланків суворої звітності. Працювати з такими документами допускають лише кваліфікованих та досвідчених співробітників. Зазвичай, на підприємстві цим займається начальник кадрової служби.За загальним правилом вносити правки до трудової не можна, тим більше заборонено робити це несанкціоновано. Йдеться про порушення кримінальної справи, оскільки ситуація підпадає під підробку документів.
На практиці кадровик акуратно закреслює поточне прізвище, прописане у трудовій, і поряд пише нове. На звороті обкладинки залишається посилання на наказ керівника.
Підстава та обґрунтування
Будь-який наказ керівника фірми повинен мати під собою основу та обґрунтування. Без цих двох елементів розпорядження не матиме юридичної сили.
Під першим прийнято розуміти законодавчу основу прийняття рішення, виражену на будь-який документ, нормативно-правовий акт. У нашому випадку необхідно послатися на письмову заяву співробітника (ПІБ, дата) з доданими до неї паперами (копія паспорта, свідоцтво із РАГС).
Як обґрунтування необхідно прописати дійсну причину ухвалення рішення. Тут залишаємо фразу «у зв'язку з одруженням». Аналогічна процедура буде й у разі розлучення. Зміниться лише формулювання.
Хто пише наказ
Теоретично написати наказ може абсолютно будь-який працівник компанії, що має загальне уявлення про складання розпорядчої документації. Вкрай рідко керівник бере цей обов'язок на себе. Насправді завдання у усній формі доручається комусь із підлеглих. Це може бути юрист, секретар, кадровик чи бухгалтер. Все залежить від конкретного випадку. Було б логічно довірити написання цього наказу кадровику, оскільки робота з особистою документацією співробітників входить до його прямих обов'язків.
Форма документа
Органи структурі державної влади зараз не пред'являють особливих вимог до розпорядчої документації організацій. Наказ про зміну прізвища, як і багато інших офіційних паперів цієї категорії, може бути написаний у вільній формі без використання загальнообов'язкових уніфікованих бланків. Більше того, організація має право самостійно розробити власний шаблон і використовувати його на постійній основі. Зміна прізвища - досить часто явище.
Зазначимо, що вільна форма розпорядження своєю чергою пред'являє для її змісту певні вимоги. Йдеться про наступні моменти:
- діловий стиль мови;
- позначення реквізитів (дата, місце, номер);
- підписи всіх згаданих у тексті осіб за ознайомлення із змістом;
- розшифрування автографів;
- наявність основи та обґрунтування.
Написати текст можна одним із двох доступних способів: рукописним за допомогою синьої або чорної кулькової ручки та машинописним за допомогою комп'ютерних засобів. Вибір робить відповідальну за складання особу з огляду на особливості документообігу для підприємства. Необхідно врахувати, що варіант написання тексту не може позначитися на юридичній чинності офіційного паперу.
Покрокова інструкція зі складання наказу
Перший крок - Позначення реквізитів. У шапці наказу прописуємо повну назву підприємства-роботодавця з посиланням на його організаційно-правову форму. Цих відомостей буде достатньо, оскільки офіційний папір має внутрішній характер. Далі присвоюємо розпорядженню унікальний номер для документообігу та зберігання згідно із затвердженою номенклатурою справ, залишаємо дату (число, місяць, рік) та місце (населений пункт) його складання.
Другий крок - Мотивування.Тут необхідно позначити наявні підстави та обґрунтування. Посилаємося на отриману заяву, копію паспорта та свідоцтво про шлюб.
Третій крок - Затвердження розпоряджень. З червоного рядка пишеться слово «наказую» і за пунктами перераховуються наступні моменти:
- змінити прізвище співробітника у всіх документах. Немає необхідності залишати повний перелік, оскільки кадровик знайомий із процедурою;
- підписати із працівником додаткову угоду до трудового договору;
- покладаємо контроль за виконанням розпорядження на одного із підлеглих. Ці обов'язки може взяти він керівник особисто.
Зразковий зразок
Як тільки всі розпорядження будуть віддані, можна переходити до підписання. Свої автографи на офіційному папері мають залишити всі особи, згадані у тексті. Головний підпис належить, звичайно, директору.
Наказ підлягає зберіганню у архіві організації протягом встановленого законом терміну (щонайменше 5 років). За фактом закінчення цього періоду документ може бути знищений.
Завантажити документи:
Зразок наказу про зміну прізвища працівника
Найчастішою причиною зміни прізвища є укладення шлюбу. Закон не містить вимоги щодо складання наказу при зміні прізвища. Щоб упорядкувати кадрові документи, цілком достатньо паспорта зі зміненим прізвищем та свідоцтва про шлюб. Проте наказ потрібний для кадрової служби та бухгалтерії роботодавця. Про те, як скласти цей документ, викладено у статті.
Видання наказу за зміни прізвища законодавством не передбачено. Але для того, щоб роботодавець зміг внести зміни до персональних документів співробітника, який змінив прізвище, його рекомендується скласти.
Форма заповнення наказу може бути довільною.Однак однієї усної заяви про зміну прізвища для складання наказу недостатньо.
Підставою для видання наказу стануть оригінали документів, що підтверджують зміну особистих даних. Такими документами є:
- паспорт, у якому зазначено нове прізвище;
- свідоцтво про укладання шлюбу.
Не буде зайвою і заява працівника про зміну прізвища. Хоча згідно із законом, воно необов'язкове, але цей документ стане додатковою підставою для видання наказу про зміну прізвища. До того ж у заяві працівник зможе вказати причину зміни прізвища, а також реквізити документів, що підтверджують.
Для оформлення зміни прізвища працівника рекомендуємо дотримуватись наступного алгоритму.
1. Попросити працівника написати заяву про зміну прізвища. Форма документа є довільною. У заяві слід зазначити причину зміни прізвища та реквізити документів, що підтверджують цю подію (паспорт, свідоцтво про реєстрацію шлюбу).
2. Видати наказ про зміну прізвища.
3. У разі ведення трудової книжки внести до неї запис про зміну прізвища (ч. 2 ст. 2 Закону від 16.12.2019 р. № 439-ФЗ). Для цього потрібно акуратно закреслити колишні дані та вписати нові. Реквізити документів, що підтверджують, необхідно вказати на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки. Їх потрібно завірити підписом роботодавця або відповідальної за ведення книжок особи, а також печаткою організації або кадрової служби. Ця вимога випливає із п. 2.3 інструкції щодо заповнення трудових книжок.
4. Внести зміни до трудового договору. Ці зміни вносяться на розсуд роботодавця, оскільки вони не потрібні законодавчо. Якщо наймач вирішить їх врахувати, необхідно оформити відповідну додаткову угоду.
5. Відобразити зміни у особистій картці працівника.Для цього колишні відомості слід закреслити однією рисою та вписати нові дані. Цю інформацію слід завірити підписом працівника кадрової служби, а також поставити дату засвідчення.
Якщо прізвище змінює директор, додатково знадобиться:
- подати заяву про внесення змін до ЄДРЮЛу, якщо директор — іноземний громадянин. Форму заяви затверджено Наказом ФНП РФ від 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Якщо директор - громадянин Росії, відомості про зміну прізвища регорган внесе самостійно на основі даних, отриманих від МВС РФ (ст. 5 Закону від 08.08.2001 № 129-ФЗ, п. 10 положення про паспорт громадянина РФ). Для перевірки можна запросити виписку з ЄДРЮЛ;
- повідомити банк про зміну прізвища, щоб внести зміни до картки із зразками підписів. Для цього потрібно заповнити спеціальний бланк та додати до нього копію нового паспорта керівника (п. 7.11 інструкції Банку Росії від 30.05.2014 № 153-І);
- повідомити контрагентів у разі, якщо така умова є у договорах із ними. Для цього потрібно скласти лист у довільній формі. У ньому слід зазначити дату зміни прізвища та надіслати потім документ контрагентам.
Якщо прізвище змінює головний бухгалтер, підпис якого є у картці із зразками підписів, до загального алгоритму потрібно додати лише інформування банку. Для цього необхідно сповістити банк листом, додавши до нього нову картку із зразками підписів та відбитком печатки, а також копію нового паспорта головбуха (п. 7.11 інструкції Банку Росії від 30.05.2014 № 153-І). Повідомляти при цьому ІФНС не потрібно, оскільки НК РФ не передбачає подання таких відомостей.
Заява про зміну прізвища є необов'язковим документом. Закон не вимагає його подання роботодавцю.Але краще все ж таки попросити працівника його заповнити, щоб була додаткова підстава для видання наказу про зміну прізвища. Форма заяви довільна. Наприклад, можна скласти документ за таким зразком.
Генеральному директору ТОВ «Омега»
від головного бухгалтера Красоткіної Л.І.
Заява
У зв'язку із одруженням та зміною прізвища з Петровою на Красоткіну прошу внести зміни до кадрових документів.
Наказ про зміну прізвища у зв'язку з одруженням
Наказ про зміну прізвища у зв'язку з одруженням – документ, що часто підписується в жіночих колективах. Крім того, навіть співробітник чоловічої статі іноді змінює прізвище з цієї причини. А зміна прізвища веде до зміни даних про співробітника кадрової служби.
- Бланк та зразок
- Онлайн перегляд
- Безкоштовне завантаження
- Безпечно
Не варто забувати про зміну прізвища у бухгалтерському обліку, який стосується цього працівника та ін. Таким чином, будь-яка організація, що поважає себе, повинна мати зразок і бланк заповнення цього наказу.
Підстави
Щоб керівник установи міг видати наказ про зміну прізвища у зв'язку з одруженням, необхідно небагато документів. Достатньо буде заяви самої співробітниці, її паспорта та свідоцтва про укладення шлюбу.
Усі папери під час заповнення документа прикріплюються до нього. Свідоцтво про одруження надається у вигляді копій, причому їх знадобиться дві. Одна засвідчується і підшивається в особисту справу співробітника, друга - прикріплюється до наказу про зміну прізвища у зв'язку з одруженням (як підстава). Відповідно до Федерального закону №143-ФЗ від 15 листопада 1997 року шлюб оформляється відповідними документами.Фіксація цього факту завжди буде на руках у співробітника, який побажав змінити прізвище.
Зверніть увагу, що формування наказу можливе лише після отримання працівником на руки паспорта з новим прізвищем. Видання наказу раніше за цей термін буде порушенням.
Чи обов'язкова точна форма
Затвердженої форми цього наказу немає. Законом передбачено лише вимоги до паперу, який видаватиметься із цього приводу. І головне з них — зміст реквізитів тих первинних документів, які стали підставою. Це прямо сказано у дев'ятій статті Закону №402-ФЗ від 6 грудня 2011 року.
Таким чином, наказ може мати будь-яку форму. Головне, щоб він висловлював сенс розпорядження та мав документальні підстави. Керуватися у своїй необхідно ГОСТ Р 6.30-2003. Для друку цього документа ідеально підійде бланк організації.
Елементи документа
У верхній частині наказу прописується повна назва організації, керівник якої підписує документ. На аркуші нижче розташований сам наказ із номером та найменуванням. Ліворуч – місто, праворуч – дата прийняття. Після вступних даних розташовується суть наказу.
Перша частина – мотивування. Прописується, виходячи з яких конкретно документів видається наказ, вказуються їх номери та дати. Класичний варіант – новий паспорт працівника, його заява плюс свідоцтво про укладання шлюбу.
Як важливі доповнення у наказі згадуються:
- Дата, з якою всі установчі документи організації повинні містити нове прізвище працівника.
- ПІБ працівника кадрової служби (бухгалтерії або будь-якого іншого відділу, що займається кадровими питаннями), який відповідальний за зміну та повідомлення бухгалтерії про зміни.
- Відомості про те, що потрібно внести зміни до розрахункових документів.
Насправді часто виникає плутанина саме з розрахунковими документами. Працівнику можуть не видати заробітну плату вчасно через те, що він проходить під іншим прізвищем.
Наприкінці наказу має стояти підпис керівника установи із зазначенням його посади та розшифровкою.
Де реєструється
Наказ про зміну прізвища у зв'язку із одруженням – класичний документ, який проходить за особовим складом. Інформація про його номер та дату прийняття реєструється в журналі наказів з особового складу. Зафіксувати цей факт може особистий підпис співробітника відділу кадрів, до обов'язків якого входить подібний документ.
Датування
Часто дати цього документа викликають запитання. В наявності у кадровика три дати: коли було видано свідоцтво про укладення шлюбу, коли працівник на руки отримав паспорт із зміненим прізвищем та коли подав заяву до кадрового відділу з проханням про внесення змін.
Увага! Правильно оформлений наказ має бути датований третім числом (не пізніше трьох робочих днів з його подання): коли працівник виявив бажання зміни документів. До цього моменту організація не має права вносити будь-які зміни в особисту справу або ще кудись.
Куди і як вносяться корективи
Для нормального функціонування організації прізвище працівника має змінитись у:
- Трудової книжці. Це прописано у 26 пункті Правил зберігання, затверджених Постановою Уряду №225 від 16 квітня 2003 року. Причому зміни вносяться акуратно. На лицьовій стороні трудової книжки прізвище перекреслюється однією рисою (так, щоб попередню можна було прочитати).А інформацію про те, чому це робиться – посилання на наказ із номером та датою – розміщують на внутрішній стороні обкладинки. Усе засвідчується «автографом» керівника чи начальника кадрової служби та печаткою організації.
- Особовій картці працівника за формою Т-2.
- В особистій справі. Воно має містити копію свідоцтва про укладання шлюбу.
- Трудовий договір. Для цього складається до неї окрема додаткова угода із прописуванням причин зміни прізвища. Є ще один варіант – переписати весь договір наново з новим прізвищем.
- Свідоцтво про обов'язкове пенсійне страхування. У зв'язку з Постановою Пенсійного фонду №195п від 31 липня 2006 року оформити зміну інформації в цьому документі може як працівник, так і співробітник кадрової служби компанії, в якій він працює.
- Банківська картка.
Останні два пункти є принципово важливими лише для тих організацій, де нарахування заробітної плати співробітнику здійснюється безпосередньо на банківську картку.
Розлучення
У випадку з розлученням справа за такою ж схемою. Головне – дочекатися моменту, коли співробітниця організації отримає свідоцтво про розлучення та паспорт із оновленими даними на руки.
Прізвище, ім'я або по-батькові можуть змінитися і з інших причин. Працівник може змінити своє ПІБ у будь-який момент за власною ініціативою. Від причин змінюватимуться лише підстави для видання наказу. У його змісті не буде суттєвих змін. В описаних випадках правильно орієнтуватиметься на наказ про зміну прізвища у зв'язку з одруженням.
