Правила використання скорочень у текстах документів

До стандартних аспектів мови ділового листа належить уніфікація скорочень. Як правило, скорочуються словосполучення, що характеризуються високою частотністю вживання. Скорочуються терміни, назви організацій, відомі правові акти, склепіння законів, номенклатурні знаки різної якості, текстові позначення тощо. буд.

Усі скорочення слів та найменувань у документах мають бути загальноприйнятими та зрозумілими. Слід пам'ятати, що насиченість тексту скороченими написаннями загалом знижує офіційний тон документа. Щоб не помилитися у виборі скорочень, потрібно скористатися словником скорочень.

У текстах документів повинно бути різнобою в написанні назв осіб, посад, установ, географічних назв, термінів тощо. п. Не бажані й спонтанні (авторські) скорочення.

В даний час стандартизовано такі види скорочень:

• поштові відомості (м., обл., р-н, п. я., ст. і т.д. п.);
• найменування посад та звань (проф., член-кор., канд. техн. наук, зав., заст., в.о., прим. і т.д. п.);
• назви документів (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзамовлення і т.д. п.);
• слово рік (р., рр., 1996/97 звітний рік);
• грошові одиниці (2000 руб.; 80 коп., але 2000р. 80 к.; 4 тис., 6 млн.);
• текстові позначення (т. буд., т.д. п., див., ін., напр., ін., с., гл., с. м.).

Приклади стандартизованих скорочень:

т. е. - тобто (після перерахування)
і т.д. буд. - І так далі (після перерахування)
і т.д. п. - тощо (після перерахування)
та ін. - та інші (після перерахування)
та ін. - та інші (після перерахування)
див. - дивись (при посиланні, наприклад, на іншу частину твору)
пор.— порівняй (за посиланням, наприклад, на іншу частину твору)
напр. - Наприклад
в. - Вік (при позначенні цифрами століть, років)
ст. - століття (при позначенні цифрами віків, років)
м. - Рік (при позначенні цифрами століть, років)
мм. - роки (при позначенні цифрами віків, років)
т. - том
тт. - томи
н. cm. - новий стиль
cm. cm. - Старий стиль
н. е. - Нашої ери
м. - Місто
обл. - область
нар. - Річка
оз. - озеро
о. - острів
стор. - Сторінка
акад. - академік
доц. - Доцент
проф. - Професор
ж. буд. - Залізниця
ж.-д.- залізничний
ім. - імені

Приклади традиційних текстових скорочень:

адм.-тер. - адміністративно-територіальний
а. л. - Авторський лист
б-ка - бібліотека
м. і пан — пан, мм. і пані — панове, р. і пані - пані (індекс ввічливості при прізвищному зверненні)
держ. - державний
д-во - держава
гр. і гр-ка - громадянка
гр. і гр-н - громадянин, гр-не - громадяни
ж. та дружин. - жіночий
заруб. - Закордонний
вид-во - видавництво
ін. та іностр. - іноземний
ін-т та інст. - Інститут
в. о. - виконуючий обов'язки
м. та чоловік. - Чоловічий
хв. - хвилина
хв. та мінім. - мінімальний
млн. - мільйон
млрд. - мільярд
мм - міліметр
просп. та ін. - проспект
нар. та руб. - рубль
с. та стор. - Сторінка
см - сантиметр
вул. - вулиця
Ф. І. О. та ф. в. о. - прізвище, ім'я, по батькові

Точку після скороченого уявлення слова зазвичай ставлять, якщо слово з відсіченою кінцевою частиною під час читання вголос вимовляється у повній, а чи не скороченої формі, наприклад: м. - Рік, але ККД.

Крапка не ставиться при позначенні стандартних фізичних величин: м, мм, кг і т.д. п.

Номенклатурні скорочення, що означають юридичний статус підприємств

АТВТ - акціонерне товариство відкритого типу
АТЗТ - акціонерне товариство закритого типу
ВАТ - відкрите акціонерне товариство
ЗАТ - закрите акціонерне товариство
ТОВ — товариство з обмеженою відповідальністю
ТОВ - товариство з обмеженою відповідальністю
ДП - державне підприємство
МП - муніципальне підприємство
ПП - приватне підприємство
ІЧП - індивідуальне приватне підприємство
СП - спільне підприємство
НУО - науково-виробниче об'єднання
ГО – громадське об'єднання

Деякі окремі правила використання скорочень і складно скорочених слів:

• Назви географічних понять, проміжків часу, кількісних визначень і т.д. п. скорочують:
  а) перед словом, до якого вони відносяться, наприклад: оз. (озеро) Глибоке, р. (місто) Орел;
  б) після чисельних, наприклад, 8 тис. (Тисяч) верстатів, 10 млн. (Мільйонів) рублів.
• Назви вчених ступенів, звань чи професій можуть скорочуватися у тексті безпосередньо перед прізвищами. Наприклад: акад. (Академік) Семенов, інж. (інженер) Кравцов.
• Складноскорочені назви, утворені з початкових літер, пишуть великими літерами (МДУ). У назвах, утворених за змішаним принципом, літерні скорочення пишуться великими літерами, складові скорочення - малими (НДІБуддормаш - Науково-дослідний інститут будівельного та дорожнього машинобудування).
  З великої літери пишуться складноскорочені слова, що позначають назви установ та організацій, наприклад: Держплан, Мосрада.
  Одними великими літерами пишуться всі абревіатури, що читаються no назв літер, наприклад: СРСР (Союз Радянських Соціалістичних Республік), МВС (Міністерство внутрішніх справ), ЦК (Центральний комітет), МТС (машинно-тракторна станція), всі аббревіатури, що читаються за звуками, що позначають такі назви установ або організацій, в яких хоча б перше слово пишеться з великої літери, наприклад: МЗС (Міністерство закордонних справ), ТАРС (Телеграфне агентство Радянського Союзу), ООН (Організація Об'єднаних Націй), а також абревіатури, які читаються в одній своїй частині за назвами літер, а в іншій за звуками, наприклад: ЦДСА (читається "цедеса").
  Якщо абревіатури цього типу схиляються, то закінчення їх пишуться малими літерами впритул, наприклад: ТАССа, МЗС.
  Від буквених абревіатур слід відрізняти умовні графічні скорочення, які завжди читаються повністю та скорочуються лише на листі. Графічні скорочення (крім стандартних скорочених позначень метричних заходів) пишуться з точками на місці скорочення і щодо великих і малих літер і дефісів слідують повному найменуванню, наприклад: ю.-ст. (південно-східний), М-К. ж. буд. (Московсько-Курська залізниця).
• При скороченні слів не можна скорочувати на голосну, якщо вона не початкова у слові, і на ь; так, слово карельська може бути скорочено: к., кар., карельськ., а не у вигляді "ка.", "каре.", "карель.", але: о. Сахалін.
• При збігу двох однакових приголосних скорочення слід робити після першої приголосної, наприклад: стін. календар, грам. помилка (а не "стін.", "грам."). При збігу двох різних або кількох приголосних скорочення слід робити після останньої приголосної, наприклад: народн. творчість (а не "народ."), російська. мова (а не "русявий."), мистецтв. шовк (а не "майстер.", або"спокус.", або"мистецтв.").
• Скорочене слово має мати запас міцностіщоб при розшифровці воно розумілося однозначно. Наприклад, замість слова зобов'язання не можна написати зобов. або про-о, оскільки це може бути зрозуміло по-різному (обов'язки, обставина тощо). Правильне скорочення цього слова: зобов-во
• Скорочення має бути зрозуміло всімчитання документа. Тому при першому вживанні скорочення в тексті воно має бути розшифроване у дужках, а потім бути представлене у скороченому вигляді. Наприклад: Російська академія державної служби (РАГС), Потім тільки РАГС.
• Не можна скорочувати ключові слова. Наприклад, якщо в документі йдеться про відрядження, це слово не скорочується.
• Написання скорочень має бути уніфіковано в межах одного тексту. Наприклад, не можна позначати одне слово район то буквою нар., то складом рай.то комбінацією р-н.

За матеріалами: Культура усного та писемного мовлення ділової людини:
Довідник Практикум. - 4-е вид.-М.: Флінта: Наука, 2000;
Російський орфографічний словник/За ред. В. В. Лопатіна. М., 1999.
ГОСТ 7.12-93. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи.
Бібліографічний запис. Скорочення слів російською. Загальні вимоги та правила

Загальновживані скорочення

Після скорочення зазвичай ставиться крапка. Слова скорочуються, як правило, після згоди, напр.: м. (Рік, місто), т. (том), нар. (Річка), гр. (громадянин), нар. і руб. (Рубль), ім. (імені), проф. (професор), проте зустрічаються скорочення і після голосної літери – першої літери слова, наприклад: а. л. (Авторський лист), о. (Озеро, острів, батько).

Примітка. Вживати скорочення руб. і коп. замість нар. і до. допустимо лише у виданнях для малопідготовленого читача. У будь-якому випадку в межах одного видання має вживатися тільки одна форма скорочення — або однолітера, або трилітера.

млн, млрд, тис. рекомендується використовувати замість нулів у круглих числах; напр. 45 млн екз.; 10 млрд р.; 10 тис. екз. Менш бажані ці скорочення перед назвами та позначеннями одиниць фіз. величин у виданнях широкого читача. Рекомендується, наприклад: 10 тисяч метрів або 10 тис. метрів (у виданнях для широкого читача) та 10 тис. м(У виданнях для фахівців). Неприпустимі всі ці скорочення перед цифрами (при інверсії) та у випадках, коли скорочення відокремлені від цифр словами. Напр.

На це знадобилося б 500 рублів.
Приблизно 40 тисяч.
Цар надіслав 10 тисяч срібних рублів. . 10 тис. Срібних рублів.

На це знадобилося б руб. 500.
Приблизно тис. 40.
Цар надіслав 10 тис. срібних руб. . 10 тисяч срібних руб.

У графічних скороченнях подвійні приголосні корені перед точкою зберігаються, напр.: ас. (помічник), дол. (долар), ілл. (ілюстрація), отт. (відбиток), адм. - Терр. (Адміністративно-територіальний). Якщо ж подвійна приголосна знаходиться на стику кореня і суфікса, то в скороченні зберігається тільки перша приголосна, напр.: русявий. (російський), стін. (стінний); але: рос. (Русский).

Скорочені назви міст, наприклад: мск (Москва), нск (Новосибірськ).

Змінюють форму у множині частина однолітерних графічних скорочень: вони подвоюються, завдяки чому читач не відчуває труднощів при читанні. Напр. у 1976-1980 рр.. (читачеві не потрібно думати, мн. або од. ч. слова рік тут вжито - відразу видно, що множина), XIX - XX ст.; пп. 1, 5 та 6.

Після подвоєних букв (як правило, що позначають множину) точка ставиться лише один раз, наприклад: ст. (століття), мм. (роки, панове), л. (аркуші), сс. (сторінки), тт. (Томи).

Скорочені назви одиниць виміру, згідно з ГОСТом, пишуться без крапок, напр.: кг (кілограм), ц (центнер), транспорт (тонна-сила), т (тонна), гс (грам-сила), сб (Стильб), Мкс (Максвел); мм (міліметр), см (сантиметр), м (метр), км (кілометр), га (гектар), а (Ар); з (Секунд), хв (хвилин), год (Годин). Так само пишуться скорочення млн (мільйон) та млрд (Мільярд). Однак у «Російському орфографічному словнику» РАН написання деяких із цих скорочень зафіксовано з точками, тому список загальновживаних скорочень представлений так:

р., мм.

1. Довідник видавця та автора. Редакційно-видавниче оформлення видання / А.Е. Мільчин, Л.К. Чельцова//4. Скорочення, 4.3.6. Множина скорочень
2. Правила російської орфографії та пунктуації. Повний академічний довідник/Под ред. В.В. Лопатіна //6.Правила написання абревіатур та графічних скорочень, §209
3. н. н. Початківців. Словник сучасних російських скорочень та абревіатур. Париж-Москва, 1995
4. Довідник з правопису, вимови, літературного редагування / Д.Е. Розенталь, Є.В. Джанджакова, Н.П. Кабанова//4. Скорочення, 4.4.6. Слова, що скорочуються при числах у цифровій формі (к., млн, млрд, р., тис., екз.)
5. Довідник видавця та автора. Редакційно-видавниче оформлення видання / А.Е. Мільчин, Л.К. Чельцова//4. Скорочення, 4.3.2. Крапка як знак скорочення
6. http://www.leotec.ru/upload/iblock/432/432b148f277da39bdd5df10e1cd52d2d.pdf
7. http://www.fundmetrology.ru/depository/01_npa/po879.pdf#page=7
8. http://new.gramota.ru/spravka/letters/86-rubric-100
9. http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=284885

© ТОВ «Орфограматика», 2012-2024