Як створити шаблон листа у пошті?

Якщо вам набридло редагувати один і той же електронний лист знову і знову, є спосіб позбутися цього набридливого повтору, використовуючи шаблони Outlook. Ви можете підвищити ефективність роботи, використовуючи створені вами шаблони. Наступна інструкція допоможе:

Створюйте та використовуйте шаблони під час надсилання електронної пошти до Outlook

1. Після запуску Outlook створіть електронну пошту, натиснувши Головна > Новий e-mail. Дивіться скріншот:

3. Потім натисніть Файл > Зберегти як після того, як ви закінчите складати лист.

4. Коли з'явиться діалогове вікно, виберіть цільову папку та назвіть файл. У Зберегти як, наведіть на Шаблон Outlook варіант з списку, що розкривається. Нарешті натисніть Збережено. Дивіться скріншот:

5. Ви побачите, що шаблон Outlook створено.

6. Тепер настав час використовувати шаблон. Якщо ви не бачите Забудовник вкладка, що відображається на стрічці Outlook, перейдіть до Файл вкладку натисніть Опція > Налаштувати стрічку. На правій панелі перевірте Забудовник коробки. Потім натисніть OK .

7. До Забудовник вкладку натисніть Виберіть форму.

8. У діалоговому вікні виберіть цільове місце розташування створеного шаблону з Заглянути список, що випадає. А потім натисніть Вставити кнопку, щоб знайти файл шаблону. Після вибору натисніть Відкрийте кнопку, щоб відкрити його. Дивіться скріншот:

9. Новий лист буде створено після натискання кнопки «Відкрити».

Легко створювати та використовувати шаблони в Outlook за допомогою Kutools for Outlook

Після встановлення Kutools для Outlook , Авто текст Утиліта допоможе вам швидко зберегти вміст електронного листа як автоматичне введення тексту (швидкі частини) та використовувати його як шаблон у майбутньому.

Створіть нове повідомлення, натиснувши Нова Електронна пошта під Головна таб. У новому вікні повідомлення можна побачити, що панель «Автотекст» розташована у правій частині вікна Outlook.

1. Введіть вміст електронної пошти, який потрібно зберегти як шаблон для використання в майбутньому. Виберіть вміст та натисніть кнопку кнопка. Дивіться скріншот:

2. в Авто текст діалоговому вікні введіть ім'я для цього автоматичного тексту у полі ПІБ поле, створіть нову категорію в міру необхідності, а потім клацніть Додати .

3. Тепер автоматичний запис тексту створено та внесено до списку Кутулс панель під Авто Текст таб. Клацніть цей запис, вона буде негайно вставлена ​​в тіло листа.

Легко створювати та використовувати шаблони в Outlook за допомогою Kutools for Outlook

Найкращі інструменти для офісної роботи

Останні новини: запуск Kutools для Outlook Безкоштовна версія !

Випробуйте нові Kutools для Outlook БЕЗКОШТОВНА версія з більш ніж 70 приголомшливими функціями, якими ви можете користуватися НАЗАВЖДИ ! Натисніть, щоб скачати зараз!

Як створювати шаблони листів у Gmail, використовуючи готові відповіді

Це знову сталося. Ви відкрили свою поштову скриньку, а там повідомлення з питанням, на яке ви вже відповідали тисячу разів.

Якщо ви втомилися відповідати на те саме питання знову і знову, тоді вам допоможуть «Готові відповіді» від Gmail.

Використовуйте Шаблони відповідей у ​​Gmail, щоб створити шаблони листів, які можна використовувати повторно з невеликими змінами.

Звичайно не кожен лист, який ви надсилаєте, має стати шаблоном листа у відповідь. Деякі листи потребують конкретної відповіді. Для тих інших, ви здивуєтеся, як багато часу ви могли б заощадити, почавши використовувати шаблони листів Gmail.

Ви навіть можете використовувати фільтри, щоб автоматизувати шаблонні відповіді так, щоб вони завжди відправлялися у відповідь на певні листи.

Ось кілька сценаріїв, коли ви можете використовувати шаблонні відповіді Gmail:

• Служба підтримки — якщо ви працюєте в підтримці клієнтів, використовуйте відповідні шаблони для питань, які створюються дуже часто.
• Запити на непропоновані продукт або послугу — як власник малого бізнесу ви іноді отримуєте запити за межами свого асортименту. Надішліть Шаблонну відповідь, пояснивши, що ви пропонуєте.
• Останнє повідомлення — створити шаблон листа для роботи з останнім повідомленням про оплату або доставку.
• Доступність — якщо хтось хоче запланувати зустріч або заскочити по дорозі, використовуйте шаблони відповіді для роз'яснення робочого часу.
• На тій самій ноті — це важлива частина побудови відносин. Використовуйте шаблон як модель для таких типів листів.

Ви, можливо, продумали й інші сценарії, в яких вам знадобляться шаблони листів. Вивчення того, як створити та використовувати шаблони листів із функцією Шаблони відповідей від Gmail, допоможе вам стати більш продуктивним. Цей урок навчить вас, як використовувати цю корисну функцію — від налаштування до роботи з шаблонами листів.

Як створити шаблон відповіді у Gmail

Тепер, коли ви поговорили про те, коли використовувати шаблони листів, настав час пояснити, як створити власний шаблон Gmail, використовуючи «Шаблони відповідей».

Перегляньте короткий відеоролик для вивчення основ створення шаблонної відповіді в Gmail:

Або прослідкуйте за цими детальними кроками, описаними нижче, і ви отримаєте більше інформації на тему: як створити та використовувати шаблони листів у Gmail.

Крок 1. Де знаходиться Лабораторія Gmail і як увімкнути «Шаблони відповідей»

«Шаблони відповідей» це функція доступна в Лабораторії Gmail, тому, щоб її використовувати, вам потрібно зайти в Лабораторію Gmail

1. Доступ до Лабораторії Gmail

Щоб отримати доступ до Лабораторії Gmail, почніть з головного вікна папки «вхідні». Натисніть піктограму Налаштування (шістка) у правому верхньому кутку. З меню, виберіть варіант Налаштування.

Виберіть варіант Налаштування.

Відобразиться сторінка Налаштувань. Натисніть Лабораторія зверху у виборі доступних варіантів у Gmail. Прокрутіть вниз, доки не побачите Лабораторію Gmail Шаблони Відповідей.

Перейдіть до Лабораторії Gmail «Шаблони Відповідей».

2. Увімкніть «Шаблони відповідей» від Gmail

За замовчуванням Шаблони відповідей вимкнено. Натисніть перемикач Увімкнути праворуч, щоб увімкнути цю функцію.

Натисніть перемикач Увімкнути

Перейдіть вниз сторінки та натисніть кнопку Зберегти зміни. Тепер "Шаблони відповідей" увімкнені, сторінка перезавантажилася і ви бачите свої вхідні.

Крок 2. Як створити шаблон у Gmail

Тепер, коли шаблон відповідей включено, ви можете почати створювати шаблони листів. Для початку, натисніть кнопку Написати зверху ліворуч. Відобразиться форма Нове повідомлення:

Напишіть ваше повідомлення.

Наберіть повідомлення, з якого ви бажаєте зробити шаблон. Зверніть увагу на те, що ви напишіть у полі Тема, так як це буде заголовком вашої Шаблонної відповіді. Заповнювати поле Одержувачі необов'язково.

Щоб додати стандартний підпис до вашої шаблонної відповіді, використовуйте зображення або напишіть бажаний підпис.

Як тільки закінчите повідомлення, натисніть стрілку в нижній частині форми Нове повідомлення. З'явиться меню:

Виберіть варіант Створити готову відповідь.

Тепер натисніть Шаблони відповідей > Створити готову відповідь. Вас попросять дати назву готової відповіді (за замовчуванням використовується тема):

Ця готова відповідь буде названа Наш робочий годинник.

Якщо ви хочете змінити назву вашої відповіді, зробіть це зараз. Переконайтеся, що назва досить описує те, що несе в собі шаблон.

Натисніть кнопку ОКякщо вас влаштовує назва нового шаблону. Вам не потрібно надсилати повідомлення, щоб створити готову відповідь.

Відзначте: Шаблони відповідей зберігаються з позначкою Чернетка. Якщо ви випадково видалите готову відповідь з Чернівців, він більше не працюватиме, навіть якщо він все ще відображатиметься в меню Готових відповідей.

Крок 3. Як використовувати Шаблони Gmail для відповіді

Тепер, коли ви створили шаблон Gmail, ви готові використовувати його. Ви можете використовувати Готові відповіді для нових повідомлень або відповіді на отримані повідомлення. Ви також можете створити фільтр для автоматичного відправлення шаблону у відповідь на отримане повідомлення.

У цьому кроці я поясню обидва варіанти.

1. Використання шаблону вручну

Для використання шаблонної відповіді або почніть нове повідомлення або натисніть іконку Відповістидля відповіді на вхідне повідомлення.

Коли відкриєте форму Нове повідомлення або Відповісти, натисніть стрілку в нижньому лівому кутку (поряд із позначкою урни), щоб побачити «Готові відповіді».

Виберіть «Шаблони відповідей» у Gmail

Клікніть по готовій відповіді під заголовком Вставити, який ви бажаєте вставити у повідомлення.

Як тільки ви натиснете на готову відповідь, шаблон відповіді буде скопійований у ваш лист.

Якщо необхідно персоналізувати шаблон листа, зробіть це зараз. Якщо Готова відповідь містить підпис, видаліть будь-який інший автоматичний підпис, який ви використовуєте або у вашому повідомленні буде два підписи.

Натисніть кнопку Надіслати зліва внизу форми, щоб надіслати повідомлення.

2. Використовуйте фільтр для автоматичного надсилання готових відповідей

Також ви можете створити фільтр Gmail для автоматичного надсилання готових відповідей.

Відкрийте сторінку Налаштувань. Натисніть Фільтри та заблоковані адреси.

Натисніть на посилання Створити новий фільтр.

Натисніть на посилання Створити новий фільтр. Відобразиться віконце Детальний пошук Gmail.

Вкажіть параметри фільтра.

Вкажіть параметри для тих листів, на які ви бажаєте надсилати готова відповідь. Ви можете створювати фільтри на основі будь-яких комбінацій з:

• адреса Від
• рядок Тема
• слова у листі
• наявність у листі прикріплених файлів
• якщо це повідомлення чату
• розмір листа

Вкажіть інформацію у відповідні поля.

Після вказівки ваших параметрів, натисніть на посилання Створити фільтр відповідно до цього запиту. З'явиться віконце Створити фільтр:

Виберіть опцію «надіслати готову відповідь».

Оскільки у нас включені шаблони відповідей, у вікні Створити фільтр є опція Надіслати готову відповідь.

Позначте цю опцію та використовуйте стрілки вгору та вниз, щоб вибрати готову відповідь для цього фільтра.

Натисніть кнопку Створити фільтр. Побачте повідомлення «Фільтр створено».

На отримані повідомлення, які відповідають параметрам фільтра, буде надіслано готову відповідь.

Для отримання більш детальної інформації про те, як можна використовувати фільтри Gmail, перегляньте наступні уроки:

Як відфільтрувати або заблокувати небажані листи (СПАМ) у Gmail

Ви коли-небудь цікавилися як заблокувати когось у Gmail — відфільтрувати дивні повідомлення або зупинити спам?

Крок 4. Як змінити або видалити шаблон листа у Gmail

Іноді ви більше не потребуєте готової відповіді. Можливо, відповідь потрібно повністю переписати або випадок, коли була потрібна готова відповідь вже не актуальна. видалити шаблони листів у Gmail, ось так:

1. Змінити готову відповідь

Щоб видалити шаблон готової відповіді, відкрийте форму Нове повідомлення або Відповісти.Клацніть стрілку вниз у лівому правому кутку, щоб відкрити меню Шаблони відповідей.

Виберіть готову відповідь, щоб змінити.

Натисніть шаблони відповідей. Потім натисніть на назва готової відповіді під заголовком ВставитиПовідомлення заповниться обраною готовою відповіддю.

Шаблон готової відповіді Gmail у повідомленні.

Зробіть зміни в повідомленні, коли закінчите зміну повідомлення, натисніть на стрілку вниз у правій стороні екрана. Шаблони відповідей. Потім клікніть по назвою готової відповіді під заголовком Зберегти.З'явиться діалог підтвердження.

Натисніть OK, щоб перезаписати готову відповідь.

Натисніть кнопку OK щоб зберегти змінену версію вашої шаблонної відповіді.

Примітка: при зміні шаблонної відповіді, переконайтеся, що ви видалили оригінальний шаблонна відповідь з Чернівців. Якщо ви випадково збережете дві готові відповіді з однією назвою, вони можуть перестати працювати.

2. Видалення шаблону відповіді

Ви можете видалити шаблон відповіді, який вам більше не потрібен у меню, що випадає. Почніть із форми Нове повідомлення.

Натисніть стрілку вниз праворуч внизу форми Нове повідомлення. Виберіть варіант Шаблони відповідей. З'явиться меню з готовими відповідями:

Виберіть назву готової відповіді, щоб видалити її.

Клікніть по назві готової відповіді, яку ви бажаєте видалити. У вас попросять підтвердження:

Клацніть OK для видалення готової відповіді.

Щоб видалити готову відповідь, натисніть кнопку OK.

Примітка: Коли повідомлення видаляються з інструмента Шаблони відповідей і не можуть бути використані, тексти залишаються у ваших Чернівці доки ви їх не видалите.

Крок 5. Як підключити шаблони відповіді

Якщо ви вирішили, що більше не бажаєте використовувати шаблони відповідей у ​​Gmail, ви можете вимкнути функцію «Шаблони відповідей».

Щоб підключити шаблони відповідей, перейдіть до Лабораторія Gmail через Налаштування. Перейдіть до функції Шаблони відповідей. (Вона буде у розділі Включені експериментальні функції у верхній частині сторінки.)

Натисніть перемикач Вимкнути.

Натисніть перемикач Вимкнути. Потім натисніть кнопку Зберегти зміни унизу сторінки. Тепер функція Шаблони відповідей більше не доступна.

Примітка: повідомлення Шаблонних відповідей, які ви створили раніше залишаються у ваших Чернівці доки ви їх не видалите.

Висновок

Перестаньте писати повідомлення листів, що повторюються.Використовуйте шаблони листів у Gmail, який ви створюєте один раз і використовуєте їх при необхідності будь-коли, з експериментальною функцією «Шаблони відповідей» Gmail. Ви заощадите час і станете продуктивнішим. Функцію "шаблони відповідей" дуже просто використовувати, коли ви знаєте як.

Шаблони листів

Щоб не верстати листа з нуля, ви можете взяти за основу один із готових шаблонів — загальних, доступних за замовчуванням, або збережених, створених у вашій організації раніше.

Шаблони доступні на сторінці Вміст листа. Щоб відкрити сторінку:

Загальні шаблони

На вкладці Загальні шаблони містяться макети листів, доступні за замовчуванням. Ви можете не тільки використовувати їх у своїй розсилці, але й створювати на їх основі нові шаблони під потреби вашої організації. Ось кілька прикладів загальних шаблонів:

Збережені шаблони

Усі шаблони, які зберігали у вашій організації, зібрані на вкладці Збережені .

Додати шаблон

На сторінці Вміст листа натисніть Створити в онлайн-конструкторі або виберіть готовий шаблон, на основі якого хочете створити новий.

Очистіть макет. У верхньому лівому куті конструктора натисніть Очистити лист , щоб прибрати з макету демонстраційні блоки.

Налаштуйте сітку листа (наприклад, розмітку колонок для тексту або місце для зображень). На панелі зліва виберіть вкладку Сітка та перетягніть на макет блоки з необхідною кількістю комірок.

Додайте блоки.На панелі ліворуч на вкладці Блоки виберіть елементи для письма, наприклад текстові поля, зображення, кнопки, та перетягніть їх у комірки сітки.

Налаштуйте основні властивості блоку (наприклад, адресу посилання або розмір кнопки). Виберіть блок на макеті, а потім на панелі праворуч відкрийте вкладку Налаштування блоку .

Налаштуйте зовнішній вигляд блоку. Виберіть блок на макеті, потім на панелі праворуч відкрийте вкладку Оформлення та налаштуйте параметри. Наприклад, вирівнювання по горизонталі та вертикалі, розмір та шрифт тексту, фон і так далі.

Важливо. Обов'язково додайте на макет блок Посилання на відписку. За правилами сервісу листа без посилання не можна буде надіслати.