Акт передачі давальницьких матеріалів

Акт передачі давальницьких матеріалів – важливий папір у схемі документального оформлення взаємодії контрагентів як давальницька організація та переробника. Від того, наскільки правильно його буде оформлено, залежатиме ступінь зацікавленості податкових служб у проведенні перевірок у тій чи іншій організації.

• Бланк та зразок
• Онлайн перегляд
• Безкоштовне завантаження
• Безпечно

За яких умов можлива передача давальницьких матеріалів

Між організацією, яка використовує матеріали, та їх давальцем укладається договір підряду. У цьому договорі обов'язково мають враховуватися інтереси обох сторін. Зазвичай промовляються такі важливі моменти:

• Найменування матеріалів.
• Їхня кількість.
• Строки передачі.
• Певний варіант транспортування. Якщо процесі передачі беруть участь треті сторони як транспортних компаній, ці умови також можуть згадуватися.
• Якщо устаткування чи споруда складне, разом із нею обов'язково передається технічна чи конструкторська документація. Цей принципово важливий момент обговорюється особливо. Власник матеріалів може виготовити правильні копії, так і передати оригінали цих документів. Все залежатиме від позицій контрагентів із цього питання.
• У який термін чи за яких умов давальницькі матеріали повертаються.
• Що відбувається із залишками давальницького матеріалу, прописуються дії у разі виявлення недостач, невиконань однієї зі сторін умов угоди та ін.При укладанні таких договорів рекомендується користуватися послугами професійного юриста, особливо якщо йдеться про матеріали з істотною ринковою вартістю.

Програми

Акт є додатком до договору. Крім нього, до угоди може бути доданий бланк акта невідповідності кількості давальницького матеріалу. При виникненні розбіжностей та протиріч обидві сторони мають заповнити подібний документ. Якщо розбіжностей не виявиться, то ці додатки будуть страховкою від «нещасного випадку».

Відображення у бухгалтерському обліку

При цьому описане майно буде рахуватися у бухгалтерському обліку давальницької організації у рядку «Матеріали» як основні засоби. А та компанія, яка їх приймає, має оформити на обладнання (чи інше майно) позабалансовий рахунок із відповідним перерахуванням позицій.

Щодо бухгалтерського обліку цього питання, то також необхідно розділяти на різні рахунки давальницьку сировину за територіальною ознакою, а також розносити в окремі рахунки сировину від різних контрагентів.

Законодавча база

При укладанні договорів щодо передачі давальницької сировини (а акт передачі давальницьких матеріалів буде додатком до такого договору) слід керуватися Правилами обліку давальницької сировини, які чітко прописані у Методичних вказівках №119н (пункті 156), які були затверджені окремим наказом Мінфіну від 28 грудня 2001 р. . Зокрема, там описуються механізм передачі, умови, якими мають керуватися контрагенти та інші принципово важливі моменти.

Елементи документа

Акт є додатком до укладеного договору та підписується сторонами безпосередньо після передачі.Якщо немає позначки «додаток», то в самому тілі паперу обов'язково наводиться посилання на договір, в рамках якого здійснюється передача.

Важливий момент: інформація у підписаному між сторонами договорі має відповідати даним в акті. При зміні хоча б однієї позиції у списку давальницьких матеріалів або перегляді строків після підписання необхідно наново укладати угоду (звісно, ​​якщо такі зміни в ній не передбачені).

У самому верху акта прийому-передачі давальницьких матеріалів розміщуються офіційні дані: найменування документа, місто підписання, число. Потім іде основна частина. У тілі основної частини вказуються сторони, що уклали договір, наводиться посилання на накладну з номером і датою. Крім цього, в акті має бути перерахування давальницьких матеріалів. Воно може оформлятися у вигляді списку, але у прикладеному зразку знаходиться таблиця з необхідними даними.

У кожному рядку таблиці акта має бути єдине найменування матеріалу. Не можна перераховувати в одному рядку кілька найменувань. У стовпцях при заповненні також описується інформація про:

• Порядковий номер рядка.
• Сорт, розмір, марка давальницьких матеріалів.
• Одиниці виміру.
• Кількість переданого матеріалу.
• Кількість отриманого матеріалу.
• Яка частина отриманого придатна для подальшої переробки в рамках попередньо укладеного контракту.
• Вартість прийнятих матеріалів рублях.

Завершується акт підписами представників обох сторін. У судовій практиці особливо наголошується, що цей документ має бути підписано після передачі. Це виключить можливе нерозуміння між контрагентами.

На що звернути увагу, окрім заповнення

Щоб уникнути проблем із взаємодією з контролюючими організаціями, зокрема, з податковою, потрібно суворо дотримуватися наступних принципів:

• У бухобліку переробника давальницькі матеріали не повинні значитися на балансі переробника. Бухгалтер повинен створити для них окремі, позабалансові рахунки.
• Якщо виріб був виготовлений давальцем, то продавати йому ідентичні найменування продукції заборонено.
• Право власності на будинок та ділові відходи має бути закріплене у договорі за однією зі сторін, щоб не виникло питань про можливу безоплатну передачу матеріалів.

Нюанси

При оформленні прийому та передачі рекомендується користуватися формою накладної М-15.

Запропонована форма складання документа є лише рекомендованим видом. З 2013 року її застосування, як і сувора відповідність перерахованим графам, не є обов'язковим.

Акт прийому-передачі документів: особливості створення та його нормативне регулювання

Акт прийому-передачі — зовнішній чи внутрішній первинний документ, що може оформлятися між юридичними особами та співробітниками одного підприємства Законодавчо затвердженого порядку та форми не існує, але на практиці найчастіше документи цього виду оформлюються.Акт складається у 2-х примірниках, підписується здаючою та приймаючою особою або членами комісії. Ціль оформлення – юридичне підтвердження факту переходу відповідальності від однієї особи до іншої.

Що таке акт приймання-передачі

Поняття та нормативне регулювання

Якщо передача здійснюється між юридичними особами, оформленням займається зацікавлена ​​сторона. Цей вид бухгалтерської документації має юридичну силу, якщо виникає необхідність у розгляді спору в суді. Усередині підприємства акти складаються при переміщення документації між співробітниками, якщо змінюються їх посади або хтось звільняється.

Нормативів законодавства щодо оформлення немає, за винятком передачі документів до архіву (Наказ Росархіву від 13.02.2002). В інших ситуаціях необхідно орієнтуватися на ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік», де встановлено правила оформлення. Порядок і форма можуть бути окреслені в обліковій політиці або окремим наказом директора.

Ким і для чого складається

За організацію документообігу відповідає керівник підприємства. Залежно від розмірів підприємства, документуванням займаються співробітники відповідного підрозділу (діловоди) або призначені окремим наказом директора особи.

Документообіг неможливо організувати без контролю, тому документація поділяється за видами та передається співробітникам, які відповідають за застосування та збереження. Співробітники змінюють посади, звільняються, підприємство може зазнавати реорганізації або ліквідації, що тягне за собою заміну відповідальних осіб.

Якщо процес не зафіксований, інформація може загубитися, папір – пошкодитись, а винуватця визначити буде неможливо. Акти створюються з метою документально підтвердити факт переходу відповідальності від однієї особи до іншої, щоб уникнути суперечок. Підписи свідчать про відсутність претензій сторін на певний момент. Якщо розбіжності все ж таки виникли, акт є доказом при розгляді в суді.

Види та особливості

У документообігу бере участь засновницька, проектна, бухгалтерська документація, бланки суворої звітності та багато іншого.

Найчастіше акти оформляються за:

• звільнення керівника або іншого співробітника, який обіймає керівну посаду;
• зміні головного бухгалтера;
• переходи співробітників на інші посади;
• звільнення;
• оформлення договорів щодо цесії;
• передачі справ у процесі банкрутства управителю;
• передачу документації в архів.

Якщо змінюється директор чи інша посадова особа, видається відповідний наказ на основі протоколу зборів або рішення власника (у письмовій формі). Далі створюється розпорядження про створення комісії, яка проводитиме аудит. Деякі власники вважають, що доцільно запросити незалежний аудитор.

Якщо новий директор вже є, процес здійснюється швидко. Якщо місце вільне, призначається співробітник, який має прийняти документацію. Право підпису від імені директора передається наказом та нотаріально оформленою довіреністю. Після того, як приймається працювати новий керівник, процедура повторюється.

Головний бухгалтер може змінюватись, якщо колишній залишає посаду або звільняється.У цій ситуації найчастіше проводиться повна інвентаризація майна та перевірка правильності оформлення та наявності документації. Призначається комісія чи запрошується незалежний аудитор. Перелік оформляється як таблиці, результати перевірки відбиваються у акті. Один екземпляр отримує колишній головбух, другий – новий.

Якщо рядові співробітники змінюють посади або звільняються, процедура менш складна, аудит не потрібний. Якщо пакет невеликий, комісія також не створюється.

• При оформленні цесії (згідно зі ст. 385 Цивільного кодексу) договори боржника передаються організації, яка набуває права вимоги. Документування здійснює бухгалтер організації, яка передає це право. Якщо вимоги поступаються частково, передаються копії, якщо повністю – оригінали.
• Перед переміщенням документації до архіву вона сортується, базуючись на терміні зберігання. Документи зі строком зберігання, що минув, направляються в архів, папери тимчасового зберігання знищуються. Створюється здавальний опис, яким звіряються в архіві під час приймання. В акті необхідно зазначити, які папери, зазначені в описі, відсутні і з якоїсь причини.
• При ліквідації до архіву (або правонаступнику) передається вся документація (незалежно від терміну зберігання). Якщо причиною ліквідації стало банкрутство, передачею займається керуючий. Він укладає договір зберігання, документує факт передачі.

Як правильно скласти

Як оформлювати цей папір, кожне підприємство вирішує самостійно, виходячи із вимог законодавства.

Структура акту

Найчастіше створюється бланк, у якому визначається місце для вказівки:

• назви;
• дати та місця оформлення;
• повного найменування підприємства (підприємств, якщо це зовнішній документ);
• ПІБ та посад співробітників (найменувань юридичних осіб), які беруть участь у процесі передачі;
• переліку паперів (з реєстраційними номерами);
• ПІБ та посади співробітника, який займався оформленням;
• підписів того, хто передав і отримав (або членів комісії).

Бажаний також відбиток друку (якщо у передачі беруть участь юридичні особи) і розшифровка всіх підписів. Обов'язково вказівки, у якому вигляді папери передаються (в оригіналі або у вигляді копій), у якій кількості.

Якщо пакет великий, список оформляється як таблиці. Її форма вільна, але має відбивати склад. Іноді в таблицю вписуються групи, пояснення складу оформляються як текстового блоку. Якщо передаються оригінальні папери, бажано зробити копії.

Необхідні відомості

Перший крок – оцінка наявності, правильності оформлення та стану документообігу у підрозділі, в якому проводиться передача. Після таблиці з переліком вказуються зауваження про нестачу та невідповідність (якщо вони є). Це необхідно тому, хто приймає, щоб зняти з нього відповідальність.

Ще один текстовий блок має містити опис процесу роботи комісії та вказівку, що на момент передачі кількість документів відповідала списку. Письменно фіксується так само факт перевірки та прийому пакета паперів, відсутність претензій один до одного у того, хто здає та приймає.

Покрокова інструкція щодо заповнення та реєстрації

Бланк заповнюється після перевірки документації. Якщо пакет невеликий, форма досить проста:

• документи поділяються на кілька груп;
• замість "Найменування документа" пишеться "Найменування групи";
• графу "Дата" можна пропустити;
• графу "Номер документа" потрібно замінити на графу "Назва групи".

У графі «Форма» зазначається, який документ передається – оригінал чи копія. «Аркуш» — скільки аркушів у групі. Якщо процес відбувається між довіреними особами підприємств, додаються копії нотаріально завірених довіреностей. Акт підписується на момент передачі.

Документи додаються до акта у вигляді додатків, обов'язково зразковий опис їх ознак (номерів), текстового змісту, кількості екземплярів. Зміст програм фіксується після підписів.

Бланки та зразки

Уніфікованих форм немає. Таблиця доповнюється та розширюється залежно від конкретної ситуації. Наприклад:

Зразок заповнення АПД

Завантажити бланк акту можна тут.

Акт приймання-передачі документів під час зміни директора (зразок)

АПД при зміні головного бухгалтера

Акт прийому-передачі документів конкурсному управителю

Після підписання відповідальність за використання та безпеку переходить до особи, яка прийняла пакет.

Якщо підприємстві електронний документообіг, все (опис, акт) оформляється у програмі (якщо у ній є відповідний бланк). Бланк можна надрукувати, щоб учасники процесу його підписали. Потім він сканується та зберігається в системі. Передавальній та приймаючій стороні можна надати документацію на папері.

Сподобалася стаття? Поділіться з друзями у соціальних мережах:
І підписуйтесь на оновлення сайту в Контакті, Однокласниках, Facebook або Twitter.