Як завантажити старі листи в Outlook?

Зазвичай повідомлення впорядковуються та групуються за датою, а повідомлення, які ви отримали місяць тому, будуть згруповані у Старший Група. Однак важко знайти повідомлення електронної пошти, які старші за вказаний час, наприклад, повідомлення старше 3 місяців. Звичайно, можна відсортувати всі повідомлення електронної пошти за датою отримання, а потім отримати старі повідомлення електронної пошти. Але тут ми познайомимо вас з більш простим способом пошуку та угрупування старих повідомлень електронної пошти та автоматичного оновлення угруповання старих повідомлень електронної пошти щодня.

Знайдіть старі повідомлення електронної пошти в Outlook

Наступний покроковий посібник допоможе вам створити папку пошуку і згрупувати всі повідомлення, які старші за вказаний вами період.

1. Відкрийте діалогове вікно New Search Folder, як показано на правому скріншоті:
A. У Outlook 2007 клацніть піктограму Файл > Нове > Папка пошуку.
Б. В Outlook 2010/2013/2016 клацніть піктограму Папка > Нова папка пошуку.

2. У діалоговому вікні «Нова папка пошуку» виберіть та виділіть Стара пошта в Виберіть папку пошуку: коробки. Потім виберіть обліковий запис електронної пошти Шукати пошту в список, що випадає.

За умовчанням він групує повідомлення старше одного тижня до нової створеної папки пошуку. Якщо ця умова за умовчанням «старше одного тижня» відповідає вашим потребам, натисніть OK щоб завершити налаштування.

Якщо потрібно змінити визначення старого часу, перейдіть до наступних кроків.

3. У Налаштувати папку пошуку: , натисніть Виберіть .

4. У діалоговому вікні «Стара пошта» вкажіть старий час відповідно до ваших потреб.

У нашому випадку ми вводимо 1 у перше поле і вибираємо місяць (а) у другому полі. Це означає, що він згрупує всі повідомлення старше 1 місяця.

5, Натисніть OK кнопки у кожному діалоговому вікні.
Потім ви виявите, що нова папка пошуку створена і додана до панелі навігації, а ім'я нової папки засноване на визначенні старого часу.

Демонстрація: пошук старих повідомлень електронної пошти в Outlook

AI Mail Assistant в Outlook: розумні відповіді, більш чітке спілкування (чарівництво в один клік!) безкоштовно

Оптимізуйте свої щоденні завдання Outlook за допомогою AI Mail Assistant від Kutools for Outlook. Цей потужний інструмент вивчає ваші минулі електронні листи, щоб пропонувати розумні та точні відповіді, оптимізувати вміст електронної пошти та допомагати вам без особливих зусиль складати та уточнювати повідомлення.

Ця функція підтримує:

• Розумні відповіді: отримуйте відповіді, створені на основі ваших минулих розмов, адаптовані, точні та готові до використання.
• Розширений контент: автоматично уточнюйте текст електронного листа, щоб він був зрозумілішим та ефектнішим.
• Легке складання: просто вкажіть ключові слова, а решта зробить ІІ, використовуючи кілька стилів написання.
• Інтелектуальні розширення. Розширте свої думки за допомогою контекстно-залежних речень.
• Підбиття підсумків: миттєво отримуйте короткі огляди довгих листів.
• Глобальне охоплення: легко перекладайте свої електронні листи на будь-яку мову.

Ця функція підтримує:

• Розумні відповіді електронною поштою
• Оптимізований контент
• Чернетки на основі ключових слів
• Інтелектуальне розширення контенту
• Узагальнення електронної пошти
• Багатомовний переклад

Найприємніше те, що ця функція повністю безкоштовно назавжди! Не чекай- скачайте AI Mail Assistant прямо зараз і насолоджуйтесь!

Найкращі інструменти для офісної роботи

Останні новини: запуск Kutools для Outlook Безкоштовна версія !

Випробуйте нові Kutools для Outlook БЕЗКОШТОВНА версія з більш ніж 70 приголомшливими функціями, якими ви можете користуватися НАЗАВЖДИ ! Натисніть, щоб скачати зараз!

Експорт повідомлень електронної пошти, контактів та елементів календаря в Outlook за допомогою PST-файлу

Можливо кілька причин, з яких ви хочете експортувати поштову скриньку облікового запису, яка використовується в класичній версії Outlook. Наприклад, ви хочете створити резервну копію у разі втрати даних Outlook. Ви хочете перемістити всі елементи з одного облікового запису електронної пошти до іншого облікового запису, ви переходите з особистий обліковий запис до бізнес-облікового запису, переходьте на новий пристрій і хочете імпортувати поштову скриньку після налаштування Outlook на новому пристрої. буд. Ознайомтеся зі списком причин для експорту поштової скриньки у розділі нижче. Коли слід експортувати файл PST.

Примітка: Експорт та імпорт поштової скриньки за допомогою PST-файлу в даний час не підтримується новий Outlook.

Щоб експортувати поштову скриньку, необхідно використовувати класичну версію Outlook (також відому як класична версія Outlook), виконавши наведені нижче дії. Класичний Outlook входить до складу підписок Microsoft 365, що включають класичні програми, такі як Microsoft 365 персональний, сімейний або Microsoft 365 бізнес стандарт, а також одноразові покупки Office, наприклад Office для дому & бізнесу.

Якщо ви вже використовуєте новий Outlook, вам потрібно вимкнути перемикач Створити Outlook та повернутися до класичної версії Outlook.Якщо класичний Outlook не встановлено, ознайомтеся з параметрами у кроці 1 експорту поштової скриньки Outlook.com для отримання класичного Outlook.

Дивитися: експорт або резервне копіювання електронної пошти, контактів та елементів календаря

Підготовка

Перш ніж розпочати експорт, необхідно виконати кілька дій, щоб переконатися, що експорт проходить гладко.

• Outlook може мати кілька облікових записів електронної пошти. Перед початком експорту переконайтеся, що вибрано правильний обліковий запис електронної пошти.
• Очищення поштової скриньки. Керування розміром поштової скриньки. Збережіть потрібний вміст, а решту залиште позаду.
• За промовчанням Outlook налаштований на завантаження електронної пошти за останні 1 рік. Якщо ви хочете експортувати всі повідомлення електронної пошти, відкрийте Outlook, виберіть Параметри облікової запису >Ім'я облікового запису та Параметри синхронізації і перемістіть повзунок у положення Усі.

Початок експорту електронної пошти, контактів та елементів календаря з Outlook до PST-файлу

Якщо обліковий запис, який ви хочете експортувати, ще не додано до класичної версії Outlook, додайте обліковий запис електронної пошти, який ви хочете експортувати. Після додавання облікового запису та всього вмісту в Outlook можна розпочати процес експорту.

У верхній частині стрічки класичного Outlook виберіть Файл.

Примітка: Якщо ви вже використовували функцію експорту, тут будуть вказані попередні папки та ім'я файлу. Введіть інше ім'я файлу, потім натисніть кнопку OK.

• Файл даних Outlook (PST), що створюється, можна захистити паролем. У діалоговому вікні Створення файлу даних Outlook введіть пароль у поля Пароль і Підтвердження та натисніть кнопку OK. У діалоговому вікні Пароль до файлу даних Outlook введіть пароль та натисніть кнопку OK.
• При експорті до вже існуючого файлу даних Outlook (PST), захищеного паролем, у діалоговому вікні Пароль до файлу даних Outlook введіть пароль та натисніть кнопку OK.

Після експорту даних електронної пошти в файл PST їх можна перенести в інше місце. Ви можете імпортувати їх до інших облікових записів електронної пошти. Щоб дізнатися, як це зробити за допомогою Outlook, див. у статті Імпорт листів, контактів та календаря Outlook із PST-файлу.

Які дані експортуються?

• При експорті електронної пошти, контактів та даних календаря у файл PST створюється копія даних. Із Outlook нічого не зникає. Ви можете переглядати та використовувати повідомлення, контакти та дані календаря в Outlook.
• В Outlook під час експорту електронних листів також експортуються всі вкладення.
• Outlook не експортує метадані, такі як властивості папок (подання, дозволи та параметри автоархівації), а також правила обробки повідомлень та списки заблокованих відправників.

Важливо: Якщо ви використовуєте режим кешування Exchange, Outlook експортуватиме лише елементи, які вже знаходяться в кеші. За замовчуванням кеш містить елементи за останні 12 місяців. Щоб експортувати дані протягом більш ніж 12 місяців, спочатку вимкніть режим кешування Exchange. Для отримання додаткових відомостей див. у статті Увімкнення або вимкнення режиму кешування Exchange.

Коли слід експортувати (створювати резервну копію) та імпортувати PST-файл?

• Ви хочете перемістити електронну пошту з особистого або сімейного облікового запису Microsoft 365 до облікового запису електронної пошти Microsoft 365 для бізнесу: Наприклад, припустимо, що у вас є особистий або сімейний обліковий запис електронної пошти Майкрософт, [email protected], і ви хочете перемістити електронну пошту в новий обліковий запис електронної пошти Microsoft 365 для бізнесу, [email protected]. Додайте обидва облікові записи до класичної версії Outlook. Зачекайте, доки не з'являться всі повідомлення електронної пошти (якщо їх багато, це може тривати деякий час). Потім за допомогою Outlook експортуйте повідомлення електронної пошти з [email protected] до файлу PST. Нарешті, імпортуйте файл PST в обліковий запис Microsoft 365 для бізнесу.
• Якщо ви бажаєте перемістити електронну пошту з одного облікового запису до іншого: Наприклад, припустимо, що у вас є старий обліковий запис електронної пошти Yahoo — [email protected], і ви хочете перенести листи до нового облікового запису електронної пошти Microsoft 365 — [email protected]. Додайте обидва облікові записи до класичної версії Outlook. Зачекайте, доки не з'являться всі повідомлення електронної пошти (якщо їх багато, це може тривати деякий час). Потім за допомогою Outlook експортуйте електронну пошту з облікового запису Yahoo до файлу PST. Нарешті, імпортуйте файл PST у свій обліковий запис Office 365.
• Коли ви змінюєте ПК: якщо ви переносите електронну пошту з одного комп'ютера, на якому є Outlook, на інший. Наприклад, припустимо, що на старому комп'ютері є Outlook 2016, і у вас щойно встановлено новий комп'ютер з Outlook для Microsoft 365 або Outlook 2021. Експортуйте дані електронної пошти з Outlook 2016 та імпортуйте їх у поточну версію Outlook.
• Ви переходите з ПК на Mac. Передача електронної пошти з Outlook на комп'ютері з комп'ютером шляхом імпортування до Outlook на комп'ютері Mac.
• Якщо ви бажаєте регулярно створювати резервну копію всіх листів, контактів та елементів календаря та зберігати її у надійному місці. Створивши файл PST, скопіюйте його в безпечне місце: на USB-накопичувач, на інший жорсткий диск або в хмарне сховище, таке як OneDrive або Dropbox. Автоматичного способу періодично виконувати резервне копіювання всіх елементів (старих та нових) не існує. Функція автоархівації архівує лише старі елементи та переміщує їх, а не створює копію.
• Якщо вас цікавить лише резервне копіювання контактів, Див. статтю Експорт контактів з Outlook, щоб скопіювати контакти до файлу CSV.