Робота з даними листа в OneDrive

Можливо, ви чули фразу "робота у хмарі" і замислювалися про те, що це означає і як це вплине на роботу з Excel. Все це дуже важливо для зручного доступу до даних за допомогою браузера для всіх, звідусіль і в будь-який час. Для перегляду, редагування та спільної роботи з іншими людьми не потрібно, щоб програма Excel була встановлена.

Використовуючи Excel в Інтернеті Excel (розширення Excel, що базується на браузері), ви зможете зробити все це. З її допомогою можна навіть створити книгу на комп'ютері, де не встановлено програму Excel.

Переглядати та редагувати книги в браузері можна одним із двох способів:

• Завантажуючи або створюючи нові книги на сайті OneDrive — безкоштовна веб-служба для зберігання файлів і загального доступу.
• Збереження книг на сайті SharePoint, де Office в Інтернеті інстальовано програму.

У статті описується перший спосіб. Щоб отримати додаткові відомості про метод SharePoint, див. публікацію книги на сайті SharePoint.

Що таке Excel в Інтернеті?

Excel в Інтернеті — це браузерна програма, за допомогою якої можна переглядати та редагувати книги Excel у браузері. Книги та книги виглядають у Excel в Інтернеті так само, як у Excel, і Excel в Інтернеті знайома з вигляду та працює з Excel. Багато функцій Excel доступні в Інтернеті, але не всі функції підтримуються або працюють однаково. Щоб внести до книги більше змін, ніж можна зробити в браузері, Excel в Інтернеті можна відкрити книгу в Excel, а потім зберегти її на сервері.

Excel в Інтернеті полегшує:

• Розширення Excel в Інтернеті Використовуйте знайомі вам функції та можливості Excel у веб-середовищі.
• Робота в будь-якому місці Для доступу до книг вам потрібний браузер.
• Спільна робота Ваші групи можуть працювати над проектами незалежно від того, яка версія Excel.

Використання OneDrive для доступу до Excel в Інтернеті

Щоб використовувати Excel в Інтернеті на OneDrive, потрібний обліковий запис Microsoft. Використовуйте його для входів, а потім перейдіть до OneDrive, щоб отримати Excel в Інтернеті. Щоб працювати з наявними книгами Excel у Excel в Інтернеті, їх можна додати до OneDrive.

Створення OneDrive "

1. Перейдіть до http://OneDrive.live.com.
2. Натисніть кнопку "Зареєструватися".

Надсилання існуючої книги

Щоб додати одну або кілька книг для використання в Excel в Інтернеті, зробіть таке:

1. У OneDrive.
2. У області "Файли"виберіть папку, до якої ви хочете додати книги. Папки із піктограмою блокування – це приватні папки. Ви також можете використовувати спільні папки або загальнодоступні (інтернет-) папки. Порада Натиснувши кнопку "Створити", а потім "Тека", можна створити папку для додавання книг.
3. Натисніть кнопку "Надіслати", щоб додати книги, які ви хочете відкрити в Excel в Інтернеті.

Початок нової книги в Excel в Інтернеті

Замість того, щоб завантажувати книгу з комп'ютера, ви можете додати нову порожню книгу в OneDrive безпосередньо в браузері.

1. У sign in to OneDrive.
2. Клацніть папку, в якій потрібно додати нову книгу.
3. Натисніть кнопку "Створити"та виберіть книгу Excel. Excel в Інтернеті відкриється в режимі редагування. Порада Зберігати зміни не потрібно. Excel в Інтернеті автоматично зберігає книгу під час роботи над нею. Якщо ви бажаєте скасувати зміни, які не потрібно зберігати, скористайтеся командою "Скасувати" (або натисніть CTRL+Z).

Перегляд даних на Excel в Інтернеті

Відкривши книгу в режимі перегляду Excel в Інтернеті, ви можете переглядати дані на ньому і взаємодіяти з ними, щоб зрозуміти їх. Наприклад, ви можете відсортувати та відфільтрувати дані в стовпцях або розгорнути мережі, щоб побачити додаткові відомості та тенденції зміни даних. Щоб змінити дані, необхідно відкрити книгу в режимі редагування.

1. У sign in to OneDrive.
2. Клацніть папку з книгою, яку потрібно переглянути.
3. Клацніть книгу, яку ви хочете вивчити.

Редагування даних на Excel в Інтернеті

При роботі з книгою Excel в Інтернеті в режимі редагування можна змінювати дані, вводити або редагувати формули, а також застосовувати базове форматування, щоб привернути увагу до даних.

1. У sign in to OneDrive.
2. Клацніть папку з книгою, яку потрібно змінити.
3. Клацніть книгу, яку потрібно змінити.

Excel в Інтернеті відкриється в режимі редагування.

Щоб додати до таблиці додаткові зміни, які перевищують можливості Excel в Інтернеті, зробіть таке:

1. Виберіть команду Відкрити в Excel.
2. В Excel введіть потрібні редагування.
3. На вкладці Файл клацніть Зберегти. Книга буде автоматично збережена в папці OneDrive.

Використання Excel в Інтернеті для спільної роботи над даними на цьому сайті з іншими людьми

Щоб працювати над книгою одночасно з іншими людьми, ви можете поділитись книгою з ними. Ця функція корисна, якщо аркуш вимагає введення даних, наприклад, груповий проект або аркуш реєстрації. Більше не потрібно надсилати книгу електронною поштою або чекати, поки хтось інший поверне її на сервер.

1. У sign in to OneDrive.
2. Клацніть папку з книгою, до якої ви хочете поділитися. Нотатка Інші люди зможуть отримати доступ до всіх даних вибраної папки, оскільки ви не зможете надати дозвіл лише окремим книгам. Щоб зробити окремі книги особистими, використовуйте одну або кілька папок для особистих книг та створіть окрему папку для книг, до яких потрібно поділитися.
3. Виберіть команду Загальний доступ.
4. Запросіть людей, за допомогою яких потрібно поділитися файлом.
5. Виберіть команду Загальний доступ.
6. У папці натисніть книгу. Після того, як користувач клацне посилання, яке ви їм відправили, і почніть працювати на цьому сайті в режимі редагування, ви побачите внесені ними зміни. Нотатка Якщо зміни в ту ж комірку внести різні люди (включаючи вас), в комірці відображатимуться останні зміни.

Збереження, резервне копіювання та відновлення файлу в Microsoft Office

Applies To Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Publisher для Microsoft 365 Visio, план 2 Excel 2024 Power 2024 Power2 2021 2021 Visio стандартний 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Publisher 2019 Visio професійний 2019 Visio стандартний 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Project Server 2016 2016

Файл можна зберегти в папку на жорсткому диску, мережному розташуванні, у хмарі, на DVD-диску, на робочому столі або на флеш-пам'яті. Хоча необхідно визначити призначення, якщо воно відрізняється від стандартної папки, процес збереження буде однаковим незалежно від обраного призначення. За промовчанням Microsoft 365 програми зберігають файли в робочій папці за промовчанням.

Також можна зберегти файл в іншому форматі, наприклад RTF, CSV або PDF.

Збереження файлу в OneDrive або SharePoint дозволяє отримати доступ до нього на будь-якому пристрої і включає такі функції, як автозбереження та журнал версій, які допоможуть запобігти втраті даних при несподіваному закритті файлу.

Щоб зберегти файл, виконайте таке:

Натисніть клавіші CTRL+S або виберіть Файл >Зберегти.

на панелі швидкого доступу.

Порада: Збережіть файл у хмарному місці, наприклад OneDrive або SharePoint, щоб мати доступ до нього в будь-якому місці, співпрацювати з іншими користувачами в режимі реального часу та отримувати доступ до журналу версій.

За промовчанням, якщо ви увійшли до системи, файли зберігаються в OneDrive. Якщо ви хочете зберегти поточний файл в іншому місці, клацніть список, що розкривається. Розташування , щоб переглянути додаткові розташування. Якщо потрібного розташування немає, ви можете відкрити повне вікно Зберегти як, вибравши Додаткові параметри збереження.

Порада: Якщо ви збережете файл у OneDrive або SharePoint, автозбереження буде включено за замовчуванням, тому вам не доведеться пам'ятати про збереження в міру використання.

Якщо ви хочете змінити розташування за промовчанням для цих збережень в одну з інших папок, що використовуються нещодавно, виберіть список, що розкривається. Розташування , клацніть правою кнопкою миші розташування папки, яке потрібно задати за замовчуванням, та виберіть Задати як розташування за замовчуванням.

Якщо ви хочете зберегти розташування, яке відрізняється від папок, що недавно використовуються, виберіть Інші розташування. Якщо ви ще не отримали оновлення, програми Office, як і раніше, будуть використовувати меню Файл для збереження.

• Ви також можете натиснути клавішу F12 або вибрати Файл >Зберегти як , щоб відкрити меню Файл.
• Якщо ви звикли використовувати комбінації клавіш при закритті документа, наприклад ALT+F4, ви можете швидко вибрати "Не зберігати" файл за допомогою клавіші прискорювача клавіатури для цієї кнопки (ALT+N).

Збереження копії як нового файлу ("Зберегти як")

Порада: Якщо ви збираєтеся створити новий файл на основі існуючого файлу, але хочете, щоб зміни зберігалися тільки в новому файлі, рекомендується зберегти копію , перш ніж вносити будь-які зміни. Таким чином, вихідний файл залишиться без змін, а всі зміни будуть збережені у новій копії. Ви також можете клацнути вихідний файл правою кнопкою миші та вибрати команду Відкрити копію.

1. Натисніть клавішу F12 або на вкладці Файл виберіть команду Зберегти як.
2. За промовчанням Office зберігає копію на тому самому місці, що й вихідний файл. Якщо поточне розташування вам підходить, перейдіть до кроку 3. Якщо потрібно зберегти копію в іншому місці, виберіть його на цьому етапі.

Вихідний файл закриється, а ви продовжите роботу над його новою копією.

Порада: якщо ви часто створюєте нові файли на основі існуючих, можливо, вам будуть корисні шаблони, які спрощують процес і роблять його безпечнішим. Для отримання додаткових відомостей див. у статті Створення шаблону.

Збереження файлу в іншому форматі

Файл можна зберегти в іншому форматі, щоб його можна було відкрити в іншій програмі або в більш ранній версії програми. Наприклад, потрібно зберегти документ Word у форматі RTF або книгу Excel Comma-Separated у вигляді CSV-файлу.

Важливо: При збереженні файлу Office у форматі, відмінному від формату Open XML (наприклад, .DOCX, .XLSX або .PPTX), деякі підключені функції та сучасні функції, такі як автозбереження або засіб перевірки читальності , не працюватимуть з цим файлом.

1. Відкрийте вкладку Файл.
2. Натисніть кнопку Зберегти як.
3. Виберіть розташування файлу, наприклад OneDrive або "Цей комп'ютер", у якому потрібно зберегти файл.
4. У полі Ім'я файлу Введіть нове ім'я файлу.
5. У списку Тип файлу Виберіть формат, у якому потрібно зберегти файл. Наприклад, виберіть формат форматованого тексту (.rtf), Word 97–2003 (.doc), Веб-сторінку (.htm або .html) або Роздільники ком (.csv).

Резервне копіювання та відновлення файлів

Спосіб резервного копіювання та відновлення файлів залежить від того, де та коли ви їх зберегли. Щоб дізнатися більше про функції, у тому числі про те, які версії Office підтримують її, виберіть назву функції в таблиці нижче.

Збережено у OneDrive

Автозбереження автоматично зберігає файл, якщо файл зберігається у OneDrive або SharePoint у Microsoft 365.

Журнал версій дозволяє переглядати та відновлювати попередні версії файлів, що зберігаються у OneDrive або SharePoint у Microsoft 365.

На комп'ютері з Windows можна створити резервну копію папок "Робочий стіл", "Документи" та "Зображення" за допомогою резервного копіювання папок комп'ютера.

Ви можете відновити всю OneDrive до попереднього часу, якщо файли OneDrive видалені, перезаписані, пошкоджені або заражені шкідливими програмами.

Ви можете відновити файли та папки, видалені з OneDrive.

Збережено на пристрої

Якщо автоматичне відновлення увімкнено та файл несподівано закривається, під час наступного відкриття програми Office відкриється відновлення документів.

Важливо: Навіть якщо автовідновлення увімкнено, під час роботи з ним слід часто зберігати файл, щоб уникнути втрати даних через непередбачений збій живлення або іншу проблему.

Збереження копії як нового файлу ("Зберегти як")

Порада: якщо ви збираєтеся створити новий файл на основі існуючого, але зберегти зміни тільки в новому, перед внесенням рекомендуємо використовувати команду "Зберегти як" Таким чином, вихідний файл залишиться без змін, а всі зміни будуть збережені в новій копії.

1. Натисніть клавішу F12 або на вкладці Файл виберіть команду Зберегти як.
2. За промовчанням Office зберігає копію в тому ж місці, що й вихідний файл. Якщо ви хочете зберегти копію в іншому місці, виберіть його на цьому етапі.
3. Вкажіть ім'я нової копії та натисніть Зберегти.

Вихідний файл закриється, а ви продовжите роботу над його новою копією.

Порада: якщо ви часто створюєте нові файли на основі існуючих, можливо, вам будуть корисні шаблони, які спрощують процес і роблять його безпечнішим. Щоб отримати додаткові відомості, див. Створення шаблону.

Виберіть інше розташування для збереження файлу

Зберігаючи файл або його копію, як описано вище, можна вибрати інше розташування.

Виберіть хмарне сховище, веб-сайт або папку на пристрої, де потрібно зберегти файл.

Збереження файлу в іншому або старому форматі

Файл можна зберегти в іншому форматі, щоб його можна було відкрити в іншій програмі або в більш ранній версії програми. Наприклад, може знадобитися зберегти документ Word 2016 у форматі RTF, а книгу Excel — у форматі CSV.

1. Відкрийте вкладку Файл.
2. Натисніть кнопку Зберегти як.
3. Виберіть розташування файлу, наприклад OneDrive або "Цей комп'ютер", у якому потрібно зберегти файл.
4. У полі Ім'я файлу Введіть нове ім'я файлу.
5. У списку Тип файлу Виберіть формат, у якому потрібно зберегти файл. Наприклад, виберіть формат форматованого тексту (.rtf), Word 97–2003 (.doc), Веб-сторінку (.htm або .html) або Роздільники ком (.csv).

Примітка: Щоб отримати додаткові відомості про збереження файлів у форматах PDF (.pdf) або XPS (XPS), див. Збереження або перетворення на PDF або XPS.

Зворотній зв'язок

Цю статтю було оновлено 29 січня 2020 м. у результаті ваших коментарів. Якщо ви знайшли це корисним, і особливо якщо ви цього не зробили, використовуйте наведені нижче елементи управління зворотного зв'язку, щоб повідомити, як ми можемо зробити це краще.

Див. також

Як швидко конвертувати електронні таблиці Excel у таблиці Google Sheets.

Електронні таблиці використовуються не лише фінансистами та бухгалтерами. Насправді багато людей творчих професій люблять такі точні інструменти як електронні таблиці, які дозволяють організувати роботу над проектом. Ви можете використовувати електронні таблиці для фінансових завдань, з розрахунку з клієнтами, для запису даних про проект, для ведення бюджету.

Російський (Українська) translation by Andrey Rybin

Електронні таблиці використовуються не тільки фінансистами та бухгалтерами. Насправді багато людей творчих професій люблять такі точні інструменти як електронні таблиці, які дозволяють організувати роботу над проектом. Ви можете використовувати електронні таблиці для фінансових завдань, з розрахунку з клієнтами, для запису даних про проект, для ведення бюджету.

Можливо ви також знаєте, що Excel - це король у світі електронних таблиць, але безкоштовна альтернатива, яку пропонує Google - Таблиці (Sheet) – стали дуже популярною, доступною альтернативою. І не тільки через те, що цей інструмент безкоштовний, але також через те, що ви можете використовувати їх у браузері. Ось приклад таблиці, де показано уроки, які я опублікував у минулому на Tuts+:

Я використовую Таблиці Google, щоб спланувати , про що я робитиму наступні свої уроки на Tuts+, і це чудовий приклад того, як ви можете використовувати електронні таблиці у своїх творчих проектах.

Вам не потрібно вибирати між використанням таблиць Google або Excel під час роботи з електронними таблицями. Це завдяки тому, що в Таблиці Google, ви можете завантажити таблицю Excel і вона буде конвертована для використання в браузері.

У цьому уроці я збираюся показати вам, як завантажити таблицю Excel на Google Диск, і конвертувати її у формат Google Таблиць.

Дивіться та Вчіться.

Перегляньте відеоурок, наведений нижче, весь процес конвертації. Я покажу вам, як завантажити таблицю Excel на Google Диск та як конвертувати її у формат Google Таблиць. Ви також побачите в цьому уроці, як конвертувати таблицю назад у формат Excel.

Бажаєте дізнатися більше? Тоді читайте далі. Ви дізнаєтесь, як ви можете імпортувати файли Excel у Таблиці Google, та експортувати файли до різних форматів.

Чому Google Таблиці?

Звичайно Excel залишається найпопулярнішою програмою, серед додатків для роботи з електронними таблицями. Excel знаходиться в арсеналі світових, мультибіліонерних доларових компаній, які використовують аналітичну потужність Excel.

То чому ж ви повинні залишити відмінний налагоджений інструмент Excel і використовувати онлайнову альтернативу Google? Хоча Excel і залишається однією з найпопулярніших програм користувачів електронних таблиць, є низка причин, з яких вам слід придивитися до Google Таблицях:

• Вони безкоштовні (і з цим не посперечаєшся).
• Вони прості у використанні, підказки та поради, щодо використання формул ви можете знайти прямо у браузері.
• Ваші файли автоматично зберігаються у хмарі, завдяки Google Диску.
• Таблиці дуже зручні для спільної роботи, і навіть дозволяють користувачам одночасно працювати над одним документом в реальному часі.

Звичайно, у Microsoft є свій варіант Excel Online, в якому є так само багато функцій, які так само працюють у хмарі. Але оскільки Google Таблиці спочатку запускалися як веб-додаток, їх функції більш відпрацьовані та краще реалізовані, ніж Microsoft, які грають у наздоганяння. Нижче ви можете побачити приклад електронних таблиць Excel Online:

Перенесення таблиць з Excel до Google Таблиці дозволяє великою мірою зберегти їх функціональність та можливості.

Найголовніше: Таблиці Google відкритіші за Excel. Ви можете використовувати таблиці з різних додатків, і також можете експортувати таблиці в низку форматів. Давайте дізнаємось, як це можна зробити.

1. Як Імпортувати Excel Файл у Таблицю Google.

Почнемо з того, що зайдемо до Google Drive. Якщо у вас ще немає Google облікового запису, то ви можете створити його безкоштовно і відкрити всі можливості онлайнових додатків Google, таких як Документи, Таблиці та Слайди.

Після того, як ви зайшли на диск, клацніть на вкладці СТВОРИТИ та виберіть Завантажити Файли. Знайдіть свій файл Excel і виберіть його у вікні провідника.

На панелі Google Диска, клацніть на вкладці Створити > Завантажити файли. Виберіть у провіднику файл Excel для завантаження.

Після того, як ви завантажите свій Excel файл, ви побачите його в списку Google Диску. Двічі клацніть файл, щоб відкрити вікно попереднього перегляду поверх вікна Диска:

Двічі клацніть на завантаженому XLSX файлі, щоб побачити вікно попереднього перегляду прямо в браузері.

На цьому етапі, ви можете робити лише перегляд Excel файлу, так як він ще не конвертована з формату XLSX (стандартний формат для файлів Excel) у формат .sheet (Формат Google таблиць).

Для того, щоб почати редагувати та працювати з електронною таблицею, клацніть по кнопці Відкрити з Допомога Google Таблиці у верхній частині вікна предпростора. Автоматично буде створено копію файлу та конвертовано у формат Google таблиць.

Після того, як ви конвертуєте документ у формат Google Таблиць, ви зможете редагувати, вносити зміни та усіляко працювати зі своїм документом.

Вуаль! Ви бачите що Excel файл, доступний для редагування та роботи з ним у Таблицях Google. Тепер ви можете вносити зміни до таблиць прямо у вікні браузера. Пам'ятайте, що ви працюєте з копією, тому не турбуйтеся щодо непоправних змін.

На цьому етапі, ви можете оцінити переваги Google Таблиць, і використовувати одну з таких функцій:

• Запросити іншого користувача для спільної роботи над таблицею у реальному часі.
• Інтегрувати Таблиці з іншими додатками за принципом IFTTT, щоб збирати дані з інших джерел та вставляти їх у таблицю.
• Зв'язати таблиці з формами Google, щоб отримати зворотний зв'язок від користувачів.

2. Як Експортувати Таблиці Google назад до Excel

Давайте уявимо, що ви зробили якусь роботу у ваші електронні таблиці і хочете перевести результати назад в Excel для подальшої роботи. Ви можете зробити це всього за пару кліків, завантаживши таблиці.

Щоб перевести таблиці назад в Excel, клацніть правою кнопкою миші по файлу на Google Диску і виберіть пункт меню Завантажити:

Клацніть правою кнопкою миші по файлу у форматі Таблиць (відзначається іконкою зліва) та виберіть Завантажити, щоб експортувати його формат, готовий до роботи в Excel.

Ви можете помітити на скріншоті нижче, що ми маємо два файли з однаковим ім'ям. Переконайтеся, що ви натиснули на те, що має іконку Google Таблиць (верхній рядок на прикладі нижче) і виберіть Завантажити. Таблиці автоматично згенерують файл Excel, з яким ви вже зможете працювати в Excel.

3. Будьте обережні під час використання наступних функцій.

Google Таблиці багато в чому добре підтримують дані отримані у форматі Excel, але є обмеження в тому, що буде добре працювати при перекладі файлів з Excel формату в формат Google Таблиць. Давайте розглянемо кілька функцій, які будуть відрізнятися у своїй роботі, при конвертації у формат Таблиць Google.

Функція 1. Зведені таблиці

Якщо ви активний користувач Excel, то, можливо, ви часто використовуєте Зведені Таблиці для перегляду та аналізу даних. Однак, не розраховуйте, що вони будуть працювати так само, коли ви завантажите свій файл Excel.

Google провели відмінну роботу, реалізуючи базову підтримку при роботі зі Зведеними Таблицями Excel у Таблицях Google. Тим не менш, у мене був перемінний успіх при роботі з обчислювальними полями, або додатковими функціями форматування. Нижче наведено приклад Зведеної Таблиці, конвертованої у формат Google Таблиць:

Таблиці Google підтримують базові можливості Зведених Таблиць, але ви не знайдете більш складних функцій, які можуть знадобитися при роботі з даними.

Якщо ви вперше чуєте про Зведені Таблиці, обов'язково подивіться коротке введення щодо їх використання за посиланням нижче.

Функція 2. Макроси

Для просунутих користувачів Excel - макроси, один з найпопулярніших способів автоматизувати завдання, що повторюються.Використання програм написаних на VBA (Visual Basic) дозволяє виконувати набір кроків клацанням мишки або однією командою Нижче приклад макросу Excel:

VBA програмування дозволяє написати макрос для Excel, щоб зробити автоматизацію завдання, але це не буде працювати онлайн в Google Таблицях.

Як ви можете припустити, це не буде працювати в Google Таблицях.

Нижче я перерахував ще кілька Excel функцій, які на мій досвід не імпортуються в Google Таблиці:

• Захист паролем.Захищені паролем книги не будуть імпортувати зовсім, і немає способу використовувати захист паролем.
• Power Query / PowerPivot. Так само як і у випадку зі Зведеними Таблицями, в Таблицях Google немає способу використовувати складні варіанти роботи з даними, які включають в себе функцію Excel Data Model.
• Зв'язок з іншими книгамиЯкщо у вас налаштовані посилання між документами Excel, під час імпортування в Таблиці ці зв'язки будуть втрачені.
  

Поводимо підсумки та продовжуємо навчання.

Немає причин, чому б вам не використовувати Таблиці Google, з іншими електронними таблицями, такими як Excel, наприклад, завдяки можливості імпортувати файли Excel і можливості конвертації їх у формат Google Таблиць.

Можливо ви не користувалися Google Таблицями у своїх проектах. Якщо це так, ознайомтесь з наведеними нижче навчальними посібниками, щоб дізнатися більше про те, як ви можете використовувати Таблиці для керування проектами та створювати візуалізацію даних, не залишаючи веб-браузер.