Google Таблиці для чайників: інструменти та можливості сервісу

Google Sheets поступово стає основним інструментом для проведення електронних розрахунків та формування таблиць, залишаючи Microsoft Excel позаду. Пов'язано це якраз із простою можливістю організувати спільний доступ, безкоштовністю та відсутністю необхідності завантажувати щось на свій комп'ютер. Принцип взаємодії з даним онлайн-сервісом схожий на будь-яку програму для роботи з електронними таблицями, але має свої особливості, про які ми поговоримо далі.

Нижче буде показано роботу з Google Таблицями для чайників, а також розібрано основні функції сервісу. Це допоможе вам зрозуміти, які переваги є у цього кошти перед десктопними програмами і чи варто звертати на нього увагу саме у вашому випадку. Однак перед початком хотілося б виділити кілька плюсів тезово:

1. Онлайн-робота. Це найбільша перевага, адже ви без проблем зможете ділитися посиланнями на таблиці, надавати доступ до редагування, захищати певні діапазони, відстежувати інструменти та робити все, щоб командна робота з документами була максимально комфортною.
2. Доступ до унікальних функцій. Майже всі функції таблиці Google мають аналоги в Excel, проте деякі є особливими і призначені для взаємодії з онлайн-інструментами з оновленням в режимі реального часу, про що ми ще поговоримо далі.
3. Інтеграція з іншими інструментами від Google. Це теж буде розібрано в одному з розділів нижче, але важливо розуміти, що така особливість дозволяє без будь-яких складних налаштувань об'єднати декілька різних сервісів, зв'язати їх та полегшити роботу.
4. Хмарне зберігання. Вам не потрібно завантажувати аркуші та таблиці на комп'ютер, все зберігатиметься на вашому хмарному диску і в будь-який момент доступно для редагування або експорту у вигляді файлу.

Одним словом, Google Таблиці – це вкрай зручний онлайн-інструмент, що повторює функціональність програм для роботи з електронними таблицями та здатний замінити їх, надаючи доступ до унікальних можливостей. Тепер зупинимося детальніше кожному з основних аспектів роботи з цим сервісом.

Як створити Google Таблицю

Якщо ви ще жодного разу не працювали в електронних таблицях від Google, першочергове завдання полягатиме саме у відкритті сайту та створенні порожньої книги. Давайте розберемося з тим, як створити Google Таблицю покроково. У цьому завдання немає нічого складного, адже вам тільки знадобиться обліковий запис для авторизації та синхронізації документів. Перейдіть на офіційний сайт Google Sheets та натисніть кнопку для переходу безпосередньо до аркушів.

Якщо у вас ще немає свого профілю в Google, розробники запропонують створити його, оскільки без цього не вдасться працювати з усіма інструментами та зберігати зміни у хмарі. Для цього натисніть на спеціально відведену на сторінці кнопку та дотримуйтесь інструкцій від розробників.

Після авторизації вас зустрічає основне вікно керування документами, в якому вже показані створені таблиці, шаблони та кнопки для додавання порожнього файлу. Ви навіть знайдете засіб сортування, щоб дізнатися, коли та з якими таблицями ви взаємодіяли на цьому акаунті.

Можете створити порожню книгу або ознайомитися з повним переліком шаблонів, що також допоможе детальніше вивчити функціональність сайту і дізнатися, як розробники підійшли до реалізації тих чи інших завдань як у технічному, так і візуальному плані.

Імпорт файлів та даних

Давайте відразу розберемося з підтримкою електронних таблиць, створених в інших програмах і які зберігаються у вигляді файлів на вашому комп'ютері. На сторінці створення нового файлу можна натиснути кнопку з папкою, щоб перейти до завантаження існуючого документа. Якщо вже відкрили порожній аркуш Google Sheet, розгорніть меню "Файл" та виберіть пункт «Імпорт». Ви можете додати файли XLSX та ODS.

Вони будуть завантажені зі збереженням всіх функцій та візуального форматування, що дозволить розпочати роботу з електронною таблицею у тому вигляді, в якому мав на увазі творець. Про це розповідається в іншій моїй статті, де, крім методу імпорту всього файлу, розглянуто можливість додавання виключно певних діапазонів з інших документів, створених у Google Таблицях.

Щодо імпорту інших даних, то веб-інструмент дозволяє додавати цілі веб-сторінки, оновлюючи їх вміст у режимі реального часу без необхідності відстежувати нововведення самостійно. Для цього використовується унікальна функція, відсутня в десктопних програмах. Докладніше про неї читайте далі.

Основні елементи панелі інструментів

Тепер давайте розберемося з тим, як редагувати Google Таблиці. Це здійснюється за допомогою інструментів на верхній панелі. Вони практично точно повторюють ті, що присутні в тому ж Excel та інших текстових редакторах, але мають свої особливості. Спочатку я рекомендував би подивитися на кожне випадаюче меню, клікнувши по черзі за їх назвами на панелі зверху. Зрозуміло, що за допомогою розділу "Файл" здійснюється робота з самим документом, створення, розповсюдження та експорт. Основну увагу зверніть на вкладки "Вставка" і «Дані». Там знаходяться кнопки, які відповідають за виконання основних дій. З їх допомогою вставляються діаграми, малюнки, додаткові осередки, здійснюється керування перевіркою даних, їх очищення та фільтрація. Про це детальніше ще йтиметься нижче.

Панель під меню, що випадає, повністю відведена для кнопок з візуальною роботою. Ви можете змінювати масштаб, вибирати нові шрифти, додавати знаки після коми, відсотки, форматувати текст, його колір та вставляти посилання. Все це, напевно, знайоме вам, якщо раніше ви стикалися з Microsoft Excel або хоча б взаємодіяли з документами в одному з текстових редакторів.

Зупинятись на кожній кнопці не будемо, оскільки ви можете самі перевірити їх дії у тестовій таблиці або просто навести курсор, щоб прочитати опис від розробників та зрозуміти, для чого призначений той чи інший інструмент.

Операції з осередками

Таблиця Google в першу чергу призначена для розрахунків, ведення бухгалтерії та виконання інших завдань, пов'язаних із математикою та даними. Основна робота в цьому випадку відбувається з осередками, які зберігають значення даних. Вони є головною частиною документа і необхідні застосування функцій, подальшого формування повної таблиці та діаграм по них. Ви можете вибрати будь-яку порожню комірку і створити на ній формулу, надрукувавши знак = та перший символ функції після нього. Відобразиться меню з відповідними результатами. Більшість популярних функцій мають свій опис, щоб ви розуміли призначення та синтаксис.

Прості математичні операції часто виконуються без додаткових функцій. Вам потрібно лише оголосити саму дію знаком =, після чого вказати номери осередків, що беруть участь, і операцію між ними.Це може бути додавання, множення, розподіл, віднімання, робота з відсотками, визначення часток та інше.

На жаль, обсягу однієї загальної статті не вистачить, щоб описати навіть основні функції Google Таблиць, а також розповісти про те, який синтаксис має кожна з них. Натомість я б порадив перейти на сторінку підтримки Google, щоб отримати доступ до довідки з усіма функціями, детальним описом та можливістю фільтрації за різними параметрами.

У розділах нижче ще будуть представлені інструкції щодо використання популярних функцій, тому можете продовжити читати інструкцію, щоб розібратися з деякими з них та застосувати у своїх цілях.

Перегляд історії змін осередку

Давайте розглянемо таку особливість Google Таблиць. Це буде засіб перегляду внесених змін, що цінується не тільки при одноосібному редагуванні документа, а й під час спільної роботи, щоб розуміти, хто з користувачів і коли щось змінював в одному певному або в різних осередках. Для цього можна відкрити меню перегляду історії версій або вибрати конкретну комірку, щоб відстежити зміни тільки в ній.

Цей інструмент має лише один мінус – надто довга обробка інформації в таблиці з великою кількістю даних. Вікно історії версій може зависнути навіть на деякий час. Однак цей недолік проявляється далеко не завжди і не є критичним. У більшості випадків засіб стеження змін виявляється вкрай корисним і ефективним.

Налаштування загального доступу та захист листів

Щойно вже була згадана спільна робота в Google Sheets, тому давайте зупинимося на цьому засобі детальніше. На сайті ви можете надати доступ іншим користувачам до таблиці.Ви самостійно вибираєте, хто зможе переходити та переглядати документ, коментувати його чи редагувати. У цьому доступ надається всім, хто має посилання, чи лише певному списку користувачів, створюваному шляхом вказівки адрес електронної пошти. Перейдіть за посиланням нижче, щоб детально ознайомитися з тим, як налаштувати спільний доступ у вашій ситуації. У цій статті розказано про те, як захистити лист або діапазон від редагування у разі колективної роботи.

Сортування та фільтрація даних

Розглянемо наступну корисну функцію, яка стане у нагоді як тим, хто створює таблицю в Google, так і тим, хто тільки переглядає вже існуючі документи. Сортування та фільтрація дозволить відобразити на екрані лише необхідні значення, прибравши з поля зору решту електронної таблиці. Якщо сортування частіше здійснюється тільки за алфавітом, то ось фільтри можуть бути різними. Для них навіть є окреме налаштування, де кожен користувач сам задає відповідні параметри.

Створення списку

Логічним буде поговорити і про списки, що розкриваються, оскільки вони теж виступають у ролі своєрідного оптимізатора таблиці, дозволяючи відобразити тільки те, що потрібно саме зараз. Такі списки коректно підставляються під формули, що динамічно змінюються залежно від вибраного значення. Ще вони можуть бути використані у зведених таблицях. Створення такого переліку не є складним, потрібно лише налаштувати перевірку даних і задати необхідну кількість значень.

Повноцінне формування таблиці

Вище ви дізналися про кілька різних функцій і налаштувань, які надають Google Таблиці.Навчання не закінчується і часто користувач зацікавлений у створенні повноцінної таблиці з усіма візуальними оформленнями. Ви вже знаєте про панель інструментів, можете взаємодіяти з осередками, створювати списки та перевіряти дані. Тепер все залежить безпосередньо від того, якого типу таблицю ви хочете отримати (я маю окрему статтю, в якій розказано про створення динамічного календаря).

У ній розказано про посилання між різними аркушами, умовне форматування та різні функції. Ви можете використати цю інструкцію, щоб дізнатися щось нове про можливості Google Sheets і отримати деякі додаткові знання, які допоможуть під час подальшої роботи з таблицями інших типів.

Створення діаграми

Якщо у вас вже є готова таблиця, можна сформувати діаграму, яка наочно показуватиме результати, пропорції або кількість значень у осередках саме візуально, що значно спрощує сприйняття вмісту. Давайте розберемося з тим, як створити найпростішу діаграму з відповідними для вас налаштуваннями.

1. Спочатку розгорніть меню "Вставка" та виберіть у ньому пункт «Діаграма».
2. Вона буде автоматично вставлена ​​відповідно до того, яка таблиця у вас створена. Якщо на аркуші їх кілька, спочатку виділіть необхідний діапазон і лише після цього створіть діаграму. Можете змінити її тип, розгорнувши список з усіма доступними варіантами.
3. Нижче є пункти для зміни діапазону і значень, що допоможе вам оптимізувати елементи, що відображаються, якщо випадково були захоплені зайві або помічені відсутні.
4. Сама діаграма відображається у вигляді окремого блоку таблиці.Ви можете затиснути її лівою кнопкою миші, щоб перенести в будь-яку зручну позицію, а також використовувати точки країв для масштабування.
5. Відкрийте вкладку «Додаткові» зміни зовнішнього вигляду діаграми. Встановіть для неї фон, колір кордонів та шрифт.
6. Трохи нижче можна розгорнути блок з назвою, встановити новий заголовок, колір тексту та інші параметри.

Налаштування діаграми залежить безпосередньо від того, яку мету ви маєте. Можливо, потрібно показати статистичні дані чи візуальні результати обчислень. Це застосовується і для зведених таблиць.

Зазначу, що розробники використовують технологію інтуїтивного аналізу даних, до якої входить автоматичне створення різних допоміжних графіків, заснованих на самій таблиці. Детальніше про це читайте в іншій статті, якщо зацікавлені в автоматичному формуванні подібних графіків.

Закріплення стовпців та рядків

Хочу розповісти про невелику функцію, яка дозволяє закріпити рядок або стовпці, щоб вони завжди залишалися на видному місці під час прокручування таблиці. Це потрібно тим користувачам, хто займається читанням даних у великому документі і не хоче не брати до уваги зміст, щоб не загубитися в назвах рядків і стовпців. Потрібно лише відкрити меню "Вид" і вибрати відповідний для вас варіант закріплення. Покрокову інструкцію зі скріншотами ви знайдете у статті.

Робота з посиланнями

Створення з тексту посилання в Google Таблицях – одне з найпростіших завдань, що виконується натисканням по одній кнопці, яка розташована на вже згаданій панелі з основними інструментами. Тому я пропоную відразу перейти до складнішого процесу – об'єднання кількох посилань.Наприклад, у вас є один основний домен і кілька сторінок, на які потрібно організувати перехід. За допомогою окремої функції можна зчепити адреси, створивши один рядок для переходу на сторінку. посилання на кілька сторінок з одним основним доменом.

Видалення порожніх стовпців, прогалин та дублікатів

Під час роботи над електронною таблицею, напевно, виникне така ситуація, коли на екрані буде відображатися велика кількість рядків або серед значень бути непотрібні дублікати, в тому числі й прогалини. та стовпці видаляються через контекстне меню, а докладніше про це написано в іншій статті.

У ній же ви знайдете інформацію і про те, як позбавитися від порожніх рядків і непотрібних пробілів за допомогою фільтрації.

Конвертування та відображення курсів валют

Продовжуємо розбиратися з тим, як працювати в Google Таблицях на комп'ютері. і конвертувати в зазначені, навіщо знадобиться створити невелику формулу.

Трохи складніше справи з висновком поточного курсу, певного криптовалютного токена.Для цього спочатку потрібно підібрати сайт, який в режимі реального часу оновлює котирування, потім знайти значення через код елемента на сайті і імпортувати його як XML.

Перевірка електронних адрес

Пропоную трохи віддалитися від теми фінансів і чисел і розібратися з тим, для яких цілей можна використовувати Google Таблиці, адже це не тільки засіб для математичних розрахунків. Зокрема, це стосується і електронних адрес, для чого сайт пропонує спеціальну функцію, яка в автоматичному режимі перевірить валідність зазначеного. email.

Переклад тексту

Ще один засіб роботи з текстовими даними – переклад на інші мови. Для цього Google пропонує використовувати власну функцію, яка інтегрована з фірмовим перекладачем. Формула не є складною і якоюсь специфічною. Про те, як здійснюється взаємодія з нею, читайте в іншій статті.

Створення макросу з кнопкою

Початківцям може здатися, що робота з макросами та різними командами в Google Таблицях така ж складна, як у тому ж Excel, проте це не так. макрос можна навіть призначити на візуальну кнопку, щоб постійно не викликати меню для його запуску.

Макроси можуть бути абсолютно будь-якими, адже тільки від вас залежить послідовність дій, що виконуються. У статті нижче я розповідаю про один приклад, який можна модифікувати і всіляко змінювати під себе, змінюючи навіть саму кнопку, через яку здійснюється запуск макросу.

Інтеграція з іншими сервісами Google

Ви вже дізналися, що за допомогою простих функцій здійснюється звернення до інших інструментів Google для конвертування курсів валют та перекладу тексту. Однак це далеко не все, що можна виконувати в Google Таблицях. Доступна інтеграція з іншими популярними сервісами, куди входять і Форми. Ви можете збирати через них дані про користувачів, потім автоматично виводити їх у таблицю, формувати зведення чи графіки відповідно до наданих відповідей. Налаштування в цьому випадку здійснюється за допомогою спеціально відведеного інструменту імпорту.

Далі йдуть завдання та нагадування, які також можуть бути частиною електронної таблиці, якщо ви використовуєте її як щоденник чи календар. Достатньо просто зв'язати обліковий запис Google з календарем або нотатками, щоб додати потрібну кількість записів. Ви отримуватимете повідомлення і завжди зможете перейти до перегляду збережених записів через кнопки на бічній панелі, що відповідають за відкриття цих доповнень.

В рамках цієї статті були розглянуті основні та найцікавіші функції Google Sheets. Успіхів!

Як працювати з Google Таблицями

Таблиці Google — зручний функціональний інструмент для роботи з даними. Сфера застосування Таблиць неймовірно широка, а базові можливості може навіть освоїти користувач з мінімальним досвідом. У цій статті ми розповімо про пристрій Google Sheets, цікаві лайфхаки та плюси, які ви отримаєте від їх використання.

З чого розпочати?

Безкоштовний профорієнтаційний проект

Пройдіть тест та визначте ваш напрямок у IT. Вигравайте призи, отримуйте подарунки та особистий план розвитку через безкоштовні гайди та кар'єрну консультацію.

Як знайти значок Таблиць Google Щоб отримати повний доступ до Таблиць, необхідно мати обліковий запис у Google. Іконка сервісу розташована разом із іншими інструментами. Створення нових документів та редагування старих можливо через головну сторінку сервісу, а також через Google Диск.

Аналітики впливають на зростання бізнесу. Вони з'ясовують, який товар і коли більше купують. Вважають юніт-економіку. Оцінюють окупність рекламної кампанії. Тому компанії шукають та переманюють таких фахівців.

• особисте (список справ, бюджет, календар тощо);
• робота (табель обліку часу, бюджет компанії, розклад змін тощо);
• управління проектами (плани проекту, діаграми контролю строків тощо);
• освіта (відвідуваність, журнал успішності).

Відкрити вже створену таблицю або створити нову можна в один клік. Під час роботи з документами не потрібно додатково зберігати внесені зміни – це відбувається автоматично. За промовчанням всі нові документи зберігаються в кореневій папці Google Диску. Якщо ви хочете перенести документ у конкретну папку, це можна зробити, клацнувши по іконці біля назви таблиці та вказавши шлях збереження. На самому Диску також можна переносити таблиці з однієї папки до іншої — перетягуючи іконки або клацнувши на назву і вибравши пункт «Перемістити до…». Але перед тим, як перемістити нову таблицю, потрібно дати їй ім'я.

Найближчий аналог Google Таблиць – це Microsoft Excel, оскільки функціонал їх багато в чому перегукується. Відкрити файл можна двома способами:

1. Завантажити його на Google Диск, а потім відкрити через меню "Файл" у Таблицях.
2. Через меню "Файл" - "Відкрити" - "Завантаження" знайти потрібний файл на комп'ютері або перетягнути вручну. Відкрити це вікно можна за допомогою гарячих клавіш Ctrl+O.

Завантажити створені або змінені таблиці можна через відповідний розділ у вкладці Файл. Скачування можливе у форматах .xlsx або .csv - вони підтримуються Microsoft Excel - або ще в декількох форматах, для яких доступний лише перегляд.

Важливо враховувати, що іноді об'ємні файли Excel з великою кількістю складних формул можуть у Таблицях відкриватися некоректно. Те саме відбувається і у зворотний бік: якщо на комп'ютері встановлена ​​застаріла версія Excel, деякі формули можуть бути пораховані неправильно.

Станьте аналітиком даних та отримайте потрібну спеціальність

Пройдіть тест і дізнайтеся, який ви аналітик даних і які перспективи на вас чекають. Посилання наприкінці статті.

Інтерфейс Google Таблиць

Меню в Google Таблицях

Почнемо вивчати функціонал таблиць. У верхній частині розміщується кілька вкладок основного меню:

Меню в Google Таблицях

Файл. Звідси можна відкривати існуючі документи, створювати нові, а також зберігати копії на комп'ютер. Крім того, ця вкладка містить доступ до глобальних параметрів.

Виправлення. З вкладки можна копіювати та вставляти окремі елементи, скасовувати виконані дії, редагувати формули.

Перегляд. Тут можна проводити налаштування формул, встановлювати діапазони, настроювати відображення головного меню.

Вставлення. Крім стандартних операцій — додавання рядків, стовпців та осередків — за допомогою цієї вкладки можна вставляти в документ зображення, форми або нові аркуші.

Формат. Служить для роботи з вмістом осередків (наприклад, з текстом), а також для встановлення вирівнювання, розміру шрифту, переносів тощо.

Дані. Тут можна налаштовувати фільтрацію, робити сортування, прибирати дубльовану інформацію, а також упорядковувати документи, наприклад видаляючи зайві прогалини.

Інструменти. За допомогою вкладки встановлюються оповіщення, захист, керування скриптами, а також створюються багатофункціональні форми.

Розширення. За допомогою вкладки можна додати зовнішні розширення для більш широких дій: Doctopus, Form Mule, CoRubrics та інші.

Довідка. Будь-яка допомога із застосування тих чи інших функцій, а також документація по Таблицях знаходиться в цій вкладці.

Панель інструментів

Стандартні інструменти Google Таблиць у чомусь схожі на функції Excel.

Панель інструментів у Google Таблицях

Серед найбільш затребуваних:

• скасування або повторення досконалої дії;
• можливість друку документа;
• копіювання та редагування формату;
• робота зі шрифтом (тип, розмір, імідж);
• редагування кордонів;
• вирівнювання тексту;
• додавання зображень та коментарів;
• фільтрація даних;
• робота з математичними функціями;
• заливка та зміна кольору шрифту.

Бокове меню

Праворуч від робочої області також розміщено кілька іконок меню. Розберемо їх докладніше зверху донизу:

• Календар. З його допомогою можна налаштувати календар безпосередньо в Таблицях без використання додаткових сервісів та програм.
• Google Keep. Надає швидкий доступ до Нотаток. Працює в обидві сторони: можна додати зображення з нотаток до таблиці або передати дані з таблиці в нотатки.
• Завдання. У цьому розділі можна створювати нові завдання для себе чи всієї команди.
• Контакти. Тут можна зберігати список контактів у будь-якому зручному форматі. Зазвичай список синхронізовано з телефонною книгою.
• Мапи. Швидкий доступ до Google Maps – наприклад, для оперативного уточнення інформації про розташування будь-якого об'єкта чи адреси.
• Встановлення доповнень. За допомогою останньої вкладки можна додавати нові доповнення, сумісні з Таблицями, у вікні Google Workspace Marketplace.

Рядок функцій

Далі на аркуші нового документа можна побачити рядок введення функцій. Принцип її роботи схожий на аналогічний рядок у Microsoft Excel. Основне призначення - внесення формул, які будуть проводити потрібні розрахунки, від простого підсумовування до обчислення робочих днів за календарем для всієї команди. Крім того, у цьому рядку відображаються дані будь-якого активного осередку, навіть якщо в ньому немає формул.

Внесення даних

Осередки. Дані вносяться в будь-яку активну комірку, як і в Microsoft Excel. Для цього не обов'язково робити її активним двома кліками — комірка доступна для змін вже при установці в ній курсору. Якщо необхідно додати або скопіювати дані з конкретної комірки, потрібно клацнути правою клавішею миші та вибрати команду із запропонованих: "Копіювати", "Вставити", "Вирізати" і т.д. Кожен осередок має власну унікальну адресу за літерним позначенням стовпця і числовим позначенням рядка.

Стовпці. Щоб виділити стовпець повністю, потрібно натиснути назву стовпця (A, B, C, D і т.д.), а потім за допомогою правої клавіші миші відкрити меню з необхідними діями. Стовпці можна копіювати, приховувати, вирізати, видаляти, вставляти, змінювати формат, сортувати дані в будь-якому порядку і виконувати ряд інших дій.

Робота зі стовпцем

Рядки. Ті самі дії можна проводити і з рядками на аркуші. Для цього потрібно аналогічно виділити весь рядок і відкрити меню для неї. Крім того, можна додавати або видаляти стовпці та рядки за допомогою меню «Правка».

Для зручності роботи можна закріплювати заголовки рядків та стовпців, а також будь-яку кількість даних, які завжди бажано тримати перед очима. Це можна зробити через меню «Вид» і вибір потрібної кількості клітинок, що закріплюються.

Закріплення рядків та стовпців

Рядки та стовпці можна переміщати по всьому листу. Для цього в меню "Правка" потрібно вибрати пункт "Перемістити" і перенести вибраний елемент на свій розсуд.

Також дані можна переміщати простим перетягуванням осередків, рядків та стовпців вручну. Достатньо виділити потрібну область, навести на неї курсор, дочекатися, доки він стане іконкою руки, і перемістити область у будь-яке місце на аркуші, не відпускаючи ліву кнопку миші або тачпад.

Історія змін та збереження

Одна з головних переваг Таблиць Google - автозбереження. Будь-яка зміна, що вноситься, відразу зберігається в пам'яті і не вимагає постійного контролю збережень на випадок відключення електроенергії або виникаючих помилок з ПЗ. Єдина умова — інтернет, що стабільно працює. При цьому будь-яку зміну можна відстежити. Це корисна функція, особливо якщо з документом працює кілька людей одночасно і є ризиком втрати важливих даних.

Зміни у документі

Праворуч від головного меню розташовується історія версій, клікнувши яку, можна побачити праворуч від таблиці всі внесені зміни. В результаті можна зробити «відкат» до потрібної версії документа, але слід враховувати, що зміни, внесені після точки відкату, також буде скасовано.У режимі перегляду історії змін редагувати таблицю не можна. Щоб не втрачати нові дані, можна зберегти ранню копію документа та працювати з нею. Версіям, створеним у різний час, можна давати унікальні імена для швидкого пошуку.

Спільний доступ до документа

Google Таблиці дозволяють працювати з документом відразу декільком користувачам, для яких можна вибрати різний рівень доступу. Доступ визначає автор таблиці. Для інших користувачів доступні такі функції.

Читач. Можна переглядати документ, але не можна вносити зміни та залишати коментарі у примітках.

Коментатор. Можна залишати коментарі по тексту та цікавим для даних, але самі дані змінювати не можна.

Редактор. Повний доступ до зміни даних у документі + функція коментування.

Доступи надають за посиланням на документ. Спочатку документ доступний для перегляду лише творцю і не може бути знайдений сторонніми користувачами.

Видалення та відновлення таблиці

Таблицю можна видалити як зі списку документів на головній сторінці Таблиць Google, так і при відкритому документі. Для цього в меню Файл необхідно вибрати команду Видалити. В результаті таблиця відправиться до Кошику, де зберігатиметься 30 днів, протягом яких її можна відновити. Після цього терміну вона зникне остаточно.

Безпека під час роботи з даними

Заборонити редагування можна не лише для всієї книги. До деяких даних (наприклад, фінансових показників) можна обмежити доступ навіть для тих, у кого встановлено рівень «Редактор». Для цього потрібно виділити потрібний діапазон осередків, рядок або стовпець, клацнути праву клавішу миші та вибрати меню «Захистити діапазон».Цю ж операцію можна виконати через меню "Дані", розділ "Захищені листи та діапазони".

Захист окремого діапазону

У вікні, що з'явилося праворуч, потрібно вибрати, що підлягає захисту - весь лист або конкретна група осередків. Потім у розділі «Задати дозволи» можна вказати користувачів, які мають доступ до нього. Якщо користувач має обмеження на внесення змін, при спробі правок для нього відображатиметься попереджувальне повідомлення.

Коментарі до осередків

При внесенні коментарів осередок виділяється жовтим трикутником у правому верхньому кутку, якщо залишено примітку чорним. На примітки інші користувачі не можуть відповідати, тому такий формат підходить для самостійної роботи з таблицею. Коментарі можуть припускати обговорення даних, тому підходять для таблиць, над якими працює відразу кілька осіб. Примітки можна видаляти за допомогою меню "Редагування" або через контекстне меню. Коментарі можна закривати після закінчення обговорення, вибравши пункт «Питання вирішено».

Формати та зовнішній вигляд даних

Таблиці передбачають роботу як з текстом, так і з числовими даними. Для зручності можна вибрати відповідний формат у кожному осередку. Існує велика кількість форматів, але всі вони зводяться до семи основних груп і похідних від них:

• текст;
• число;
• фінанси;
• відсоток;
• дата;
• час;
• валюти.

Змінити формат можна за допомогою відповідної вкладки у головному меню. Користувачам доступні округлення, різні варіанти відображення дати й часу, в тому числі і для користувачів. Для текстових даних є виділення тексту напівжирним шрифтом, курсивом, закресленим шрифтом.Є функція вирівнювання в комірці: по центру, по лівому або правому краю, а також напрямок тексту (згори донизу або знизу догори, по діагоналі).

Приклад форматів чисел

Зовнішній вигляд даних також можна відображати на власний розсуд. Для кожного осередку існує можливість заливання кольором, вибір певного шрифту, розставляння переносів. При цьому не обов'язково робити все вручну. Функція умовного форматування дозволяє задати для всієї таблиці або її окремої ділянки свої правила виділення даних.

Для налаштування необхідно перейти у вкладку «Формат» та вибрати «Умовне форматування».

У діалоговому вікні, що з'явилося праворуч, потрібно вибрати пункт «Додати правило», в якому з'являться можливості для налаштування. Далі можна задати умови, за яких осередки фарбуватимуться в потрібний колір або шрифт — змінювати свій розмір, колір або зображення.

Google Таблиці передбачають 18 умов форматування. Найчастіше правила застосовуються для осередків, що містять певні текстові чи числові дані, що відповідають тому чи іншому діапазону. Є й складніші завдання, які можуть виконувати Google Таблиці. При виборі у списку "Правила форматування" пункту "Ваша формула" можна встановити особливі умови для відображення даних. Наприклад, під час рекламної кампанії потрібно показати успішні чи неуспішні результати, і їх можна отримати лише шляхом додаткових розрахунків. За допомогою градієнта в такому випадку зазвичай показують відхилення у більшу чи меншу сторону від потрібних значень.

Робота з даними: фільтрація, сортування, зрізи

Фільтрування

Фільтри встановлюють на всю таблицю, щоб відключати дані, які не потрібні для роботи на даний момент.Це зручний формат при роботі з великими масивами інформації: ви можете вивчати дані лише за одним напрямом, типом контенту або, наприклад, видом товару.

Важливо пам'ятати, що після встановлення фільтра він буде відображатися для всіх користувачів, які працюють з таблицею. Налаштування для користувача зберігаються, і таких режимів можна створити відразу кілька. номер, а для зручності їх можна перейменовувати на свій розсуд.

Якщо ви хочете показати іншому користувачеві свої налаштування у фільтрі, достатньо встановити фільтр і надіслати скопійоване посилання.

Сортування

У розділі з описом стовпців було сказано, що дані в будь-якому зі стовпців можна відсортувати за алфавітом. якщо він є, щоб цього уникнути, потрібно в меню "Дані" вибрати пункт "Сортування діапазону".

Він стає активним при виборі потрібного діапазону. Принцип сортування стандартний, але для збереження рядка заголовків потрібно поставити галочку в розділі "Розширені налаштування сортування діапазонів" поряд із пунктом "Дані з рядком заголовка".

Якщо показники в таблиці однакові і необхідно їх відсортувати за кількома додатковими параметрами, можна додавати інші умови для сортування.

Зрізи

Ця функція з'явилася в Таблицях Google недавно. Вона дає нам можливість відображати зведену інформацію про стовпчик або діапазон даних. Щоб розпочати роботу з функцією, її потрібно запустити через меню "Дані" - "Додати зріз". Далі в налаштуваннях вказується його назва (за умовчанням «Зріз без назви») та зовнішній вигляд (шрифт, формат тексту, колір заливки тощо). Зріз відображається поверх осередків таблиці.

Перевірка

Щоб перевірити дані в діапазоні осередків (наприклад, відповідно до одного формату), потрібно також вибрати меню «Дані» та розділ «Налаштувати перевірку даних».

Налаштування перевірки даних

Налаштування виконується в такий спосіб.

1. Вибираємо діапазон осередків - Зазвичай це окремий стовпець.
2. Вибираємо необхідний формат, за яким потрібно провести перевірку (наприклад, усі осередки повинні мати числовий формат).
3. Натискаємо кнопку «Зберегти».

Якщо з таблицею ведеться активна робота і є більша ймовірність помилок, їх можна попередити активацією пункту "Забороняти введення даних". Це потрібно зробити в розділі "Для невірних даних". Якщо під час введення даних формат відповідає заданому, Таблиці виводять попередження користувачеві і дають можливість відредагувати осередок. Також у комірці з'являється позначка з необхідністю використання правильного формату.

Ця функція дозволяє працювати не тільки з конкретним форматом осередку, але і з умовним форматуванням. Наприклад, за допомогою перевірки можна відстежити дані більше чи менше необхідного діапазону.

Зведені таблиці

Цей інструмент є одним із головних та зручних при структуруванні великих масивів інформації.У цьому Таблиці Google схожі на Microsoft Excel, де зведені таблиці також користуються великою популярністю.

Наприклад, при роботі з даними для роздрібного магазину потрібно фіксувати всі продажі, закупівлі, їх вартість, дати та інші дані. максимальний прибуток за певний період часу.

Звіт створюється за допомогою меню "Вставка" - "Зведена таблиця". При цьому створюється новий аркуш і відкривається додатково вікно редактора. .

Налаштування зведеної таблиці

Формули в Google Таблицях

Головна складова Таблиць, як і у випадку з Microsoft Excel, – широкі можливості роботи з формулами: від найпростіших математичних функцій до складних розрахунків та перевірок на умови.

Введення формули здійснюється так само, як і в Excel. .

Якщо параметрів кілька, вони розділяються знаком «;». Дані для обчислень вводяться вручну або вказуються як посилання на конкретні осередки (діапазон осередків) у таблиці Можна також вказувати діапазони, які мають власні імена, але їх потрібно створити.Для цього на вкладці «Дані» або через контекстне меню, що викликається кліком правої кнопки миші, вибираємо відповідний пункт, потім + Додати діапазон і вводимо його назву.

Загалом у Таблицях передбачено близько 400 функцій, розбирати кожну з яких потрібно окремо. Якщо порівняти з Excel, то деяких функцій від продукту Microsoft у Google Sheets немає. І навпаки: така функція, як GOOGLETRANSLATE, що перекладає з однієї мови іншою, є тільки в Таблицях.

• СУМА. Найпростіша і найзрозуміліша формула — відповідає за складання чисел із кількох осередків. Записується у форматі «=СУМ(A1; B1)».
• РАХУНОК. Показує кількість осередків у діапазоні з числовими значеннями. Записується у форматі "=РАХУНОК(A1:B5)".
• ЯКЩО. Відповідає за логічну перевірку даних у осередках у форматі «істина – брехня». Записується у форматі «=ЯКЩО(логічне вираження; значення, якщо істина; значення, якщо брехня»).
• СУМІСЛІ. Складає числа у діапазоні залежно від заданих умов. Записується у форматі «=СМІСЛИ(вибраний діапазон; умова) ».
• РАХУНКИ. Підраховує кількість осередків у діапазоні, що відповідають певним умовам. Записується у форматі «=РАХУНКИ(вибраний діапазон; умова) ».

Побудова діаграм та графіків

Для візуалізації даних Google має інші сервіси — наприклад, Power BI або Google Data Studio, — але діаграми та графіки можна будувати і всередині Таблиць. Це зумовлено необхідністю наочно показувати результати досліджень, не перемикаючись між сервісами лише з однією метою. Запустити побудову діаграм можна за допомогою меню «Вставка». Далі потрібно вибрати розділ "Діаграма", яка за умовчанням створить такий тип графіка:

Робота з діаграмами та графіками

У правому меню відкриється редактор діаграм, у якому можна задати потрібний зовнішній вигляд, змінити діапазон даних та пріоритетні осі. Також можна змінити тип діаграми. Крім стовпчастої, тут передбачені пелюсткова та лінійна діаграми. Також Google Таблиці підтримують велику кількість графіків та інших типів діаграм (наприклад, карти та відображення різних показників країн).

Вибравши тип, можна попрацювати над його візуалізацією: підібрати колір, ширину стовпців, назву осей, встановити крок поділу тощо. Діаграми, створені в Таблицях Google, можна зберегти окремим файлом у вигляді зображення, а також опублікувати у себе на сайті, вписавши в код. Це можна зробити, відкривши меню, що випадає, у правому верхньому кутку діаграми.

Інтеграція з іншими сервісами Google

Сервіси Google – повноцінна екосистема, де все взаємопов'язано. Тому таблиці можна легко інтегрувати в інші інструменти, наприклад Forms або Analytics.

Інтеграція з Google Analytics

Логічно, що Таблиці як аналітичний інструмент тісно пов'язані з головним аналітичним продуктом від Google. Підключити його можна за допомогою меню "Розширення" - "Встановити доповнення". У вікні потрібно знайти Google Analytics - у списку або через пошук. Потрібно дати дозвіл аддон на установку.

Щоб вивантажити дані з Google Analytics у Таблиці, потрібно скористатися меню "Розширення" - "Google Analytics" - "Create new report".

У вікні редактора звітів потрібно заповнити назву звіту, обліковий запис, ресурс та подання. Після цього необхідно зазначити, які метрики переносяться до Таблиці. Це робиться за допомогою пунктів "Метрики" та "Параметри".

Після цього автоматично створюється аркуш під назвою «Report Configuration», у якому прописуються параметри звіту.

Сам звіт можна створити за допомогою меню "Розширення" - "Google Analytics" - "Run Reports". Програма вивантажить необхідні дані, з якими можна працювати далі. Більш складний рівень - автоматичне вивантаження даних у наявну таблицю.

Інтеграція з Google Forms

Жодного налаштування для інтеграції з Формами не передбачено — це за умовчанням є у Таблицях. Нова форма створюється через меню "Інструменти". У меню «Створити форму» натисніть відповідний редактор.

Цей сервіс дозволяє в зручному форматі збирати і обробляти дані, що цікавлять. Важливий плюс функції: навіть якщо ви не створили заздалегідь таблицю для збору інформації, її все одно вдасться вивантажити. У режимі редагування форми потрібно перейти на вкладку «Відповіді» та у верхньому правому кутку вибрати Google Sheets.

Інші доповнення

Якщо розглянути інші можливості інтеграції Google Sheets із сервісами Google, можна виділити такі цікаві розширення:

• Template Gallery набір готових шаблонів для планів, звітів, створення меню, графіків тощо;
• Sort by Color можливість сортування даних за кольором осередку;
• Power Tools - пошук дублікатів у таблиці, видалення подвійних прогалин, порожніх стовпців та осередків та ряд інших корисних функцій;
• Remove Duplicates пошук осередків з однаковими даними;
• Supermetrics - вивантаження даних із кількох аналітичних сервісів (в т.ч. не тільки Google Analytics);
• Crop Sheet видалення порожніх рядків та стовпців, очищення таблиці від непотрібних осередків.

Гарячі клавіші

Гарячим клавішам у Google Sheets може бути присвячене окреме дослідження.Поки зупинимося на ключових можливостях Таблиць та розповімо, як їх можна застосовувати. За допомогою гарячих клавіш можна збільшити швидкість роботи в Таблицях приблизно в 1,5 рази:

• Ctrl + пробіл - Виділення стовпця;
• Shift + пробіл - Виділення рядка;
• Ctrl + Home - Повернення на початок листа;
• Ctrl+Backspace - Перехід до активного осередку;
• Ctrl+K - Вставка посилання;
• Home - Повернення на початок рядка.

Також у Таблицях працюють деякі стандартні гарячі клавіші з Microsoft Excel, наприклад, Ctrl + C, Ctrl + V і т.д.

Спеціальні можливості Google Таблиць

Робота в офлайн-режимі

Щоб отримати доступ до табличних документів, не виходячи в Інтернет, можна скористатися можливостями браузера Google Chrome.

1. Потрібно встановити розширення Google Документи офлайн.

2. У «Налаштуваннях» необхідно встановити прапорець у меню «Дозволити створення файлів та роботу з недавніми документами, таблицями та презентаціями Google на цьому пристрої, навіть якщо воно не підключене до Інтернету».

4. Правою кнопкою миші натиснути на файл і увімкнути параметр «Офлайн-доступ».

Додавання кількох облікових записів

За наявності кількох авторизованих облікових записів Google можна працювати з документами через кожен окремо. Ви можете переключатися між обліковими записами через профілі браузера Google Chrome.

1. У браузері потрібно натиснути на фото профілю у верхньому правому кутку.
2. Вибрати "Керувати користувачами".
3. Натиснути «Додати користувача».
4. Ввести логін та пароль від іншого облікового запису, натиснути «Додати».
5. Увійти до нового облікового запису. Усі налаштування та закладки будуть збережені автоматично.
6. Переключення між обліковими записами також можна проводити через фото профілю.

Робота з макросами Excel

Макроси – зручні інструменти, що дозволяють автоматизувати складні та об'ємні завдання у Microsoft Excel. При цьому їх можна використовувати і в Таблицях Google.

Як записати макрос

1. Відкрити через меню "Інструменти" - "Макроси" - "Записати макрос".
2. Вибрати тип посилання.
3. Виконати операцію, яку потрібно автоматизувати, натиснути «Зберегти».
4. Дати макросу ім'я, натиснути "Зберегти".
5. Щоб виконати макрос, потрібно запустити його через меню "Інструменти" - "Макроси" - "Назва збереженого макросу".

Декілька порад по роботі з макросами

1. Щоб макрос працював ефективніше, кількість дій у ньому бажано мінімізувати.

2. Використовувати макроси краще для роботи з операціями, що часто повторюються, які не вимагають складної настройки.

3. Для макросів краще створювати свої гарячі кнопки. У таблицях можна створити до десяти таких комбінацій.

4. Краще мінімізувати кількість копій макросів. Можна застосовувати макрос, записаний для однієї осередки до діапазону осередків. Для цього достатньо виділити кілька осередків та запустити макрос.

5. Скрипти пов'язані лише з Google Таблицями та не можуть бути використані в інших сервісах Google.

Як висновок

Якщо резюмувати та підбити підсумки, можна відзначити основні плюси та мінуси Google Таблиць.

Плюси

Робота з хмарним сховищем. Онлайн-сервіс не передбачає спочатку обов'язково фізичного збереження документів. Усі зміни, що вносяться до таблиці, зберігаються моментально, що унеможливлює ризик зникнення даних через нестабільний інтернет або несправності обладнання.

Простота доступу до інших людей. Доступ для інших користувачів забезпечується за рахунок передачі посилання на таблицю. Це дозволяє одночасно працювати над одним документом одразу декільком людям.При цьому всі зміни фіксуватимуться і у разі помилки завжди можна зробити відкат на потрібну позицію.

Імпортування даних із різних джерел. Якщо документ додається з Excel до Таблиці Google, всі формули параметри будуть збережені. Зі зворотним порядком робота трохи складніша.

Схожість інтерфейсів Google Таблиць та Microsoft Excel. Для користувача, що звикли працювати з Excel, перехід з однієї платформи на іншу не важко. Сервіс Таблиць зберігає весь основний функціонал, і це стосується використовуваних формул.

Мінуси

Складність формул. Формули та функції дісталися сервісу у спадок, і тому для успішної роботи з таблицями потрібно вміти використовувати хоча б частину з них.

Відсутній окремий дизайн елемент. При цьому можна налаштувати його за рахунок підключення до соціальних мереж власника.

Немає традиційної служби підтримки. У Google Sheets немає класичного вікна, за допомогою якого можна було дізнатися про тонкощі роботи з Excel.

Складність під час роботи з великими масивами. У цьому функціонал Таблиць дещо поступається класичному Excel. При цьому робота щодо вдосконалення системи ведеться.

Обмежена кількість стандартних функцій. У Microsoft Excel міститься значно більше формул і функцій.