Як здати звітність до ФСС через інтернет безкоштовно

Щоб у ФСС здати звіт онлайн, не обов'язково підключати платний електронний документообіг (ЕДО). Фонд соцстраху розробив безкоштовний сервіс, що дозволяє надіслати електронну форму 4-ФСС швидко та безкоштовно. Сьогодні розповімо, як користуватися системою, а також нагадаємо, кому потрібно здавати розрахунок за нарахованими та сплаченими страховими внесками у 2022 році.

Розрахунок 4-ФСС - хто, коли і навіщо його подає

Відповідно до п. 1 ст. 5 Федерального закону від 24.07.1998 № 125-ФЗ (далі - Закон № 125) кожен роботодавець, який уклав трудовий договір з працівником, зобов'язаний застрахувати його від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань. Фізичні особи, які виконують роботи (послуги) за цивільно-правовим договором або договором авторського замовлення, також мають бути застраховані від цих випадків, якщо за умовами договору замовник зобов'язаний перераховувати за виконавця страхові внески.

Усі організації та підприємці, які наймають працівників за такими договорами, щомісяця (до 15-го числа) перераховують за них страхові внески у розмірі, що залежить від класу професійного ризику – від 0,2 до 8,5 % (п. 4 ст. 22 Закону) №125). Сплативши внески, роботодавець повинен відзвітувати за ними.

У зв'язку з цим роботодавці щоквартально подають до ФСС спеціальний звіт - Розрахунок за нарахованими та сплаченими страховими внесками (форма 4-ФСС, затв. наказом ФСС РФ від 26.09.2016 № 381).

Строки подання розрахунку 4-ФСС

(п. 1 ст. 24 Закону № 125)

За 1 квартал 2022 року

За півріччя 2022 року

За 9 місяців 2022 року

Роботодавці, у яких у попередньому періоді чисельність працівників перевищувала 10 осіб, можуть подати звіт до ФСС лише онлайн, підписаний посиленим електронним підписом (УКЕП). А ті, у кого минулого кварталу працювало 10 або менше осіб, мають право подати звіт як у паперовому, так і в електронному вигляді (п. 1 ст. 24 Закону № 125).

На практиці межу між паперовим та електронним форматом можна не помітити. Однак, недотримання встановленого порядку подання розрахунку загрожує роботодавцю штрафом.

Уявімо ситуацію, в яку може потрапити будь-який бухгалтер. У невеликій фірмі протягом 1-го кварталу працювало 7 осіб. За такої чисельності бухгалтер звик подавати 4-ФСС у паперовому вигляді. Однак перед закінченням кварталу (наприкінці березня) в компанію прийняли ще 5 осіб. Загальна кількість працівників у 1-му кварталі становила 12 осіб. Це означає, що застосовувати паперову форму більше не можна — тепер звітувати у ФСС можна лише онлайн. Бухгалтер про це забув та відправив розрахунок на папері. Отримавши його, фахівці ФСС одразу виявили порушення порядку подання звітності та згідно з п. 2 ст. 26.30 Закону №125 оштрафували фірму на 200 руб.

Ситуація може ускладнитися і тим, що у невеликій компанії зазвичай немає електронного документообігу (ЕДО). Раптовий приріст чисельності працівників змушує витрачати час на пошуки відповідного оператора, який надасть канал зв'язку з держорганами, вивчення його тарифів, підключення, налаштування системи тощо. Так можна пропустити всі терміни подання звіту та отримати ще більший штраф.

Ненадання страхувальником розрахунку 4-ФСС у встановлений термін тягне за собою накладення штрафу у розмірі 5 % суми нарахованих страхових внесків за останні 3 місяці звітного періоду, але не більше 30 % зазначеної суми і не менше 1 000 руб. (п. 1 ст. 26.30 Закону №125).

Зазначимо, що таке покарання можна отримати за неписьменністю бухгалтера. Адже для подання звіту в електронній формі зовсім не обов'язково підключати платні канали ЕДО — є абсолютно безкоштовний спосіб подати звітність за формою 4-ФСС онлайн прямо на сайті ФСС або через портал «Держпослуги».

Як безкоштовно здати електронний звіт до ФСС — покрокова інструкція

Відразу попередимо, що багато операторів ЕДО теж пропонують скласти звітність безкоштовно. Йдеться про пробний період, який дозволяє бухгалтеру протестувати новий канал.

Тривалість такого тестування може бути місяць. Однак за підсумками все одно доведеться укласти договір на обслуговування або розлучитися із цим оператором. Такий спосіб подання звітності через інтернет ми вважаємо умовно безкоштовним і описувати не будемо.

Надсилання форми 4-ФСС на сайті ФСС

На порталі Фонду соцстраху є шлюз спеціально розроблений для відправки форми 4-ФСС. Через нього можна здати звітність онлайн швидко, безкоштовно та надійно. Єдине, що від вас вимагається, — отримати у ФНП посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП) для керівника або іншого співробітника, уповноваженого на підпис звітності.

Алгоритм відправки форми 4-ФСС через шлюз складається з 5 кроків:

1. Підготуйте форму 4-ФСС на сайті Фонду або за допомогою програми.
2. Перевірити, чи правильно ви заповнили форму 4-ФСС можна за допомогою роз'яснень від експертів «КонсультантПлюс».Отримайте пробний демодоступ до системи КонсультантПлюс та безкоштовно переходьте у Готове рішення.
3. Вивантажте звіт у форматі xml (система приймає тільки цей тип файлів).
4. Зайдіть на шлюз прийому розрахунку – fss.ru.
5. У розділі «Надіслати документ» прикріпіть xml-файл звіту (вибрати файл, підтвердити завантаження). Звіту буде надано ідентифікатор.
6. У розділі «Перевірка та контроль» введіть отриманий ідентифікатор та завантажте квитанцію про подання звіту.

Отримавши звіт, Фонд перевірить файл та електронний підпис. Коли помилок немає, відправнику надсилають квитанцію про набуття форми, а якщо є — квитанцію про отримання звіту з помилками. У разі доведеться поправити форму і відправити «уточненку». При цьому днем ​​подання форми вважатиметься дата та час, зазначені в першій квитанції про прийом розрахунку (4.12 наказу ФСС РФ від 12.02.2010 №19 - далі наказу ФСС РФ).

Якщо помилки будуть критичними (не відповідає формату файлу, відсутній або закінчився термін УКЕП і т. д.), то звіт не приймуть взагалі, а відправнику направлять протокол перевірки (4.10 наказу ФСС РФ).

Ще на сторінці шлюзу у вкладці «Особистий кабінет» можна переглянути звіти про минулі перевірки та завантажити квитанції. Введіть реєстраційний номер, вкажіть період, натисніть кнопку «Шукати». У списку, що з'явився, натисніть на потрібний ідентифікатор, а далі - подивіться історію статусів і, за необхідності, скачайте квитанцію.

Відправлення форми 4-ФСС через «Держпослуги»

ЕСІА «Держпослуги» теж дозволяє здати звіт 4-ФСС онлайн та абсолютно безкоштовно. При цьому наявність електронного підпису також є обов'язковою.

На головній сторінці порталу перейдіть до розділу «Органи влади», натисніть на ФСС РФ, а далі виберіть послугу «Подача розрахунків зі сплати страхових внесків».

Прочитавши опис послуги, натисніть кнопку «Отримати послугу». Завантажте звіт і перейдіть до підписання форми. За процесом відправлення та прийняттям форми можна стежити у «Особистому кабінеті» системи.

Зверніть увагу, що прийом розрахунку порталом «Держпослуги» здійснюється не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​його надходження. Про це попереджає система опису послуги.

При цьому облік поданого розрахунку в самому Фонді також проводиться не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​надходження форми на сервер ФСС. Це означає, що роботодавець має враховувати ці дні на пересилання та реєстрацію файлу від порталу до фонду. Надсилати звіт в останній день через «Держпослуги» не варто, тому що ви ризикуєте запізнитися.

Через шлюз прийому на сайті ФСС форма піде у Фонд безпосередньо, а отже, надійде швидше. Однак відправку на «Держпослугах» теж не можна списувати з рахунків і можна використовувати як перевірений запасний варіант, якщо з якоїсь причини шлюз не працює.

Підбиваємо підсумки

Для подання звітності 4-ФСС через інтернет застосовують два способи — на офіційному сайті Фонду соцстрахування та через портал «Держпослуги». Обидва варіанти дозволяють безкоштовно та надійно відправити електронний файл розрахунку прямо до Фонду, без передачі даних третім особам. Єдина умова — наявність УКЕП, якій потрібно засвідчити файл, що відправляється.

Більш повну інформацію на тему ви можете знайти в КонсультантПлюс.
Безкоштовний безкоштовний доступ до системи на 2 дні.

Подання звіту за формою 4-ФСС в електронному вигляді

4-ФСС в електронному вигляді подається в соцстрах у встановленому xml-форматі.Хто має складати формуляр по телекомунікаційних каналах зв'язку? Чи можна заповнити 4-ФСС онлайн? Які нюанси подання електронного звіту? Відповіді на ці та інші питання читайте у матеріалі далі.

Де подивитись формат звіту 4-ФСС на 2022 рік

Форму 4-ФСС затверджено наказом ФСС РФ від 14.03.2022 № 80. Це оновлений бланк, який застосовується, починаючи зі звітності за 2 квартал 2022 року. Докладніше про нововведення ми писали тут. Але актуальною ця форма буде лише у 2, 3 та 4 кварталах 2022 року. З 2023 року ПФР та ФСС об'єднуватимуться і форма 4-ФСС змінить свій вигляд і увійде до складу об'єднаного бланку ЄФС-1.

ВАЖЛИВО! З 2023 року Пенсійний фонд та Фонд соціального страхування об'єднуються у Фонд пенсійного та соціального страхування. Докладніше про це ми писали тут. У зв'язку з цим кардинально змінюється порядок подання звітності. Форми СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД та 4-ФСС об'єднуються в одну форму (ЕФС-1). Форма СЗВ-М скасовується. Замість неї до податкової (не до ПФР!) надаватимуться персоніфіковані відомості про фізичних осіб. Але звітувати за 2022 треба буде за старими правилами. Докладніше про 4-ФСС за 2022 рік ми писали тут.

Як здавати звітність та сплачувати податки за 2022 рік у 2023 році, ми роз'яснили у статті.

Актуальний у 2022 році формуляр можна знайти:

Якщо вам потрібен зразок 4-ФСС за 2022 рік, скористайтесь зразком експертів КонсультантПлюс. Пробний доступ до системи безкоштовний.

Зверніть увагу! Формувати та подавати 4-ФСС на папері мають право лише ті страхувальники, у яких штат у розглянутому періоді не перевищив порогового значення у 10 співробітників. Решта повинні звітувати перед ФСС лише електронно.

З електронним форматом форми 4-ФСС 2022 можна ознайомитися на порталі ФСС.

Зауважимо, що інформація за XSD-схемою наведена на порталі ФСС швидше для комп'ютерників, які займаються програмним забезпеченням для звітів (наприклад, співробітників операторів ЕДО). Бухгалтер, який здає звіт, найімовірніше, зможе лише визначити, що форма, що направляється, містить форматні помилки — це випливатиме з повідомлень системи, через яку надсилається звіт.

Роз'яснення від «КонсультантПлюс»:
Організація у липні змінила адресу місцезнаходження з Москви на Санкт-Петербург. Звітність подається в електронному вигляді. Який порядок подання звітності за формами СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ та 4-ФСС? Відповідь на запитання див. тут. Пробний доступ до КонсультантПлюс є безкоштовним.

Для того, щоб таких помилок не виникало, ФСС пропонує спеціальні поради щодо здачі 4-ФСС за новою формою через свій портал. Розглянемо основні з цих порад у наступному розділі.

Нюанси здачі 4-ФСС в електронному вигляді

Для того, щоб здати 4-ФСС на порталі ФСС, потрібно:

1. Мати інтернет-доступ до самого порталу. Шлюз прийому ФСС розташований за адресою http://f4.fss.ru.

2. Вказати під час реєстрації на порталі адресу електронної пошти страхувальника.

3. Оформити на співробітника, уповноваженого підписувати звітність для соцстраху, кваліфікований сертифікат ключа ЕЦП.

Більше про оформлення ЕЦП, а також про те, чи підійде для ФСС ЕЦП, оформлена, наприклад, для податкової, дивіться у статті «Як отримати ключ електронного підпису для податкового».

4. Встановити на комп'ютер, з якого буде надсилатися звіт, засоби для перевірки та роботи з ЕЦП, наприклад програму «КриптоПро CSP».

5.Сформувати файл звіту 4-ФСС у форматі xml (з урахуванням вимог наказу № 80). Підготувати файл можна за допомогою того ж порталу трьома шляхами:

• Без реєстрації на порталі ФСС (тоді файл звіту не збережеться на сайті, однак буде сформовано та перетворено на потрібний формат). Ця опція доступна за посиланням.
• Скористайтеся спеціальним ПЗ для підготовки звітів до ФСС. Опція для завантаження ПЗ розміщується тут.
• З реєстрацією на порталі через кабінет страхувальника (далі розбиратимемо цей шлях).

6. Для формування та підписання звітів особа, яка має право це робити, також має бути зареєстрована на порталі ФСС. Для цього у кабінеті страхувальника на порталі реєструється сертифікат, оформлений на таку особу. Можливий варіант здачі за дорученням, але тоді через кабінет страхувальника потрібно подати заяву та додати до неї скан довіреності.

Зверніть увагу! Розгляд заяви на надсилання звітів довіреною особою може тривати до 5 робочих днів. Зважайте на цей аспект при прийнятті рішення про використання послуг довіреної особи.

7. При вході зареєстрованого користувача на портал ФСС стає доступною кнопка «Форма 4-ФСС». Натиснувши на неї, користувач потрапить до розділу підготовки звіту в електронному вигляді. Далі потрібно заповнювати звіт, дотримуючись вказівок системи.

Важливо! За цією ж кнопкою є посилання "Завантажити XML" - по ній доступна опція підвантаження звіту з інших програм.

8. Виконайте форматно-логічний контроль готового звіту, натиснувши кнопку «Перевірка». Якщо є помилки, у спливаючому вікні з'явиться їх опис. Помилки слід усунути. Готовий файл без помилок вивантажте на робочий комп'ютер за допомогою кнопки Вивантажити в XML.

Запам'ятайте або вкажіть шлях до вивантаженого файлу.Стандартно він вивантажується в папку C:\Program Files\FSSRF\ARM_FSS\IMPORT\.

9. Закрийте усі вікна програми, крім початкового верхнього меню. У меню виберіть «Облікова робота», а у списку — «АРМ підписання та шифрування».

10. Якщо потрібно встановити новий сертифікат ЕЦП, це робиться в АРМ підписання. Ми виходимо з того, що сертифікат уже встановлено. Тому у вікні АРМ підписання вибираємо вкладку «Підписати та зашифрувати» та вказуємо шляхи до сертифікату ЕЦП та xml-файлу, збереженому на комп'ютері. Натискаємо кнопку «Підписати та зашифрувати» (правий нижній кут вікна).

10. Надсилаємо звіт до ФСС. Це можливо:

• безпосередньо з АРМ підписання, в якому перебуваємо за кнопкою «Надіслати до ФСС»;
• через шлюз ФСС за кнопкою «Надіслати документ» — у цьому випадку з'явиться кнопка «Огляд», за якою можна знайти та вибрати зашифрований та підписаний файл із 4-ФСС.

При надсиланні файлу буде присвоєно унікальний ідентифікатор. По ньому можна відстежувати стан відправки (кнопка «Перевірка та контроль»), а також отримати квитанцію про прийняття звіту соцстрахом.

Підсумки

Електронну форму 4-ФСС можна здати кількома способами. Зокрема таку можливість пропонує портал ФСС. Для подання звітності страхувальнику потрібно зареєструватися на порталі, а також мати кваліфікований ключ ЕЦП для того, хто підписуватиме 4-ФСС. Крім того, подача 4-ФСС по електронних каналах зв'язку вимагатиме встановлення додаткового ПЗ на той комп'ютер, де підписуватиметься і з якого надсилатиметься звіт.

З 2023 року відбудеться об'єднання ПФР та ФСС, у зв'язку з чим багато звітів, у тому числі 4-ФСС, втратить свою актуальність.

Як здати звіт ЄФС-1 в електронному вигляді безкоштовно

ЕФС-1 здають у територіальне відділення Соцфонду в електронному вигляді або на папері. У статті торкнемося оптимальних способів подання звіту, а також роз'яснимо, як здати звіт ЄФС-1 електронно безкоштовно.

Хто, коли має складати електронний звіт ЄФС-1

Здавати звіт в електронному вигляді можуть усі страхувальники! Це випливає із ст. 8 ФЗ № 27 , оскільки:

• якщо у страхувальника працює 11 осіб та більше, він зобов'язаний здавати ЄФС-1 в електронному вигляді, підписуючи його УКЕП;
• якщо у страхувальника працює до 10 осіб (включно), то він може звітувати як на папері, так і в електронному вигляді (на вибір).

Зверніть увагу! З 2024 діє нова форма ЄФС-1, затверджена наказом СФР від 17.11.2023 №2281. Формат подання відомостей затверджено наказом СФР від 23.11.2023 №2315.

При визначенні чисельності персоналу враховують усіх працівників, зокрема тих, хто працює з ГПД!

Як показує практика, найбільш зручним, оптимальним є електронний спосіб здавання. До речі, здавати ЄФС у будь-який спосіб дозволяється через уповноваженого представника.

Якщо страхувальник, у якого працює понад 10 осіб, здав паперову версію звіту, його оштрафують на 1000 грн. (п. 2 ст. 8 та ст. 17 ФЗ № 27)!

Нагадаємо: Звіт здається частинами (в різні терміни), але те щоб у результаті всі необхідні частини були здані до 25-го числа. Якщо якісь розділи (підрозділи) з ЄФС потрібно подати на одну дату, їх представляють разом. Актуальні на 2024 р. терміни:

відомості про трудову (іншу) діяльність

У випадках прийому на роботу, призупинення та поновлення дії трудового договору, звільнення зареєстрованої особи - не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​видання наказу (розпорядження), документа або прийняття іншого рішення, що підтверджують оформлення, призупинення, поновлення чи припинення трудових відносин

відомості про страховий стаж

підстава для відображення даних про періоди роботи застрахованої особи в умовах, що дають право на дострокове призначення пенсії

Щодо певних застрахованих осіб підрозділ подається після закінчення календарного року - пізніше 25-го числа місяця, наступного за звітним періодом.

відомості про зарплату та умови здійснення діяльності працівників державних (муніципальних) установ

відомості про застрахованих осіб, за яких перераховано додаткові страхові внески на накопичувальну пенсію та сплачені внески роботодавця

відомості про "нещасні внески"

Яку відповідальність передбачено за порушення порядку та термінів подання форми ЄФС-1, докладно роз'яснили експерти «КонсультантПлюс». Якщо у вас немає доступу до довідково-правової системи, отримайте пробний демодоступ та безкоштовно переходьте до Путівника.

Заповнення та складання електронного звіту

Існує достатньо інтернет-сервісів, за допомогою яких можна заповнити та надіслати звіт. Наприклад, сформувати, здати звіт можна за допомогою НВІС. Зробити це можна і в «1С:Підприємство».

Що пропонує Соцфонд

СФР рекомендує відправляти ЕФС-1 електронно через ТКС. Для цього необхідно підключитися до системи ЕДО. Процес підключення включає:

• придбання ЕП;
• укладання договору з оператором зв'язку на надання відповідних послуг (платних!);
• подання заяви до СФР про підключення до системи ЕДО.

Оператора можна вибрати самостійно.

Сервіси для здачі ЄФС-1

Сформувати, подати звітність в електронному вигляді дозволяють послуги на офіційному сайті Соцфонду. Насамперед особистий кабінет страхувальника. Через нього, наприклад, можна надсилати відомості про застрахованих осіб.

Нагадаємо: Кабінет страхувальника (платника внесків) можуть завести організації, ІП, особи, що приватно практикують. Через нього формують та здають певну звітність, здійснюють та контролюють платежі, звіряють розрахунки з фондом, роблять запити. При цьому:

1. Реєстрація кабінету можлива через портал «Держпослуги» та сайт СФР.
2. При реєстрації через портал «Держпослуги» для авторизації в особистому кабінеті страхувальника можна використовувати обліковий запис на цьому порталі.
3. ЕСІА – так називають обліковий запис на «Держпослугах».

Страхувальники користуються сервісами СФР на безоплатній основі!

Розглянемо, як підготувати та здати ЄФС на сайті фонду, з відвідуванням Соцфонду та без відвідування. Алгоритм такий: спочатку формується файл із потрібними розділами, підрозділами ЄФС, далі його відправляють, здають у СФР одним із способів. Перший передбачає здачу ЄФС-1 електронно (дистанційно). Другий передбачає, окрім відправки, відвідування СФР.

Заповнення, здавання звіту через сайт СФР двома способами

Соцфонд пропонує здійснювати підготовку звітності за допомогою програми "Spu_orb" версії 2.150 від 12.01.2023. Для роботи з нею потрібно спочатку завантажити та встановити її на ПК. Платити за це не потрібно.

Програма призначена для самостійної підготовки звітності та підійде для всіх, хто надсилає звітність на папері або електронно. Допомагає виявляти помилки та коректно заносити інформацію.

За допомогою програми можна вводити, вивантажувати, роздруковувати документи, які призначені для Соцфонду. Тут можна заповнити необхідні розділи, підрозділи з ЄФС, отримати в результаті файл формату ".XML".

Далі готовий файл потрібно завантажити до контуру АІС ПФР-2 через сайт фонду (вибрати розділ «Кабінет страхувальника»):

Спосіб 1. Надсилання електронного звіту без відвідування СФР

Для подання електронного звіту потрібна авторизація до ЄСІА та УКЕП!

Цим варіантом можуть користуватися всі страхувальники, тобто. е. ті, хто надає звітність. Для цього достатньо:

1. Завантажити готовий файл зі звітом і надіслати його на обробку, натиснувши відповідну кнопку (див. вище).
2. Можна відразу сформувати звіт і далі відправити його на обробку (див. вище).

Нагадаємо: ЄФС-1 об'єднує відомості з раніше діючих та скасованих звітів, що слід врахувати при надсиланні звіту ЄФС в електронному вигляді:

• підр. 1.1 - аналог СЗВ-ТД (дані про трудову діяльність);
• підр. 1.2 - аналог СЗВ-СТАЖ (страховий стаж);
• підр. 2 – аналог ОДВ-1, розд. 5 (підстава для відображення даних про періоди роботи в умовах, що передбачають дострокову пенсію);
• підр. 3 – аналог ДСВ-3 (дані працівників, яким нараховували додаткові внески на накопич. пенсію);
• розд. 2 – аналог 4-ФСС (внески на травматизм).

Спосіб 2. Вивантаження, здавання файлу з відвідуванням СФР

Цей варіант передбачає оплати, доступний для ІП, організацій. У фонд надають проект звіту без авторизації та без підписання УКЕП. Для цього страхувальник:

1. У вікні записує ІПН, номер реєстрації.
2. Потім завантажує, прикріплює сформований файл із «Spu_orb» (це і є проект звіту).
3. Наприкінці натискає «Зберегти», після чого страхувальнику надходить повідомлення з номером, який потрібно запам'ятати.

Тут йдеться про звичайне завантаження файлу з проектом, яке не прирівнюється до складання звітності. Тому після такого завантаження страхувальник має підтвердити проект, пред'явивши СФР оригінал звіту на паперовому носії, який він підписав власноруч. Зробити це можна за особистого відвідування відповідного відділення Соцфонду, через уповноваженого представника або шляхом надсилання звіту поштою.

Підсумки

1. Здати ЄФС-1 електронно завдячують страхувальники, у яких працює 11 і більше осіб. Інші можуть, але не повинні використовувати електронний формат.
2. СФР рекомендує надавати електронну звітність через ТКС, підключившись до ЕДО. Але послуги оператора ЕДО, з яким укладається договір при підключенні, вимагають оплати.
3. Через сайт СФР можна відправити ЄФС дистанційно, але для цього потрібна авторизація до ЄСІА та УКЕП.

Більш повну інформацію на тему ви можете знайти в КонсультантПлюс.
Безкоштовний безкоштовний доступ до системи на 2 дні.