Як зробити запит до архіву

Якщо ви всерйоз вирішили зайнятися встановленням історії своєї сім'ї та упорядкуванням генеалогічного древа, то рано чи пізно ви зіткнетеся з необхідністю надсилання запиту про конкретного родича до архіву. Як правило, оформити запит і яких помилок варто уникати, розповідаємо в цій статті.

Запити документів в архіви поділяються на три великі групи:

тематичні,
генеалогічні,
запити соціально-правового характеру

Тематичний запит — це запит про надання інформації щодо певної проблеми, теми, події чи факту. Основний різновид, який може допомогти при складанні родоводу – біографічний запит. По ньому встановлюються дані, необхідні відтворення біографії конкретного члена сім'ї.

Генеалогічний запит - Це запит на встановлення спорідненості двох або більше осіб. З допомогою генеалогічних запитів можна відтворити історію роду.

Запит соціально-правового характеру — це запит від фізичної чи юридичної особи, пов'язаний із забезпеченням прав та законних інтересів громадян.

Як правильно оформити запит?

Грамотно оформлений запит має містити:

відомості про його автора - назва організації або ПІБ фізичної особи;
поштова адреса для надсилання відповіді на запит;
тему запиту. Чим конкретніше зазначено тему запиту, тим більше шансів на його успішний розгляд;
хронологічні рамки запитуваної інформації. Це дуже важливо, оскільки одним запитом встановити історію цілої родини неможливо. Сфокусуйтеся однією етапі часу чи одному конкретному члені сім'ї.

Запит до архіву оформляється письмово, у вільній формі, і відправляється на ім'я директора архіву. Ви можете написати його особисто, а можете надіслати поштою.

Що робити після оформлення запиту і коли надійде відповідь?

Після оформлення запиту краще зателефонувати до архіву та переконатися в тому, що ваш запит прийнято та взято в роботу. Терміни виконання тематичного чи генеалогічного запиту встановлять за попереднім узгодженням із Вами, оскільки вони залежить від складності.

Якщо ви надіслали непрофільний запит (тобто вказали в ньому неправильну інформацію або направили до неправильного архіву), то протягом п'яти робочих днів вам повинні відповісти з повідомленням про непрофільний запит та пояснення, куди краще звернутися у вашому випадку.

Зверніть увагу, що запити до архівів – платна послуга. Терміни та вартість робіт завжди повинні бути узгоджені з вами заздалегідь, а також має бути укладений та підписаний договір про надання послуг. Якщо ваш запит – об'ємний і вимагає пошуку за значним комплексом документів, то ви маєте право вимагати письмових повідомлень про проміжні результати роботи архіву.

Запити до архівів можуть здатися складною бюрократичною процедурою, але насправді оформити їх досить просто. А якщо ви сумніваєтеся у своїх силах, то завжди можете вдатися до допомоги професіоналів.

Генеалогія для всієї родини

«Вивчення історії своїх предків є найцікавіша наука» (А.С. Пушкін)

Як скласти запит до архіву?

Здрастуйте, дорогі читачі! Минулого місяця я опублікувала цілий цикл статей, присвячених історії становлення архівної системи Росії. Досить теорії! Сьогодні ми трохи попрактикуємось. Припустимо, ви поставили за мету отримати будь-яку інформацію про ваших предків або події минулого. Але де його взяти? Адже сучасників подій столітньої та більшої давності не знайти. Навіть про життя сучасників не завжди можна дізнатися з особистої розмови.

Причини можуть бути різними.Але вихід є - можна звернутися з запитом в архів. На жаль, не завжди архівні працівники відповідають на них. Одна з підстав - неправильно складений запит. Розберемося, як це зробити правильно.

Визначаємось з видом запиту

Бажаєте познайомитись з біографією предка, отримати історичну довідку тощо. - Вам потрібніше тематичний запит.
Цікавитесь історією одразу цілої родини чи роду, хочете дізнатися родич вам чи людина ні — створюємо генеалогічний запит.
Якщо потрібен матеріал із забезпечення законних інтересів чи прав будь-кого — соціально-правовий запит (службові; від фізичної чи юридичної особи; консульські - від іноземців до російських архівів, від росіян - до закордонних).

Складаємо запит

Пишемо на ім'я директора архіву.
Вказуємо відомості про себе чи організацію, від імені якої запит створюється.
Вказуємо зворотну адресу та контактний телефон. Інакше куди вам відповідатимуть?
У вільній формі чітко та лаконічно сформулюємо питання. Чим конкретніше ви визначите суть завдання, тим більше шансів отримати саме ту інформацію, на яку ви розраховуєте. Та й відповідь отримаєте швидше.
Для того щоб прискорити роботу співробітників архіву та отримати потрібні відомості, вказуємо якомога точніший час та місце. На якій території проживали люди чи відбувалися події, які вас цікавлять? Коли це було?

Тепер потрібно визначитися з тим, куди направити ваш запит.

Якщо потрібно дізнатися дату народження, смерті чи укладення шлюбу – звертаємось у РАГС району. Але лише за умови, що не минуло понад 75 років.
Якщо потрібно встановити точну дату, з моменту якої минуло більше 75 років — запит надсилаємо в державний обласний архів.
Якщо хочете дізнатися про роботу родича, досягнення, нагороди, заслуги, звертайтеся в архів організаціїде він перебував. Якщо ваш родич був військовим, звертайтеся до Російського державного військового архіву, якщо моряком - до Центрального військово-морського архіву.

Чому немає відповіді

Якщо не відповіли протягом 3 місяців, можливо, ви використовували занадто розмиті формулювання, і працівники архіву просто ніяк не можуть закінчити роботу, передаючи ваш запит із відділу до відділу. Або він просто загубився. У будь-якому випадку можна надіслати запит повторно.

Особливості співпраці з архівами

Зробити запит до архіву буде корисно не тільки тоді, коли ви шукаєте родичів. Це знадобиться, якщо ви пишете диплом, докторську дисертацію чи будь-яку іншу наукову роботу. Щоб отримати доступ до історичних документів, у вашій науковій установі потрібно надати до архіву «Ставлення», де буде відзначено організацію, яка надіслала вас до архіву, та тему запиту.

Звертаєтесь з особистої ініціативи — запитають лише паспорт. Бланк заяви, яку потрібно заповнити, отримаєте на місці.

Деякі послуги можна отримати лише за платунаприклад, сканування, ксерокопія, роздруківка. За терміновість підготовки документів також іноді доводиться доплачувати.

Збираючи інформацію про події та людей минулого, ми іноді стикаємося з труднощами. Але чим складніше шлях пройдено, тим більше задоволення ми отримаємо від результату.

Читайте також:

Якщо Вам сподобалася стаття, поділіться інформацією із друзями:

9 коментарів у “ Як скласти запит до архіву? ”

Інга24 квітня 2014 в 7:17 Незважаючи на те, що я вже неодноразово надсилала запити в архіві, було цікаво почитати. До речі, в Санкт-Петербурзі мені надходили відповіді на запити через 6-8 місяців після відправки. Тож на відповідей можна чекати дуже довго. Лено, а у вас є досвід відправлення запитів до інших країн, які раніше були нашими республіками? Прибалтика, Білорусь, Україна, Молдова тощо? Адже наш народ так колесив країною, що дуже часто треба звертатися до колишніх братніх республік. Я надсилала запит до Білорусі — ніхто не відповів. =((

admin автор посту 3 квітня 2015 в 12:32 Здравствуйте, Виктория! Чіткої структури запитів до архіву немає. Є загальні правила: чітке формулювання питання, вказівка вихідних даних (час, місце, де відбувалися події, що вас цікавлять, або відомі дані про предка), гарантія оплати при необхідності, наявність зворотної адреси, куди буде відправлена відповідь. На сайтах багатьох архівів є спеціальні шаблони запитів. Якщо ж ні, писати треба у вільній формі. Зразкові шаблони генеалогічних запитів бачила лише тут www.zaporozhskie.ru/load/. arkhivy/5-1-0-22 Подивіться, може підійдуть.

admin автор посту 18 лютого 2016 в 11:37 Здравствуйте, Маріє! При роботі в архівах зазвичай вимагають підтвердження спорідненості, іноді можуть зробити виняток, якщо минуло вже понад 100 років та інформація не засекречена. Я б почала зі свідоцтва про народження вашого діда, можна звернутися до РАГСу, який його видав. Адже у свідоцтві про народження написана не вся інформація, в актовому записі мають бути зазначені дати народження ваших прабабусі та прадіда, місце народження, а також місце проживання на момент реєстрації народження.Для звернення до загсу бажано мати ваше свідоцтво про народження та свідоцтво про народження вашої мами + свідоцтво про народження вашого діда, про якого ви згадали. Якщо цей РАГС не у вашому місті, зверніться до свого, там повинні надіслати ваш запит до потрібного РАГСу, а також видати вам відповідь, коли він прийде. Знаючи дату та місце народження вашого прадіда, буде легше при зверненні до архівів. Також, отримавши ці відомості, можна піти далі, за місцем народження вашого прадіда і його точної дати народження, можна буде з'ясувати і імена його батьків, швидше за все вже через метричні книги, але це вже наступний етап. Щодо участі у Першій Світовій війні вашого предка: у СЗРТ реалізується глобальний проект, присвячений учасникам Першої Світової війни 1914.svrt.ru Може там щось знайдете. Ще хороша зачіпка — взуттєва фабрика, якою володіли ваші предки, але потрібно дізнатися насамперед ті дані, про які я сказала вище. Дізнаєтеся все, що можна через РАГС та Інтернет, напишіть мені, подумаємо куди звертатися далі.

Залишити коментар Скасування відповіді

Отримати безкоштовно

Найкраще

Шаблон «Генеалогічне дерево сім'ї» - Переглядів: 85,781
Шаблон «Генеалогічне дерево» (для портфоліо дитини) - Переглядів: 62,671
Дякуємо за ваш перший коментар! - Переглядів: 56,463
Історія прізвищ - Переглядів: 53,067
Шаблон генеалогічного древа «Моя сім'я» - Переглядів: 31,557

Мітки

Архіви

Травень 2024 (2)
Січень 2024 (1)
Вересень 2023 (1)
Серпень 2023 (1)
Травень 2023 (2)
Вересень 2022 (1)
Травень 2022 (1)
Січень 2022 (1)
Травень 2021 (1)
Січень 2021 (2)
Грудень 2020 (1)
Листопад 2020 (1)
Травень 2020 (2)
Квітень 2020 (2)
Березень 2020 (2)
Лютий 2020 (1)
Січень 2020 (1)
Травень 2019 (1)
Листопад 2018 (1)
Квітень 2018 (1)
Листопад 2017 (1)
Жовтень 2017 (2)
Липень 2017 (1)
Червень 2017 (1)
Березень 2017 (1)
Січень 2017 (4)
Грудень 2016 (2)
Вересень 2016 (1)
Серпень 2016 (1)
Липень 2016 (3)
Червень 2016 (1)
Травень 2016 (2)
Березень 2016 (3)
Грудень 2015 (2)
Вересень 2015 (1)
Серпень 2015 (3)
Червень 2015 (1)
Травень 2015 (5)
Квітень 2015 (1)
Березень 2015 (1)
Лютий 2015 (2)
Січень 2015 (2)
Грудень 2014 (1)
Листопад 2014 (4)
Жовтень 2014 (2)
Вересень 2014 (5)
Липень 2014 (4)
Червень 2014 (6)
Травень 2014 (7)
Квітень 2014 (7)
Березень 2014 (6)
Лютий 2014 (10)
Січень 2014 (9)
Грудень 2013 (10)
Листопад 2013 (13)
Жовтень 2013 (13)
Вересень 2013 (13)

Як складати запит до архіву

Відновлення історії роду - складне і кропітке завдання. Коли сім'я не має інформації, можна звернутися до архіву. І багатьох лякає перспектива звернення до цієї організації.

Вже на етапі складання запиту можуть опуститись руки — що, куди і як писати? Запит - це основний етап у процесі пошуку своїх родичів. Те, наскільки правильно та грамотно ви його склали, відіграє вирішальну роль. До якого саме архіву звертатися і як сформулювати запит для пошуку даних, розповімо в нашій статті.

Визначте мету запиту

Не завжди є час приїжджати до архіву самостійно, але це й необов'язково, принаймні на початковому етапі. Адже до архіву можна надіслати запит.І головне, що слід розуміти для складання запиту, що саме вам потрібно. Потрібно чітко сформулювати питання, якщо хочете швидко отримати результат. Звичайно, існують компанії, які за плату сформують та надішлють запит за вас. Але іноді можна спробувати зробити все самому.

Насправді зараз багато архівів мають спеціальні форми для звернення безпосередньо через сайт. Це зручно та швидко. А якщо такої форми немає, знайдіть на сайті архіву розділ "Контакти". Там мають бути вказані телефон, електронна пошта та адреса.

Невдалий приклад формулювання питання

“Розкажіть, будь ласка, все про мого прапрадіда Майського Дмитра Антоновича. У нього були блакитні очі та біле волосся. Жив він у Стругах, як і вся наша родина. Я його правнучка, маю його фото.”

На жаль, на таке запитання вам ніхто не дасть відповіді. Адже питання має містити не лише ваше бажання дізнатися щось, а й конкретну інформацію про людину, яку ви шукаєте.

Вдалий приклад формулювання питання

“Прошу надати можливість отримати запис про народження Травневого Дмитра Антоновича, нар. у 1900-1903 pp. у селі Струги Псковської області, щоб дізнатися імена його батьків.

Правильна постановка питання та максимум інформації в лаконічній формі дозволять співробітникам сфокусуватися на вашому запиті та допомогти знайти відповіді. Не потрібно розписувати у листі всю історію вашої родини. Це лише завадить співробітнику зосередитись на важливому, і ймовірність помилки зросте. Тож чим лаконічніше — тим краще.

До якого архіву звертатися

Однак для того, щоб відправити запит до архіву, потрібно як мінімум розуміти, до якого саме архіву потрібно звертатися — до регіонального чи відомчого, а, можливо, досить просто зв'язатися із загсом?

Якщо з моменту створення потрібного вам документа минуло сто років, то, швидше за все, слід звернутися до архіву. А «молодші» документи можна запросити і в загсі вашого міста. .

Тобто якщо йдеться про ваших родичів, які жили в Радянському Союзі, то з високою ймовірністю їх документи можна відшукати в загсі.

Види архівів

На щастя, в наші дні повноваження архівів та фондів чітко структуровані та організовані. Архіви в Росії бувають не тільки державними, а й відомчими. працював. Сузивши коло, ви швидше дістанетеся до відповіді на свої запитання.

Державні архіви:

Федерального значення. Зазначимо ГАРФ — найголовніший архів нашої країни, де зберігаються унікальні документи історичного значення.
Суб'єктного значення. До них відносяться обласні, муніципальні та районні.

Відомчі архіви включають архіви державних структур і організацій, установ.

Наприклад, існують архіви військових комісаріатів, а також центральний архів Міністерства оборони, до яких можна звернутися для пошуку інформації про родичів-учасників Великої Вітчизняної війни.А якщо ваш родич був членом партії, тоді сміливо звертайтеся до Російського державного архіву соціально-політичної історії, або РДАСПІ. Сюди ж належать загси, архіви МВС, профспілкові, академії наук тощо.

Не всі знають, де та яку інформацію можна знайти. Читайте статтю про архіви «Архіви. Що де зберігається»

Отримати інформацію на запит із відомчих архівів — досить складна процедура, оскільки у кожного з них свої статути, що регламентують.

Коли ви визначилися з архівом, слід зателефонувати до нього або подивитися на сайті та уточнити, чи займаються співробітники запитами, що входять. І, якщо робота зі зверненнями громадян на тему пошуку даних про родичів ведеться, дізнайтеся, яким способом архіву буде зручніше прийняти заяву — електронною поштою чи традиційним листом, а може, архів має спеціальну онлайн-форму на сайті.

Скільки коштує запит?

Єдиної цінової політики щодо опрацювання запитів архівами немає. Однак, ця послуга може бути як платною, так і безкоштовною — все залежить від архіву.

Інформацію про вартість можна знайти на сайті архіву у нормативних положеннях або у спеціальній вкладці про послуги.

Що має бути у документі для запиту

Зауважимо, що зразки документів найчастіше можна зустріти на сайтах архівів або в Інтернеті. Але всі вони найчастіше відрізняються один від одного і не дають чіткої відповіді на питання, як має виглядати запит до архіву. Так що ми спробуємо хоча б перерахувати, що точно ніяк не можна прогаяти в документі, щоб розраховувати на ефективний пошук співробітником архіву.

Шапка документа

Верхня частина документа, або шапка, нагадує будь-яку іншу частину формального документа. Кому одержувач.Однак, заявка на запити часто оформляється на ім'я директора архіву, а не на окремого співробітника. Усі контакти ви можете знайти на сайті архіву, із цим проблем виникнути не повинно. І, звичайно ж, має бути вказано точну назву архіву, до якого ви звертаєтесь. Не забудьте залишити свої контактні дані: пошту, телефон, інакше вам банально не зможуть відповісти.

Основна частина

Про те, як важливо дотримуватися лаконічної форми запиту, ми вже написали вище. У заяві сам запит має зайняти 4-5 рядків. Не варто писати есе на тему: "Мій дідусь Діма".

Ввічливе та культурне звернення до співробітників архіву підвищить шанси на успіх і на те, що вашу заяву не відхилять. Співробітниками архівів не вітаються розпливчасті формулювання та масштабні запити про родичів у вигляді «проведіть генеалогічне дослідження роду Травневих» або «хочу дізнатися про родовід свого прізвища Травневий». Вирішення таких завдань досить важко, і архів навряд чи за них візьметься, оскільки генеалогія сім'ї — непрофільний напрямок його діяльності.

Завершення документа

Ваш документ необхідно буде роздрукувати та поставити від руки дату та підпис. Потім відсканувати та надіслати на пошту потрібного вам архіву. Якщо вам не відповіли відразу, то не варто кілька разів надсилати один і той же лист. Адже ви можете заплутати співробітників. Можна надіслати листа з питанням про уточнення обробки заяви, вказавши дату, прізвище та ім'я.

Що якщо запит відхилили?

Трапляються випадки, коли архіви відхиляють запити на пошук інформації про родичів.

Статися це може з кількох причин:

неправильно складена заява;
некоректно складено питання;
архів не займається такими послугами.

У перших двох випадках можна змінити ситуацію. Наприклад, спробувати звернутися в архів особисто, зателефонувати або уточнити в листі у відповідь причину відхилення.

Важливо: архів зобов'язаний пояснити відмову у наданні даних. І якщо вам здається, що співробітники відмовили вам без вагомих причин, то можна звернутися зі скаргою до Росархіву чи суду.

Якщо архів може відхилити вашу заяву, то загс зобов'язаний надати відповідь на запит про надання інформації про родичів. Хоча якщо в архіві доказ спорідненості не потрібний, то в ЗАГСі таке підтвердження можуть запросити. Або попросити надати свідоцтво про смерть.

Дуже часто можна зіткнутися із відсутністю документів в архівах. Адже наші предки зберігали інформацію на паперових носіях, які страждали від пожеж, вогкості та неправильного зберігання.

Підписуйтесь на нашу групу у Однокласниках – Nasledie.digital. Тут ми розповідаємо:
🗓 про яскраві події кожного дня
📜 про те, як пишуть історію та зберігають пам'ять про людей
🌳 про родові дерева та фамільні герби
🧑‍🎓 про біографії видатних людей
📚 про мемуари та літописи

Ще одна причина відмови - помилки в даних, які ви надали. Можливо, у вас помилкові відомості про дату народження свого родича, що з'явився на початку XX століття. Найчастіше люди зовсім не мали документів про народження, і при отриманні радянського паспорта вони додавали або зменшували собі роки життя.

Ви можете змінити спосіб зберігання інформації про Вашу родину. Цифрова капсула часу – це сучасне та надійне рішення, яке збережеться на віки, адже світ стрімко розвивається. І хто знає, може, паперових носіїв незабаром зовсім не залишиться.

Збережіть історію Вашої родини надійно у персональній цифровій капсулі часу. Ви можете не перейматися збереженням сімейного архіву протягом століть. Залишіть свої координати для запису на консультацію “Перший крок”

Як зробити запит до архіву пологового будинку