Електронний підпис (ЕЦП): для чого потрібний і як його отримати фізичним та юридичним особам

Електронні документи поступово витісняють паперові, і без електронного підпису, що дозволяє підтвердити справжність документа, у світі не обійтися. Електронний підпис став обов'язковим інструментом для ведення бізнесу. Для фізичних осіб це зручний спосіб взаємодії з держорганами, роботодавцями та вузами.

У цій статті ми поговоримо про види цифрових підписів, способи їх отримання та сфери застосування.

Що таке електронний підпис

Електронний підпис (ЕП), іноді званий також електронно-цифровим підписом (ЕЦП), являє собою інформацію в електронній формі, що приєднується до електронного документа, що підписується з її допомогою. Вона дозволяє ідентифікувати особу, яка підписала електронний документ, підтвердити авторство цього документа та надати підписаному файлу юридичної сили.

ЕЦП відрізняються ступенем захисту та можуть використовуватися фізичними або юридичними особами для різних цілей:

• Електронні підписи використовуються при взаємодії з порталами державних послуг, таких як Держпослуги, Держзакупівлі, Росреєстр та інші. З їх допомогою легко записатися на прийом до держустанов, подавати заяви для оформлення документів, а також сплачувати штрафи та податки.
• ЕП потрібна за участю в електронних торгах та аукціонах для проходження ідентифікації, засвідчення документів та підписання контрактів.
• Використання електронних підписів значно спрощує процедуру подання звітності до контролюючих органів, оскільки дає можливість відправляти підписані ЕЦП документи до Федеральної податкової служби, Фонду соціального страхування, Пенсійного фонду Росії або Росстату віддалено.
• Також ЕЦП є незамінною в електронному документообігу як усередині компанії, так і при обміні інформацією між контрагентами.

Види ЕЦП

Існує два види електронного підпису: проста ЕЦП і посилена, яка може бути як кваліфікованим, так і некваліфікованим.

Проста ЕЦП

До простого електронного підпису (ПЕП) можна віднести поєднання логіну та пароля, які користувач вводить при вході в особистий кабінет різних онлайн-сервісів, коди доступу, які отримуються по SMS, а також коди на скретч-картах. ПЕП створюється найінформаційнішою системою, в якій використовується такий електронний підпис, і підтверджує, що її створила певна людина.

Просту ЕП часто застосовують при виконанні банківських операцій, для ідентифікації користувача в різноманітних інформаційних системах, при отриманні послуг на порталі «Держпослуги», також ПЕП можна завірити документи, але тільки всередині корпоративного електронного документообігу (ЕДО). Для надання підписаному ПЕП документу юридичної значущості між підписантами мають бути укладені відповідні угоди, які регламентують правила застосування та визнання ЕП.

Простий електронний підпис не може бути використаний для підписання електронних документів, що містять державну таємницю. Недоліком простої ЕП є низький рівень захисту. Вона дозволить визначити автора документа, але захистить файл від підробки.

Посилена некваліфікована ЕЦП

Посилений некваліфікований електронний підпис (НЕП) дозволяє не тільки ідентифікувати особу власника документа, але й визначити, чи були внесені в даний файл будь-які зміни після того, як він був підписаний. .Ступінь захисту такого підпису вважається середньою.

НЕП являє собою два унікальні набори символів, що йдуть у певній послідовності та пов'язані між собою. Одна з цих послідовностей є електронним ключем, а інша використовується як ключ перевірки ЕЦП. засоби криптографічного захисту інформації»).

Сама по собі посилена некваліфікована електронний підпис не є повним аналогом власноручного підпису, проте при підписанні угоди з конкретною організацією про визнання її такою може надавати документу юридичну значимість, але тільки в ЕДО з цією компанією і для внутрішнього і зовнішнього електронного документообігу.

Посилена кваліфікована ЕЦП

Посилений кваліфікований електронний підпис (КЕП) має найвищий ступінь захисту, і будь-який підписаний таким підписом електронний документ вважається аналогом паперового документа, який підписаний власноруч.

На відміну від некваліфікованої, КЕП формується із застосуванням коштів СКЗІ, які пройшли сертифікацію ФСБ РФ.А видавати такі ЕЦП можуть виключно центри, що засвідчують, які мають відповідну акредитацію, отриману в Мінкомзв'язку Росії. Такий центр забезпечить людину чи організацію, які отримують КЕП, кваліфікованим сертифікатом ключа перевірки ЕП, що знаходиться на спеціальному USB-носія. У деяких випадках для використання необхідна установка додаткового ПЗ.

Цей вид ЕЦП не вимагає підписання додаткових угод — посилений кваліфікований електронний підпис надає документам юридичної чинності автоматично. КЕП дозволяє організувати подання звітності до будь-яких контролюючих органів влади, брати участь в електронних торгах, вести ЕДО як усередині організації, так і з її зовнішніми контрагентами та держструктурами.

Як отримати електронний підпис

Розглянемо, які кроки необхідно зробити для отримання електронного підпису фізичним та юридичним особам.

Отримання ЕП фізичною особою

Фізособам найпростіше звернутися для отримання електронного підпису до МФЦ. Все, що для цього потрібно, це записатися на прийом і надати низку документів:

• заяву на виготовлення кваліфікованого сертифікату;
• документ (паспорт), що засвідчує особу, а також копії сторінки з фотографією та сторінки з пропискою;
• пенсійну картку - СНІЛС;
• свідоцтво про присвоєння ІПН.

Просту ЕП приватні особи можуть отримати безкоштовно, тоді як за посилений електронний підпис доведеться заплатити.

Також можна оформити сертифікат у спеціальному центрі, що посвідчує. Вартість сертифікату залежить від тарифного плану. Заявку на отримання сертифіката можна залишити онлайн, а потім відвідати центр. Для цього потрібно:

• пройти реєстрацію на сайті центру;
• вибрати тарифний план та сплатити рахунок;
• приїхати в центр у призначений час та надати паспорт, ІПН та СНІЛЗ.

Отримання ЕП юрособами або ІП

Юридичні особи також отримують кваліфіковані сертифікати ЕЦП в центрі, що засвідчує, або в МФЦ. Перелік акредитованих центрів, що посвідчують, можна подивитися на сайті Мінкомзв'язку Росії. Оскільки отримати ЕП віддалено не можна, слід вибрати центр, що має філію у вашому місті.

Вам знадобляться такі документи:

• Заява виготовлення ЭП. При зверненні до центру, що посвідчує, вам нададуть форму заяви, а в МФЦ ви зможете заповнити заяву на сайті держпослуг.
• Виписка з ЄДРЮЛ або ЄГРІП. Отримати таку ви можете на сайті ФНП.
• Для юросіб знадобиться також копія статуту, а для індивідуальних підприємців — паспорт та СНІЛЗ.

Якщо ЕЦП отримує представник, він повинен буде надати довіреність уповноваженого представника на отримання підпису та свій паспорт.

Після перевірки документів спеціалістами центру, що посвідчує, протягом 4-10 робочих днів сертифікат буде виготовлений. Щоб отримати його швидше, можна сплатити терміновий тариф.

Термін, який видається сертифікат ЕП, зазвичай становить один рік. Якщо термін електронного підпису ще не минув, його можна продовжити за допомогою чинного сертифіката. Якщо термін дії попереднього сертифіката закінчився, доведеться знову подавати заяву і надавати повний пакет документів. Однак підписані документи вважаються дійсними після закінчення терміну дії сертифіката ключа перевірки ЕЦП.

Власнику електронного підпису видається спеціалізований цифровий носій - USB-токен, який виглядає як звичайний флеш-накопичувач, і сертифікат у паперовому та електронному варіанті. Для роботи з електронним підписом потрібно встановити на комп'ютер спеціальні програмні засоби.

Як підписати документ електронним підписом

Процес підписання документа ЕЦП залежить від програми, де він створювався чи редагувався. При цьому на ваш комп'ютер попередньо повинні бути встановлені спеціальні сертифікати, видані в організації, яка реєструвала ЕЦП. Розглянемо, як відбувається підписання у програмі Microsoft Word:

1. Відкриваємо документ.
2. Заходимо в меню Файл і вибираємо пункт Відомості.
3. Далі клацаємо на пункт «Захист документа».
4. У списку вибираємо пункт «Додати цифровий підпис».

Як перевірити справжність підпису

Багато інформаційних системах є вбудована функція перевірки електронного підпису. Але перевірити ЕЦП можна і самостійно за допомогою спеціальних програм та веб-сервісів. Перевірки підлягають НЕП та КЕП - електронні підписи, які базуються на інфраструктурі закритих та відкритих ключів. За допомогою закритого ключа відбувається створення підпису, а відкритий ключ дозволяє перевірити його справжність.

Існують два різновиди посилених ЕП:

• Приєднана — в цьому випадку формується один файл, в якому міститься і сам підпис, і документ, для якого його створили (треба перевіряти цей єдиний файл).
• Від'єднана, яка створюється окремо від документа, що підписується, як файл з розширенням .sig (потрібно перевіряти обидва файли - і документ, і файл електронного підпису).

Найпростіше провести перевірку ЕП через онлайн-сервіси. Для цього потрібно просто перейти за посиланням, завантажити документ і зачекати на результат перевірки.

1. Необхідно вибрати тип документа.
2. За допомогою кнопки "Завантажити файл" вибрати документ, а для від'єднаного підпису ще й файл підпису.
3. Ввести капчу.
4. Натиснути кнопку "Перевірити".

Після завершення перевірки сервіс покаже відомості про власника сертифіката, що засвідчує центр, в якому він був отриманий, і про термін дії ЕЦП.

Крім того, є й інші сервіси для перевірки електронних підписів, наприклад, безкоштовний сервіс «Контур.Кріпто» та окремі програми, такі як «КриптоАРМ». , а також плагіни для продуктів Adobe для перевірки PDF-файлів.

Дотримуйтесь запобіжних заходів

Необхідно пам'ятати про те, що будь-яка ЕЦП відкриває доступ до особистої інформації про її власника і дає можливість здійснювати важливі дії, тому не можна допускати попадання електронного підпису в чужі руки, що зберігається на флешці-токені, повинна бути надійно захищена від крадіжки. електронно-цифровий підпис третім особам забороняється, про це сказано у Федеральному законі № 63 «Про електронний підпис».

Якщо електронний підпис було втрачено або вкрадено, необхідно якнайшвидше написати заяву на відкликання підпису до центру, що засвідчує.Так ви уникнете ситуації, коли вашим підписом можуть скористатися зловмисники для незаконних операцій, скоєних від вашого імені. Після цього потрібно буде написати заяву на випуск нового сертифікату.

Електронний підпис для порталу Держпослуги

Юридичні та фізичні особи можуть вирішувати повсякденні завдання без візиту до різних контролюючих органів через Держпослуги. Один із способів отримати повний доступ до всіх сервісів порталу – підтвердити обліковий запис за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

У статті ми пишемо «отримати електронний підпис», хоча в центрі, що засвідчує, отримують «сертифікат» електронного підпису. Ми спростили терміни свідомо.

Які електронні держпослуги будуть доступні

Використовувати всі можливості Держпослуг можуть лише користувачі з підтвердженим обліковим записом. Щоб отримати такий статус облікового запису, потрібно зареєструватися на порталі, заповнити основні дані та підтвердіть особистість – для останнього кроку підійде кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Повний список сервісів, які є на Держпослугах, можна переглянути на порталі. У таблиці зібрали найпопулярніші.

Замінити паспорт громадянина РФ

Зареєструватися за місцем перебування або місцем проживання

Зареєструвати або зняти з обліку автомобіль

Дізнатися про штрафи ДІБДР

Отримати відомості про податкову заборгованість або про особовий рахунок у Соціальному фонді РФ

Подати податкову декларацію

Подати заяву на реєстрацію шлюбу до РАГСу

Зареєструватися в ЄІС для участі у держзакупівлях з 44-ФЗ та 223-ФЗ

Підтвердити вид діяльності у Соціальному фонді РФ

Подати документи щодо сплати страхових внесків

Отримати дозвіл на рух автомобільними дорогами

Оформити дозвіл на будівництво

Отримати свідоцтво приватного охоронця

Сплатити штрафи ДІБДР

Якщо ви ще не отримали сертифікат електронного підпису, оформіть його в центрі, що посвідчує, який пройшов акредитацію. В УЦ Контуру є підписи для торгів, звітності та особових справ. Допоможемо оформити сертифікат ФНП для керівника.

Як зареєструватися на порталі Держпослуги фізособі

Використовувати всі можливості Держпослуг можуть лише користувачі з підтвердженим обліковим записом. Щоб отримати такий статус, потрібно зареєструватися на порталі, заповнити основні дані та підтвердити особистість. Останнє можна зробити чотирма способами:

• особисто прийти до центру обслуговування, їх список є на порталі,
• отримати код підтвердження Поштою Росії,
• авторизуватися в особистому кабінеті або мобільному додатку банку,
• використовувати для входу кваліфікований електронний підпис.

Як підтвердити особу за допомогою КЕП

Щоб підтвердити особистість, дотримуйтесь інструкцій.

1. На головній сторінці порталу виберіть «Інший спосіб реєстрації» та внесіть дані.
2. Підтвердьте дію за допомогою коду: він прийде на телефон.
3. Авторизуйтеся в особистому кабінеті, потім під кнопкою «Знайти найближчий центр обслуговування» натисніть посилання «Електронний підпис».
4. Виберіть спосіб підтвердження «Електронним підписом або УЕК».
5. Підключіть токен і натисніть кнопку «Готово» — почнеться перевірка електронного підпису. Коли дані перевірять, з'явиться вікно з повідомленням про підтвердження облікового запису.

Як зареєструватися на порталі Держпослуги юрособі

Зареєструвати організацію на Держпослугах може її керівник. Для цього він повинен:

1. Зареєструватись як фізична особа та підтвердити обліковий запис.
2. Після того, як обліковий запис буде підтверджено, в особистому кабінеті фізособи він має натиснути «Увійти як організація» та зареєструвати юрособу.
3. Підтвердити дії за допомогою кваліфікованого підпису керівника. Особистий кабінет організації стане доступним у термін від 15 хвилин до 5 днів.

Одна фізособа може створити на порталі скільки завгодно профілів організацій, якщо є їх керівником.

Чи ведете бізнес без бухгалтера? Спростіть облік із Контур.Ельбой. Сервіс порахує податки та внески, підготує платіжки, відстежить рахунки та сплати. Перевірте самі – перші 30 днів безкоштовно.

Реклама 16+. АТ «ПФ «СКБ Контур». Реквізити ОГРН 1026605606620. 620144, Єкатеринбург, вул. Народної волі, 19А.

Який електронний підпис підійде для порталу Держпослуги

Для доступу до особистого кабінету порталу Держпослуг підійде будь-який кваліфікований сертифікат електронного підпису, в якому наведено ваші дані:

• для звітності та електронного документообігу керівник може використати свою КЕП
• співробітникам підійде електронний підпис для фізичних осіб.

Зараз Уряд пробує новий спосіб підписання документів на порталі — за допомогою Держключ. Воно дозволяє отримати через Держпослуги сертифікат електронного підпису. Поки програма працює в експериментальному режимі (Постанова Уряду РФ від 15.07.2021 №1207). За допомогою нього фізособа може підписувати документи, здійснювати правочини та інші юридично значущі події.

Як випустити електронний підпис для порталу Держпослуги

Щоб отримати електронний підпис — раніше його називали електронним цифровим підписом або ЕЦП — виконайте такі кроки.

1. Заповніть електронну заявку на видачу сертифіката на сайті нашого центру, що засвідчує, — кнопка для заповнення нижче. Вкажіть контактну інформацію. Ви можете сплатити електронний підпис самі або оформити рахунок через менеджера. Менеджер, який отримав заявку, зв'яжеться з вами та надішле на контактний e-mail перелік необхідних документів та рахунок.
2. Підготуйте документи:
   1. оригінал паспорта,
   2. номери ІПН та СНІЛЗ,
   3. заяву на випуск сертифікату ЕП.

   Уся процедура триватиме близько двох днів. Сертифікат електронного підпису діятиме 1 рік або 15 місяців. Після цього терміну потрібно буде отримати новий.

   Допоможемо випустити електронний підпис для будь-яких завдань. Проконсультуємо, якщо виникнуть питання щодо її роботи.