Як змінити формат осередку в Excel швидко та якісно

Зміна формату осередків в Excel дозволяє організувати дані на аркуші в логічний та послідовний ланцюжок для професійної роботи. З іншого боку, неправильне форматування може призвести до серйозних помилок.

Вміст комірки це один, а спосіб відображення вмісту осередків на моніторі або друку – це інше. Перед тим, як змінити формат даних у комірці Excel, слід запам'ятати просте правило: «Все, що містить комірку, може бути по-різному представлено, а презентація відображення даних залежить від форматування». Це легко зрозуміти, якщо показати на прикладі. Подивіться, як за допомогою форматування можна відображати число 2 різними способами:

Більшість користувачів Excel користуються виключно стандартними інструментами форматування:

• кнопками на панелі "Головна";
• готові шаблони форматів осередків доступних у діалоговому вікні відкрито за допомогою комбінації гарячих клавіш CTRL+1.

Формати даних, що вводяться в комірки електронної таблиці

Діапазон комірок A2:A7 заповніть цифрою 2 і відформатуйте всі комірки, як показано вище на малюнку.

1. Виділіть діапазон A2:A7, введіть число 2 і натисніть комбінацію клавіш CTRL+Enter.
2. У комірці A2 має бути формат «Загальний він у програмі Excel заданий за промовчанням. Тому відразу переходимо на комірку A3. Клацаємо по інструменту «Головна»-«Число»-«Збільшити розрядність» (збільшення кількості чисел, що відображаються після коми).
3. Перейдіть на комірку A4 та натисніть інструмент «Головна»-«Число»-«Відсотковий формат» або комбінацію гарячих клавіш CTRL+SHIFT+5. Або просто введіть 200% вручну і форматування для комірки надається автоматично.
4. Клацніть по осередку A5 і клацніть по інструменту «Фінансовий числовий формат», він трохи відрізняється від грошового, але про це далі…
5. Зробіть активним комірку A6 і клацніть на кутову кнопку зі стрілкою вниз у розділі «Головна»-«Число» або натисніть комбінацію клавіш CTRL+1. У вікні на закладці «Число» виберіть з розділу «Числові формати:» опцію «Дата», а в розділі «Тип:» вкажіть відповідний спосіб відображення дат. У розділі «Зразок:» відображається попередній перегляд вмісту комірки.
6. Переходимо в комірку A7 так само тиснемо комбінацію клавіш CTRL+1 для виклику діалогового вікна "Формат осередків", тільки цього разу вибираємо опцію "Час".

Які можливості надає діалогове вікно формат осередків? Функції всіх інструментів форматування, які містить закладка «Головна», можна знайти в цьому діалоговому вікні (CTRL+1) і навіть більше.

У осередку A5 ми скористалися фінансовим форматом, але є ще й грошовий, їх дуже часто плутають. Ці два формати відрізняються способом відображення:

• фінансовий формат при відображенні чисел менше 0 ставить мінус з лівого боку осередку, а грошовий ставить мінус перед числом;
• грошовий формат за промовчанням відображає негативні значення червоним кольором шрифту (наприклад, введіть у комірку значення -2р. і грошовий формат надається автоматично);
• у фінансовому форматі після скорочення валют додається 1 пробіл при відображенні значень.

Якщо натиснути комбінацію гарячих клавіш: CTRL+SHIFT+4, то осередку надається грошовий формат.

Що стосується дати в осередку A6, то тут варто згадати правила Excel. Формат дати вважаються послідовністю днів від 1 січня 1900 року.Тобто, якщо осередок містить значення – число 2, то це число у форматі дати має відображатися як 02.01.1900 і так далі.

Час для Excel – це значення чисел після коми. Так як у нас в осередку A7 ціле число, час там відображено відповідно.

Формат дати згодом у Excel

Відформатуємо таблицю з даними так, щоб значення у рядках відображалися відповідно до назв стовпців:

У першому стовпчику формати вже відповідають його назві, тому переходимо до другого та виділяємо діапазон B3:B7. Потім тиснемо CTRL+1 і на закладці «Число» вказуємо час, а в розділі «Тип:» вибираємо спосіб відображення такий, як зазначено на малюнку:

Так само робимо з діапазонами C3: C7 та D3: D7, підбираючи відповідні формати та типи відображення.

Якщо осередок містить значення більше 0, але менше 1, то формат дати в третьому стовпці буде відображатися як: 0 січня 1900 року. У той час, як у четвертому стовпці дата вже відображається інакше завдяки іншому типу (системи дати 1904 року, докладніше дивіться нижче). Якщо ж число Примітка. Щоб усі дати за промовчанням відображалися за системою 1904 року можна в параметрах внести відповідні налаштування: «Файл»-«Параметри»-«Додатково»-«При перерахуванні цієї книги:»-«Використовувати систему дат 1904».

Наочно наводимо приклад відмінності відображення дат цих двох системах малюнку:

У довідці Excel вказані мінімальні та максимальні числа для дат обох систем.

Налаштування зміни системи дат поширюються не тільки на конкретний аркуш, але й на всю програму.Тому якщо немає гострої необхідності їх змінювати, краще користуватися системою встановленою за умовчанням – 1900 року. Це дозволить уникнути серйозних помилок під час виконання математичних операцій із датами і часом.

• Створити таблицю
• Форматування
• Функції Excel
• Формули та діапазони
• Фільтр та сортування
• Діаграми та графіки
• Зведені таблиці
• Друк документів
• Бази даних та XML
• Можливості Excel
• Налаштування параметри
• Уроки Excel
• Макроси VBA
• Завантажити приклади

Зміна формату комірки

Ви можете застосовувати форматування до всієї комірки та даних усередині неї або до групи комірок. Осередки можна образно подати як рамки малюнка, а дані — як малюнка всередині рамки.

Формальні осередки

1. Виділіть комірки.
2. Перейдіть на стрічку, щоб виділити зміни за допомогою параметрів Напівжирний, Колір шрифту або Розмір шрифту.

Застосування стилів Excel

1. Виділіть комірки.
2. Натисніть Головна >Стилі осередків та виберіть стиль.

Зміна стилю Excel

1. Виділіть комірки зі стилем Excel.
2. У розділі Головна >Стилі осередків клацніть правою кнопкою миші застосований стиль.
3. Виберіть Змінити >Формат, щоб зробити потрібні зміни.

Додаткові відомості

Ви завжди можете поставити запитання експерту в Excel Tech Community або отримати підтримку у спільнотах.