Лист про повернення

У деяких випадках покупцю доводиться повертати постачальнику поставлений товар. Розберемося, як документально оформити таке повернення, і наведемо зразок листа про повернення товару.

Причини, через які покупець може повернути товар постачальнику

Підставою повернення товару між юридичних осіб можуть послужити такі причини (п. 1, 2 ст. 468, п. 1, 2 ст. 475 ДК РФ):

• невідповідність товару заявленим вимогам;
• виявлення шлюбу під час приймання товару;
• приховування продавцем наявних недоліків;
• невідповідність асортименту товару, зазначеному в договорі.

Документальне оформлення повернення товару

При виявленні недоліків товару фірмі-покупцеві необхідно відправити постачальнику:

• претензійний лист повернення товару;
• акт про недоліки товару;
• накладну повернення товару.

Складати рахунок-фактуру покупцю не треба - продавець повинен скласти коригувальний рахунок-фактуру (Лист Мінфіну Росії від 24.08.2020 N 03-07-14/73988).

Навіщо потрібен лист-претензія щодо повернення товару

Справа в тому, що при поверненні товару постачальнику, покупець може вимагати, наприклад, заміни товару. І якщо він не направить на адресу постачальника лист-претензію, то постачальник, у свою чергу, має право відмовити у виконанні вимог покупця (п. 4, 5 ст. 468, п. 1, 2 ст. 483 ЦК України).

Лист повернення товару постачальнику (зразок листа)

Лист-претензія щодо повернення товару підписується керівником організації-покупця.

Такий лист краще або надіслати поштою з описом вкладення та повідомленням про вручення, або вручити під підпис керівнику організації-постачальника (іншій уповноваженій особі). Так у вас буде підтвердження того, що лист отриманий адресатом.

Лист повернення товару постачальнику може виглядати так.

Інструкція: складаємо листа на повернення товару постачальнику

У господарському житті трапляються ситуації, коли придбані речі необхідно повернути: за наявності шлюбу, якщо предмет не підійшов за розміром, габаритами, формою та ін. Для документального оформлення необхідно написати листа на повернення товару постачальнику, з яким укладено договір постачання. Розповідаємо, як і в який термін оформити документ.

У яких випадках дозволено повернути товар постачальнику

Процедуру повернення придбаних речей регламентує ДК РФ і договір поставки.

Відповідно до п. 1, п. 2 ст. 468 ГК РФ, п. 1, п. 2 ст. 475 ГК РФ, підстави для здачі покупки наступні:

• предмет не відповідає заявленим вимогам та характеристикам;
• під час приймання виявлено шлюб;
• продавець приховав суттєві недоліки;
• асортимент відповідає заявленому у договорі;
• Протягом гарантійного терміну продавець не усунув несправності.

Наведені підстави застосовні у разі недоліків чи несправностей.

Реч належної якості покупець вправі обміняти, а то й підійшов розмір, габарити, форма тощо. обміну купівля повинна зберегти товарний вигляд, мати слідів вживання ( п. 1 ст. 502 ДК РФ ). Таку вимогу можна пред'явити протягом 14 днів після покупки.

Інші підстави для обміну та передачі купівлі продавцю припустимо передбачити у договорі поставки.

Для звернення до продавця необхідно оформити лист про повернення товару у зв'язку з непотрібністю через брак, невідповідність характеристикам та ін. Для обміну також потрібне письмове звернення.

Зверніть увагу, що вимога не є претензією для досудового порядку врегулювання спору. Для оформлення претензії необхідно дотримуватись претензійного стилю звернення, інакше суд не прийме документ як доказ дотримання претензійного порядку.

В організації направлення вимоги продавцю передує службова записка про повернення товару постачальнику від співробітника, відповідального за приймання чи експлуатацію придбаного предмета. У записці необхідно викласти причини, з яких необхідно висунути вимогу.

Які документи необхідні для повернення товару постачальнику

Для оформлення повернення потрібні:

• підстава - повідомлення від покупця із зазначенням причин;
• облікові бухгалтерські документи: зворотна накладна ТОРГ-12 чи акт повернення.

Рахунок-фактуру замовнику не виставляють.

Навіщо пишуть листа про повернення товару постачальнику

Просто привезти поставку назад не можна, необхідно сповістити постачальника про необхідність організації приймання продукту, що повертається.

Лист - це підстава для повернення. У ньому вказують причини, через які покупець відмовився від продукції. У разі спорів воно є доказом у суді.

Наприклад, якщо здійснюється повернення товару, лист постачальнику у зв'язку з помилкою підтвердить сумлінність покупця, який надіслав повідомлення про отримання іншого товару, який не було заявлено.

У який термін необхідно надіслати листа про повернення товару

Якщо покупець відмовився від продукції через порушення з боку продавця (невідповідність до заявки, якості тощо), термін повідомлення про відмову встановлюють у договорі, законом він не регламентований. Єдиний регламентований законом термін встановлено для відносин згідно із Законом про захист прав споживачів – 14 днів.Він застосовується у відносинах із громадянами-покупцями.

Якщо законних підстав для повернення немає, повідомлення про відмову можна направити в будь-який термін. Такої ситуації ні закон, ні договір не регламентують. Контрагентам необхідно домовитись про вирішення ситуації.

Як скласти лист постачальнику про повернення якісного продукту

Єдиного зразка претензійного листа законом не затверджено. Його складають у вільній формі. За наявності використовують фірмовий бланк.

• найменування, адреса, контакти організації-покупця;
• найменування та адресу продавця;
• реквізити та номер договору поставки;
• підстави обміну чи перерахування суми, сплаченої за придбані предмети;
• термін відповіді вимога.

Трапляється так, що законних підстав для звернення до продавця немає. У цьому випадку допустимо скласти звернення з викладом причин, що послужили для спрямування прохання. Ймовірно, що контрагент піде назустріч.

Як скласти лист постачальнику, якщо продукт неякісний

Для одруження та інших недоліків єдиний шаблон не затверджено. Документ складають у вільній формі на фірмовому бланку.

Ось як скласти листа на повернення придбаного товару постачальнику за наявності недоліків. Вкажіть:

• найменування, адреса, контакти організації-покупця;
• найменування та адресу продавця;
• реквізити та номер договору поставки;
• перерахуйте недоліки товару. Вкажіть, яким документом зафіксовані недоліки (зазвичай оформлюють актом);
• якщо несправності виявлено експертизою, вкажіть реквізити висновку експерта;
• рекомендуємо зробити фотографії або відеозапис виявлених недоліків та додати файли до листа;
• перерахуйте вимоги до продавця: прийняти товар назад, повернути сплачені покупцем кошти, відшкодувати збитки, сплатити штраф тощо;
• встановіть термін для відповіді та виконання заявлених вимог. Його регламентує договір. За відсутності терміну договору встановіть розумний тимчасовий період, щонайменше 7 днів.

Ось зразок листа повернення бракованого товару постачальнику:

Ось шаблон листа про повернення товару:

Адреса м. __________________

ТОВ «_______________» (далі - Покупець) та ТОВ «___________» (далі - Постачальник) уклали договір постачання від _________________ № _____ (далі - Договір). За умовами Договору, Постачальник доставив на адресу Покупця ___________ у кількості _______ за ціною ___________ руб. загальною вартістю ______________________.

Після прийняття виявлено, що __________________ (причини звернення).

З викладеного, керуючись ст. 502 ГК РФ, просимо прийняти ____________ назад і повернути покупцю сплачену суму в розмірі _________________.

«________» ____________ 2023 р.

Досудовий порядок вирішення спору

Якщо товар повертають через порушення постачальником умов договору, а постачальник від їх усунення відмовляється, направлення листа є обов'язковим. Воно забезпечить дотримання претензійного порядку, який за такими суперечками є обов'язковим.

Відсутність претензії – це перешкода для звернення до суду. Такий позов повернуть чи залишать без руху для дотримання досудового порядку.

Документи та роз'яснення

Про автора цієї статті

Олександра Челозерцева У 2017 році закінчила НФІ КемДУ за спеціальністю "юриспруденція". Почала роботу помічником арбітражного керуючого (банкрутство). Через 1,5 роки перейшла до адміністрації бізнес-центру на посаду керівника юр. відділу. Супроводжую бізнес.

Інші публікації автора