Топ-5 професій, пов'язаних із документами

Поки є бізнес, виробництво та й загалом держава, будуть потрібні професії, пов'язані з документами: секретар, діловод, бухгалтер, спеціаліст із закупівель, інспектор з кадрів, документознавець, офіс-менеджер, архіваріус. До речі, нещодавно центр профорієнтації ПрофГід розробив точний тест на профорієнтацію, який сам розповість, які професії вам підходять, дасть висновок про ваш тип особистості та інтелект.

Секретар

За актуальним профстандартом секретар – це спеціаліст із ДНЗ (організаційного та документаційного забезпечення управління організацією). Визначення дуже широке і має на увазі кілька посад різної кваліфікації:

• Секретар-адміністратор, секретар приймальні – це найпростіша офісна посада; до обов'язків секретаря загальної приймальні входять обов'язки приймати дзвінки, організовувати прийом відвідувачів, вести журнал записи на прийом, оформлювати гостьові перепустки, отримувати документи від відвідувачів та передавати їх співробітникам чи керівнику підприємства, координувати роботу кур'єрів та водіїв, готувати чай, каву, напої та сервірувати стіл. Працювати секретарем-адміністратором можна після курсів профпідготовки (професійного навчання).
• Діловод – повинен організувати роботу з паперовими та електронними документами та їх зберігання; він приймає, обробляє, реєструє, сортує вхідні документи та відправляє вихідні; передає документи виконавцям та контролює виконання розпоряджень та наказів; формує основу документів. На цю роботу можна влаштуватися із середньою профосвітою (після коледжу).
• Секретар керівника – допомагає планувати керівнику робочий час, організовує телефонні переговори, відрядження, конференції та прийом відвідувачів; складає та оформляє управлінську документацію (накази, службові записки, розпорядження тощо); забезпечує керівника інформацією (збирає та обробляє дані, необхідних прийняття управлінських рішень, перевіряє їх достовірність, виключає суперечливі і дублюються, систематизує відомості). Щоб працювати на цій посаді, треба здобути середню профосвіту (у коледжі).
• Помічник керівника – це секретар керівника, але вищої кваліфікації. У його обов'язках більше аналітики, аніж адміністративної роботи. Він пише огляди, доповіді, аналітичні довідки; збирає матеріали для підготовки рішень; готує документи для договорів про співробітництво; робить запити до державних органів, громадських організацій; планує та організує ділові зустрічі, переговори, наради, веде протоколи; готує та проводить прес-конференції; контролює виконання рішень керівника. На цю посаду візьмуть лише після бакалаврату.

Фахівець із управління персоналом

За профстандартом це теж узагальнена назва одразу кількох посад та професій, пов'язаних із роботою з документами:

• Спеціаліст з персоналу (інспектор з кадрів) – інші можливі офіційні назви посади: фахівець із оформлення трудових відносин; спеціаліст із документаційного забезпечення персоналу.До його обов'язків входить оформлення та ведення всієї кадрової документації: він документує трудові відносини – оформляє трудові книжки та накази про прийом на роботу чи звільнення, про відпустки та перекази, реєструє документи в інформаційних системах для того, щоб враховувався стаж, тощо. буд. Для цієї роботи достатньо середньої профосвіти.
• Менеджер з персоналу (Фахівець з підбору персоналу), неофіційна назва - HR-менеджер. Він займається комплектацією штату підприємства чи організації. Його завдання – сформувати трудовий колектив, який зможе виконувати поставлені завдання. І тому він з'ясовує, які працівники потрібні, і шукає підходящих кандидатів, проводить співбесіди. Ця робота також супроводжується веденням документації: менеджер формує базу вакансій, оформляє документи, пов'язані з відбором кандидатів (на проведення конкурсу, у разі потреби робить запити до держорганів та ін.). Цю посаду можна обіймати після бакалаврату.

Бухгалтер

Займається фінансовою документацією підприємства чи організації. У великих компаніях є цілі бухгалтерські відділи, в яких працюють кілька фахівців, і кожен веде свій напрямок:

• розрахунок зарплати;
• податки;
• фінансовий аудит;
• валютні операції;
• бюджет підприємства тощо. буд.

Робота бухгалтера будь-якого профілю пов'язана з документами та фінансовою звітністю. Посада припускає середню профосвіту (у коледжі). За профстандартом воно необов'язково має бути за спеціальністю «Економіка та бухоблік (за галузями)», паралельно із навчанням за будь-якою іншою професією або після випуску можна пройти курси профперепідготовки на бухгалтера.

Фахівець із закупівель

Без нього не може працювати жодна державна організація, фонд, корпорація. Він збирає дані про те, що потрібно підприємству, розробляє та обґрунтовує план закупівель, оцінює їх обсяг та вартість, складає контракти для постачальників та контролює їх виконання. За профстандартом посаду може називатися "працівник контрактної служби" або "контрактний керуючий". Для роботи достатньо середньої профосвіти та профперепідготовки або підвищення кваліфікації із закупівель.

Архівіст (архіваріус)

Веде архів організації. Спеціаліст архіву (так за профстандартом називається посада) реєструє, систематизує документи, які мають зберігатися вічно або протягом певного періоду. Він комплектує та враховує архівні справи, організує їх використання у разі потреби, відповідає на запит. Наразі паперові архіви переводяться в електронний формат, тому архівіст може готувати архівні матеріали до оцифрування. На роботу візьмуть після коледжу, а якщо освіта була непрофільною, то можна пройти курси профперепідготовки на архіваріуса.

Де працювати

• Секретарі потрібні у будь-яких компаніях: на виробництві, у банках, державних та приватних організаціях, МФЦ.
• Інспектори з кадрів є у всіх державних організаціях та підприємствах, приватні компанії наймають спеціаліста з персоналу, якщо штат досить великий (зазвичай від 15 осіб).
• Бухгалтери - На підприємстві може не бути секретаря, кадровика, але так не буває, щоб у нього не було бухгалтера. Навіть якщо компанія маленька, вона наймає спеціаліста з аутсорсу.
• Фахівці із закупівель – ці посади свого роду «мастхев» у штатному розкладі всіх державних підприємств та організацій, органів виконавчої влади та управління. Без них жодне міністерство не придбає пачку паперу, а держкорпорація – сировина для виробництва. Але працювати можна не тільки в держсекторі – постачальники товарів та послуг для федеральних та муніципальних установ зацікавлені у фахівцях, які знаються на тонкощах держконтрактів.
• Архівісти найчастіше працюють у музеях, але це не єдине місце для працевлаштування. Архівні фахівці потрібні в бібліотеках, закритих державних фондах спецзберігання, в медустановах і взагалі будь-яких організаціях, які повинні зберігати документи (суди, РАГСи, нотаріальні контори тощо).

Затребуваність

Аналітики порталів працевлаштування стверджують, що попит офісного персоналу стабільно зростає останні два роки.

• Попит на секретарів та діловодів на Авіто: від 2 до 10% вакансій на платформі.
• На бухгалтерів попит минулого року зріс у середньому у Росії на 15 %, а окремих регіонах – більше ніж 70 %: у Владивостоці – на 72 %, в Уфі – на 85 %.

Причому офіс-менеджерів (секретарів), адміністраторів, помічників керівника, менеджерів із персоналу все частіше шукають на віддалену роботу.

Де вчитись

Усі професії з топу можна отримати у коледжі. Спеціальності для вступу:

• «Документаційне забезпечення управління та архівознавство» 46.02.01 – для роботи секретарем, офіс-менеджером, інспектором з кадрів, архівістом, спеціалістом із закупівель.
• «Економіка та бухгалтерський облік (за галузями)» 38.02.01 – щоб стати бухгалтером будь-якого профілю.

Вчитися необов'язково очно.Наприклад, у коледжі НСПК професії, пов'язані з роботою з документами, можна отримати дистанційно. Це означає, що ви можете навчатися без відриву від сім'ї та роботи або розпочати кар'єру вже під час навчання.

Для вступу не потрібні результати ЄДІ та конкурс атестатів не проводиться.

Ще один великий плюс навчання у Національному соціально-педагогічному коледжі – два дипломи. За основною професією видається диплом держзразка про середню професійну освіту. Крім цього, на останньому курсі студенти проходять безкоштовну профперепідготовку та отримують диплом встановленого зразка. Наприклад, за два роки після 11-го класу та за три після 9-го можна отримати державний диплом одразу і секретаря, і бухгалтера, а не вчитися кілька років за різними програмами.

У чому полягає робота документознавця

Будь-яке підприємство та державна установа – це сотні циркулярів, наказів, посадових інструкцій, розпоряджень. Одним словом – документів. Не має значення, в якому вигляді вони передаються, паперовому чи електронному. Головне, що без їхнього обороту будь-яке виробництво постане, бо порушиться вся комунікація між відомствами та відділами. Щоб цього не сталося, у будь-якій серйозній установі тримають цілий штат фахівців – документознавців.

Чим відрізняється документознавець від діловода?

Найбільша плутанина найчастіше виникає між професіями документознавця та діловода. Мова про одну і ту ж спеціальність чи все-таки про різні? Насправді, документознавці та діловоди хоч і родинні професії, але все-таки різні. Документознавцями називають спеціалістів, які організують документообіг на підприємстві.Діловоди — це менш кваліфіковані працівники, чиє основне завдання полягає у підготовці та пересиланні офіційних паперів різним відомствам та відділам. Як правило, на невеликих підприємствах ці обов'язки поєднують секретарі чи особисті помічники керівників.

На великому підприємстві чи державному відомстві документознавці керують відділом і мають у підпорядкуванні штат із кількох діловодів.

Документаційне забезпечення управління та архівознавство + Фахівець з кадрового діловодства, навчальне навантаження 2952 години

Обов'язки документознавця

Виходячи з цього виникає питання: чим конкретно займається документознавець на підприємстві? Якщо стисло, то організаційною роботою. Підготовка документів (тим суворішої звітності) — це також технологія. Приблизно така сама, як виробництво деталей для машини. Будь-який документ має свою форму. Є правила його складання. При цьому кожен документ повинен відповідати нормативно-правовим актам, тобто бути приведений у відповідність до законодавства. Зрештою, мета будь-якого офіційного паперу (наказу, розпорядження) — вчасно поінформувати начальство та співробітників.

Крім того, документи мають властивість старіти. Після цього їх слід помістити до архіву та належним чином оформити.

1. Облік, контроль та зберігання різних документів;
2. Планування та забезпечення документообігу на підприємстві;
3. Впровадження передових систем ведення документації, насамперед електронних баз даних;
4. Участь у підвищенні кваліфікації працівників відділу.

Виглядають посадові обов'язки документознавця не надто цікаво. У цій професії вистачає рутини і того, що прийнято зневажливо називати гачкотворством.Але насправді від того, чим займається документознавець, безпосередньо залежать сотні процесів — від своєчасної передачі розпоряджень начальства до закупівлі нового обладнання та успішного проходження податкових перевірок.

Вимоги до знань та навичок документознавця

Перше, що має знати спеціаліст документознавця, це правильне оформлення будь-яких офіційних паперів. Проте цими вимогами до його навичок не вичерпуються. Справжній професіонал на зубець знає:

1. основи права у частині діловодства;
2. нормативно-правові акти та розпорядження, що стосуються оформлення будь-яких паперів;
3. порядок оформлення документів, правила їх зберігання та експертизи цінності;
4. архівна справа;
5. основи програмування та забезпечення роботи баз даних;
6. Трудове законодавство.

Ключова навичка роботи документознавця полягає в умінні поводитися з базами даних. Хороший фахівець володіє всіма популярними СУБД і, принаймні, повинен вміти знаходити спільну мову з програмістами. Адже кінцевий результат його полягає в тому, щоб будь-який документ можна було легко знайти в архіві або через пошукову систему на внутрішніх серверах. Власне, за тим фахівцю потрібні навички в програмуванні.

Посадова інструкція документознавця

Цей документ точно визначає посадові обов'язки і права спеціаліста. У ньому мають бути перераховані всі вимоги до співробітника, чітко визначено зону його відповідальності та наведено повний перелік завдань. Всі ці нюанси можуть значно відрізнятися у різних організаціях, де працюють документознавці, тому нижче ви можете ознайомитись одразу з кількома зразками посадових інструкцій:

Як отримати освіту документознавця

Виходячи з вимог законодавства, на посаду документознавця можуть прийняти тільки повнолітнього з закінченою вищою або середньою спеціальною освітою. Курс так і називається - "Документознавство", або "Документаційне (інформаційне) забезпечення підприємства".

Перше, на що слід звертати увагу під час вступу до навчального закладу, це можливість виробничої практики у великій компанії. Успішне стажування на такому підприємстві — не тільки хороша підмога в навчанні документознавця, а й відкриває додаткові можливості для подальшого працевлаштування.

Перспективи роботи документознавцем

Кар'єрне зростання документознавця полягає у підвищенні кваліфікації. Спеціаліст без досвіду роботи може пройти підвищення кваліфікації та отримати спочатку першу, а потім другу категорію. Однак при цьому в обох випадках потрібно попрацювати не менше трьох років на посаді.

Професія документознавця має вагому перевагу — універсальність підготовки. Працівник із такою кваліфікацією може влаштуватися практично на будь-яке підприємство. Він може працювати документознавцем у МФЦ, освітніх установах та багатьох інших організаціях.

Крім того, спеціалісти з дипломом документознавця можуть працювати і на інших позиціях: секретарів-референтів, помічників директора, архіваріуса тощо.

Найголовніша перспектива для такого фахівця — це можливість відкрити власну справу та надавати приватні послуги з перевірки правильності оформлення документів (аудит з документообігу).

Однак при цьому професія документознавця не відрізняється особливою різноманітністю чи творчим підходом. У ній набагато важливіші такі навички, як грамотність, скрупульозність, посидючість і уважність.У документознавців завжди багато роботи і вкрай відповідальна. Будь-яка дрібниця може коштувати йому квартальної премії, а то й кар'єри.

Середня зарплатня документознавця, вакансії

Як було зазначено, документознавець — спеціальність універсальна. Такі фахівці цінуються і в офісах великих компаній, і в архівах, і державній службі. При цьому вакансій для документознавців дуже багато, хоча, звичайно, вони називаються по-різному: секретар-документознавець, діловод, помічник директора, спеціаліст з документообігу і т.д.

Середня зарплата також суттєво відрізняється, хоча в середньому коливається близько 25 т.р. У свою чергу, документознавець без досвіду може претендувати на зарплату в районі 16 т.р. В цілому ж по країні картина наступна:

Плюси та мінуси професії документознавця