Закриваючі документи: види, форми та правила оформлення

Закриваючі документи замовник і виконавець підписують за фактом виконання один одного зобов'язань — коли прийнято роботи чи товари. Розповідаємо, для чого потрібні документи, що закривають, які вони бувають і коли оформляються обов'язково.

У яких угодах потрібні документи, що закривають?

У будь-яких угодах, які передбачають:

• передачу матеріальних цінностей - товарів, сировини, матеріалів, напівфабрикатів для виробництва;
• виконання робіт - ремонтних, з обслуговування техніки або обладнання та ін;
• надання послуг - транспортних, інформаційних, консультаційних та ін;
• оренду приміщень, техніки, устаткування;
• лізинг обладнання, транспорту, спецтехніки.

Що входить у документи, що закривають у кожній угоді, залежить від статусу замовника або виконавця (юридична особа або ІП), від того, чи потрібно сплачувати ПДВ та інших факторів.

Що таке документи для бухгалтерії?

Насамперед документи, що закривають на товар або послуги, потрібні бухгалтерії — саме за ними в бухгалтерському обліку відображають суми, що проходять за рахунком замовника та виконавця. Такі документи підтверджують, що:

• товари справді було передано, послуги — надано, а роботи — виконано;
• замовник та виконавець не мають один до одного претензій;
• виконавець зафіксував дохід, а замовник – витрата.

Також документи, що закривають, на оплату послуг або товару потрібні для податкового обліку, причому не тільки юридичним особам, а й ІП на УСН та ОСНО: з їх допомогою розраховують розраховують ПДВ, податки на прибуток та майно.

Що є закриваючим документів у бухгалтерському та податковому обліку?

Розглянемо найпоширеніші види документів, що закривають.

Накладна

Цей документ оформляється під час передачі товарів, служить основою для розрахунку бази оподаткування і підтвердженням витрат покупця і доходів постачальника. Існує кілька форм накладних, які є документами, що закривають:

Оформляється, коли перевезення товару здійснює сам продавець чи покупець, забравши вантаж зі складу продавця. Товарна накладна є документом, що закриває, в якому зазначено основну інформацію про товар, відомості про сторони угоди та їх підпис. У таких перевезеннях можна використовувати форму ТОРГ-12 або використовувати самостійно розроблені бланки. Документ виготовляють у двох екземплярах — по одному для продавця та покупця.

Така накладна підтверджує участь у перевезенні посередника — транспортної компанії, якій продавець довірив доставку товару покупцю. Якщо товарної накладної вказано лише вартість товару, то товарно-транспортної — також вартість доставки. До 2013 року ТТН потрібно було обов'язково оформляти на будь-яке перевезення вантажу. Зараз ТТН обов'язково складається тільки при перевезенні етилового спирту, алкогольної та спиртовмісної продукції будь-якими видами транспорту.

Такий документ обов'язково оформляється під час автомобільного перевезення вантажів сторонньою компанією. Податкова може зажадати ТН як обґрунтування витрат на транспортування та зменшення бази при розрахунку податку на прибуток. Крім цього, транспортна накладна підтверджує ПДВ, прийнятий до відрахування.

При паперовому документообігу транспортну накладну потрібно оформляти у трьох примірниках — по одному для відправника вантажу, перевізника і вантажоодержувача.А скоротити витрати на папір, друк та зберігання допомагає перехід на електронні транспортні накладні (ЕТРН). Електронні ТН підписують кваліфікованим електронним підписом усі учасники вантажоперевезення і дублювати на папері такі документи не потрібно.

Акт виконаних робіт (наданих послуг)

Цей документ підтверджує, що виконавець зробив роботу чи надав послуги, а замовник прийняв роботу чи послуги.

Як зробити такий документ, що закриває, як акт виконаних робіт — основні моменти, які треба врахувати:

• Законодавство фіксує обов'язкову форму акта лише будівельної сфери: формою КС-2 приймають роботи з договору будівельного підряду, а формі КС-3 вказують, які роботи виконано та його вартість. В інших випадках можна використовувати уніфіковану форму КС-2 або розробити свою.
• Якщо робота поетапна, то після кожного етапу оформляється акт.
• Якщо замовник має претензії до виконаної роботи, йому необхідно зафіксувати виявлені недоліки в акті.
• Акт складає виконавець чи замовник за домовленістю виконавця, але підписує перший виконавець.
• Акт складається у двох примірниках.

Якщо компанії використовують електронний документообіг, то акти, як і багато інших документів, вони можуть складати в електронній формі. Це заощаджує час, скорочує витрати на папір і спрощує зберігання, особливо враховуючи те, що за законом документи, що закривають, потрібно зберігати 5 років. Електронний архів – це безпечне зберігання документів, що не потребує фізичного розміщення.

Зручно обмінюватися електронними актами виконаних робіт із фізичними особами та самозайнятими — це можна робити у сервісі «Підписант».Не потрібно роздруковувати документи та витрачати гроші на доставку кур'єром чи поштою. Якщо виконавець та замовник перебувають у різних регіонах, логістика може виявитися не лише дорогою, а й дуже довгою. А в сервісі «Підписант» електронні документи підписуються миттєво, тому виконавець може розпочати роботу негайно.

Рахунок-фактура

Як документ, що закриває, рахунок-фактура підтверджує суму ПДВ, виставлену продавцем покупцю. На підставі рахунку-фактури покупець може отримати податкове відрахування, а продавець — розрахувати ПДВ для нарахування та сплати до бюджету.

Рахунок-фактура є документом, що закриває, від ІП на послуги або товари для ТОВ або навпаки, якщо вони працюють з ПДВ. При цьому ІП без ПДВ також може надавати рахунок-фактуру як документ, що закриває, але без виділення суми податку на додану вартість.

Рахунок-фактура буває різних видів:

• Відвантажувальний - виставляють під час продажу чи відвантаження товару покупцю.
• Авансовий — виставляють під час передоплати/авансу.
• Коригувальний - виставляють, якщо вартість товару, робіт чи послуг змінилася.
• Виправлений - виставляють, якщо виявляють помилку або друкарську помилку і вносять зміни.

Універсальний передавальний документ (УПД)

Універсальний передавальний документ поєднує рахунок-фактуру для оплати та обліку ПДВ та накладну або інший первинний документ, які підтверджують факт відвантаження товару, виконання робіт чи надання послуг. УПД запроваджено у 2013 році для спрощення документообігу, чим і користуються багато компаній.

ФНП розробила форму УПД і рекомендує використовувати її в документообігу.Можна розробити і власну форму УПД для паперового документообігу, але обов'язково врахувати, що вона повинна містити реквізити рахунку-фактури та первинного документа.

В електронному документообігу необхідно використати затверджений ФНП формат електронного УПД.

Закриваючі документи

Надання документів, що закривають, є прямим обов'язком суб'єктів господарювання, які беруть участь у договірних відносинах. Дані документи використовуються для завершення угоди в бухгалтерському та податковому обліку, оскільки лише факту оплати для цього недостатньо. Без документів, що закривають, неможливо обґрунтувати понесені витрати, довести економічну необхідність грошових витрат. Якщо пропустити цей крок, контролюючі фіскальні органи не дозволять зарахувати витрати на базі оподаткування, що вплине на збільшення податкового навантаження і податкових ризиків.

Які документи, що закривають, потрібні?

Тип документації, що закриває, призначений для юридичного посвідчення факту завершення угоди. Ці бланки підтверджують виконання взятих за договором зобов'язань обома сторонами. Документ повинен мати письмову форму, що потрібна для фіксації його змісту в обліку.

Закриваючі документи для бухгалтерії – що входить до їх переліку:

• Акт виконаних робіт, який підтверджує, що конкретна дія вчинена та отримано очікуваний результат.
• Різні види накладних.
• Рахунок-фактура.

Документи, що закривають, у вигляді накладних складаються мінімум у двох примірниках – по одному для кожної сторони угоди. Це необхідно для того, щоб усі учасники договору могли провести в обліку завершення операції. Такий бланк є актуальним для операцій купівлі-продажу, постачання товару.

Потрібні документи, що закривають, і за послугами, що надаються. У цьому випадку використовуються не накладні, а акти виконаних робіт або наданих послуг.

• підтверджує, що угоду здійснено;
• засвідчує факт виконання зобов'язань сторонами договору;
• вказує на відсутність претензій за обсягом та якістю виконаних робіт у приймаючої сторони.

Без документів, що закривають, не можна визнати витрати і в податковому обліку.

• донарахування податків із прибутку чи ПДВ;
• штраф порушення норм обліку;
• зниження репутації компанії.

Закривають документи ПДВ – рахунки-фактури. відвантаження товарної продукції. З кінця минулого року застосовується новий бланк рахунки-фактури, про які докладніше можна прочитати тут.

У ряді випадків можливе застосування УПД (універсального передавального документа), який поєднує в собі накладну або акт та рахунок-фактуру.

Наприклад, фірма уклала договір на поставку меблів для офісу, перерахувала передоплату, поки компанія не отримає. у своє розпорядження замовлені предмети меблів.Коли меблі привезуть та відвантажать, підприємство не може одразу відобразити в обліку завершення угоди. Для цього потрібна накладна. Після введення реквізитів накладної та її змістовної частини в облікових регістрах закривається сальдо із заборгованості контрагента.

Що стосується платіжних операцій як закривають форм документації зокрема. можуть виступати:

• чеки;
• квитанції;
• платіжні доручення;
• банківські витяги;
• касові ордери;
• авансові звіти;
• довідка про підтверджуючі документи – використовується для здійснення валютного контролю в операціях з виготовленням паспорта угоди (ознака поставки у довідці про підтверджуючі документи має бути зазначена в обов'язковому порядку, він вказує, на яких умовах проведено угоду – нерезидент здійснює оплату на користь компанії за фактом чи авансом або фірма платить нерезиденту авансом/за фактом).

Робимо документи, що закривають

Закриваючі документи (акти, накладні) оформлюють з обов'язковим включенням до їх змісту наступних реквізитів:

• дата створення документа;
• найменування форми (наприклад, "Накладна", "Акт виконаних робіт");
• назва постачальника продукції (виконавця робіт);
• характеристика предмета договірних відносин (перерахування товарів, послуг, робіт);
• одиниці виміру поставлених виробів;
• вартість одиниці товару (послуги, виду робіт) та загальна сума;
• підписи відповідальних осіб з розшифровками посад та П.І.Б.

Отримувати документи, що закривають, необхідно тільки в оригіналах. Копії не мають юридичної сили, навіть завірені. Тому такі бланки і заповнюються одразу у кількох примірниках.

У договорі може бути зазначено, які документи має надати контрагент для завершення угоди.Угодою може бути описана форма документів, їх зміст, структура, терміни складання (наприклад – «закриваючі документи надамо протягом 3 днів після завершення робіт»). Єдиного обов'язкового зразка накладних, актів виконаних робіт чи інших подібних форм у російському законодавстві не передбачено, кожен суб'єкт господарювання має право розробляти їх самостійно з урахуванням вимог закону про бухоблік № 402-ФЗ, що висуваються до первинних документів. Можна скористатися і уніфікованими формами, які застосовувалися до 2013 р., наприклад, товарна накладна ТОРГ-12 (утв. Постановою Держкомстату РФ від 25.12.1998 № 132).

Більш повну інформацію на тему ви можете знайти в КонсультантПлюс.
Безкоштовний безкоштовний доступ до системи на 2 дні.

Як формуються документи, що закривають?

Зміст

Що таке документи, що закривають

Закриваючі документи - комплект комерційних паперів, які сторони угоди (клієнт, постачальник, виконавець) підписують після завершення угоди, виконання зобов'язань за згодою між двома сторонами. Вони необхідні, щоб у звітності було зафіксовано цільове призначення грошового переказу, обґрунтовано надходження коштів на рахунок компанії чи індивідуального підприємця.

• офіційне замовлення послуг, продукції;
• якість робіт;
• відсутність претензій з обох боків;
• витрати, надходження підприємства;
• умови правочину, розподіл прав учасників угоди;
• вартість, якість, показники товарів.

Юридичним особам документи, що закривають, потрібні для бухобліку та податкової звітності.Індивідуальні підприємці на ОСНО за допомогою документів визначають ПДВ, податки з прибутку. Для ІП на спрощеній системі оподаткування достатньо стандартного обліку. Це дозволяє оптимізувати роботу фірми, фіксувати надані послуги, прихід та витрату коштів та своєчасно звітувати у ФНП.

До документів, що підтверджують факт переказу грошей, потрібно прикладати банківські виписки. На вимогу законодавства РФ компаніям необхідно зберігати оригінали документів, що закривають, протягом мінімум п'яти років. Протягом цього періоду папери потрібно розміщувати у бухгалтерії. Потім їх переводять до архіву. Строк зберігання документів відраховують від дати підпису договору, угоди чи акта.

Навіщо потрібні документи, що закривають

Організаціям потрібні закриваючі документи під час укладання угод по:

• купівлі-продажу комплектуючих, продуктів чи матеріалів;
• виконання робіт;
• надання послуг;
• оренда спецтехніки, автомобілів або будівельного обладнання;
• відправці товарів, яка поєднана з наданням послуг.

Документи, що закривають, потрібні для підтвердження:

• відсутності претензій в обох сторін,
• надання послуги,
• завершення робіт,
• передачі продукції,
• переказу підзвітних грошей.

Документи необхідні організаціям, щоб вести звітність. За законом «Про бухоблік», кожну операцію необхідно підтверджувати первинними обліковими документами. На їх основі фахівці фірми звітують після завершення кожного кварталу.

Види документів, що закривають

У Податковому кодексі РФ не зазначено універсального пакета документів про завершення угод. Призначення та варіанти оформлення закривають паперів залежить від типу підприємства, виду операцій та особливостей договору.

Основні документи, що закривають, представлені:

• накладними,
• УПД,
• актами,
• рахунками-фактурами,
• довідками про надання послуг.

Накладні

За допомогою накладних фіксується передача товару. За цими документами підтверджують законність надходжень, ведуть облік видатків, складають податкову звітність.

Існують такі види накладних:

1. Товарні. Документи необхідні, коли доставку матеріалів чи продукції організує посередник чи покупець. У папері сторони угоди вказують основні дані про товар, контактні відомості учасників договору. Накладну оформляють формою підприємства чи з шаблону ТОРГ-12 і візують підписами.
2. Товарнотранспортні. Фіксують відправку вантажу від виробника до покупця за допомогою посередника (компанії-перевізника). У бланку записують ціну товару, витрати на його доставку. Для заповнення накладних розроблено форму 1-Т, затверджену Держкомстатом.
3. Транспортні. Підтверджують законність правочину, суму за доставку продукції. Накладна підтверджує зобов'язання транспортної компанії щодо перевезення вантажу за обумовленою вартістю. Продавець вказує витрати на транспортування, навантаження, зберігання та інші супутні дії. Документи оформлюють у 3 екземплярах за спеціальним шаблоном.
4. Вимога-накладна. Документ потрібен для відстеження переміщення інструментів та матеріалів усередині підприємства. Папір оформляється за шаблоном М-11 чи бланку підприємства. Накладні можна складати в електронному вигляді за наявності у компанії системи ЕДО.
5. На відпустку матеріалів. Накладна потрібна щоб передати комплектуючі із заводу на склад в іншому населеному пункті. Документ становлять формою М-15 чи шаблону підприємства.

Акти виконаних робіт

До переліку документів включено й акт виконаних робіт. З його допомогою фіксують отримання роботи замовником та відсутність претензій до роботи. Якщо компанія користується системою ЕДО, папір друкувати не потрібно. За законодавством, дозволено підготувати акт в електронній формі.

Підписувати папір слід після того, як виконавець виконає роботу. Можна розділити завдання на частини та поетапно вносити оплату після перевірки результату. Відсутність претензій підтверджує відповідний акт, що його підписують учасники договору.

Для будівельної галузі зафіксовано спеціальну форму документа, що закриває, — КС-2. Її підписують після того, як приймають замовлення за договором підряду. При необхідності додатково оформлюють форму КС-3, в яку вносять етапи роботи, ціну та витрати.

В інших випадках допускається підготовка шаблону під акт. У бланку обов'язкові такі пункти:

• перелік робіт,
• одиниці виміру,
• контакти відповідальних осіб,
• дата,
• підписи та офіційні дані сторін.

Акт за договором підписують сторони угоди. Учасники угоди мають отримати по одному примірнику бланку.

Рахунки-фактури

Рахунок-фактура необхідна на підтвердження суми ПДВ, виставленої продавцем покупцю. Документ дозволяє отримати податкове відрахування, розрахувати розмір відрахувань та ін. Проте рахунок-фактура не завжди. Її не оформляють, якщо:

• операція чи послуга не оподатковуються;
• сторони правочину не сплачують ПДВ (ІП на УСН, ІП з патентною діяльністю);
• замовник товару - фізособа.

Документи складають за встановленим зразком. Існує кілька варіантів рахунків-фактур:

1. На відвантаження товарів, що відстежуються. Їхній перелік регулюється 371-ФЗ.У рахунках-фактурах вказують відправку колясок для дітей, морозильних камер, навантажувачів, рідкокристалічних моніторів та ін.
2. Авансові. Їх оформлюють, коли постачальник отримує платню від клієнта. Продавець має підготувати рахунок-фактуру у строк до 5 днів з моменту надходження грошей.
3. На відвантаження невідстежуваної продукції. До категорії входять позиції, не включені до переліку із 371-ФЗ.
4. Коригувальні. Документи оформляють за зміни вартості, одиниць у відправленні чи повернення продукції, матеріалів складу.

УПД

Підготовка універсальних передавальних документів дозволяє бізнесу підтвердити прибуток продавця та витрати покупця. УПД може використовуватися як заміна рахунку-фактури та різних видів накладних. Підприємства застосовують його спрощення документообігу. УПД необхідні при наданні послуг та відправки товарів.

Для подання документів слід використовувати спеціальну форму для УПД, розроблену податковою службою. У бланку мають бути контактні відомості сторін, реквізити рахунка-фактури, відомості про надісланий вантаж. Примірник УПД отримує кожен учасник угоди.

Правильно збираємо документи, що закривають

Закриваючі документи оформляються за встановленими законодавством формами або за шаблонами, розробленими у компанії.

У структурі паперу мають бути такі дані:

1. Найменування документа.
2. Дані клієнта та виконавця.
3. Де та коли оформлений документ.
4. Перелік продуктів, матеріалів чи послуг.
5. Одиниці виміру.
6. Показники вартості за одиницю товару чи послуги.
7. Посади та П.І.Б. осіб, які відповідальні за оформлення правочину.

Документи, що закривають, можна підготувати вручну, або використовувати спеціальні онлайн-сервіси.

Перевірка правильності заповнення документів, що закривають

Документацію важливо перевіряти на наявність помилок у технічних даних, розрахунках та оформленні. Метод коригування недоліків залежить від виду порушення. Якщо операція не відповідає вимогам законодавства або економічно не вигідна, керівник може скасувати рішення та вилучити документ із архіву. При виявленні технічної чи арифметичної помилки можна зробити поправку в папір і закріпити його підписами осіб-учасників угоди (п. 7 ст. 9 № 402-ФЗ).

Однак у деяких документах виправлення заборонено. Це банківські та касові папери. Якщо виявили недоліки, необхідно замінити документ на новий. Не можна використовувати для виправлення коректор, гумка та інші технічні методи. Потрібно скласти нові версії паперів із виправленою інформацією та надіслати контрагентам чи іншим сторонам угоди. Потім документи вносяться до звітності.

Порядок виправлення бухгалтерської звітності регламентовано у ПБО 22/2010. Відповідальність за помилки у паперах несе керівник компанії.

Фото на обкладинці: Unsplash

• Початківцям
• Бухгалтерія
• Бізнес
• Початківцям
• Бухгалтерія
• Бізнес

Знайшли друкарську помилку? Виділіть текст та натисніть Ctrl+Enter