Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку (2020-2021)

Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку має подвійну природу: по-перше, результати процедури фіксуються у первинці, по-друге, відбиваються у бухгалтерських регістрах. Вивчимо докладніше, як вирішуються обидві завдання.

Документальне оформлення інвентаризації на підприємстві

Документи, що використовуються при інвентаризації, можна класифікувати:

1. На ті, що готуються до інвентаризації:
   
   • наказ керівника про формування інвентаризаційної комісії (форма за додатком 1 до Методичних вказівок, затв. наказом Мінфіну Росії від 13.06.1995 № 49), який реєструється у Книзі обліку (форма за додатком 2 до Методичних вказівок);
   • наказ про проведення інвентаризації (форма ІНВ-22), що реєструється в журналі обліку (форма ІНП-23);
   • наявні первинні документи, у яких відображаються дані щодо об'єктів інвентаризації (акти, накладні, ПКО, РКО);
   • опис відповідних первинних документів станом на певне число (яке має наставати раніше дати проведення або початку проведення інвентаризації);
   • розписки матеріально відповідальних співробітників про те, що первинні документи по об'єктах інвентаризації здані в бухгалтерію, об'єкти оприбутковані або списані (знову ж таки станом на день, що настає раніше дати початку інвентаризації).

1. На ті, що оформлюються у процесі інвентаризації:
   
   • інвентаризаційні описи (підписувані комісією та матеріально відповідальними співробітниками);
   • акти звіряння описів та даних бухгалтерського обліку;
   • звірювальні відомості.

1. На ті, що закріплюють результати інвентаризації:
   
   • протокол, який відбиває результати роботи інвентаризаційної комісії;
   • відомість, у якій відбиваються результати інвентаризації (форма ІНВ-26);
   • наказ керівника про затвердження результатів інвентаризації.

Розглянемо докладніше специфіку документів, що використовуються безпосередньо для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку, у тому числі застосовуваних як виправдувальні при формуванні бухгалтерських проводок.

В яких документах відображати результати інвентаризації

Відображення результатів інвентаризації в обліку фактично починається вже на етапі заповнення інвентаризаційних описів.

Те, в якому документі відобразити результати інвентаризації, визначається сутністю активу, що перевіряється.

Йдеться про такі документи, як, наприклад, уніфіковані форми:

• ІНВ-1 (для опису основних засобів);
• ІНВ-3 та ІНВ-4 (для опису ТМЦ);
• ІНВ-15 (для опису готівки);
• ІНВ-17 (для опису дебіторських та кредиторських заборгованостей).

Головні порівнювальні відомості для відображення результатів інвентаризації в обліку — форми ІНВ-18 та ІНВ-19.

Загальний підсумок інвентаризації по підприємству може бути підведений у відомості, подібній до тієї, що складається за формою ІНВ-26.

Підприємство має право використовувати будь-які інші форми замість зазначених уніфікованих. Але незалежно від природи використовуваних форм їх застосування має бути закріплено в обліковій політиці.

Про які ж результати інвентаризації може йтися?

Так чи інакше, за підсумками інвентаризації можуть бути виявлені:

• надлишки (перевищення кількості та вартості об'єктів обліку над тими, що відображені в первинці);
• недостача (менша кількість та вартість об'єктів обліку в порівнянні з відображеними в первинці):
• пересортиця на торговому підприємстві чи складі постачальника в ретейлі (наявність надлишок і недостач за різними сортами однотипного товару, наприклад, за різними сортами яблук);
• відсутність надлишок та недостач.

За першими трьома результатами інвентаризації бухгалтерський облік супроводжується формуванням окремих проводок у регістрах.

Розглянемо докладніше, як надлишки, недостачі і пересортица відбиваються у проводках.

Виявлено надлишки: якими будуть проводки

Надлишок - це виявлення більшої кількості об'єктів обліку в порівнянні з тим, що відображено в первинці. 06.06.2008 № 03-03-06/4/42).

У зв'язку з цим зазначені вище документи, які застосовуються для бухобліку результатів інвентаризації майна підприємства, можуть бути доповнені іншими, які показують ринкову вартість об'єктів обліку на дату проведення інвентаризації.

Використовуючи підготовлені документи, бухгалтер формує на дату проведення інвентаризації проведення:

• за дебетом — із зазначенням рахунку, на якому відображається актив, що враховується (наприклад, Дп 08, якщо виявлено надлишки за основними засобами);
• кредиту рахунки 91 (субрахунок 1, що відповідає іншим доходам).

Далі розглянемо, як позначається на обліку недостача.

Виявлено нестачу матеріалів: проводки

У свою чергу, недостача може бути пов'язана:

• із втратами тієї чи іншої кількості об'єктів обліку за наявності винних осіб;
• втрат без винних осіб.

Важливий критерій обліку недостачі у разі, якщо активи, що розглядаються, представлені матеріально-виробничими запасами, — її величина в порівнянні з нормативами за природними втратами, встановленими для того чи іншого об'єкта обліку. Якщо в результаті інвентаризації виявлено нестачу матеріалів, проводки, за умови, що недостача не перевищує нормативи (незалежно від наявності або відсутності винних осіб), будуть оформлені такі:

• Дт 94 Кт 10 (або відповідний іншому активу рахунок, наприклад 41 або 43);
• Дп 20 (чи інший, що характеризує конкретний бізнес-процес, у якому використовується актив) Кт 94.

Якщо недостача не може бути віднесена на природне зменшення (внаслідок перевищення нормативів або їх відсутності), то вона:

1. За відсутності винних осіб списується до інших витрат.
   При цьому у бухгалтерських регістрах відображаються:
   
   • проводка, що фіксує факт недостачі: Дп 94 Кт 10 (чи з іншого активу);
   • проводка, що вказує на відсутність винних осіб: Дп 91 Кт 94.

1. За наявності винних осіб компенсується ними.
   Проведення:
   • Дп 94 Кт 10 (показує факт недостачі);
   • Дп 73 Кт 94 (показує факт виставлення винної особи вимог про компенсацію);
   • Дп 50 Кт 73 (показує факт отримання компенсації від винної особи через касу).

Ще один примітний сценарій інвентаризації (актуальний головним чином для торгових підприємств, але заслуговує на увагу) — встановлення факту пересортиці. Розглянемо, яким чином при ньому здійснюється оформлення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку.

Пересортиця: проводки

При виявленні пересортиці фірма може:

• відобразити виявлені надлишки та недостачі в обліку розглянутими нами вище способами;
• взаємним чином зарахувати надлишки та недостачі.

Для наочності розглянемо приклад відображення заліку перевищення надлишок над нестачею бухгалтерського обліку.

За підсумками інвентаризації виявлено:

• нестача яблук сорту «антонування» вагою 200 кг на загальну суму 20 000 руб. (Вартість кілограма - 100 руб.);
• надлишок яблук сорту "Гренні Сміт" вагою 300 кг на загальну суму 15 000 руб. (Ціна кілограма - 50 руб.).

• оприбуткування зайвих яблук (100 кг - різниця між надлишком та недоліком) "Гренні Сміт" (Дп 41 (аналітика "Гренні Сміт") Кт 91, сума - 5000 руб.);
• залік недостачі по антоновці (200 кг), причому за ціною "Гренні Сміт" (Дт 41 "Гренні Сміт" Кт 41 "Антонівка", сума - 10 000 руб.);
• відображення грошових втрат фірми від нестачі антонівки (Дп 94 Кт 41, сума - 5000 руб., 100 кг різниці за вагою товару множимо на 50 кг різниці за вартістю товару за кілограм);
• виставлення винній за пересортицю особі вимог щодо компенсації грошових втрат (Дп 73 Кт 94, сума - 5000 руб.).

У разі відсутності винної особи застосовуються розглянуті нами вище проведення за віднесенням втрат на природне зменшення або інші витрати.

Інвентаризація є обов'язковою для будь-яких активів підприємства. Її підсумками може бути виявлення надлишків, нестач, у торговому бізнесі — встановлення пересортиці. Відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку залежить від можливостей застосування нормативів щодо природних втрат, наявності чи відсутності осіб, відповідальних за появу нестачі чи пересортиці.

Ще більше матеріалів на цю тему — у рубриці «Бухгалтерські документи».

Проведення інвентаризації та оформлення її результатів. Приклад 11

Для початку пояснимо, що бувають випадки обов'язкової інвентаризації (наприклад перед складанням річної бухгалтерської звітності) та інвентаризації, що проводиться за рішенням керівника для перевірки будь-яких певних активів та зобов'язань. Випадки обов'язкової інвентаризації майна та зобов'язань ми привели тут. Про види інвентаризації читайте тут.

При цьому правила проведення інвентаризації та оформлення її результатів однакові для випадків обов'язкової інвентаризації та ініціативної. Щоправда, у другому випадку інвентаризація може бути вибіркова, тобто перевіряються тільки те майно та зобов'язання організації, які необхідні для цілей конкретного контролю. Про завдання інвентаризації ви можете прочитати тут.

Правила інвентаризації

Порядок проведення інвентаризації встановлено Методичними вказівками щодо інвентаризації, затв. Наказом Мінфіну від 13.06.1995 № 49. Детально етапи проведення інвентаризації описали в окремій консультації. Щодо формування інвентаризаційної комісії читайте тут. Зазначимо, що позапланову інвентаризацію можна розпочинати без повідомлення про проведення інвентаризації матеріально відповідальних осіб.

Зразок Положення про порядок інвентаризації ви можете завантажити в розділі «Форми».

Про порядок інвентаризації майна читайте тут, а про інвентаризацію розрахунків тут.

Як оформити результати інвентаризації: зразок

Порядок оформлення результатів інвентаризації встановлено тими самими Методичними вказівками з інвентаризації, утв. Наказом Мінфіну від 13.06.1995 № 49. За підсумками інвентаризації певних об'єктів майна та зобов'язань оформляються акти (описи), а потім у разі потреби звірювальні відомості.Можна використовувати уніфіковані форми, затверджені Держкомстатом чи самостійно розроблені форми. Організація може та самостійно затвердити порядок документального оформлення результатів інвентаризації за умови, що він не суперечитиме положенням Методичних вказівок № 49.

Як правило, підбиття підсумків інвентаризації закінчується упорядкуванням Відомості обліку результатів інвентаризації за формою ІНВ-26. Про неї докладно розповіли в окремій консультації. Після цього проводиться аналіз результатів інвентаризації, і керівник видає наказ про затвердження результатів інвентаризації.

Наказ за результатами інвентаризації (зразок) ви можете переглянути в системі Консультантплюс.

Про облік надлишків, виявлених при інвентаризації, читайте тут, а про облік недостач – тут.